Visitatori¶
In the Odoo Frontdesk application, a visitor is defined as any non-employee (e.g., repair person, job candidate, etc.). These visitors can be logged upon arrival and departure for security purposes. This ensures an accurate list of people on the premises.
Elenco visitatori¶
Per accedere a un elenco completo dei visitatori che hanno effettuato il check-in, andare a .
Nota
Per impostazione predefinita, i filtri Pianificato o Check-in effettuato e Oggi appaiono nella barra Cerca….
Tutti i visitatori sono presentati in una vista elenco, con i seguenti dettagli inseriti al momento del check-in:
Nome: il nome dell’ospite.
Azienda visitatore: l’azienda rappresentata dall’ospite.
Telefono: il numero di telefono dell’ospite.
Bevande*: la bevanda richiesta dall’ospite.
Host: la persona che l’ospite desidera incontrare.
CheckIn: la data e l’ora in cui l’ospite ha effettuato il check-in.
Checkout*: the date and time the guest checked out. In the default view, only guests with a Checked-In or Planned status are visible. Guests with check-out times are only visible if the Today filter is not active.
Durata: il tempo trascorso dal check-in dell’ospite.
Stazione: la posizione in cui l’ospite ha effettuato il check-in.
Status: the status of the guest. The options are Checked-In, Planned, Checked-Out, or Canceled.
Email*: l’indirizzo email dell’ospite.
* These fields are not visible in the default Visitor list. These must be enabled using the (settings adjust) icon in the top-right of the list.
All’estrema destra delle colonne con titolo nella pagina Visitatori, c’è una colonna senza titolo, dove è possibile aggiornare lo stato di un ospite.
Quando un ospite se ne va, fare clic sul pulsante Check out disponibile per aggiornare il record dell’ospite e registrare la data e l’ora della partenza.
If a scheduled guest arrives, and they did not check in using the Frontdesk kiosk, they can be checked in here, by clicking the available Check in button to log the date and time they arrived.
Accanto alla colonna di stato senza titolo, appare un pulsante Bevanda servita, ma solo se quel particolare visitatore ha richiesto una bevanda.
Quando la bevanda è stata servita, fare clic sul pulsante Bevanda servita per indicare che la bevanda è stata consegnata all’ospite. Una volta cliccato, il pulsante scompare.
If any column is not visible, or if a visible column is preferred to be hidden, click the (additional options) icon, located at the end of the column name list. Doing so, reveals a reveals a drop-down menu of column options to enable or disable. A (check) icon indicates the column is visible.
Visitatori pianificati¶
Enter expected guest information in advance by creating a planned guest in the Frontdesk app.
Per creare un ospite pianificato, andare su e fare clic su Nuovo. Quindi, inserire le stesse informazioni di qualsiasi altro visitatore nel modulo ospite che appare. Gli unici campi obbligatori sono il Nome del visitatore e la Stazione presso cui è previsto l’arrivo.
Importante
If a guest is planned in advance, they must be checked in from the list on the Visitors page in the Frontdesk application (). If a planned guest checks in using a kiosk, they will be checked in separately, and their planned visitor entry remains listed as Planned.
Lo stato Pianificato di un ospite pianificato cambia in Registrato solo quando viene registrato all’interno dell’elenco Visitatori dell’applicazione.
Se un ospite effettua il check-in utilizzando un chiosco, assicurarsi che tutti i record siano aggiornati e che l’elenco degli ospiti attualmente presenti in sede sia corretto. Assicurarsi di registrare in entrata e/o in uscita le voci corrette, in modo che l’elenco dei visitatori rifletta correttamente chi è attualmente presente nei locali.
Assicurarsi che gli ospiti pianificati siano informati che non devono effettuare il check-in utilizzando il chiosco se sono elencati come ospiti pianificati in anticipo.
Flusso dei visitatori¶
Check-in dei visitatori¶
When a visitor arrives at a facility, they approach a Frontdesk kiosk, and click Check in. The information requested from the visitor is what was configured for that specific Frontdesk station. If any information is required, the field displays a red asterisk (*). The visitor must enter the required information in order to check in.
Una volta inserite tutte le informazioni, il visitatore tocca il pulsante Check-in.
Nota
In qualsiasi momento del processo di check-in, se passano dieci secondi senza alcuna selezione, il chiosco ritorna alla schermata di benvenuto principale.
Bevande¶
Se sono state configurate bevande per la postazione, dopo aver toccato Check In, viene caricata una schermata di conferma della registrazione, insieme alla domanda: Vuoi qualcosa da bere?
Il visitatore può toccare Sì, grazie o No, grazie.
If they select Yes, please, a drink selection screen appears, and the pre-configured options are listed. The visitor then taps the desired selection, or, if they do not want anything, they can tap the Nothing, thanks button at the bottom of the screen.
Se è stata effettuata una selezione di bevande, viene visualizzato un messaggio Grazie per la registrazione! La tua bevanda è in arrivo.
Notifiche¶
Una volta che il visitatore ha effettuato il check-in, la persona che sta visitando e tutti gli altri utenti configurati per essere avvisati quando si verificano check-in al chiosco ricevono una notifica. La notifica avviene tramite e-mail, messaggio SMS, chat di Comunicazioni o qualsiasi combinazione di queste tre opzioni.
If the visitor requested a drink, the user(s) configured as the People to Notify on the drink form, are notified, via the Discuss application. The message that appears is: (Visitor Name) just checked-in. They requested (Drink Name).
Una volta consegnata la bevanda all’ospite, la persona che ha consegnato la bevanda è responsabile di contrassegnarla come consegnata.
Per contrassegnare una bevanda come consegnata, andare su e scegliere la scheda della postazione desiderata che mostra (#) Bevande da servire.
Viene aperto un elenco di tutti i visitatori che hanno effettuato il check-in a quella postazione e stanno aspettando una bevanda. Fare clic sul pulsante Bevanda servita alla fine della riga per il visitatore che è stato servito. Una volta contrassegnato come servito, il visitatore scompare dall’elenco.
Check-out¶
Una volta che il visitatore ha completato i propri affari ed è uscito dai locali, è importante effettuare il check-out per una registrazione accurata.
Per effettuare correttamente il check-out dei visitatori, andare su e scegliere la scheda della postazione desiderata che mostra (#) Bevande da servire. Ciò apre un elenco di tutti i visitatori che attualmente hanno effettuato il check-in a quella postazione.
Fare clic sul pulsante Check out verso la fine della riga per il visitatore che è partito. Una volta contrassegnato come check-out, il visitatore scompare dall’elenco.
Importante
Visitors do not check themselves out when they leave. It is important for Frontdesk users to check out visitors for accurate record keeping.
Avere sempre un elenco accurato di chi si trova nei locali in un dato momento. Questo è importante per motivi di sicurezza e in caso di emergenza.