Kontrakt

Alla anställda i Odoo måste ha ett kontrakt för att få betalt. Ett kontrakt beskriver villkoren för en anställds position, deras ersättning, arbetstider och alla andra detaljer om deras position.

Viktigt

Avtalsdokument (PDF-filer) laddas upp och organiseras med hjälp av applikationen Documents och signeras med hjälp av applikationen Sign. Se till att dessa program är installerade för att skicka och signera avtal. Se dokumentationen för Dokument och Tecken.

För att se de anställdas avtal, gå till :menyval:`Löneappen --> Avtal --> Avtal` från toppmenyn. Alla anställdas avtal och deras aktuella avtalsstatus visas som standard i en Kanban-vy. Kanban-vyn visar pågående avtal, avtal som kräver åtgärder, avtal som löpt ut och avtal som annullerats.

Observera

Listan över avtal i programmet Payroll stämmer överens med listan över avtal i programmet Employees.

För att en anställd ska kunna få betalt krävs ett aktivt kontrakt. Om du behöver ett nytt avtal klickar du på knappen Create på instrumentpanelen Contracts. Ett avtalsformulär visas där informationen kan anges. Obligatoriska fält är understrukna med fetstil.

Ny avtalsform

Avsnittet Allmän information

• Contact Reference: skriv in namnet eller titeln på kontraktet, t.ex. John Smith Contract. Detta fält är obligatoriskt.

• Employee: välj den anställde som avtalet gäller för med hjälp av rullgardinsmenyn.

• Contract Start Date: det datum då kontraktet börjar gälla. För att välja ett datum klickar du på rullgardinsmenyn, navigerar till rätt månad och år med < > (pil)-ikonerna och klickar sedan på önskat datum. Detta fält är obligatoriskt.

• Contract End Date: om kontraktet har ett specifikt slutdatum, klicka på rullgardinsmenyn, navigera till rätt månad och år med < > (pil)-ikonerna och klicka sedan på önskat datum.

• Working Schedule: välj ett av arbetsschemana från rullgardinsmenyn. Detta fält är obligatoriskt.

  Tips

  I rullgardinsmenyn Working Schedule visas alla arbetsscheman för det valda företaget. Om du vill ändra eller lägga till i listan går du till Payroll app ‣ Configuration ‣ Working Schedules. Klicka på New och skapa ett nytt arbetsschema, eller klicka på ett befintligt arbetsschema och gör ändringar.

• Work Entry Source: välj hur work entries genereras. Detta fält är obligatoriskt. Klicka på alternativknappen bredvid önskat val. Alternativen är:

  • Working Schedule: Arbetsuppgifter genereras baserat på det valda Working Schedule.

  • Attendances: Arbetsuppgifter genereras baserat på den anställdes incheckningsposter i applikationen Attendances. (Detta kräver applikationen Attendances).

  • Planning: Arbetsuppgifter genereras baserat på det planerade schemat för den anställde från applikationen Planning. (Detta kräver applikationen Planning).

• Lönestrukturtyp: välj en av lönestrukturtyperna från rullgardinsmenyn. Standardlönestrukturtyperna är Employee eller Worker. En ny lönestrukturtyp kan skapas om det behövs.

• Department: välj den avdelning som avtalet gäller för i rullgardinsmenyn.

• Job Position: välj den specifika befattning som avtalet gäller för från rullgardinsmenyn.

  Observera

  Om den valda Job Position har en avtalsmall kopplad till sig med en specifik Salary Structure Type, ändras Salary Structure Type till den som är kopplad till den Job Position.

• Lön på lönelistan: ange den anställdes månadslön.

• Contract Type: välj antingen Permanent, Temporary, Seasonal, Full-Time eller Part-Time från rullgardinsmenyn.

• Contact Reference: skriv in namnet eller titeln på kontraktet, t.ex. John Smith Contract. Detta fält är obligatoriskt.

• Employee: namn på den anställde som avtalet gäller för.

• Contract Start Date: det datum då kontraktet börjar gälla. Välj ett datum genom att klicka på rullgardinsmenyn, navigera till rätt månad och år med hjälp av ikonerna (arrow) och klicka sedan på önskat datum. Detta fält är obligatoriskt.

• Contract End Date: det datum då kontraktet upphör att gälla. Välj ett datum genom att klicka på rullgardinsmenyn, navigera till rätt månad och år med hjälp av ikonerna (arrow) och klicka sedan på önskat datum. Detta fält är obligatoriskt.

