Skapa evenemang

Med applikationen Events kan evenemangsarrangörer skapa och konfigurera personliga eller online-evenemang i Odoo. Varje nytt evenemang innehåller ett antal anpassningsbara alternativ som är inriktade på specifik evenemangslogistik, efter behov per evenemang, till exempel biljettförsäljning och registreringsdisk, bås, spår, sponsorer, rum och mer.

Evenemang kan skapas manuellt från grunden eller byggas upp utifrån färdiga mallar. När Events-applikationen har lanserats integreras den sedan med Website-appen för marknadsföring och registrering av evenemanget för deltagare, Sales-appen för köp av betalda biljetter samt CRM-applikationen genom anpassningsbara regler för leadgenerering.

Nytt evenemang

För att skapa en ny händelse, börja med att navigera till Events app för att landa på standard Events instrumentpanel, i Kanban vyn. Därifrån, eller alternativt från vyerna List eller Gantt, klickar du på knappen New i det övre vänstra hörnet av instrumentpanelen för att öppna ett nytt händelseformulär.

Observera

Om vissa fält inte visas på evenemangsformuläret betyder det att ytterligare en applikation måste installeras eller att databasen inte fungerar i en miljö med flera företag.

Till exempel visas fältet Twitter Wall endast om appen Social Marketing är installerad och fältet Company endast om databasen används i en miljö med flera företag.

Dessa är bara ytterligare element som kan användas för ett evenemang. De är inte nödvändiga för att skapa, vara värd för och hantera ett evenemang med Odoo Events.

Formulär för evenemang

Längst upp i eventformuläret finns en rad smarta knappar som är relaterade till olika eventmätvärden och som automatiskt fylls i med relevanta data när deltagarna börjar registrera sig, montrar och sponsorer registrerar sig för eventet, eventet äger rum och så vidare.

I första hand används dessa smarta knappar som logistiska portaler för att utföra specifika åtgärder för evenemanget. De numeriska displayerna är främst avsedda för snabba referenspunkter.

Även om dessa visuella mätvärden är användbara kan de fortfarande klickas på och användas för att navigera till specifika händelserelaterade sidor för att ändra och/eller utföra önskade åtgärder.

Under de smarta knapparna finns eventformuläret, som innehåller olika fält och klickbara flikar som används för att konfigurera de första, nödvändiga detaljerna för eventet.

Följande är fält som finns på en evenemangsblankett:

• Event Name: titeln på evenemanget. Detta fält är obligatoriskt.

  Observera

  Till höger om det inmatade Event Name finns en språkverktygstips som representeras av en förkortad språkindikator (t.ex. EN). När du klickar på den visas popup-fönstret Translate: name, som visar olika förkonfigurerade språköversättningsalternativ som finns i databasen.

• Date: when the event is scheduled to take place (expressed in your local timezone). This field is auto-populated, but modifiable, and is required.

• Display Timezone: the timezone in which the event dates/times will be displayed on the website. This field is auto-populated, but modifiable, and is required.

• Language: ange ett specifikt språk som all evenemangskommunikation ska översättas till, om det behövs. Detta fält är tomt som standard, så om evenemangsrelaterad kommunikation skickas till mottagare som talar ett annat språk, se till att konfigurera detta fält korrekt.

• Twitter Wall: skapar en separat sida på evenemangets webbplats för att presentera specifika sociala inlägg på X (tidigare Twitter) som innehåller förutbestämda önskade element.

  Tips

  För att skapa och anpassa en Twitter Wall, skriv in namnet på den önskade väggen i fältet och välj Create and edit… från den resulterande rullgardinsmenyn.

  Om du gör det visas Create Twitter Wall popup-fönster.

  

  I det här fönstret anger du en Väggnamn. Välj sedan ett visst ord eller en hashtag som Odoo ska söka efter på X, till exempel #WoodWorkingExpo24.

  Därefter bestämmer du vilken Typ av tweets Odoo ska visa upp med de förutbestämda kriterierna. Valmöjligheterna i detta fält är: Recent, Popular, eller Mixed.

  Användare har också möjlighet att lägga till en kort Description på väggen.

  Slutligen kommer det gråmarkerade, icke modifierbara fältet Website URL att automatiskt fyllas i med den fullständiga URL som behövs för att komma åt dokumentet via evenemangets webbplats.

  En bild kan också läggas till på väggen genom att klicka på ikonen (pencil) som visas när markören förs över platshållarbilden (camera) i det övre högra hörnet av popup-fönstret.

  Välj sedan den önskade bilden som ska läggas till på väggen i det resulterande filutforskarfönstret.

  Det här fältet Twitter Wall visas endast i händelseformuläret om appen Social Marketing är installerad och ett X-konto har lagts till som en ström i appen. Om du vill veta mer kan du läsa Social Marketing-dokumentationen.

