Kalender

Odoo Kalender är en schemahanteringsapp som gör det möjligt för användare att integrera ett företags affärsflöde i en enda hanteringsplattform. Genom att integreras med de andra apparna i Odoos ekosystem gör Kalender det möjligt för användare att schemalägga och organisera möten, schemalägga evenemang, planera anställdas bedömningar, samordna projekt och mer – allt från samma plattform.

Upon opening the Calendar app, users have an overview of their current meetings. The selected view option appears as a Day, Week, Month, or Year drop-down menu. Under the view options drop-down menu, users can also enable or disable Show weekends.

Overview of Calendar app.

Tips

Depending on the selected view option, users can click the (left or right arrow) buttons to switch between days, weeks, etc., and switch back to the current day with the Today button.

Sync third-party calendars

Users can sync Odoo with existing Outlook and/or Google calendars, by heading to Calendar app ‣ Configuration ‣ Settings. From here, enter Client ID and Client Secret. There is also an option to pause synchronization by ticking the checkbox, or automating synchronization by keeping it blank.

När önskade konfigurationer är klara, se till att klicka på Spara innan du går vidare.

Events created in synced calendars automatically appear across the integrated platforms.

Se även

Create activities from chatter

Skapa omedelbart nya möten var som helst i Odoo genom en individuell posts händelseflöde, som i ett CRM-möjlighetskort eller en arbetsuppgift i appen Projekt.

Från händelseflödet, klicka på knappen Aktiviteter. I popup-fönstret Schemalägg aktivitet, välj önskad Aktivitetstyp, vilket fyller i en uppsättning knappar, beroende på aktiviteten.

Aktiviteter som involverar andra scheman, som Möte eller Samtal för demo, länkar till appen Kalender. Välj en av dessa aktiviteter för att länka till appen Kalender, tryck sedan på Öppna kalender för att navigera tillbaka till appen. Alternativt är det också möjligt att Schemalägg & markera som klar för att avsluta aktiviteten, eller välja Klar & schemalägg nästa för att hålla fönstret Schemalägg aktivitet öppet för att skapa en till.

Se även

Schedule activities in Odoo

Plan an event

To put an event on the calendar, open the Calendar app, and click into the target date. On the New Event pop-up window that appears, start by adding the event title.

Schedule an event window on Calendar app.

The target date auto-populates in the Start field. This can be changed by clicking into the date section, and selecting a date from the calendar. For multi-day events, select the end date in the second field, then click Apply.

Tick the All Day checkbox if there is no specific start or end time.

For events with specific start and stop times, ensure the All Day checkbox is unticked to enable time selection. With the All Day checkbox unticked, time selections appear in the Start field.

The signed-in user auto-populates as the first attendee. Additional Attendees can be added or created from here, as well.

För virtuella möten, kopiera och klistra in URL:en i det utrymme som tillhandahålls i fältet Videosamtals-URL. Eller klicka på Odoo-möte för att skapa en länk.

Next, either create the event by clicking Save & Close, or select More Options to further configure the event.

Tips

Once the event is created, users can click into the virtual meeting directly from the calendar event to access more configuration options.

The full event form for a new calendar event.

The Description field allows users to add additional information and details about the meeting.

Click More Options to navigate to the meeting form, which provides additional configurations for the event:

  • Duration: Define the length of the meeting in hours, or toggle the All Day switch.

  • Recurrent: Tick the checkbox to create a recurring meeting. Once selected, this opens new fields:

    • Timezone: Select the timezone for which this meeting time is specified.

    • Repeat: Select the recurring period of this meeting. Depending on what type of recurrence has been selected, a subsequent field appears, in which users can indicate when the meeting should recur. For example, if Monthly is selected as the Repeat option, a new field appears, in which the user decides on what Day of Month the meeting should recur.

    • Until: Select the limited Number of repetitions this meeting should recur, the End date of when the recurrences should stop, or if the meetings should recur Forever.

  • Tags: Add tags to the event, like Customer Meeting or Internal Meeting. These can be searched and filtered in the Calendar app when organizing multiple events.

  • Tidsbokning: Länka befintliga eller nya tidsbokningar. Dessa kan konfigureras via knappen Dela tillgänglighet från huvuddashboarden i Kalender.

  • Integritet: Växla mellan synlighetsoptioner för att kontrollera vem som kan se evenemanget.

  • Organizer: This is defaulted to the current Odoo user. Select a new one from existing users, or create and edit a new user.

  • Beskrivning: Lägg till ytterligare information eller detaljer om mötet.

  • Reminders: Select notification options to send to attendees. Choose a default notification, or configure new reminders.

Coordinate with teams’ availability

When scheduling an event for multiple users, on the Calendar app dashboard, tick the checkbox next to Attendees to view team members’ availability. Tick (or untick) the checkbox next to listed users to show (or hide) individual calendars.

View of Attendees section on Calendar app.

Aktietillgångar

På huvuddashboarden i appen Kalender, klicka på knappen Dela tillgänglighet högst upp på sidan. Klicka sedan och dra för att välja tillgängliga tider och datum i kalendern för att lägga till dem som alternativ i inbjudan.

Tips

To remove a selected time range, hover over the availability to click the (trash) icon.

