Förutbetalda kostnader

Förutbetalda kostnader och förskottsbetalningar (även kända som förutbetalda kostnader) är båda kostnader som redan har uppstått för produkter eller tjänster som ännu inte har erhållits.

Sådana kostnader är tillgångar för det företag som betalar dem eftersom det redan har betalat för produkter och tjänster men antingen ännu inte har fått dem eller ännu inte har använt dem. Företaget kan inte redovisa dem i den aktuella resultaträkningen eller intäktsredovisningen, eftersom betalningarna kommer att kostnadsföras i framtiden.

Dessa framtida kostnader måste periodiseras i företagets balansräkning till dess att de kan redovisas, på en gång eller under en bestämd period, i resultaträkningen.

Låt oss till exempel säga att vi betalar 1 200 USD på en gång för ett års försäkring. Vi betalar redan kostnaden nu men har inte använt tjänsten ännu. Därför bokför vi denna nya kostnad på ett förskottsbetalningskonto och bestämmer oss för att redovisa den månadsvis. Varje månad, under de kommande 12 månaderna, kommer 100 USD att redovisas som en kostnad.

Odoo Accounting hanterar förutbetalda kostnader genom att fördela dem på flera poster som bokförs periodiskt.

Observera

Servern kontrollerar en gång per dag om en post måste publiceras. Det kan då ta upp till 24 timmar innan du ser en ändring från Draft till Posted.

Konfiguration

Kontrollera att standardinställningarna är korrekt konfigurerade för ditt företag. Detta gör du genom att gå till Redovisning ‣ Konfiguration ‣ Inställningar. Följande alternativ är tillgängliga:

Tidskrift

Uppskovsposterna bokförs i denna journal.

Konto för förutbetalda kostnader

Kostnader periodiseras på detta konto för omsättningstillgångar tills de redovisas.

Konto för förutbetalda intäkter

Intäkterna periodiseras på detta konto för kortfristiga skulder tills de redovisas.

Skapa poster

Som standard genererar Odoo automatiskt uppskjutningsposterna när du bokför en leverantörsfaktura. Du kan dock också välja att generera dem manuellt genom att välja alternativet Manually & Grouped istället.

Belopp Beräkning

Antag att en räkning på $1200 måste periodiseras över 12 månader. Beräkningen Equal per month redovisar $100 varje månad, medan beräkningen Based on days redovisar olika belopp beroende på antalet dagar i varje månad.

Skapa uppskjutna poster vid validering

Tips

Make sure the Start Date and End Date fields are visible in the Invoice Lines tab. In most cases, the Start Date should be in the same month as the Bill Date. Deferred expense entries are posted from the bill date and are displayed in the report accordingly.

För varje rad i räkningen som ska skjutas upp, ange start- och slutdatum för uppskjutningsperioden.

Om fältet Generera poster är inställt på Vid validering av faktura/räkning, genererar Odoo automatiskt uppskjutningsposterna när räkningen bekräftas. Klicka på smartknappen Uppskjutna poster för att se dem.

En post, daterad samma dag som fakturans bokföringsdatum, flyttar fakturabeloppen från kostnadskontot till periodavgränsningskontot. De andra posterna är uppskjutningsposter som, månad efter månad, flyttar fakturabeloppen från uppskjutningskontot till kostnadskontot för att redovisa kostnaden.

Example

Du kan skjuta upp en räkning på 1200 USD i januari över 12 månader genom att ange ett startdatum på 01/01/2023 och ett slutdatum på 31/12/2023. I slutet av augusti redovisas 800 USD som en kostnad, medan 400 USD finns kvar på det uppskjutna kontot.

Rapporter

Rapporten för uppskjutna kostnader ger en översikt över de nödvändiga uppskjutningsposterna för varje konto. För att få tillgång till den, gå till Redovisning ‣ Rapportering ‣ Uppskjuten kostnad.

För att se verifikaten för varje konto, klicka på kontonamnet och sedan på Journalposter.

Uppskjuten kostnadsredovisning

Observera

Endast växlar vars bokföringsdatum är före slutet av rapportperioden beaktas.

Generera grupperade uppskjutningsposter manuellt

Om du har många uppskjutna intäkter och vill minska antalet verifikat som skapas, kan du generera uppskjutna poster manuellt. Detta gör du genom att ställa in fältet Generera poster i Inställningar till Manuellt & Grupperat. Odoo sammanställer sedan de uppskjutna beloppen i en enda post.

I slutet av varje månad går du till rapporten Uppskjutna kostnader och klickar på knappen Generera poster. Detta genererar två uppskjutningsposter:

  • En som dateras i slutet av månaden och som, för varje konto, sammanställer alla uppskjutna belopp för den månaden. Detta innebär att i slutet av perioden redovisas en del av den förutbetalda kostnaden.

  • Återföringen av denna skapade post, daterad på följande dag (dvs. den första dagen i nästa månad) för att annullera den tidigare posten.

Example

Det finns två lagförslag:

  • Bill A: $1200 att skjutas upp från 01/01/2023 till 12/31/2023

  • Bill B: 600 USD att skjutas upp från 01/01/2023 till 12/31/2023

I januari

I slutet av januari, efter att ha klickat på knappen Generate Entries, finns följande poster:

  • Post 1 daterad den 31 januari:

    • Rad 1: Utgiftskonto -1200 -600 = -1800 (annullerar summan av de båda räkningarna)

    • Rad 2: Kostnadskonto 100 + 50 = 150 (redovisar 1/12 av räkning A och räkning B)

    • Rad 3: Uppskjutet konto 1800 - 150 = 1650 (belopp som ännu inte har skjutits upp senare)

  • Post 2 daterad den 1 februari, reverseringen av den tidigare posten:

    • Rad 1: Kostnadskonto 1800

    • Rad 2: Uppskjutet konto -150

    • Rad 3: Kostnadskonto -1650

I februari

I slutet av februari, efter att ha klickat på knappen Generate Entries, finns följande poster:

  • Post 1 daterad den 28 februari:

    • Rad 1: Utgiftskonto -1200 -600 = -1800 (annullerar summan av de båda räkningarna)

    • Rad 2: Kostnadskonto 200 + 100 = 300 (redovisar 2/12 av räkning A och räkning B)

    • Rad 3: Uppskjutet konto 1800 - 300 = 1500 (belopp som ännu inte har skjutits upp senare)

  • Post 2 daterad den 1 mars, reverseringen av den tidigare posten.

Från mars till oktober

Samma beräkning görs för varje månad fram till oktober.

I november

I slutet av november, efter att ha klickat på knappen Generate Entries, finns följande poster:

  • Post 1 daterad den 30 november:

    • Rad 1: Utgiftskonto -1200 -600 = -1800 (annullerar summan av de båda räkningarna)

    • Rad 2: Kostnadskonto 1100 + 550 = 1650 (redovisar 11/12 av räkning A och räkning B)

    • Rad 3: Uppskjutet konto 1800 - 1650 = 150 (belopp som ännu inte har skjutits upp senare)

  • Post 2 daterad den 1 december, återföring av den tidigare posten.

I december

Det finns inget behov av att generera poster i december. Om vi gör beräkningen för december kommer vi att ha ett belopp på 0 som ska periodiseras.

Totalt

Om vi samlade allt skulle vi ha gjort det:

  • lagförslag A och lagförslag B

  • två poster (en för uppskjutandet och en för återföringen) för varje månad från januari till november

I slutet av december redovisas därför växel A och B i sin helhet som kostnad endast en gång trots alla de poster som skapats tack vare återföringsmekanismen.