Administration¶
Förfrågningar om ledighet och fördelning genomgår en godkännandeprocess innan de beviljas. Förfrågningar behöver antingen ett eller två godkännanden, om några, beroende på hur den specifika typen av ledighet är konfigurerad. Alla dessa konfigurationer finns under avsnittet Management i applikationen Time Off.
Endast personer som kan godkänna tilldelnings- och ledighetsförfrågningar har Management-sektionen synlig i Time Off-programmet.
Hantera ledig tid¶
För att se ledighetsförfrågningar som behöver godkännas, navigera till . Om du gör det visas sidan All Time Off.
De enda ledighetsförfrågningar som syns på den här sidan tillhör anställda som användaren antingen har Time Off Officer eller Administrator-rättigheter för i Time Off-programmet.
Standardfiltret på sidan All Time Off är Waiting For Me.
Det här filtret visar bara förfrågningar om ledighet som måste godkännas för nuvarande anställda i användarens team, med en status på antingen Att godkänna eller Sekundär godkännande.
På vänster sida av sidan All Time Off finns olika grupperingsalternativ som kan användas för att begränsa de presenterade ledighetsförfrågningarna, under rubrikerna Status och Department.
Eftersom endast ledighetsansökningar som måste godkännas visas, är de enda alternativen för Status All, To Approve och Second Approval.
De olika avdelningar som användaren är medlem i och hanterar anställda under visas också på vänster sida av sidan, under Departments.
Observera
Om det inte finns några förfrågningar som faller under något av statusalternativen eller avdelningarna, är den statusen eller avdelningen inte synlig i menyn på vänster sida.
Om du bara vill visa ledighetsförfrågningar för specifika avdelningar klickar du på Avdelning till vänster på sidan. Endast förfrågningar inom den valda avdelningen presenteras då.
Statuskolumnen visar status för varje förfrågan, med status markerad i en specifik färg.
Förfrågningarna To Approve och Second Approval är markerade med gult och är de enda som visas i listan som standard.
Om filtret Waiting For Me tas bort visas alla statusar.
Approved-ansökningar är grönmarkerade, To Submit-ansökningar (utkast) är blåmarkerade och Refused-ansökningar är gråmarkerade.
För att godkänna en ledighetsansökan klickar du på Approve-knappen i slutet av raden.
För att validera en ledighetsansökan som redan har godkänts och som väntar på ett andra godkännande, klicka på Validate-knappen i slutet av raden.
För att avvisa en begäran klickar du på Refuse-knappen längst bort i kön.
För mer information, klicka var som helst på raden för ledighetsansökan (utom på knapparna Approve, Validate och Refuse). Om du gör det laddas det specifika formuläret för begäran om tidsavbrott. Beroende på användarens rättigheter kan ändringar göras.
För att ändra begäran gör du önskade ändringar i formuläret. Alla ändringar sparas automatiskt.
Det är också möjligt att godkänna, validera eller avvisa begäran från det här formuläret. Klicka på knappen Approve för att godkänna, på knappen Validate för att validera eller på knappen Refuse för att avslå begäran.
Hantera tilldelningar¶
För att se tilldelningar som behöver godkännas, navigera till . När du gör det visas sidan Allocations.
Användaren får endast se tilldelningar för anställda som han eller hon har antingen Time Off Officer eller Administrator för i programmet Time Off.
Standardfiltren som konfigurerats på sidan Allocations är My Team och Active Employee. Dessa standardfilter visar bara anställda i användarens team (som de hanterar) och aktiva anställda. Inaktiva poster visas inte.
På vänster sida av Allocations-sidan finns olika grupperingsalternativ för att begränsa de presenterade tilldelningsförfrågningarna.
Alternativen för Status är: All, To Approve, Refused och Approved. Klicka på en specifik Status för att endast visa förfrågningar med den specifika statusen.
För att se alla tilldelningsansökningar, oavsett status, klicka på All under rubriken Status.
Det är också möjligt att visa tilldelningsförfrågningar per avdelning. Klicka på önskad Department till vänster på Allocations-sidan för att endast visa tilldelningar för den specifika avdelningen.
Observera
Grupperingarna på vänster sida visar endast allokeringsförfrågningar som faller under standardfiltren My Team och Active Employee, om dessa standardfilter inte har tagits bort från fältet Search…. Endast status för tilldelningsförfrågningar som faller under dessa filter visas på vänster sida.
Om det t.ex. inte finns några förfrågningar med statusen To Submit, visas inte det statusalternativet till vänster på sidan Allocations.
Alla avdelningar för användarens anställda visas i listan. Om det inte finns några tilldelningsbegäranden som faller under den avdelningen och som matchar de förkonfigurerade filtren är listan tom.
Det är alltid möjligt att ta bort något av de förkonfigurerade filtren genom att klicka på (remove)-ikonen på det specifika filtret för att ta bort det.
Statuskolumnen visar status för varje förfrågan, med status markerad i en specifik färg.
Förfrågningarna To Approve är markerade med gult, Approved är markerade med grönt och Refused är markerade med grått.
För att godkänna en tilldelningsbegäran klickar du på knappen Validate i slutet av raden. För att avslå en begäran klickar du på knappen Refuse.
Om du behöver mer information kan du klicka var som helst på raden för begäran om tilldelning (utom på knapparna Validate eller Refuse) för att se den specifika begäran i detalj via formuläret för begäran om tilldelning.
Beroende på vilka rättigheter användaren har kan ändringar göras i det formulär för begäran om tilldelning som visas. För att ändra begäran gör du önskade ändringar i formuläret. Alla ändringar sparas automatiskt.
Det är också möjligt att godkänna eller avslå begäran från detta formulär. Klicka på knappen Validate för att godkänna, eller på knappen Refuse för att avvisa begäran.