Tjänster

För att underhålla en fordonsflotta på rätt sätt krävs både regelbundet underhåll och periodiska reparationer. Schemaläggning av reparationer och hantering av tjänster för en hel fordonspark är nödvändigt för att säkerställa att alla fordon är i gott skick när de behövs.

Skapa serviceposter

För att logga en service för ett fordon, gå till huvudpanelen Services genom att navigera till Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. Öppna ett nytt serviceformulär genom att klicka på knappen New i det övre vänstra hörnet.

Fyll i informationen i formuläret. De enda två fälten som måste fyllas i är Service Type och Vehicle.

Serviceformuläret sparas automatiskt när data matas in. Formuläret kan dock sparas manuellt när som helst genom att klicka på alternativet Spara manuellt, som representeras av en (molnuppladdning)-ikon.

Fälten på formuläret är:

• Description: ange en kort beskrivning av tjänsten.

• Service Type: välj den typ av tjänst som utförs med hjälp av rullgardinsmenyn. Du kan också ange en ny typ av tjänst och klicka på antingen Create ”service type” eller Create and edit… för att lägga till tjänstetypen och konfigurera den.

  Viktigt

  Tjänstetyper är inte förkonfigurerade i Odoo. När en tjänst loggas för första gången måste typen av tjänst vara created innan den kan väljas.

• Date: med hjälp av kalenderns popover-fönster väljer du det datum då tjänsten utfördes eller är planerad att utföras. Navigera till önskad månad med hjälp av < > (pil)-ikonerna och klicka sedan på datumet för att välja det.

• Cost: ange kostnaden för tjänsten.

• Vendor: välj den leverantör som utförde tjänsten med hjälp av rullgardinsmenyn. Om leverantören inte redan finns i systemet skriver du in leverantörens namn och klickar antingen på Create för att lägga till dem eller Create and edit… för att lägga till och konfigurera leverantören.

• Vehicle: välj det fordon som servades från rullgardinsmenyn. När fordonet är valt fylls fältet Driver i och måttenheten för fältet Odometer Value visas.

• Driver: den aktuella föraren för det valda fordonet fylls i när Vehicle väljs. Om föraren behöver ändras kan en annan förare väljas från rullgardinsmenyn.

• Odometer Value: ange vägmätarställningen när servicen utfördes. Måttenheterna är antingen i kilometer (km) eller miles (mi), beroende på hur det valda fordonet konfigurerades.

  När Vehicle väljs, fylls måttenheten för detta fält i. Detta kommer från fordonsformuläret.

  Tips

  För att ändra från kilometer till miles, eller vice versa, klicka på knappen Internal Link till höger om det fordon som valts i fältet Vehicle.

  Ändra måttenheten och navigera sedan tillbaka till serviceformuläret via brödsmule-länkarna. Måttenheten uppdateras då i fältet Odometer Value.

• Notes: ange eventuella anteckningar för reparationen längst ned på serviceformuläret.

Skapa tjänstetyp

Tjänstetyper måste skapas från ett tjänsteformulär. Det finns inget annat sätt att komma åt listan med servicetyper.

På serviceformuläret skriver du in namnet på den nya Service Type i motsvarande fält. Klicka sedan på Create and edit… och ett popup-fönster med Create Service Type visas.

Den tjänstetyp som anges på tjänsteformuläret fyller automatiskt i fältet Name, som kan ändras om så önskas.

Välj sedan Category för den nya tjänstetypen i rullgardinsmenyn i det fältet. De två standardalternativen att välja mellan är Contract eller Service. Ytterligare kategorier kan inte skapas.

Om tjänsten gäller endast avtal eller tjänster, välj motsvarande Category. Om tjänsten gäller både avtal och tjänster, lämna detta fält tomt.

När du är klar klickar du på Save & Close.

Skapa leverantör

När en tjänst utförs för första gången finns leverantören vanligtvis inte i databasen ännu. Det är bästa praxis att lägga till alla uppgifter om en leverantör i databasen, så att all nödvändig information lätt kan hämtas.

På serviceformuläret skriver du in namnet på den nya Vendor i motsvarande fält. Klicka sedan på Create and edit…, så visas formuläret Create Vendor.

Fältet Name fylls som standard i med det leverantörsnamn som anges i serviceformuläret. Detta fält kan ändras om så önskas.

