Besökare¶
I Odoo-ansökan Frontdesk avser en besökare alla icke-anställda (t.ex. reparatör, jobbkandidat, revisor, osv.). Besökarnas ankomster och avgångar kan loggas av säkerhetsskäl, vilket säkerställer ett korrekt register över vem som befinner sig på anläggningen.
Besökslista¶
För att få tillgång till en fullständig lista över incheckade besökare, navigera till .
Observera
Som standard visas filtren Planned or Checked-In och Today i fältet Search….
Alla besökare presenteras i en listvy, med följande uppgifter som angavs vid incheckningen:
Name: gästens namn.
Visitor Company: det företag som gästen representerar.
Phone: gästens telefonnummer.
Drinks*: den dryck som gästen begärde.
Värd: den som gästen väntar på att få träffa.
CheckIn: datum och tid då gästen checkade in.
Utcheckning*: datum och tid när gästen checkade ut. I standardvyn är endast gäster med status Incheckad eller Planerad synliga. Gäster med utcheckningstider är endast synliga om filtret Idag tas bort.
Duration: den tid som gästen har checkat in för.
Station: platsen där gästen checkade in.
Status: gästens status. Alternativen är Checked-In, Planned, Checked-Out eller Cancelled.
Email*: gästens e-postadress.
Företag*: företaget som gästen är där för att besöka. Detta fält är endast tillgängligt i en databas med flera företag.
* Dessa fält är inte synliga i standardlistan Besökare. Dessa måste aktiveras med hjälp av ikonen (justera inställningar) i det övre högra hörnet av listan.
Längst till höger om de rubricerade kolumnerna på sidan Visitors finns en obetitlad kolumn där en gästs status kan uppdateras.
När en gäst lämnar, klicka på den tillgängliga Check out -knappen för att uppdatera gästens post och logga datum och tid de lämnade.
Om en schemalagd gäst anländer och de inte checkade in med ett Frontdesk-kiosk, kan de checkas in från denna lista genom att klicka på den tillgängliga knappen Checka in för att logga datum och tid när de anlände.
Vid sidan av den obetitlade statuskolumnen visas en Drink Served-knapp, men bara om den aktuella besökaren har begärt en drink.
När deras dryck har serverats klickar du på knappen Drink Served för att ange att drycken har levererats till gästen. När knappen har klickats försvinner den.
På den högra sidan av raden visas en knapp Skriv ut bricka för planerade besökare endast. Klicka på denna knapp för att ladda ner en PDF-fil med besökarens bricka. Brickan visar datum och tid när besökaren checkade in, besökarens namn och företag, vem de besöker och loggan för företaget de besöker.
Observera
PDF-brickan kan skrivas ut på självhäftande etiketter som besökaren kan bära, eller på papper som kan placeras i en plastbrickhållare.
Om någon kolumn inte är synlig, eller om en synlig kolumn helst ska döljas, klicka på ikonen (justera inställningar), som finns i slutet av den översta raden. Detta visar en rullgardinsmeny med kolumnalternativ att aktivera eller avaktivera. En (kryssa för) ikon indikerar att kolumnen är synlig.
Planerade besökare¶
När gäster förväntas, såsom jobbkandidater, statliga tjänstemän eller nya leverantörer, kan det vara användbart att ange besökarinformationen i förväg. När besökarna anländer kan de använda alternativet Snabb incheckning på kiosken, snarare än att ange all sin information manuellt vid ankomsten.
Ange förväntad gästinformation i förväg genom att skapa en planerad gäst i Frontdesk-ansökan.
För att skapa en planerad gäst, navigera till , och klicka på New. Ange sedan samma information som alla andra visitor i gästformuläret som visas. De enda obligatoriska fälten är besökarens Namn och den Station som de förväntas anlända till.
Viktigt
Om en gäst är planerad i förväg måste de checkas in från listan på sidan Besökare i ansökan Frontdesk (). Om en planerad gäst checkar in med ett kiosk checkas de in separat från sin planerade besökarinmatning, och deras planerade besökarinmatning förblir listad som Planerad.