• Template: välj en förkonfigurerad evenemangsmall från den resulterande rullgardinsmenyn.

  Eller så kan du skapa en ny mall direkt från det här fältet genom att skriva in namnet på den nya mallen och välja antingen eller:

  • Create (som skapar mallen och kan redigeras senare) eller

  • Create and edit… (som skapar mallen och visar en separat mallsida där du kan konfigurera mallen mer i detalj).

• Tags: lägg till motsvarande taggar för att kortfattat beskriva evenemanget (t.ex. Online, Conference, etc.). Flera taggar kan läggas till per evenemang.

  Tips

  Taggar kan visas på evenemang som listas på webbplatsen genom att aktivera kryssrutan Visa på webbplatsen från :menyval:`Evenemang-appen --> Konfiguration --> Kategorier för evenemangstaggar`.

• Organizer: ange arrangören av evenemanget (ett företag, en kontakt eller en anställd).

• Responsible: utse en användare i databasen som ska vara ansvarig för denna händelse.

• Company: anger vilket företag i databasen som den här händelsen är relaterad till. Det här fältet visas endast om du arbetar i en miljö med flera företag. Detta fält fylls i automatiskt, men är ändringsbart och är obligatoriskt.

• Website: välj att begränsa publiceringen av detta evenemang till en specifik webbplats som skapats i Odoo. Om det här fältet lämnas tomt kan händelsen publiceras på alla webbplatser i databasen. Mer information finns i dokumentationen Multiple websites.

• Venue: ange information om platsen för evenemanget. Det här fältet hämtar relevant information från applikationen Contacts. Alternativt kan information om Venue också läggas till manuellt i det här fältet. Åtminstone måste det finnas ett namn på platsen, adress, stad, postnummer/region och land angivet.

• Exhibition Map: om så önskas, klicka på knappen Upload your file för att ladda upp en bild av kartan över evenemangsplatsen.

• Limit Registrations: om den här kryssrutan är markerad läggs en begränsning av antalet registreringar till evenemanget, och det önskade begränsningsbeloppet måste anges i det tomma fältet före Attendees.

• Badge Dimension: välj önskad pappersformatdimension för evenemangsbrickor. Alternativen är: A4 vikbar, A6, eller 4 per ark.

• Badge Background: om så önskas, klicka på knappen Upload your file för att ladda upp en anpassad bakgrundsbild för evenemangsbadges.

När ovanstående fält i evenemangsformuläret har fyllts i på ett adekvat sätt kan du gå vidare till de fyra flikarna längst ned i evenemangsformuläret för ytterligare anpassning.

Dessa flikar är: Tickets, Communication, Questions, och Notes.

Tickets tab

Skapa anpassade biljetter (och biljettnivåer) för evenemang på fliken Tickets i ett evenemangsformulär.

För att skapa en biljett klickar du på Add a line i fliken Tickets. Ange sedan ett namn för biljetten (t.ex. Basic Ticket eller VIP) i fältet Name.

I fältet Product väljer du antingen den förkonfigurerade produkten Event Registration eller skapar en ny genom att skriva in namnet på den nya produkten för registrering av evenemang och sedan välja antingen Create eller Create and edit… i rullgardinsmenyn som visas.

Viktigt

Vid installation av Odoo Events blir en ny produkttyp, Event Ticket, tillgänglig på produktformulär (Sales ‣ Products ‣ Products). För att en eventregistreringsprodukt ska kunna väljas på fliken Tickets måste eventregistreringen Product Type must vara inställd på Event Ticket.

Tips

Befintliga produkter för registrering av evenemang kan också ändras direkt från det här fältet genom att klicka på (högerpil)-ikonen bredvid produkten för registrering av evenemang. På så sätt öppnas produktens formulär. Om applikationen Inventory är installerad finns det ytterligare valmöjligheter för att anpassa produkten.

Därefter anger du registreringskostnaden för biljetten i fältet Price.

Observera

Det Sales Price som definieras i produktformuläret för registreringsprodukten för evenemanget anger standardkostnaden för en biljett. Om du ändrar Price för en biljett på fliken Tickets, anges en ny registreringskostnad för biljetten för det evenemanget.

Därefter anger du ett datum för Sales Start och Sales End i respektive fält. För att göra det klickar du i det tomma fältet för att visa en popover-kalender. Välj sedan önskat datum och tid och klicka sedan på Apply.

Ange sedan, om så önskas, en Maximum mängd av den specifika biljetten som kan säljas.

Kolumnen Taken fylls i med antalet sålda biljetter.

Alternativt kan du i kolumnen Color lägga till en anpassad färg för att särskilja biljettbrickor. Den valda färgen visas på biljettbrickorna när de skrivs ut.