Observera

Inom funktionen Dela tillgänglighet är det endast möjligt att välja tider i kalendervyn Dag.

När tillgänglighet har valts, klicka på knappen Öppna för att navigera till den associerade tidsbokningens sida.

Share availability window on Calendar app.

Flera konfigurationsoptioner är tillgängliga på tidsbokningsformuläret:

I fältet Schemahantering, ställ in ett minsta tidsfönster i timmar för att säkerställa att tidsbokningar bekräftas en specificerad tid i förväg. Till exempel, sätt 01:00 för att kräva att deltagare bekräftar minst en timme före sin tidsboknings tid.

I fältet Tillåt avbokning, ställ in ett maximalt tidsfönster i timmar före tidsbokningens starttid som deltagare kan avboka.

Fältet Tillgänglighet på gör det möjligt för deltagare att boka Användare eller Resurser, såsom mötesrum eller bord. Efter att ha valt Användare eller Resurser, skriv in önskad användare eller resurs i utrymmet nedan.

Fältet Frontändskärm används för att välja Ingen bild eller Visa bilder relaterade till den valda användaren eller resursen på tidsbokningssidan.

Om Resurser har valts i fältet Tillgänglighet på, har användare ett alternativ att Hantera kapaciteter.

Markera kryssrutan för att begränsa det maximala antalet personer som kan använda resursen samtidigt.

Fältet Tilldelningsmetod möjliggör den ordning i vilken deltagare bokar sin tid och användare/resurs:

  • Välj Användare/Resurs sedan Tid

  • Välj Tid sedan Användare/Resurs

Om Resurser har valts i fältet Tillgänglighet På, finns ett tredje alternativ tillgängligt, Välj Tid och tilldela sedan automatiskt.

Optionally, configure the following tabs:

Click the Preview button to see how the appointment link looks for attendees.

Once the configurations are finished, click the Share button to generate a link to send directly, or click Publish to publish the appointment selection on the connected Odoo website.

Schedule tab

I fliken Schema på tidsbokningen kan tidsluckor hanteras. Måldatum och tid fyller i som de första tidsluckorna.

För att lägga till en ny tidslucka, tryck på Lägg till en rad. Klicka i det nya tomma utrymmet under fältet Från och välj och ange sedan nytt målstartdatum och tid. Upprepa under det nya tomma utrymmet under Till för att välja och ange nytt målslutdatum och tid.

Fliken Alternativ

The Options tab provides additional configurations:

  • Website: Specify which website this meeting invitation will be published on.

  • Timezone: This defaults to the company’s timezone selected in the Settings app. To change the timezone, select the desired option from the drop-down menu.

  • Plats: Välj eller skapa nya platser från rullgardinsmenyn. Om detta fält lämnas tomt anses mötet äga rum online.

  • Videokonferenslänk: Välj från Odoo Diskutera eller Google Meet för att inkludera en videokonferenslänk i mötesinbjudan, eller lämna det tomt för att förhindra generering av en mötes-URL.

  • Manuell Bekräftelse: Visas endast om Resurser har valts i fältet Tillgänglighet På. Kryssa i rutan och ange en maximal procentsats av den valda resursens/resursernas totala kapacitet för att skapa ett manuellt bekräftelsekrav för att slutföra mötet.

  • Up-front Payment: Tick the checkbox to require users to pay before confirming their booking. Once this is ticked, a link appears to Configure Payment Providers, which enables online payments.

  • Begränsa till Arbetstid: Om Användare har valts i fältet Tillgänglighet På, kryssa i rutan för att begränsa mötestidsluckor till de valda användarnas arbetstid.

  • Skapa Möjligheter: När detta är valt skapar varje schemalagd tidsbokning en ny CRM-möjlighet.

  • Påminnelser: Lägg till eller radera påminnelsenotiser i detta fält. Välj det tomma utrymmet för ytterligare optioner.

  • Bekräftelsemeddelande: Kryssa i rutan för att automatiskt skicka ett bekräftelsemeddelande till deltagare när mötet är bekräftat. Välj från e-postmallarna eller klicka på Sök Mer… och sedan Ny för att skapa en anpassad mall.

  • Avbokningsmeddelande: Kryssa i rutan för att automatiskt skicka ett avbokningsmeddelande till deltagare om mötet avbokas. Välj från e-postmallarna eller klicka på Sök Mer… och sedan Ny för att skapa en anpassad mall.

  • Kopia till: Lägg till kontakter som ska meddelas om mötesuppdateringar i detta fält, oavsett om de deltar i mötet.

  • Tillåt Gäster: Kryssa i rutan för att tillåta deltagare att bjuda in gäster.

Fliken Frågor

I fliken Frågor, lägg till frågor som deltagaren ska besvara när de bekräftar sitt möte. Klicka på Lägg till en rad för att konfigurera en Fråga. Välj sedan en Frågetyp, lägg valfritt till ett Platshållarsvar och välj om det är ett Obligatoriskt Svar.

To learn how to create more comprehensive questionnaires, head to the Survey app documentation on creating and configuring data-capturing questions.

Messages tab

I fältet Introduktionsmeddelande på fliken Meddelanden, lägg till ytterligare mötesinformation som visas på inbjudan.

Information som läggs till i fältet Extra Meddelande vid Bekräftelse visas när mötet har bekräftats.