Kalender för underhåll

För att undvika maskinhaverier och blockeringar i lagerarbetsplatser krävs kontinuerligt underhåll av utrustningen. Avhjälpande underhåll i rätt tid för maskiner och verktyg som går sönder oväntat, liksom förebyggande underhåll för att säkerställa att sådana problem undviks, är nyckeln till att hålla lagerverksamheten igång smidigt.

I Odoo Maintenance kan användare komma åt Maintenance Calendar för att skapa, schemalägga och redigera både korrigerande och förebyggande underhållsförfrågningar för att hålla koll på utrustning och arbetscenter.

Skapa underhållsbegäran

Underhållsbegäran kan skapas direkt från Underhållskalendern. För att komma åt kalendern, navigera till Maintenance app ‣ Underhåll ‣ Underhållskalender.

För att skapa en ny begäran klickar du var som helst i kalendern. Då öppnas ett popup-fönster med Ny händelse. I fältet Name: ger du den nya begäran en titel.

Clicking Create on the pop-up window saves the new request with no additional details. If the request’s creation should be canceled, click Cancel.

Klicka på Edit om du vill lägga till fler detaljer och schemalägga begäran för ett visst datum och en viss tid.

Genom att klicka på Edit öppnas ett tomt formulär för begäran om underhåll, där olika detaljer om begäran kan fyllas i.

Redigera underhållsbegäran

I fältet Request ger du den nya förfrågan en titel. I fältet Created By väljer du i rullgardinsmenyn vilken användare som skapade begäran. Som standard fylls det här fältet i med den användare som faktiskt skapar begäran.

I fältet For väljer du i rullgardinsmenyn om denna begäran skapas för en del av Equipment eller ett Work Center.

Observera

Om Work Center väljs i rullgardinsmenyn för fältet For visas ytterligare två fält i formuläret: Work Center och Block Workcenter.

I fältet Work Center väljer du vilket arbetscenter i lagret som denna underhållsbegäran gäller.

Om kryssrutan för alternativet Blockera arbetscenter är markerad är det inte möjligt att planera arbetsorder eller andra underhållsbegäranden i det här arbetscentret under den tid som begäran utförs.

Om Equipment är valt i fältet For, vilket det är som standard, väljer du vilken maskin eller vilket verktyg som kräver underhåll i fältet Equipment. När en specifik utrustning har valts visas ett gråtonat fält Category med en lista över den utrustningskategori som utrustningen tillhör.

I fältet Kalkylbladsmall klickar du vid behov på rullgardinsmenyn för att välja en kalkylbladsmall. Dessa mallar är anpassade mallar som kan fyllas i av den medarbetare som utför underhållet.

Under fältet Category visar fältet Request Date det datum som begärts för att underhållet ska utföras.

Fältet Maintenance Type innehåller två valbara alternativ med radioknappar: Corrective och Preventive.

Korrigerande underhåll är för förfrågningar som uppstår för omedelbara behov, till exempel trasig utrustning, medan Förebyggande underhåll är för planerade förfrågningar, för att undvika haverier i framtiden.

Om denna begäran är kopplad till en specifik tillverkningsorder, välj den i fältet Manufacturing Order.

I rullgardinsmenyn för fältet Team väljer du önskat underhållsteam som ska utföra underhållet. I fältet Responsible (Ansvarig) väljer du den tekniker som är ansvarig för begäran.

I fältet Scheduled Date klickar du på datumet för att öppna en popover-kalender. Välj det planerade datumet för underhållet i popup-fönstret och klicka på Apply för att spara datumet.

I fältet Duration anger du det antal timmar (i formatet 00:00) som underhållet är planerat att ta.

I fältet Priority väljer du en prioritet mellan en och tre ⭐⭐⭐⭐ (stjärnor). Detta indikerar hur viktig underhållsbegäran är.

Om du arbetar i en miljö med flera företag väljer du det företag som underhållsbegäran tillhör i rullgardinsmenyn i fältet Company.

Längst ner i formuläret finns två flikar: Notes och Instructions.

På fliken Notes skriver du vid behov ut interna anteckningar för det team eller den tekniker som tilldelats begäran.

På fliken Instructions väljer du vid behov ett av de tre alternativen med radioknappar för att tillhandahålla underhållsinstruktioner till det tilldelade teamet eller teknikern. De tillgängliga metoderna för att tillhandahålla instruktioner är via PDF, Google Slide eller Text.

Kalenderelement

I Underhållskalendern finns olika vyer, sökfunktioner och filter som hjälper dig att hålla reda på hur pågående och planerade underhållsärenden fortskrider.

I de följande avsnitten beskrivs element som finns i olika vyer av kalendern.

Filter och favoriter

För att komma åt underhållskalendern, navigera till Maintenance app ‣ Underhåll ‣ Underhållskalender.

