Verksamhet

Activities är uppföljningsuppgifter som är knutna till en post i en Odoo-databas.

Den ikon som används för att visa aktiviteter varierar beroende på aktivitetstyp:

• (klocka) icon: standardikonen för aktiviteter.

• (phone) icon: ett telefonsamtal är planerat.

• (envelope) icon: ett e-postmeddelande är schemalagt.

• (check) icon: en ”to-do” är schemalagd.

• (people) icon: ett möte är inplanerat.

• (upload) icon: ett dokument är planerat att laddas upp.

• (begäran om signatur) icon: en begäran om signatur är planerad.

Planera aktiviteter

Aktiviteter kan schemaläggas på valfri sida i databasen som innehåller en chatter-tråd, Kanban-vy, list-vy eller activities-vy i en applikation.

Chatter

Aktiviteter kan skapas från chatten på vilken post som helst.

För att schemalägga en ny aktivitet klickar du på knappen Activities, som finns högst upp i chatten. I popup-fönstret Schedule Activity som visas, fyll i formuläret Schedule Activity.

Kanban-vy

Aktiviteter kan också skapas från vyn (Kanban).

För att göra det, klicka på |klockan| längst ner på en enskild post.

Klicka på + Schemalägg en aktivitet och fortsätt sedan till fyll i formuläret Schemalägg aktivitet.

Observera

Om en post redan har en schemalagd aktivitet ersätts |klockan| av den ikon som representerar den befintliga schemalagda aktiviteten. Klicka på aktivitetstypens ikon för att schemalägga en annan aktivitet.

Visa lista

Aktiviteter kan också skapas från en (list)-vy.

Om kolumnen Activities är dold kan du visa den med hjälp av ikonen (settings adjust) längst till höger i den övre raden.

Klicka sedan på klockan för den post som aktiviteten ska läggas till i och klicka på + Schemalägg en aktivitet. Fortsätt med att fylla i formuläret Schemalägg aktivitet som visas.

Observera

Om en post redan har en schemalagd aktivitet ersätts |klockan| av den ikon som representerar den befintliga schemalagda aktiviteten. Klicka på aktivitetstypens ikon för att schemalägga en annan aktivitet.

Aktivitetsvy

De flesta applikationer i Odoo har en Activity-vy tillgänglig. Om den är tillgänglig syns en klocka i det övre högra hörnet av huvudmenyraden, bland de andra ikonerna för vyalternativ.

För att öppna aktivitetsvyn klickar du på |klockan|.

I den här vyn listas alla tillgängliga aktiviteter i kolumnerna, medan de horisontella posterna representerar alla enskilda poster.

Aktiviteter som visas i grönt har ett förfallodatum i framtiden, aktiviteter som visas i orange har ett förfallodatum idag, medan aktiviteter som visas i rött har ett förfallodatum.

Färgfält i varje kolumn representerar poster för specifika aktivitetstyper och visar ett tal som anger hur många aktiviteter som är schemalagda för den typen.

Om flera aktivitetstyper är schemalagda för en post visas en siffra i rutan som anger det totala antalet schemalagda aktiviteter.

Observera

Aktivitetsfärger och deras relation till en aktivitets förfallodatum är konsekventa i hela Odoo, oavsett aktivitetstyp eller vy.

För att schemalägga en aktivitet för en post håller du muspekaren över motsvarande fält. Klicka på ikonen (plus) som visas och fyll sedan i formuläret Schedule Activity <activities/form>`.

Schema Aktivitetsformulär

Aktiviteter kan schemaläggas från många olika platser, t.ex. från chatter för en post eller från en av flera vyer i ett program, om sådana finns: Kanban-vyn, list-vyn eller activity-vyn.

Ange följande information på formuläret:

• Activity Type: välj typ av aktivitet från rullgardinsmenyn. Standardalternativen är: Email, Call, Meeting eller To-Do. Beroende på vilka andra program som är installerade kan ytterligare alternativ finnas tillgängliga.

• Summary: ange en kort titel för aktiviteten, t.ex. Discuss Proposal.

• Due Date: välj aktivitetens deadline med hjälp av popover-fönstret i kalendern.