• Lönestrukturtyp: välj en av lönestrukturtyperna från rullgardinsmenyn. Standardlönestrukturtyperna är Employee eller Worker. En ny lönestrukturtyp kan skapas genom att skriva in namnet i fältet. Detta fält är obligatoriskt.

• Working Schedule: välj ett av arbetsschemana från rullgardinsmenyn. Detta fält är obligatoriskt.

• Department: den avdelning som avtalet gäller för.

• Job Position: den specifika befattning som avtalet gäller för.

• Lön på lönelistan: det belopp som ska betalas ut till den anställde varje månad.

• Contract Type: välj mellan CDI, CDD eller PFI från rullgardinsmenyn.

  • CDI är ett tillsvidareavtal med endast ett startdatum, men inget slutdatum.

  • CDD är ett kontrakt med både ett startdatum och ett slutdatum.

  • PFI är ett belgiskt specifikt kontrakt som används vid anställning av anställda som behöver utbildning, och täcker utbildningsperioden specifikt.

• HR Responsible: om det finns en specifik person inom HR som är ansvarig för avtalet, välj personen i rullgardinsmenyn. Detta fält är obligatoriskt.

Tips

I rullgardinsmenyn Working Schedule visas alla arbetstider för det valda Företaget. För att ändra eller lägga till i listan går du till :menyval:`Payroll app --> Konfiguration --> Arbetstider` och antingen Create en ny arbetstid, eller klicka på en befintlig arbetstid och redigera den genom att klicka på Edit.

• Årskostnad (verklig): det här fältet uppdateras automatiskt efter att fälten Lönesättning och Lön har angetts. Detta belopp är den totala årskostnaden för arbetsgivaren. Det här fältet kan ändras. Om det ändras uppdateras dock fältet Lön i enlighet med detta. Se till att både Lön och Årskostnad (verklig) är korrekta om detta fält ändras.

• Månadskostnad (Real): detta fält uppdateras automatiskt efter att fälten Lönesättning och Lön har angetts. Detta belopp är den totala månadskostnaden för arbetsgivaren. Det här fältet kan inte ändras och beräknas utifrån Årskostnad (Real).

  

Fliken Kontraktsdetaljer

Fliken Contract Details gör det möjligt att lägga till och redigera ett avtal, samt att ange vilken mall som ska användas när ett nytt avtal skapas. Dessa fält måste fyllas i för att ett nytt avtal ska kunna skapas.

Viktigt

För att komma åt de olika fälten i avtalsmallen på fliken Contract Details måste modulen Salary Configurator (hr_contract_salary) vara installerad.

När modulen Salary Configurator installeras, installeras även modulerna Salary Configurator - Holidays och Salary Configurator - Payroll.

När modulerna har installerats återgår databasen till huvudinstrumentpanelen.

• Contract Template: välj en befintlig avtalsmall från rullgardinsmenyn. Avtalsmallar skapas vanligtvis via konfigurationsmenyn och lagras i applikationen Documents.

Sektion för skyltar

• HR Responsible: välj den person som är ansvarig för att validera avtalet från rullgardinsmenyn. Detta fält är obligatoriskt.

• New Contract Document Template: välj ett avtal från rullgardinsmenyn som ska ändras för detta nya anställningsavtal. Dessa dokument lagras i applikationen Sign.

• Contract Update Document Template: välj ett avtal i rullgardinsmenyn om den anställde har ett befintligt avtal som behöver uppdateras. Dessa dokument lagras i applikationen Sign.

Viktigt

Fälten HR Responsible, New Contract Document Template och Contract Update Document Template är endast synliga om programmet Sign är installerat, tillsammans med programmen hr_contract_salary och hr_contract_salary_payroll modules. Applikationen Sign är den applikation där avtalsmallarna lagras. Den här applikationen krävs för att en anställd ska kunna skriva under ett kontrakt.

Redovisningsavdelning

• Analytic Account: välj det konto som avtalet påverkar i rullgardinsmenyn. Vi rekommenderar att du kontaktar ekonomiavdelningen för att säkerställa att rätt konto har valts.

Deltidsavdelning

• Part Time: kryssa i denna ruta om den anställde arbetar deltid. När den är aktiv visas ytterligare fält:

  • % (Procent): ange den procentuella andelen tid som den anställde arbetar jämfört med en heltidsanställd.