För att lägga till och ta bort filter för sortering av data i Underhållskalendern, klicka på 🔻 (triangel pekar nedåt)-ikonen, till höger om sökfältet högst upp på sidan.

På vänster sida av den rullgardinsmeny som visas listas alla de olika Filters som användare kan välja. Som standard är To Do och Active valda, så att alla öppna förfrågningar visas.

Tips

För att lägga till ett anpassat filter i Maintenance Calendar, klicka på Add Custom Filter, under Filters i rullgardinsmenyn. Detta öppnar ett popup-fönster med namnet Add Custom Filter.

I det här popup-fönstret konfigurerar du egenskaperna för den nya regeln för filtret. När du är klar klickar du på Add.

På höger sida av rullgardinsmenyn visas Favoriter, eller sökningar som har sparats som favoriter för att kunna återbesökas vid ett senare tillfälle.

För att spara en ny Favorit-sökning, välj önskad Filter. Klicka sedan på Spara aktuell sökning. I fältet direkt under Save current search ger du sökningen ett namn.

Under det tilldelade namnet finns det två alternativ för att spara den aktuella sökningen antingen som Default filter eller som ett Shared-filter.

Om du väljer Default filter blir det här filtret standard när du öppnar den här kalendervyn.

Om du väljer filtret Shared blir det här filtret tillgängligt för andra användare.

När du är klar klickar du på Save. När du klickar visas det nya filtret Favorite i kolumnen Favorites och en ikon ⭐ (guldstjärna) visas med filtrets namn i sökfältet.

Vyer

Maintenance Calendar finns i sex olika vyer: Calendar (standard), Kanban, List, Pivot, Graph och Activity.

Kalendervy

Calendar är den standardvy som visas när Maintenance Calendar öppnas. I den här vyn finns ett antal alternativ för att sortera och gruppera information om underhållsärenden.

I det övre vänstra hörnet på sidan finns en rullgardinsmeny som är inställd på Week som standard. Om du klickar på den rullgardinsmenyn visas de olika tidsperioder som kalendern kan visas i: Day, Month och Year. Det finns också ett alternativ att Visa helger, som är valt som standard. Om det inte är markerat visas inte helger i kalendern.

Till vänster om menyn finns en ikon för ⬅️ (vänsterpil) och en ikon för ➡️ (högerpil). Om du klickar på dessa pilar flyttas kalendern bakåt respektive framåt i tiden.

Till höger om rullgardinsmenyn som är inställd på Week, som standard, finns en Today-knapp. Om du klickar på den här knappen återställs kalendern till att visa dagens datum, oavsett vilken tidpunkt som visas innan du klickar på den.

Längst till höger på sidan finns en sidofältskolumn som innehåller en minimerad kalender med dagens datum och en Technician-lista som visar alla Tekniker med öppna förfrågningar. Klicka på ikonen (panel) högst upp i sidofältet för att öppna eller stänga sidofältet.

Observera

Listan Technician visas bara om tekniker har tilldelats öppna ärenden, och enskilda tekniker visas bara om de är listade som Responsible på minst ett formulär för underhållsärenden.

Kanban-vy

I vyn Kanban visas alla öppna underhållsförfrågningar i Kanban-liknande kolumner, i sina respektive stadier av underhållsprocessen.

Varje underhållsbegäran visas på ett eget uppgiftskort, och varje uppgiftskort kan dras och släppas till ett annat steg i Kanban-pipelinen.

Varje kolumn har ett namn (t.ex. In Progress). Om du håller muspekaren överst i en kolumn visas en ⚙️ (kugghjul)-ikon. Om du klickar på ikonen ⚙️ (kugghjul) visas en lista med alternativ för den kolumnen: Fold, Edit, Automations och Delete.

Om du klickar på Fold viks kolumnen så att innehållet döljs.

Om du klickar på Edit öppnas ett popup-fönster Edit: (stage name) med motsvarande scennamn, där kolumnens detaljer kan redigeras. Följande är de kolumnalternativ som kan redigeras:

• Name: namnet på steget i Kanban-pipelinen.

• Folded in Maintenance Pipe: när den är markerad viks kolumnen för detta steg som standard i vyn Kanban.

• Request Confirmed: när den här rutan inte är markerad och typen av underhållsbegäran är inställd på Work Center, skapas ingen ledighet för respektive arbetscenter när en underhållsbegäran skapas. Om rutan är ikryssad blockeras arbetscentret automatiskt under den angivna tiden, antingen på det angivna datumet eller så snart som möjligt om arbetscentret inte är tillgängligt.

• Sequence: den ordning i underhållsprocessen, i vilken detta steg förekommer.

• Request Done: om denna ruta är markerad anger den att detta steg är det sista steget i underhållsprocessen. Förfrågningar som flyttas till detta steg stängs.

När du är klar klickar du på Save & Close. Om inga ändringar har gjorts, klicka på Discard eller klicka på ikonen X för att stänga popup-fönstret.