Statusen Planned för en planerad gäst ändras endast till Checked-In när de checkas in inom programmets lista Visitors.
Om en gäst checkar in med hjälp av en kiosk, se till att alla register är aktuella och att listan över gäster som för närvarande är på plats är korrekt. Se till att checka in och/eller checka ut rätt poster, så att besökslistan korrekt återspeglar vilka som för närvarande befinner sig i lokalerna.
Se till att planerade gäster informeras om att de inte ska checka in via kiosken om de är listade som en planerad gäst i förväg.
Besökarflöde¶
Incheckning av besökare¶
När en besökare anländer till en anläggning närmar de sig ett Frontdesk-kiosk och klickar på Checka in. Informationen som begärs från besökaren är vad som konfigurerades för just den Frontdesk-stationen. Om någon information krävs visar fältet en röd asterisk (*). Besökaren måste ange den obligatoriska informationen för att kunna checka in.
När all information har angetts trycker besökaren på knappen Check In.
Observera
Om det går tio sekunder utan att något val görs återgår kiosken till den huvudsakliga välkomstskärmen när som helst under incheckningsprocessen.
Planerad besökares incheckning¶
När en planerad besökare anländer till en anläggning närmar de sig först ett Frontdesk-kiosk. Om det finns planerade besökare för den dagen visas en panel Snabb incheckning på höger sida av kiosken, som frågar Är du en av dessa personer? Under frågan finns en lista över alla besökare som är schemalagda att anlända den dagen.
Klicka på motsvarande namn i listan för att checka in.
Drycker¶
Om drycker har konfigurerats för stationen laddas en skärm för registreringsbekräftelse efter att du tryckt på Check In, tillsammans med frågan: Vill du ha något att dricka?
Besökaren kan trycka på antingen Ja, tack, eller Nej, tack.
Om de väljer Ja, tack visas en skärm för dryckesvalet och de förkonfigurerade alternativen listas. Besökaren trycker sedan på önskat val, eller om de inte vill ha något kan de trycka på knappen Inget, tack längst ner på skärmen.
Om ett dryckesval gjordes visas ett Tack för att du registrerade dig! Din dryck är på väg. visas.
Aviseringar¶
När besökaren har checkat in får besökaren och eventuella andra användare som har konfigurerats för att få ett meddelande när check-in sker i kiosken ett meddelande. Notifieringen sker antingen via e-post, SMS, en Discuss-chatt eller en kombination av dessa tre alternativ.
Om besökaren begärde en dryck meddelas de användare som är konfigurerade som Personer att meddela på dryckesformuläret via ansökan Diskutera. Meddelandet som visas är: (Besökarens namn) har just checkat in. De begärde (Dryckens namn).
När drycken har levererats till gästen är den person som levererade drycken ansvarig för att markera drycken som levererad.
För att markera en dryck som levererad, navigera till , och välj önskat stationskort som visar (#) Drinks to serve.
Detta öppnar en lista över alla besökare som checkat in på den stationen och väntar på en drink. Klicka på knappen Drink Served i slutet av raden för den besökare som blev serverad. När de har markerats som att de har fått sin drink serverad försvinner besökaren från listan.
Kolla upp¶
När besökaren har avslutat sitt ärende och lämnat lokalen är det viktigt att kontrollera att han eller hon har registrerat sig korrekt.
För att checka ut besökare på rätt sätt, navigera till , och välj önskat stationskort som visar (#) Drinks to serve. Då öppnas en lista över alla besökare som för närvarande är incheckade på den stationen.
Klicka på Check out-knappen nära slutet av raden för den besökare som lämnade. När besökaren har markerats som utcheckad försvinner han eller hon från listan.
Viktigt
Besökare checkar inte ut sig själva när de går. Det är viktigt att Frontdesk-användare checkar ut besökare för korrekt registrering.
Ha alltid en noggrann lista över vilka som befinner sig i lokalerna vid varje given tidpunkt. Detta är viktigt av säkerhetsskäl och i händelse av en nödsituation.