訪問者¶
In the Odoo Frontdesk application, a visitor is defined as any non-employee (e.g., repair person, job candidate, etc.). These visitors can be logged upon arrival and departure for security purposes. This ensures an accurate list of people on the premises.
訪問者リスト¶
チェックインした訪問者の完全なリストにアクセスするには、に移動します。
注釈
デフォルトでは、予定またはチェックイン済みと今日のフィルターが検索...バーに表示されます。
すべての訪問者はリストビューで表示され、チェックイン時に入力された次の詳細が表示されます:
名前: ゲストの名前。
訪問者の会社: ゲストが代表する会社。
電話: ゲストの電話番号。
飲み物*: ゲストがリクエストした飲み物。
ホスト: ゲストが会いたい人。
チェックイン: ゲストがチェックインした日時。
Checkout*: the date and time the guest checked out. In the default view, only guests with a Checked-In or Planned status are visible. Guests with check-out times are only visible if the Today filter is not active.
期間: ゲストがチェックインしてからの時間。
Station：ゲストがチェックインした場所。
Status: the status of the guest. The options are Checked-In, Planned, Checked-Out, or Canceled.
Email*：ゲストのメールアドレス。
* These fields are not visible in the default Visitor list. These must be enabled using the (settings adjust) icon in the top-right of the list.
Visitorsページのタイトル付き列の右端には、タイトルなしの列があり、そこでゲストのステータスを更新できます。
ゲストが退出したら、利用可能なCheck outボタンをクリックして、ゲストの記録を更新し、退出した日時を記録します。
If a scheduled guest arrives, and they did not check in using the Frontdesk kiosk, they can be checked in here, by clicking the available Check in button to log the date and time they arrived.
タイトルなしのステータス列の横には、Drink Servedボタンが表示されますが、これは特定の訪問者が飲み物をリクエストした場合のみです。
飲み物が提供されたら、Drink Servedボタンをクリックして、飲み物がゲストに配達されたことを示します。クリックすると、そのボタンは消えます。
If any column is not visible, or if a visible column is preferred to be hidden, click the (additional options) icon, located at the end of the column name list. Doing so, reveals a reveals a drop-down menu of column options to enable or disable. A (check) icon indicates the column is visible.
予定訪問者¶
Enter expected guest information in advance by creating a planned guest in the Frontdesk app.
予定ゲストを作成するには、に移動し、Newをクリックします。次に、表示されるゲストフォームに、他の訪問者と同じ情報を入力します。必須フィールドは、訪問者のNameと到着予定のStationのみです。
重要
If a guest is planned in advance, they must be checked in from the list on the Visitors page in the Frontdesk application (). If a planned guest checks in using a kiosk, they will be checked in separately, and their planned visitor entry remains listed as Planned.
予定されたゲストのPlannedステータスは、アプリケーションのVisitorsリスト*内*でチェックインされたときに**のみ**Checked-Inに変わります。
訪問者がキオスクを使用してチェックインした場合は、すべての記録が最新であり、現在施設内にいる訪問者のリストが正確であることを確認してください。訪問者リストに現在施設内にいる人が正しく反映されるように、正しいエントリをチェックインおよびチェックアウトしてください。
事前に予定訪問者として登録されている場合は、キオスクを使用してチェックイン**しない**ように、予定訪問者に通知してください。
訪問者の流れ¶
訪問者のチェックイン¶
When a visitor arrives at a facility, they approach a Frontdesk kiosk, and click Check in. The information requested from the visitor is what was configured for that specific Frontdesk station. If any information is required, the field displays a red asterisk (*). The visitor must enter the required information in order to check in.
すべての情報を入力したら、訪問者は出勤ボタンをタップします。
注釈
チェックインプロセス中のどの時点でも、10秒間選択がない場合、キオスクはメインのウェルカム画面に戻ります。
飲み物¶
ステーションに飲み物が設定されている場合、出勤をタップすると、登録確認画面が読み込まれ、何か飲み物はいかがですか?という質問が表示されます。
訪問者ははい、お願いしますまたはいいえ、結構ですのいずれかをタップできます。
If they select Yes, please, a drink selection screen appears, and the pre-configured options are listed. The visitor then taps the desired selection, or, if they do not want anything, they can tap the Nothing, thanks button at the bottom of the screen.
飲み物が選択された場合、ご登録ありがとうございます! 飲み物をお持ちしますというメッセージが表示されます。
通知¶
訪問者がチェックインすると、訪問先の人と、キオスクでチェックインが発生したときに通知されるように設定された他のユーザーに通知されます。通知は、電子メール、SMSメッセージ、ディスカスチャット、またはこれら3つのオプションの任意の組み合わせで行われます。
If the visitor requested a drink, the user(s) configured as the People to Notify on the drink form, are notified, via the Discuss application. The message that appears is: (Visitor Name) just checked-in. They requested (Drink Name).
飲み物がゲストに配達されたら、飲み物を配達した人が飲み物を配達済みとしてマークする責任があります。
飲み物を配達済みとしてマークするには、に移動し、(#) 件の提供する飲み物と表示されている目的のステーションカードを選択します。
これにより、そのステーションでチェックインし、飲み物を待っているすべての訪問者のリストが開きます。提供された訪問者の行の最後にある飲み物提供済みボタンをクリックします。飲み物が提供されたとマークされると、訪問者はリストから消えます。
チェックアウト¶
訪問者が用件を終えて施設を出たら、正確な記録管理のために訪問者をチェックアウトすることが重要です。
訪問者を適切に退勤させるには、に移動し、(#) Drinks to serveと表示されている目的のステーションカードを選択します。これにより、そのステーションに現在チェックインしているすべての訪問者のリストが開きます。
退勤した訪問者の行の最後近くにあるCheck outボタンをクリックします。退勤としてマークされると、訪問者はリストから消えます。
重要
Visitors do not check themselves out when they leave. It is important for Frontdesk users to check out visitors for accurate record keeping.
任意の時点で誰が施設内にいるかの正確なリストを常に把握します。これはセキュリティ上の目的と緊急時の場合に重要です。