• Assigned to: som standard fyller den aktuella användaren i det här fältet. Om du vill tilldela aktiviteten till en annan användare väljer du den i rullgardinsmenyn.

• Notes: lägg till ytterligare information om aktiviteten i det här fältet.

När popup-fönstret Schedule Activity är klart klickar du på någon av följande knappar:

• Open Calendar: öppnar användarens kalender för att lägga till och schemalägga aktiviteten.

  Klicka på önskat datum och tid för aktiviteten så visas ett popup-fönster med Ny händelse. Sammanfattningen från popup-fönstret Schedule Activity fyller i fältet Title.

  Ange informationen i popup-fönstret New Event och klicka sedan på Save & Close för att schemalägga den. När aktiviteten har schemalagts läggs den till i chatten under avsnittet Planned Activities.

  Viktigt

  Knappen Open Calendar visas endast om Activity Type är inställd på antingen Call eller Meeting.

• Schedule: schemalägger aktiviteten och lägger till aktiviteten i chatten under Planned Activities.

• Schedule & Mark as Done: lägger till information om aktiviteten i chatten under Today. Aktiviteten är inte schemalagd och markeras automatiskt som utförd.

• Done & Schedule Next: lägger till information om aktiviteten i chatten under Today. Aktiviteten är inte schemalagd, markeras automatiskt som utförd och ett nytt popup-fönster Schedule Activity visas.

• Cancel: ignorerar alla ändringar som gjorts i popup-fönstret Schedule Activity.

Alla schemalagda aktiviteter

För att visa en konsoliderad lista över aktiviteter, organiserade efter applikation, klickar du på |klockan| i rubrikmenyn, som finns i det övre högra hörnet.

Om några aktiviteter är schemalagda visas antalet aktiviteter i en röd bubbla på klockan.

Alla aktiviteter för varje applikation är dessutom indelade i underavsnitt som anger var i applikationen aktiviteten ska slutföras. I varje underavsnitt listas antalet schemalagda aktiviteter som är Late, due Today och scheduled in the Future.

Example

I applikationen Time Off är en aktivitet schemalagd att utföras i kontrollpanelen All Time Off requests och sex aktiviteter är schemalagda att utföras i kontrollpanelen Allocations.

Dessa förfrågningar visas i två separata listor i rullgardinsmenyn för alla aktiviteter: en med rubriken ”Fritid” och en med rubriken ”Fritidstilldelning”.

Begär ett dokument

Alternativet att Request a Document är tillgängligt längst ner i listan över all scheduled activities, alternativet att Request a Document visas. Klicka på Request a Document och ett popup-fönster med Request a file visas.

Ange följande information på formuläret:

• Document Name: ange ett namn på den handling som begärs.

• Request To: välj den användare som dokumentet begärs från med hjälp av rullgardinsmenyn.

• Due Date In: ange ett numeriskt värde som anger när dokumentet ska vara klart. Bredvid det här fältet visas fältet Days. Klicka på Days, som är standardalternativet, för att visa en rullgardinsmeny. Välj önskat tidsramsalternativ i listan. Alternativen är Days, Weeks eller Months.

• Workspace: Använd rullgardinsmenyn för att välja den specifika Workspace som dokumentet ska laddas upp till.

• Tags: välj önskade taggar från rullgardinsmenyn. De tillgängliga taggar som visas baseras på de taggar som har konfigurerats för den valda Workspace.

• Message: ange ett meddelande för att förtydliga dokumentbegäran i detta fält.

När alla fält är ifyllda klickar du på Request för att skicka dokumentbegäran.

Typer av verksamhet

För att visa de aktivitetstyper som för närvarande är konfigurerade i databasen, navigera till :menuselection:` Inställningar app --> Diskussionsavsnitt --> Aktiviteter inställning --> Aktivitetstyper.

Om du gör det visas sidan Activity Types, där de befintliga aktivitetstyperna finns.

Tips

Enskilda applikationer har en lista över Aktivitetstyper som är dedikerade till den applikationen. Om du till exempel vill visa och redigera de aktiviteter som är tillgängliga för CRM-programmet går du till CRM-app ‣ Konfiguration ‣ Aktivitetstyper.