Observera

Olika flikar eller fält kan vara synliga på formuläret Create Vendor, beroende på vilka andra program som är installerade.

Allmän information

Fyll i följande uppgifter i den övre halvan av formuläret:

• Individual or Company: välj om den nya leverantören som läggs till är en individ eller ett företag genom att klicka på motsvarande alternativknapp.

  När ett val görs kan det hända att vissa fält försvinner från formuläret. Om något av fälten nedan inte är synligt beror det på att Company valdes i stället för Individual.

• Namn: ange ett namn på personen eller företaget i detta fält.

• Company Name: med hjälp av rullgardinsmenyn väljer du det företag som säljaren är associerad med, om det finns något.

  Om alternativknappen Company högst upp i formuläret är markerad visas inte det här fältet.

• Kontakt: ange kontaktinformationen i detta avsnitt.

  Om så önskas kan fältet Contact ändras till en annan typ av kontakt. Klicka på Contact för att visa en rullgardinsmeny. De tillgängliga alternativen är Contact, Invoice Address, Delivery Address, Follow-up Address eller Other Address.

  Om du vill kan du välja ett av dessa andra alternativ för fältet Kontakt och ange motsvarande information.

  Om Company har valts för fältet Individual eller Company får fältet beteckningen Address och kan inte ändras.

• Skatte-ID: ange säljarens skatte-ID i detta fält.

• Job Position: ange säljarens befattning i det här fältet. Om alternativknappen Company högst upp i formuläret är markerad visas inte det här fältet.

• Phone: ange säljarens telefonnummer i detta fält.

• Mobile: ange säljarens mobilnummer i detta fält.

• Email: ange säljarens e-postadress i detta fält.

• Website: ange säljarens webbadress i detta fält.

• Title: välj leverantörens titel i det här fältet med hjälp av rullgardinsmenyn. Standardalternativen är Doctor, Madam, Miss, Mister och Professor.

  Om alternativknappen Company högst upp i formuläret är markerad visas inte det här fältet.

• Tags: använd rullgardinsmenyn för att välja de taggar som gäller för säljaren.

  Om du vill lägga till en ny tagg skriver du in taggen och klickar sedan på Create ”tag”.

  Det finns ingen begränsning av antalet taggar som kan väljas.

• Image: ett foto av antingen huvudkontaktpersonen eller företagets logotyp kan läggas till i formuläret. Håll muspekaren över rutan 📷 (kamera), längst upp till höger i formuläret, för att visa ikonen ✏️ (penna) och klicka på den. Ett filutforskarfönster visas. Navigera till önskad fil och klicka sedan på Open för att välja den.

Fliken Kontakter & adresser

När den övre halvan av formuläret Create Vendor är ifyllt lägger du till alla andra kontakter och adresser som är kopplade till leverantören på den här fliken.

Klicka på knappen Add för att lägga till en ny kontakt och ett popup-fönster Create Contact visas.

Välj ett av de lämpliga alternativen för kontakttyp från radioknapparna längst upp i popup-fönstret. Dessa alternativ är följande:

• Contact: välj detta alternativ för att lägga till allmänna kontaktuppgifter för anställda hos den associerade leverantören.

• Fakturaadress: välj det här alternativet för att lägga till en önskad adress för alla fakturor. När den läggs till i formuläret väljs den här adressen som standard när en faktura skickas till den associerade leverantören.

• Delivery Address: välj det här alternativet för att lägga till en önskad adress för alla leveranser. När den läggs till i formuläret väljs den här adressen som standard när en order levereras till den associerade leverantören.

• Follow-up Address: välj det här alternativet för att lägga till en önskad adress för all uppföljningskorrespondens. När den läggs till i formuläret väljs den här adressen som standard när du skickar påminnelser om förfallna fakturor.

• Other Address: välj detta alternativ om du vill lägga till andra nödvändiga adresser för säljaren.

Observera

Om ett alternativ annat än Contact har valts för kontakttypen visas ett avsnitt Address i formuläret. Ange adressuppgifterna i avsnittet Address.

Lägg till eventuella anteckningar i avsnittet Interna anteckningar… i formuläret.

