Planera intervjuer

Boka in personliga, virtuella och telefonintervjuer med Odoo via appen Recruitment.

En intervju kan schemaläggas på två sätt: antingen av rekryteringsteamet eller av den sökande.

Rekryteringsteamet planerade intervjuer

När en sökande når intervjustadiet ska rekryteringsteamet planera in intervjun genom att först samordna ett lämpligt datum och en lämplig tid med den sökande och intervjuarna.

För att boka in intervjun navigerar du till den sökandes kort genom att först gå till Recruitment app och klicka på det relevanta jobbkortet. Detta öppnar sidan Applications för den aktuella tjänsten. Klicka sedan på den önskade sökandens kort för att se deras detaljerade ansökningsformulär.

Om du vill boka en telefonintervju, virtuell intervju eller personlig intervju klickar du på smartknappen No Meeting högst upp i sökandens register.

Observera

Smartknappen Meetings visar No Meeting om inga möten är inplanerade för närvarande. För sökande som är nya i First Interview-stadiet är detta standardinställningen.

Om det redan finns ett möte inbokat visar smartknappen 1 Möte, med datumet för det kommande mötet under. Om mer än ett möte är inplanerat visar knappen Next Meeting, med datumet för det första kommande mötet under.

Om du klickar på den smarta knappen Meetings laddas en kalender som visar schemalagda möten och evenemang för den användare som är inloggad, samt de anställda som finns listade i avsnittet Attendees till höger om kalendern.

Om du vill ändra vilka möten och händelser som visas för närvarande avmarkerar du en deltagare vars kalenderhändelser ska döljas. Endast de markerade deltagarna är synliga i kalendern.

Om du vill lägga till ett möte i kalendern i vyn Dag eller Vecka klickar du på starttiden för mötet och drar ner till sluttiden. På så sätt väljs datum, tid och längd för mötet.

Ett möte kan också läggas till i den här vyn genom att klicka på önskad dag och tidslucka.

Båda metoderna leder till att ett popup-fönster New Event visas.

Popup-fönster för ny händelse

Genom att klicka på ett rutnät som motsvarar tid och datum öppnas popup-fönstret New Event för att schemalägga ett möte.

Fyll i informationen i formuläret. De enda obligatoriska fälten är en titel för mötet samt fälten Start (och slutdatum/tid).

När du har angett kortuppgifterna klickar du på Save & Close för att spara ändringarna och skapa intervjun.

När du har angett ett önskat namn för mötet finns följande fält tillgängliga för ändring på kortet New Event:

• Meeting Title: ange ämnet för mötet. Detta bör tydligt ange syftet med mötet. Standardämnet är Subject/Application Name på den sökandes kort.

• Start: start- och slutdatum och tider för mötet. Om du klickar på något av dessa fält öppnas ett popup-fönster med en kalender. Klicka på Apply för att stänga fönstret.

• All Day: kryssa i rutan för att schemalägga en heldagsintervju. Om denna ruta är markerad ändras fältet Start till Start Date.

• Attendees: välj de personer som ska delta i mötet. Den förvalda medarbetaren är den person som skapade mötet. Lägg till så många andra personer som önskas.

• Videocall URL: om mötet är virtuellt, eller om det finns ett virtuellt alternativ tillgängligt, klicka på Odoo meeting, så skapas automatiskt en URL för mötet, som fyller i fältet.

• Description: Ange en kort beskrivning i det här fältet. Det finns möjlighet att skriva in formaterad text, t.ex. numrerade listor, rubriker, tabeller, länkar, foton och mycket mer. Använd powerbox-funktionen genom att skriva / för att få fram en lista med alternativ.

  Bläddra igenom alternativen och klicka på önskat objekt. Objektet visas i fältet och kan ändras. Varje kommando visar ett annat popup-fönster. Följ instruktionerna för varje kommando för att slutföra posten.

Fler alternativ

Om du vill lägga till ytterligare information om mötet klickar du på knappen More Options i det nedre högra hörnet av popup-fönstret Ny händelse. Ange något av följande ytterligare fält:

• Duration: det här fältet fylls i automatiskt baserat på datum och tid för Start (och slut). Om mötestiden justeras, justeras detta fält automatiskt till rätt längd på varaktigheten. Standardlängden för ett möte är en timme.

• Recurrent: om mötet ska upprepas med ett valt intervall (inte typiskt för en första intervju), kryssa i kryssrutan bredvid Recurrent. Flera ytterligare fält visas när detta är aktiverat:

  • Timezone: Använd rullgardinsmenyn för att välja Timezone för de återkommande mötena.