Visa lista

När vyn List är vald visas alla öppna underhållsärenden i en lista, med information om varje ärende på respektive rad.

Följande informationskolumner visas i denna vytyp:

• Subjects: det namn som tilldelats underhållsbegäran.

• Employee: den anställde som ursprungligen skapade underhållsbegäran.

• Technician: den tekniker som ansvarar för underhållsbegäran.

• Category: den kategori som den utrustning som repareras tillhör.

• Stage: det stadium i underhållsprocessen som begäran för närvarande befinner sig i.

• Company: i en miljö med flera företag, det företag i databasen som begäran är kopplad till.

Pivot-vy

När vyn Pivot är vald visas underhållsförfrågningar i en pivottabell som kan anpassas för att visa olika datametriker.

Om du vill lägga till fler data i pivottabellen klickar du på knappen Measures för att visa en rullgardinsmeny. Som standard är Count vald. Ytterligare alternativ som kan läggas till i tabellen är Additional Leaves to Plan Ahead, Duration och Repeat Every.

Till höger om knappen Measures finns knappen Insert in Spreadsheet. Om du klickar på denna knapp öppnas ett popup-fönster med titeln Välj ett kalkylblad för att infoga din pivot..

Det finns två flikar i det här popup-fönstret: Spreadsheets och Dashboards. Klicka på en av dessa flikar och välj ett kalkylblad eller en instrumentpanel i databasen som du vill lägga till pivottabellen i. När du är klar klickar du på Confirm. Om tabellen inte ska läggas till i ett kalkylblad eller en instrumentpanel klickar du på Cancel eller på ikonen X för att stänga popup-fönstret.

Till höger om knappen Insert in Spreadsheet finns tre knappar:

• Flip axis: x- och y-axeln för pivotdatatabellens flip.

• Expand all: alla tillgängliga rader och kolumner i pivotdatatabellen expanderas helt.

• Download xlsx: Pivotdatatabellen laddas ner som en .xlsx-fil.

Grafvy

När diagramvyn är vald visas följande alternativ mellan sökfältet och den visuella representationen av data. Dessa grafspecifika alternativ finns till höger om knapparna Measures och Insert in Spreadsheet.

Det finns tre olika typer av grafer som användarna kan använda för att visa data:

• Bar Chart: data visas i ett stapeldiagram.

• Line Chart: data visas i ett linjediagram.

• Pie Chart: data visas i ett cirkeldiagram.

När du visar data som en Bar Chart-graf kan data formateras på följande sätt:

• Stacked: data är staplade på grafen.

• Descending: data visas i fallande ordning.

• Ascending: data visas i stigande ordning.

När du visar data som en Line Chart-graf kan data formateras på följande sätt:

• Stacked: data är staplade på grafen.

• Kumulativ: uppgifterna ackumuleras i allt högre grad.

• Descending: data visas i fallande ordning.

• Ascending: data visas i stigande ordning.

När du visar data som ett Pie Chart-diagram visas alla relevanta data som standard och inga ytterligare formateringsalternativ är tillgängliga.

Aktivitetsvy

När vyn Activity är vald listas alla öppna underhållsförfrågningar på en egen rad, med möjlighet att schemalägga aktiviteter som är relaterade till dessa förfrågningar.

Underhållsbegäranden listas i kolumnen Maintenance Request som aktiviteter. Om du klickar på en begäran öppnas en popover för Maintenance Request som anger status för begäran och ansvarig tekniker. Om du vill schemalägga en aktivitet direkt från popup-fönstret klickar du på ➕ Schemalägg en aktivitet. Då öppnas popup-fönstret Schedule Activity.

I popup-fönstret väljer du Activity Type, anger en Summary, schemalägger ett Due Date och väljer ansvarig användare i fältet Assigned to.

Skriv eventuella ytterligare anteckningar för den nya aktiviteten i det tomma utrymmet under det gråmarkerade fältet Log a note…. När du klickar på det ändras det till Skriv ”/” för kommandon.

När du är klar klickar du på Schedule för att schemalägga aktiviteten. Alternativt kan du klicka på Schedule & Mark as Done för att avsluta aktiviteten, klicka på Done & Schedule Next för att avsluta aktiviteten och öppna en ny, eller klicka på Cancel för att avbryta aktiviteten.

När vyn Activity är vald listas varje aktivitetstyp som är tillgänglig vid schemaläggning av en aktivitet i en egen kolumn. Dessa kolumner är Email, Call, Meeting, Maintenance Request, To-Do, Upload Document, Request Signature och Grant Approval.

För att schemalägga en aktivitet med den specifika aktivitetstypen klickar du i en tom ruta på motsvarande rad för önskad underhållsbegäran och klickar på ikonen ➕ (plus). Detta öppnar ett popup-fönster med Odoo, där aktiviteten kan schemaläggas.

Se även

• underhållsbehov

• lägg_till_ny_utrustning