När all information har lagts till klickar du antingen på Save & Close för att lägga till en ny kontakt eller på Save & New för att lägga till den aktuella adressposten och skapa en ny adresspost.

När kontakter läggs till på den här fliken visas varje kontakt i en separat ruta med en ikon som anger vilken typ av kontakt som listas.

Example

En Delivery Address visar en ⛟ (lastbil)-ikon inuti den specifika adressrutan, medan en Invoice Address visar en 💵 (dollarsedel)-ikon inuti.

Fliken Försäljning & inköp

Ange följande försäljnings- och inköpsinformation för de olika avsnitten nedan. Beroende på de andra installerade applikationerna kan ytterligare fält och avsnitt visas. Följande är alla standardfält endast för applikationen Fleet.

Försäljning

• Salesperson: med hjälp av rullgardinsmenyn väljer du en användare som huvudkontaktpunkt för försäljning med den här leverantören.

  Denna person måste vara en intern användare av företaget, vilket innebär att de kan logga in i databasen som användare.

Övrigt

• Company ID: om företaget har ett ID-nummer annat än sitt skatte-ID, ange det i detta fält.

• Reference: ange valfri text för att ge mer information om kontakten. Detta är en intern anteckning för att ge ytterligare information.

  Example

  Ett företag har flera personer med samma namn, Mary Jones. I fältet Reference kan det stå Mary Jones at X108 - returns för att ge ytterligare information.

Fliken Interna anteckningar

Lägg till eventuella anteckningar som rör säljaren eller annan nödvändig information under den här fliken.

Förteckning över tjänster

Om du vill se alla tjänster som finns i databasen, inklusive gamla och nya förfrågningar, går du till Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. Alla tjänster visas i en listvy, inklusive alla detaljer för varje tjänst.

Serviceposterna är grupperade efter servicetyp. Antalet reparationer för varje servicetyp visas inom parentes efter servicetypens namn.

Följande information visas för varje listad tjänst:

• Date: det datum då servicen eller reparationen utfördes (eller begärdes att utföras).

• Description: en kort beskrivning av den specifika typ av service eller reparation som utförts för att klargöra den specifika servicen.

• Service Type: den typ av service eller reparation som utförs. Denna väljs från en lista över tjänster som måste konfigureras.

• Vehicle: det specifika fordon som servicen utfördes på.

• Driver: den aktuella föraren för fordonet.

• Vendor: den specifika leverantör som utförde servicen eller reparationen.

• Notes: all information i samband med service eller reparation som dokumenteras för att ge ytterligare klarhet.

• Kostnad: den totala kostnaden för tjänsten eller reparationen.

• Stage: the status of the service, or repair. Options are New, Running, Done, or Canceled.

Längst ned i kolumnen Cost visas den totala kostnaden för alla tjänster och reparationer.

Visa tjänster

Vi rekommenderar att du visar listan över tjänster på ett av flera förkonfigurerade sätt för att få en bättre överblick över den information som presenteras. I det övre högra hörnet av listan finns flera ikoner som när du klickar på dem sorterar informationen på olika sätt.

Visa lista

Standardvyn för serviceposterna är en listvy. Här visas alla tjänster, först grupperade i alfabetisk ordning efter typ av tjänst och sedan grupperade efter status.

Informationen kan sorteras om efter valfri kolumn. Håll muspekaren över kolumnnamnet högst upp i varje kolumn, så visas en pil längst till höger i kolumnen. Klicka på pilen för att sortera data efter den specifika kolumnen.

Standardsorteringen är i fallande alfabetisk ordning (A till Z), representerad av en ⌄ (nedåtpil)-ikon. Klicka på ikonen :guilabel:`⌄ (nedåtpil) för att vända den alfabetiska ordningen (Z till A). Ikonen :guilabel:`⌄ (nedåtpil) ändras till ikonen :guilabel:`^ (uppåtpil).

De två undantagen från denna sortering är standardkolumnen Date och kolumnen Cost. Kolumnen Date sorterar informationen i kronologisk ordning (januari till december) i stället för alfabetisk ordning. I kolumnen Cost sorteras informationen efter reparationspris, från lägsta till högsta.

Lägg till en tjänst

Om du vill lägga till en servicepost från listvyn klickar du på knappen New och ett serviceformulär laddas. Skriv in all information i serviceformuläret.