  • Repeat: välj Daily, Weekly, Monthly, Yearly eller Custom återkommande möten. Om du väljer Custom visas fältet Repeat Every under det, tillsammans med en annan tidsfrekvensparameter (Days, Weeks, Month, or Years). Ange ett nummer i det tomma fältet och välj sedan tidsperiod med hjälp av rullgardinsmenyn.

  • Repeat on: aktiveras när alternativet Weekly är valt i fältet Repeat. Välj den dag som veckomötet infaller på.

  • Day of Month: konfigurera de två alternativen i rullgardinsmenyn för att välja en specifik dag i månaden, oavsett datum (t.ex. den första tisdagen i varje månad). Om du vill ange ett specifikt kalenderdatum väljer du Date of Month och anger kalenderdatumet i fältet (t.ex. 15 för att ange att mötet ska äga rum den femtonde varje månad).

  • Until: Använd rullgardinsmenyn för att välja när mötena ska sluta upprepas. De tillgängliga alternativen är Antal upprepningar, Slutdatum och Forever. Om du väljer Number of repetitions anger du det totala antalet möten som ska äga rum i det tomma fältet till höger. Om du väljer Slutdatum anger du datumet i kalenderns popup-fönster eller skriver in ett datum i formatet XX/XX/XXXXXX. Forever schemalägger möten på obestämd tid.

• Location: ange platsen för mötet.

• Tags: välj taggar för mötet med hjälp av rullgardinsmenyn, eller lägg till en ny tagg genom att skriva in taggen och klicka på Create ”tag”. Det finns ingen gräns för hur många taggar som kan användas.

• Appointment: om ett möte är kopplat till detta möte, välj det från rullgardinsmenyn, eller skapa ett nytt möte genom att skriva in namnet på mötet och sedan klicka på Create & Edit… från den resulterande rullgardinsmenyn. Ett formulär för Create Appointment laddas. Ange informationen i formuläret och klicka sedan på Save & Close.

• Privacy: välj om arrangören ska visas som antingen Available eller Busy under hela mötet. Välj sedan synlighet för det här mötet med hjälp av rullgardinsmenyn till höger om det första valet. Alternativen är Public, Private och Only internal users. Public gör att alla kan se mötet, Private gör att endast de deltagare som är listade på mötet kan se mötet och Only internal users gör att alla som är inloggade i företagets databas kan se mötet.

• Organizer: den anställde som skapade mötet fylls i i detta fält. Använd rullgardinsmenyn för att ändra den valda medarbetaren.

• Reminders: välj en påminnelse från rullgardinsmenyn. Standardalternativen är Notification, Email och SMS Text Message, var och en med en specifik tidsperiod före händelsen (timmar, dagar osv.). Den valda påminnelsen meddelar mötesdeltagarna om mötet, via det valda alternativet vid den angivna tidpunkten. Flera påminnelser kan väljas i det här fältet.

Skicka mötet till deltagarna

När ändringar har gjorts i popup-fönstret New Event och mötesuppgifterna är korrekta kan mötet skickas till deltagarna via e-post eller sms från det utökade evenemangsformuläret (det som visas när man klickar på knappen More Options i popup-fönstret New Event).

Om du vill skicka mötet via e-post klickar du på Email-knappen bredvid fältet Attendees i det expanderade mötesformuläret.

Ett popup-fönster för e-postkonfigurator för Contact Attendees visas. Ett förformat e-postmeddelande, som använder standardmallen :guilabel:`Calendar: Event Update”, fylls fältet för e-postens brödtext i.

De som följer jobbansökan och den användare som skapade mötet läggs till som Mottagare som standard. Om det behövs kan du lägga till den sökandes e-postadress i listan för att skicka e-postmeddelandet även till den sökande. Gör eventuella andra ändringar i e-postmeddelandet. Om du behöver en bilaga klickar du på knappen Attachments, navigerar till filen och klickar sedan på Open. När e-postmeddelandet är klart att skickas klickar du på Send.

Om du vill skicka mötet via SMS klickar du på SMS-knappen bredvid fältet Attendees i det utökade mötesformuläret. Ett popup-fönster med Sänd SMS visas.

Längst upp visas en blå banner om någon deltagare inte har ett giltigt mobilnummer och en lista över hur många poster som är ogiltiga. Om en kontakt inte har ett giltigt mobilnummer, klicka på Close och redigera deltagarens post och gör sedan om dessa steg.

När inget varningsmeddelande visas skriver du in det meddelande som ska skickas till deltagarna i fältet Message. Om du vill lägga till emojis i meddelandet klickar du på ikonen (smile add) till höger i popup-fönstret.

Antalet tecken och antalet textmeddelanden som krävs för att skicka meddelandet (enligt GSM7-kriterierna) visas under fältet Message. Klicka på Put In Queue för att skicka texten senare, efter att andra meddelanden har schemalagts, eller klicka på Send Now för att skicka meddelandet omedelbart.