För att ta bort biljetter från fliken Tickets, klicka på (papperskorg) på motsvarande rad för den biljett som ska tas bort.

Tips

Om du vill lägga till en valfri kolumn Description på fliken Tickets klickar du på rullgardinsmenyn (additional options) som finns längst till höger om kolumntitlarna.

Markera sedan kryssrutan bredvid Description i den rullgardinsmeny som visas.

När detta läggs till visas möjligheten att lägga till korta beskrivningar för varje evenemangsbiljett, vilket kan användas för att informera deltagarna om eventuella förmåner eller bekvämligheter som kan sammanfalla med specifika biljettköp.

Fliken Kommunikation

På fliken Communication i ett evenemangsformulär skapar du olika marknadsföringsmeddelanden som kan schemaläggas för att skickas vid specifika intervall före och efter evenemanget.

Observera

Som standard tillhandahåller Odoo tre separata förkonfigurerade kommunikationer på varje nytt evenemangsformulär. En är ett e-postmeddelande som skickas efter varje registrering för att bekräfta köpet med deltagaren. De andra två är e-postpåminnelser om evenemang som är schemalagda att skickas med olika tidsintervall fram till evenemanget för att påminna mottagaren om det kommande evenemanget.

För att lägga till en kommunikation på fliken Communication, klicka på Add a line. Välj sedan önskad typ av kommunikation i fältet Send. Alternativen är: Mail, SMS, Social Post eller WhatsApp.

Det finns ingen gräns för hur många meddelanden som kan läggas till på fliken Communication i ett evenemangsformulär.

Om du vill ta bort en kommunikation från fliken Communication klickar du på (papperskorg)-ikonen på motsvarande kommunikationsrad. På så sätt tas kommunikationen bort helt från händelsen.

Viktigt

Alternativet Social Post visas endast om programmet Social Marketing är installerat. Alternativet WhatsApp visas endast om modulen WhatsApp Integration är installerad.

WhatsApp mallar kan inte redigeras under aktiv konfiguration. Ett separat godkännande från Meta krävs.

E-post

Välj en befintlig e-postmall från rullgardinsmenyn Template.

Definiera sedan Interval, Unit och Trigger från respektive rullgardinsfält, så att Odoo vet när kommunikationen ska skickas.

Alternativen för Unit är: Immediately, Hours, Days, Weeks och Months.

Välj sedan ett alternativ från rullgardinsmenyn Trigger. Alternativen är: After varje registrering, Före evenemanget och Efter evenemanget.

Kolumnen Sent fylls i med antalet skickade meddelanden. Bredvid antalet visas olika ikoner beroende på statusen för den aktuella kommunikationen.

Statusen Running representeras av ikonen (tre kugghjul). Statusen för Sent representeras av ikonen (bock). Och statusen för Scheduled representeras av en (timglas)-ikon.

Example

Om du vill skicka ett bekräftelsemeddelande en timme efter att en deltagare har anmält sig till ett evenemang konfigurerar du följande kommunikation:

• Intervall: 1

• Unit: Hours

• Trigger: Efter varje registrering

Observera

Befintliga e-postmallar kan vid behov ändras direkt från rullgardinsmenyn Template genom att klicka på ikonen (högerpil) bredvid mallens namn. Då öppnas en separat sida där användarna kan redigera Content, Email Configuration och Settings för just den e-postmallen.

För att se och hantera alla e-postmallar, aktivera Utvecklarläge (felsökningsläge) och navigera till Inställningar ‣ Tekniska ‣ E-post: E-postmallar. Modifiera med försiktighet eftersom e-postmallar påverkar all kommunikation där mallen används.

Fliken Frågor

På fliken Questions i ett evenemangsformulär kan användarna skapa korta frågeformulär som deltagarna kan interagera med och svara på efter att de har anmält sig till evenemanget.

Dessa frågor kan vara inriktade på att samla in grundläggande information om deltagaren, lära sig om deras preferenser, förväntningar och andra saker av den karaktären. Denna information kan också användas för att skapa mer detaljerade rapporteringsmått, förutom att den kan användas för att skapa specifika regler för leadgenerering.

Observera

Som standard tillhandahåller Odoo tre frågor på fliken Questions för varje evenemangsformulär. Standardfrågorna kräver att den/de som registrerar sig anger sitt Namn och E-post, och gör det valfritt att även ange sitt Telefonnummer.

Informationen som samlas in från fliken Questions finns på instrumentpanelen Attendees, som nås via smartknappen Attendees på . Odoo fyller i individuella poster som innehåller grundläggande information om den eller de som registrerar sig, samt deras preferenser.