Formuläret sparas automatiskt när data matas in.

Kanban-vy

Om du vill visa tjänsterna i olika faser klickar du på Kanban-knappen, som är den andra ikonen i det övre högra hörnet och visas som två staplar av olika längd under en linje.

Alla tjänster är organiserade efter tjänstetyp och visas i motsvarande Kanban-kolumn.

Antalet reparationer för varje typ av service visas längst till höger i varje Kanban-kolumns rubrik.

Den samlade statusen för de schemalagda aktiviteterna för varje servicetyp visas i det färgkodade fältet under varje Kanban-kolumntitel. Reparationer med planerade aktiviteter i framtiden visas i grönt, aktiviteter som ska utföras idag visas i gult, försenade aktiviteter visas i rött och reparationer utan planerade aktiviteter visas i grått.

Varje Kanban-kort visar en färgkodad aktivitetsrelaterad ikon, till exempel en 🕘 (klocka)-ikon eller 📞 (telefon)-ikon. Dessa ikoner anger både typen av schemalagd aktivitet och dess status. Aktivitetens status motsvaras av färgerna i statusfältet. Klicka på en aktivitetsikon för att visa detaljerna för den specifika aktiviteten.

Längden på färgfältet står i proportion till antalet motsvarande aktiviteter med den specifika statusen i det aktuella skedet. Håll muspekaren över en färgsektion för att visa antalet serviceposter i den specifika grupperingen.

Om du vill visa endast poster med en viss status klickar du på önskad färgfältsektion. Bakgrundsfärgen för kolumnen ändras till en blek nyans av samma färg (antingen grön, gul, röd eller grå) och färgfältet blir randigt istället för enfärgat. Endast reparationer och tjänster med den valda statusen visas i kolumnen.

Planera aktiviteter

Om du vill schemalägga en aktivitet för en reparation eller service från Kanban-vyn klickar du på aktivitetsikonen i det nedre högra hörnet av serviceposten och sedan på + Schemalägg en aktivitet. Ett popup-fönster med namnet Schedule Activity visas.

Observera

Beroende på vilken typ av aktivitet, om någon, som är schemalagd kan aktivitetsikonen se annorlunda ut. Till exempel visas en 📞 (telefon) om ett telefonsamtal är schemalagt, eller en ✉️ (kuvert) om ett e-postmeddelande är schemalagt.

Ange följande information på formuläret:

• Activity Type: välj den aktivitet som ska schemaläggas med hjälp av rullgardinsmenyn. Standardalternativen är Email, Call, Meeting, To-Do och Upload Document.

• Summary: ange en kort beskrivning av aktiviteten, t.ex. Boka oljebyte.

• Due Date: med hjälp av popover-kalendern väljer du det datum då aktiviteten måste slutföras. Använd pilikonerna < (vänster) och > (höger) för att navigera till önskad månad och klicka sedan på datumet för att välja det.

• Assigned to: välj den användare som är ansvarig för aktiviteten med hjälp av rullgardinsmenyn.

• Notes: lägg till eventuella anteckningar eller detaljer i det tomma området i nedre halvan av formuläret.

När Schedule Activity är klar, klicka på Schedule för att schemalägga aktiviteten, eller klicka på Done & Schedule Next för att schemalägga den aktuella aktiviteten och schemalägga en annan aktivitet för samma reparation.

Se även

För mer detaljerad information om aktiviteter, se huvuddokumentet activities.

Lägg till en tjänst

En ny reparation kan läggas till från den här vyn. Klicka på ➕ (plusikonen) i det övre högra hörnet av Kanban-kolumnen, så visas ett nytt block högst upp i kolumnen, under Kanban-titeln.

Ange en Title för servicen eller reparationen och klicka sedan på Add. Ett Create serviceformulär visas i ett popup-fönster. Mata in all information i serviceformuläret och klicka sedan på Save & Close för att lägga till posten. Den nya posten visas nu i Kanban-kolumnen.

Grafvy

Ett annat sätt att visa data är i en graf. För att byta till grafvyn klickar du på ikonen Graph, som är den tredje ikonen uppe till höger och visas som en liten graf.

Standardgrafvyn visar tjänsteinformationen i ett staplat stapeldiagram, grupperat efter Service Type. X-axeln representerar Tjänstetyp och Y-axeln representerar Kostnad.

