Besökare¶
In the Odoo Frontdesk application, a visitor refers to any non-employee (e.g., repair person, job candidate, auditor, etc.). Visitor arrivals and departures can be logged for security purposes, ensuring an accurate record of who is on the premises.
Besökslista¶
För att få tillgång till en fullständig lista över incheckade besökare, navigera till .
Observera
Som standard visas filtren Planned or Checked-In och Today i fältet Search….
Alla besökare presenteras i en listvy, med följande uppgifter som angavs vid incheckningen:
Name: gästens namn.
Visitor Company: det företag som gästen representerar.
Phone: gästens telefonnummer.
Drinks*: den dryck som gästen begärde.
Värd: den som gästen väntar på att få träffa.
CheckIn: datum och tid då gästen checkade in.
Checkout*: the date and time the guest checked out. In the default view, only guests with a Checked-In or Planned status are visible. Guests with check-out times are only visible if the Today filter is removed.
Duration: den tid som gästen har checkat in för.
Station: platsen där gästen checkade in.
Status: gästens status. Alternativen är Checked-In, Planned, Checked-Out eller Cancelled.
Email*: gästens e-postadress.
Company*: the company the guest is there to visit. This field is only available if in a multi-company database.
* These fields are not visible in the default Visitor list. These must be enabled using the (adjust settings) icon in the top-right corner of the list.
Längst till höger om de rubricerade kolumnerna på sidan Visitors finns en obetitlad kolumn där en gästs status kan uppdateras.
När en gäst lämnar, klicka på den tillgängliga Check out -knappen för att uppdatera gästens post och logga datum och tid de lämnade.
If a scheduled guest arrives, and they did not check in using a Frontdesk kiosk, they can be checked in from this list, by clicking the available Check in button to log the date and time they arrived.
Vid sidan av den obetitlade statuskolumnen visas en Drink Served-knapp, men bara om den aktuella besökaren har begärt en drink.
När deras dryck har serverats klickar du på knappen Drink Served för att ange att drycken har levererats till gästen. När knappen har klickats försvinner den.
On the far-right of the line, a Print Badge button appears for planned visitors only. Click this button to download a PDF file of the visitor’s badge. The badge displays the date and time the visitor checked in, the visitor’s name and company, who they are visiting, and the logo of the company they are visiting.
Observera
The PDF badge can be printed onto adhesive labels for the visitor to wear, or onto paper that can be placed into a plastic badge holder.
If any column is not visible, or if a visible column is preferred to be hidden, click the (adjust settings) icon, located at the end of the top line. Doing so, reveals a drop-down menu of column options to enable or disable. A (check) icon indicates the column is visible.
Planerade besökare¶
When guests are expected, such as job candidates, government officials, or new suppliers, it can be helpful to enter the visitor information in advance. When the visitors arrive, they can utilize the Quick Check In option on the kiosk, rather than entering all their information manually upon arrival.
Enter expected guest information in advance by creating a planned guest in the Frontdesk app.
För att skapa en planerad gäst, navigera till , och klicka på New. Ange sedan samma information som alla andra visitor i gästformuläret som visas. De enda obligatoriska fälten är besökarens Namn och den Station som de förväntas anlända till.
Viktigt
If a guest is planned in advance, they must be checked in from the list on the Visitors page in the Frontdesk application (). If a planned guest checks in using a kiosk, they are checked in separately from their planned visitor entry, and their planned visitor entry remains listed as Planned.
Statusen Planned för en planerad gäst ändras endast till Checked-In när de checkas in inom programmets lista Visitors.
Om en gäst checkar in med hjälp av en kiosk, se till att alla register är aktuella och att listan över gäster som för närvarande är på plats är korrekt. Se till att checka in och/eller checka ut rätt poster, så att besökslistan korrekt återspeglar vilka som för närvarande befinner sig i lokalerna.
Se till att planerade gäster informeras om att de inte ska checka in via kiosken om de är listade som en planerad gäst i förväg.
Besökarflöde¶
Incheckning av besökare¶
When a visitor arrives at a facility, they approach a Frontdesk kiosk, and click Check in. The information requested from the visitor is what was configured for that specific Frontdesk station. If any information is required, the field displays a red asterisk (*). The visitor must enter the required information in order to check in.
När all information har angetts trycker besökaren på knappen Check In.
Observera
Om det går tio sekunder utan att något val görs återgår kiosken till den huvudsakliga välkomstskärmen när som helst under incheckningsprocessen.
Planned visitor check in¶
When a planned visitor arrives at a facility, they first approach a Frontdesk kiosk. If there are planned visitors for that day, a Quick Check In panel appears on the right-side of the kiosk, asking Are you one of these people? Beneath the question is a list of all visitors schedule to arrive that day.
Click on the corresponding name in the list to check-in.
Drycker¶
Om drycker har konfigurerats för stationen laddas en skärm för registreringsbekräftelse efter att du tryckt på Check In, tillsammans med frågan: Vill du ha något att dricka?
Besökaren kan trycka på antingen Ja, tack, eller Nej, tack.
If they select Yes, please, a drink selection screen appears, and the preconfigured options are listed. The visitor then taps the desired selection, or, if they do not want anything, they can tap the Nothing, thanks button at the bottom of the screen.
Om ett dryckesval gjordes visas ett Tack för att du registrerade dig! Din dryck är på väg. visas.
Aviseringar¶
När besökaren har checkat in får besökaren och eventuella andra användare som har konfigurerats för att få ett meddelande när check-in sker i kiosken ett meddelande. Notifieringen sker antingen via e-post, SMS, en Discuss-chatt eller en kombination av dessa tre alternativ.
If the visitor requested a drink, the users configured as the People to Notify on the drink form are notified, via the Discuss application. The message that appears is: (Visitor Name) just checked-in. They requested (Drink Name).
När drycken har levererats till gästen är den person som levererade drycken ansvarig för att markera drycken som levererad.
För att markera en dryck som levererad, navigera till , och välj önskat stationskort som visar (#) Drinks to serve.
Detta öppnar en lista över alla besökare som checkat in på den stationen och väntar på en drink. Klicka på knappen Drink Served i slutet av raden för den besökare som blev serverad. När de har markerats som att de har fått sin drink serverad försvinner besökaren från listan.
Kolla upp¶
När besökaren har avslutat sitt ärende och lämnat lokalen är det viktigt att kontrollera att han eller hon har registrerat sig korrekt.
För att checka ut besökare på rätt sätt, navigera till , och välj önskat stationskort som visar (#) Drinks to serve. Då öppnas en lista över alla besökare som för närvarande är incheckade på den stationen.
Klicka på Check out-knappen nära slutet av raden för den besökare som lämnade. När besökaren har markerats som utcheckad försvinner han eller hon från listan.
Viktigt
Visitors do not check themselves out when they leave. It is important for Frontdesk users to check out visitors for accurate record keeping.
Ha alltid en noggrann lista över vilka som befinner sig i lokalerna vid varje given tidpunkt. Detta är viktigt av säkerhetsskäl och i händelse av en nödsituation.