För att lägga till en fråga på fliken Questions, klicka på Add a line. Då visas popup-fönstret Create Question. Härifrån kan användaren skapa och konfigurera sin fråga.

Ange först frågan i fältet längst upp i formuläret. Bestäm sedan om frågan ska kräva ett Mandatory Answer och/eller om Odoo ska Ask once per order, genom att kryssa i respektive ruta, om så önskas.

Om kryssrutan Fråga en gång per beställning är markerad kommer frågan endast att ställas en gång, och dess värde kommer att spridas till varje deltagare i beställningen (om flera biljetter köps samtidigt). Om kryssrutan inte är markerad för den här inställningen kommer Odoo att presentera frågan för varje deltagare som är kopplad till den registreringen.

Välj sedan ett alternativ för Frågetyp:

• Selection: ger svarsalternativ till frågan som registranterna kan välja mellan. Valbara svarsalternativ kan hanteras i kolumnen Answers längst ned i popup-fönstret.

• Text Input: låter användaren skriva in ett anpassat svar på frågan i ett textfält.

• Name: ger registranter ett fält där de kan ange sitt namn.

• Email: ger registranter ett fält där de kan ange sin e-postadress.

• Phone: ger registranter ett fält där de kan ange sitt telefonnummer.

• Company: ger registranter ett fält där de kan ange ett företag som de är associerade med.

När alla önskade konfigurationer har angetts klickar du antingen på Save & Close för att spara frågan och återgå till fliken Questions i evenemangsformuläret, eller på Save & New för att spara frågan och omedelbart skapa en ny fråga i ett nytt popup-fönster Create Question.

När frågor läggs till på fliken Questions, visar de informativa kolumnerna konfigurationerna för varje fråga.

De informativa kolumnerna är följande:

• Titel

• Obligatoriskt

• En gång per beställning

• Typ

• Svar (om tillämpligt)

För typerna Selection och Text Input visas en Stats-knapp på höger sida av frågeraden. När du klickar på den öppnar Odoo en separat sida som visar svarsmätvärdena för den specifika frågan.

Om du vill ta bort en fråga från fliken Frågor klickar du på (papperskorg)-ikonen på motsvarande frågerad.

Det finns ingen gräns för hur många frågor som kan läggas till på fliken Questions i ett evenemangsformulär.

Fliken Anteckningar

På fliken Notes i ett evenemangsformulär kan användare lämna detaljerade interna anteckningar och/eller evenemangsrelaterade instruktioner/information till deltagarna.

I fältet Note på fliken Notes kan användare lämna interna anteckningar till andra eventmedarbetare, t.ex. ”att göra”-listor, kontaktinformation, instruktioner och så vidare.

I fältet Ticket Instructions på fliken Notes kan användare lämna specifika instruktioner för personer som deltar i evenemanget som visas på deltagarnas biljett.

Publicera evenemang

När alla konfigurationer och ändringar är klara i evenemangsformuläret är det dags att publicera evenemanget på webbplatsen. På så sätt blir evenemanget synligt för webbplatsens besökare och det blir möjligt för personer att registrera sig för evenemanget.

För att publicera ett evenemang efter att alla anpassningar är klara, klicka på Go to Website smartknappen högst upp i evenemangsformuläret. Då visas evenemangets webbsida, som kan anpassas som alla andra webbsidor på webbplatsen, via knappen Edit.

Mer information om funktioner och alternativ för webbplatsdesign finns i dokumentationen Building block.

När evenemangets webbplats är redo att delas klickar du på den röda Unpublished-omkopplaren i rubrikmenyn och ändrar den till en grön Published-omkopplare. Nu är evenemangets webbsida publicerad och kan visas/åtkomlig för alla besökare på webbplatsen.

Skicka inbjudningar till evenemang

För att skicka inbjudningar till potentiella deltagare navigerar du till önskat evenemangsformulär via Events app ‣ Events och klickar på önskat evenemang. Klicka sedan på knappen Invite i det övre vänstra hörnet av evenemangsformuläret.

Om du gör det visas ett tomt e-postformulär som du kan fylla i efter eget önskemål. Mer information om hur du skapar och anpassar e-postmeddelanden som det här finns i :ref:``Create an email <email_marketing/create_email>`-dokumentationen.

Fortsätt med att skapa och anpassa ett e-postmeddelande som du skickar som en inbjudan till potentiella deltagare. Kom ihåg att inkludera en länk till registreringssidan på evenemangets webbplats, så att intresserade mottagare snabbt kan registrera sig.

Tips

Att skicka e-post från Odoo är föremål för en daglig gräns, som standard är 200. Om du vill veta mer om dagliga gränser, besök Daglig gräns uppnådd dokumentation.

Se även

Samtal, förslag och dagordning