Observera

Att skicka textmeddelanden är inte en standardfunktion i Odoo. För att skicka textmeddelanden krävs krediter, som måste köpas. Mer information om IAP-krediter och -planer finns i dokumentationen Köp i appen (IAP).

Sökande inbokade intervjuer

Som standard är rekryteringsintervjufaserna inte inställda för att sökande ska kunna schemalägga sina egna intervjuer.

Men om stegen First Interview eller Second Interview ändras så att e-postmallen :guilabel:`Recruitment: Schedule Interview” när en sökande når det steget, får den sökande en länk till rekryteringsteamets kalender och kan boka in intervjun på egen hand. Rekryteringsteamets tillgänglighet återspeglas i kalendern.

För att sökande ska kunna schemalägga sina egna intervjuer måste ett stadium först modifieras i appen Recruitment.

Ändra stadium

För att ändra antingen First Interview eller Second Interview, navigera först till huvudpanelen i appen Recruitment. Klicka sedan på önskat jobbkort för att navigera till sidan Applications för den aktuella tjänsten.

Håll muspekaren över scennamnet så visas en (gear)-ikon uppe till höger om scennamnet. Klicka på ikonen (gear) så visas en rullgardinsmeny. Klicka sedan på alternativet Edit och ett formulär Edit: (Stage) visas.

Fältet Email Template är tomt som standard. Använd rullgardinsmenyn och välj Recruitment: Schedule interview för fältet Email Template och klicka sedan på Save & Close när du är klar.

Skicka e-post

Efter att antingen First Interview eller Second Interview har modifierats för att skicka :guilabel:`Recruitment: Schedule interview” till den sökande när denne flyttar sitt kandidatkort till ett av dessa steg, får den sökande följande e-postmeddelande:

Ämne: Kan vi tillsammans planera en intervju för din ansökan till (Job Position)?

”Gratulerar! Din ansökan är mycket intressant och vi skulle gärna vilja boka en intervju med dig. Kan du använda knappen nedan för att boka in den med en av våra rekryterare?”

Planera min intervju

Planera intervju

När den sökande har fått e-postmeddelandet klickar de på knappen Planera min intervju längst ner i e-postmeddelandet. Detta navigerar den sökande till en privat schemaläggningssida online, som endast är tillgänglig via den e-postade länken.

På den här sidan visas MÖTESDETALJER på höger sida av skärmen. Detta inkluderar mötets format och längd. I det här exemplet är intervjun virtuell ( Online) och varar i en halvtimme ( 30 minutes).

Om det finns ett alternativ för vem man ska träffa väljer användaren först vem han eller hon ska boka in mötet med genom att klicka på ikonen och namnet. Om endast en person är tillgänglig för att intervjua den sökande, är detta steg inte tillgängligt. Om den sökande inte vill välja en intervjuare kan han eller hon bara klicka på Se alla tillgängliga personer .

Observera

Om den sökande väljer en intervjuare visas en sida med Välj datum och tid och den sökande ser endast de datum och tider som den specifika personen är tillgänglig. Dessutom visas den intervjuarens information (namn, e-post och telefonnummer) på höger sida av skärmen, under rubriken OPERATOR, som ligger under MEETING DETAILS.

Om den sökande klickar på Se alla lediga platser istället, eller om det inte finns några tillgängliga intervjuaralternativ, navigeras användaren till samma Välj datum och tid-sida, men det finns ingen OPERATOR-sektion synlig.

Därefter klickar den sökande på en ledig dag i kalendern, vilket indikeras av en fyrkant runt datumet. När en dag har valts klickar de på en av de tillgängliga tiderna för att välja det datumet och den tiden.

Tips

Kontrollera att fältet Timezone, under kalendern, är inställt på rätt tidszon. Om du ändrar tidszon kan det ändra de tillgängliga tider som presenteras.

När datum och tid har valts navigeras den sökande till sidan Add more details about you. På denna sida ombeds den sökande att ange sitt Fullständiga namn, E-post och Telefonnummer. Den kontaktinformation som anges i det här formuläret är hur den sökande kontaktas för att påminna dem om den planerade intervjun.

När allt är ifyllt på sidan Add more details about you klickar den sökande på knappen Confirm Appointment och intervjun är bokad.

Efter att ha bekräftat intervjun kommer den sökande till en bekräftelsesida där alla detaljer om intervjun visas. Möjligheten att lägga till mötet i den sökandes personliga kalendrar finns tillgänglig genom knapparna Add to iCal/Outlook och Add to Google Agenda under intervjun.

Den sökande kan också avbryta eller omboka intervjun, om det behövs, med knappen Cancel/Reschedule.