Varje kolumn representerar visuellt den totala kostnaden för alla reparationer och tjänster för den specifika Tjänstetypen. Håll muspekaren över en stapel för att öppna ett popover-fönster som visar den totala Kostnaden för den service och de reparationer som stapeln representerar.

Grafen kan ändras till antingen ett Line Chart eller ett Pie Chart genom att klicka på motsvarande knapp ovanför grafen. Dessutom kan grafen visa data i antingen Stacked, Descending eller Ascending ordning genom att klicka på motsvarande knappar.

Pivot-vy

Ett annat sätt att visa servicedata är i en pivottabell i kalkylbladet. Klicka på ikonen Pivot, som är den fjärde ikonen längst upp till höger, och som visas som ett litet kalkylblad.

Det förvalda sättet som uppgifterna presenteras på visar den totala kostnaden för varje typ av tjänst. De horisontella raderna representerar de olika typerna av tjänster, med en egen rad för varje typ av tjänst. De vertikala kolumnerna representerar de totala kostnaderna för varje specifik typ av tjänst, ytterligare uppdelade efter typ av tjänst.

Tabellen kan antingen infogas i ett kalkylblad eller laddas ner, om så önskas.

För att lägga till pivottabellen i ett kalkylblad i Odoo måste först utseendet på pivottabellen ändras. Standardvyn för pivottabellen gör det inte möjligt att infoga den i ett kalkylblad (knappen Infoga i kalkylblad är nedtonad).

Klicka först på ikonen ➖ (minus) till vänster om Total högst upp i pivottabellen. Detta gör att tjänstetyperna kollapsar och endast en enda kolumn Cost blir synlig.

Klicka sedan på knappen Insert in Spreadsheet, som inte längre är gråtonad, och ett popup-fönster med Select a spreadsheet to insert your pivot visas. Två flikar är synliga i detta popup-fönster, en flik Kalkylblad och en flik Dashboards.

Klicka på önskad flik för att ange var kalkylbladet ska placeras, antingen i ett Kalkylblad eller på en Dashboard. När du har klickat på önskat alternativ klickar du på Confirm. Kalkylbladet laddas då på skärmen.

Observera

Kalkylblad lagras i Odoos applikation Documents, medan instrumentpaneler lagras i Odoos applikation Dashboards.

Klicka på Services i det övre vänstra hörnet för att navigera tillbaka till den tidigare pivottabellvyn.

För att ladda ner tabellen i xlsx-format, klicka på ikonen för nedladdning av xlsx, som representeras av en ⬇️ (pil nedåt över en linje)-ikon.

Se även

För mer detaljerad information om rapportering, se huvuddokumentet reporting.

Aktivitetsvy

För att visa schemalagda aktiviteter för service eller reparationer, klicka på aktivitetsikonen 🕗 (klocka) i det övre högra hörnet av skärmen. Då visas alla aktiviteter, sorterade efter fordon och aktivitetstyp.

De vertikala kolumnerna är organiserade efter aktivitetstyp och de horisontella linjerna är organiserade efter fordon.

Posterna är färgkodade enligt statusen för varje aktivitet. Gröna aktiviteter är planerade i framtiden, gula aktiviteter ska vara klara idag och röda aktiviteter är försenade.

Den användare som är ansvarig för aktiviteten visas på ett foto i det nedre vänstra hörnet av varje aktivitetspost.

Inlämningsdatumet för varje aktivitet står högst upp i mitten av varje aktivitetspost.

En färgkodad stapel högst upp i varje aktivitetskolumn anger status för aktiviteterna i den kolumnen.

Antalet aktiviteter för varje aktivitetstyp anges på höger sida av den färgkodade stapeln under kolumnens namn.

Planera en aktivitet

Om du vill lägga till en servicepost från aktivitetsvyn klickar du på + Schemalägg en aktivitet längst ned till vänster i listan, och ett popup-fönster med Search: Services laddas. Klicka på den tjänst som aktiviteten ska schemaläggas för och ett formulär med namnet Schedule Activity laddas.

Skriv in all information på aktivitetsformuläret.

När formuläret är ifyllt klickar du på knappen Schedule. Då stängs båda popup-fönstren och aktiviteten visas nu i aktivitetsvyn.