  • Standard Calendar: välj de arbetstider som en typisk heltidsanställd använder från rullgardinsmenyn.

  • Part Time Work Entry Type: välj den typ av arbetsuppgift som genererar balansen i ett heltidsarbetsschema.

    Example

    Om en heltidsanställd arbetar 40 timmar i veckan och den anställde arbetar 20 timmar, anger du 50 i fältet % (Procent) (50% av 40 timmar = 20 timmar). Den anställde genererar tjugo (20) timmars arbetsinmatningar under arbetsinmatningstypen deltid och ytterligare tjugo (20) timmars arbetsinmatningar under arbetsinmatningstypen generisk ledighet, vilket ger totalt fyrtio (40) timmars arbetsinmatningar.

Avsnitt för anmärkningar

• Notes: ett textfält där eventuella anteckningar om anställningsavtalet skrivs in för framtida referens.

• Analytic Account: detta fält möjliggör en koppling mellan avtalet och ett specifikt objektkonto för redovisningsändamål.

• Contract Template: välj en befintlig avtalsmall från rullgardinsmenyn. Avtalsmallar skapas vanligtvis genom applikationen Recruitment.

• Dokumentmall för nytt avtal: välj ett avtal i rullgardinsmenyn som ska ändras för detta nya anställningsavtal.

• Dokumentmall för uppdatering av avtal: välj ett avtal i rullgardinsmenyn om den anställde har ett befintligt avtal som behöver uppdateras.

• Notes: fältet för anteckningar är ett textfält där eventuella anteckningar om anställningsavtalet kan skrivas in för framtida referens.

Ändra en avtalsmall

Klicka på ikonen (extern länk) i slutet av antingen Ny dokumentmall för kontrakt eller Dokumentmall för uppdatering av kontrakt för att öppna motsvarande kontraktsmall och gör eventuella ändringar.

Klicka på knappen Upload your file bredvid motsvarande dokument, navigera till filen och klicka sedan på Open för att välja dokumentet och lägga till det på fliken.

Ändring av avtalsmallar

Kontraktsmallar kan ändras när som helst när ändringar behövs.

• Tags: välj alla taggar som är associerade med kontraktet.

• Signed Document Workspace: här lagras signaturerna. Välj en förkonfigurerad arbetsyta eller skapa en ny. För att skapa en ny Signed Document Workspace, skriv in namnet på arbetsytan och klicka sedan antingen på Create för att lägga till den nya arbetsytan eller på Create and Edit för att lägga till arbetsytan och ändra arbetsytans detaljer.

• Signed Document Tags: välj eller skapa taggar som endast är associerade med det signerade kontraktet, i motsats till det ursprungliga osignerade kontraktet.

• Redirect Link: ange en omdirigeringslänk för att den anställde ska få tillgång till avtalet. En omdirigeringslänk tar användaren från en URL till en annan. I det här fallet tar den användaren till det nyligen uppdaterade kontraktet som är skrivet specifikt för dem.

• Vem kan signera: välj antingen Alla användare eller På inbjudan.

  • All Users: alla användare i organisationen kan skriva under avtalet.

  • På inbjudan: endast användare som är markerade i detta fält kan underteckna avtalet.

• Invited Users: välj den person (eller de personer) som kan underteckna dokumentet.

• Document: det bifogade dokumentet kan ersättas genom att klicka på ikonen (pencil). Ett popup-fönster visas, så att ett annat dokument kan väljas för uppladdning. Filen måste vara en PDF. För att ta bort dokumentet klickar du på ikonen (papperskorg).

När redigeringarna är klara klickar du på knappen Spara. All information för den valda avtalsmallen fylls i fälten på fliken Löneinformation. Ytterligare flikar, t.ex. Personliga dokument, visas i förekommande fall.

Löneinformation

I det här avsnittet definieras de specifika löneuppgifterna. Detta avsnitt är landsspecifikt, så dessa fält varierar beroende på var företaget är beläget.

Ange beloppet i de olika fälten eller kryssa i en kryssruta för att tillämpa en förmån. Några alternativ som kan anges här är till exempel Group Insurance Sacrifice Rate och Canteen Cost.

Vissa fält kan fyllas i automatiskt när andra fält anges. Till exempel uppdateras Årskostnad (Real) och Månadskostnad (Real) när Lön fylls i.

