Vidarefakturera kostnader

Om utgifter spåras på kundprojekt kan de automatiskt debiteras tillbaka till kunden. Detta görs genom att skapa en utgift, referera till den försäljningsorder som utgiften läggs till och sedan skapa en utgiftsrapport.

Därefter godkänner cheferna utläggsrapporten <expenses/reinvoice-approve>, innan ekonomiavdelningen bokför verifikaten <expenses/reinvoice-approve>.

Slutligen, när utgiftsrapporten har bokförts i en journal, visas utgifterna på den angivna SO. Den SO är sedan fakturerad, vilket innebär att kunden debiteras för utgifterna.

Viktigt

Att godkänna utgifter, bokföra utgifter i bokföringen och vidarefakturera utgifter på SO:er är endast möjligt för användare med rätt accessrättigheter.

Se även

Detta dokument innehåller instruktioner på lägre nivå för att skapa, skicka in, godkänna och bokföra utgifter. För detaljerade instruktioner för något av dessa steg, se följande dokumentation:

  • Logga utlägg

  • Utgiftsrapporter

  • Att godkänna utgifter

  • Kostnadsföring av utgifter i bokföringen

Inställning

Ange först faktureringspolicyn för varje utgiftskategori. Navigera till App för utlägg ‣ Konfiguration ‣ Utläggskategorier. Klicka på en utgiftskategori för att visa formuläret för utgiftskategorin. Under avsnittet INVOICING klickar du på alternativknappen bredvid önskat val för Re-Invoice Expenses:

  • Nej: Kostnadskategorin kan inte vidarefaktureras.

  • At cost: Utgiftskategorin fakturerar utgifter till den kostnad som anges på utgiftskategoriformuläret.

  • Säljpris: Utgiftskategorin fakturerar till det försäljningspris som anges på utgiftsblanketten.

Skapa en kostnad

Först när du skapar en ny utgift måste du ange rätt information för att vidarefakturera utgiften till en kund. Använd rullgardinsmenyn och välj SO för att lägga till utgiften i fältet Kund att vidarefakturera.

Välj sedan den Objekt fördelning som utgiften ska bokföras på. Flera konton kan väljas om så önskas.

För att lägga till en annan Analytic Distribution, klicka på raden för att visa Analytic pop-over fönstret. Klicka på Add a line och välj sedan önskad Analytic Distribution från rullgardinsmenyn. Om du väljer mer än en Analytic Distribution måste fälten Percentage ändras. Som standard är båda fälten ifyllda med 100%. Justera procentsatserna för alla fält så att summan av alla valda konton blir lika med 100%.

Example

Ett måleriföretag åtar sig att måla en kontorsbyggnad som inrymmer två olika företag. Under kostnadsberäkningen hålls ett möte på kontoret för att diskutera projektet.

Båda företagen är överens om att betala för resekostnaderna för de anställda på måleriföretaget. När du skapar utgifterna för milersättning och hotell listas båda företagen på raden Objekt fördelning, för 50% vardera.

Skapa en utgiftsrapport

Efter att utgifterna har skapats måste utgiftsrapporten skapas och sändas, på samma sätt som alla andra utgifter.

När utläggsrapporten har skickats visas en Sales Orders smartknapp längst upp i mitten av både utläggsrapporten och varje enskild utläggspost som vidarefaktureras.

Se till att den kund som ska faktureras anges på utlägget.

Viktigt

Att välja rätt SO i fältet Customer to Reinvoice är kritiskt, eftersom det är så utlägg faktureras automatiskt efter att en utläggsrapport har godkänts.

Fältet Kund till återfaktura kan ändras endast tills en utläggsrapport är godkänd. Efter att en utgiftsrapport har godkänts kan fältet Customer to Reinvoice inte längre ändras.

Attestera och bokföra utlägg

Innan du godkänner en utgiftsrapport ska du se till att avsnittet Analytic Distribution är ifyllt för varje utgiftsrad.

Om en post i Analytic Distribution saknas, tilldela rätt konton från rullgardinsmenyn och klicka sedan på Approve.

Utläggsrapporten med alla rader i Analytic Distribution ifyllda.

Observera

Knappen Approve visas endast efter att en utläggsrapport har submitt.

Redovisningsavdelningen är vanligtvis ansvarig för bokföring av verifikat. För att bokföra utgifter i en bokföringsjournal klickar du på Post Journal Entries. När en utgiftsrapport har godkänts kan den bokföras.

SO uppdateras endast efter att verifikaten har bokförts. När verifikaten har bokförts visas utgifterna nu på den refererade :abbr:`SO (försäljningsorder).

Fakturera kostnader

När utläggsrapporten har godkänts och verifikaten har bokförts uppdateras SO och kunden kan faktureras.

Markera utgiftsrapporten och klicka på smartknappen Sales Orders för att öppna SO. De utgifter som ska vidarefaktureras visas nu på SO.

Observera

Mer än en SO kan refereras till på en utgiftsrapport. Om mer än en SO refereras till öppnas en lista med alla SO som är kopplade till utgiftsrapporten genom att klicka på smartknappen Sales Orders. Klicka på en SO för att öppna detaljerna för den enskilda SO.

Kostnaderna listas på fliken SO Orderrader.

Se de kostnader som anges på försäljningsordern efter att ha klickat in på den.

Klicka sedan på Create Invoice och ett popup-fönster med Create invoices visas. Välj om fakturan ska vara en Regular invoice, en Down payment (percentage), eller en Down payment (fixed amount). Klicka sedan på Create Draft Invoice. På så sätt skapas ett utkast till faktura för kunden. Klicka på Confirm för att bekräfta fakturan, och kunden faktureras för utgifterna.