Redigera aktivitetstyper

Om du vill redigera en befintlig aktivitetstyp klickar du på aktivitetstypen och formuläret för aktivitetstypen laddas.

Gör eventuella ändringar i formuläret för aktivitetstyp. Formuläret sparas automatiskt, men det kan sparas manuellt när som helst genom att klicka på alternativet Spara manuellt, som representeras av en (cloud upload)-ikon, som finns i det övre vänstra hörnet på sidan.

Skapa nya aktivitetstyper

Om du vill skapa en ny aktivitetstyp klickar du på New på sidan Activity Types och ett tomt formulär för aktivitetstyp laddas.

Ange ett Namn för aktivitetstypen högst upp i formuläret och fyll sedan i följande information i formuläret.

Avsnittet Aktivitetsinställningar

• Action: välj en åtgärd som är kopplad till den här nya aktivitetstypen med hjälp av rullgardinsmenyn. Vissa åtgärder utlöser specifika beteenden efter att en aktivitet har schemalagts, t.ex:

  • Upload Document: om markerad läggs en länk för att ladda upp ett dokument automatiskt till i den planerade aktiviteten i chatten.

  • Call eller Meeting: om detta väljs har användaren möjlighet att öppna sin kalender för att välja datum och tid för aktiviteten.

  • Request Signature: om den väljs läggs en länk för att öppna ett popup-fönster för begäran om signatur automatiskt till i den planerade aktiviteten i chatten. Detta kräver att Odoo Sign-programmet installeras.

  Observera

  Vilka aktivitetstyper som är tillgängliga varierar beroende på vilka program som är installerade i databasen.

• Folder: välj en specifik workspace-mapp att spara ett dokument i. Detta fält visas endast om Upload Document har valts för Action.

  Använd rullgardinsmenyn för att välja den Mapp som dokumentet ska sparas i.

• Default User: välj en användare från rullgardinsmenyn för att automatiskt tilldela denna aktivitet till den valda användaren när denna aktivitetstyp schemaläggs. Om det här fältet lämnas tomt tilldelas aktiviteten till den användare som skapar aktiviteten.

• Default Summary: ange en anteckning som ska inkluderas när denna aktivitetstyp skapas.

  Observera

  Informationen i fälten Default User och Default Summary inkluderas när en aktivitet skapas. De kan dock ändras innan aktiviteten schemaläggs eller sparas.

• Keep Done: markera den här kryssrutan för att aktiviteter som har markerats som Done ska fortsätta att vara synliga i aktivitetsvyn.

• Default Note: ange eventuella anteckningar som ska visas med aktiviteten.

Nästa aktivitetsavsnitt

Det är möjligt att antingen föreslå eller utlösa en annan aktivitet. Detta gör du genom att konfigurera avsnittet Nästa aktivitet.

• Chaining Type: välj antingen Suggest Next Activity eller Trigger Next Activity från rullgardinsmenyn. Beroende på det valda alternativet visas antingen fältet Suggest eller Trigger.

  Observera

  Fältet Chaining Type visas inte om Upload Document har valts för Action.

• Suggest/Trigger: beroende på vad som är valt för Chaining Type, visar detta fält antingen Suggest eller Trigger. Använd rullgardinsmenyn för att välja den aktivitet som du vill rekommendera eller schemalägga som en uppföljningsuppgift till aktivitetstypen.

• Schedule: Konfigurera när nästa aktivitet ska föreslås eller utlösas.

  Ange först ett numeriskt värde som anger när aktiviteten föreslås eller utlöses.

  Bredvid detta fält syns fältet Days. Klicka på Days, som är standardalternativet, för att visa en rullgardinsmeny. Välj önskat tidsramsalternativ i listan. Alternativen är Days, Weeks eller Months.

  Slutligen väljer du med hjälp av rullgardinsmenyn om aktiviteten ska schemaläggas eller utlösas antingen efter föregående aktivitets deadline eller efter slutdatum.

Se även

• Diskutera

• Använda kanaler för teamkommunikation

• Utnyttja aktiviteter för säljteam