Personliga dokument

Den här fliken visas endast efter att en Employee har valts och innehåller alla dokument som är kopplade till den anställde i dennes anställningsregister. Dokument kan inte läggas till på den här fliken, den här fliken visar endast dokument som redan är uppladdade och kopplade till den anställde.

De tillgängliga dokumenten på den här fliken kan laddas ner. Klicka på ikonen (download) bredvid dokumentet för att ladda ner det.

Spara och skicka avtalet

När ett avtal har skapats och/eller ändrats, spara avtalet genom att klicka på knappen Spara. Därefter måste avtalet skickas till den anställde för att undertecknas.

Klicka på någon av följande knappar för att skicka avtalet till den anställde:

• Generate Simulation Link: detta alternativ är endast för belgiska företag. Om du klickar på detta öppnas ett popup-fönster som innehåller grundläggande information från kontraktet samt en länk till kontraktet när du använder lönekonfiguratorn. Klicka på Send för att skicka ett e-postmeddelande till den anställde så att denne kan underteckna avtalet.

Längst ned i popup-formuläret finns en Link Expiration Date. Detta är den tidsram som avtalserbjudandet är giltigt för. Som standard är det här fältet förifyllt med 30 dagar, men det kan ändras.

Observera

För att kunna skicka ett avtal med hjälp av Generate Simulation Link, måste det vara ett signaturfält i avtalets PDF som skickas till den anställde, så att de kan signera det.

• Signature Request: om du klickar på detta öppnas ett popup-fönster där du kan skriva ett e-postmeddelande till den anställde. Välj dokumentet (t.ex. ett kontrakt, ett sekretessavtal eller en policy för hemarbete) i rullgardinsmenyn och fyll i e-postavsnittet. Klicka på Send när e-postmeddelandet är klart att skickas.

Observera

Om du vill skicka ett avtal med Generate Simulation Link måste det finnas ett signaturfält i den PDF-fil med avtalet som skickas till den anställde, så att han eller hon kan skriva under det.

Lönebilagor

Alla automatiska avdrag eller tilldelningar för en anställd, till exempel underhållsbidrag och löneutmätning, kallas för lönebilaga. Detta avsnitt är där alla dessa avdrag eller tilldelningar ställs in.

För att lägga till ett nytt avdrag navigerar du först till :menyval:`Payroll app --> Kontrakt --> Lönebilagor`. Klicka sedan på Create, och ett nytt formulär för lönebilaga laddas.

Fyll i följande fält på formuläret:

• Employee: välj den anställda som lönebilagan gäller för med hjälp av rullgardinsmenyn.

• Description: ange en kort beskrivning för lönebilagan, t.ex. Child Support eller 529 Contribution.

• Typ: med hjälp av rullgardinsmenyn väljer du vilken typ av lönebilaga som ska skapas. Välj bland:

  • Attachment of Salary: alla betalningar som tas ut för något som inte är underhållsbidrag till barn. Vanligtvis alla utmätningar, såsom rättegångsbetalningar, betalningar för skatteskulder etc.

  • Löneavdrag: ett avdrag som inte är obligatoriskt utan frivilligt, t.ex. en avsättning före skatt till ett sparkonto för högskolestudier.

  • Child Support: alla betalningar som tas ut specifikt för underhåll av barn.

• Startdatum: det datum då lönebilagan börjar gälla. Välj ett datum genom att klicka på rullgardinsmenyn, navigera till rätt månad och år med hjälp av ikonerna (arrow) och klicka sedan på önskat datum. Detta fält är obligatoriskt.

• Estimated End Date: detta fält fylls i automatiskt efter att både fälten Monthly Amount och Total Amount har fyllts i. Detta fält är inte ändringsbart.

• Document: bifoga eventuella dokument som är relevanta för lönebilagan. Klicka på knappen Upload Your File, navigera till önskat dokument i filutforskaren och klicka sedan på Open för att välja dokumentet och bifoga det till formuläret. Om du vill ändra det bifogade dokumentet klickar du på ikonen (pencil) och väljer ett annat dokument. För att ta bort ett dokument, klicka på ikonen (papperskorg).

• Månadsbelopp: ange det belopp som ska dras från den anställdes lönecheck varje månad för den här specifika lönebilagan.

• Totalt belopp: ange det totala belopp som den anställde betalar för att lönebilagan ska bli klar.