Dokument¶
Med Odoo Documents kan du lagra, visa och hantera filer i Odoo.
Du kan ladda upp valfri fil (max 64 MB per fil på Odoo Online) och organisera dem i olika arbetsytor.
Konfiguration¶
Genom att gå till :menuelection:`Documents --> Configuration --> Settings` kan du aktivera centralisering av filer som är kopplade till ett visst område av din verksamhet. Om du till exempel markerar Human Resources kommer dina HR-dokument automatiskt att finnas tillgängliga i arbetsytan HR, medan dokument som rör Payroll automatiskt kommer att finnas tillgängliga i underarbetsytan Payroll. Du kan ändra standardarbetsytan med hjälp av rullgardinsmenyn och redigera dess egenskaper genom att klicka på ikonen (Internal link).
Observera
Om du aktiverar centralisering av dina bokföringsfiler och dokument, är det nödvändigt att klicka på Journals och definiera varje journal oberoende för att tillåta automatisk synkronisering.
Om du väljer en ny arbetsyta flyttas inte befintliga dokument. Endast nyskapade dokument kommer att finnas under den nya arbetsytan.
Arbetsytor¶
Arbetsytor är hierarkiska mappar som har sin egen uppsättning av tags och actions. Standardarbetsytor finns, men du kan skapa egna genom att gå till och klicka på New. På den nya sidan fyller du i följande information:
Namn
Parent Workspace: om du vill skapa en underarbetsyta väljer du dess Parent Workspace.
Tre flikar finns tillgängliga: Tags, Access Rights och Description.
Tillträdesrättigheter¶
Om du vill hantera åtkomsträttigheterna för arbetsytan går du till fliken Access Rights. Du kan lägga till Write Groups som kan visa, skapa och redigera arbetsytans dokument. Du kan också lägga till Read Groups som bara kan visa arbetsytans dokument.
Tips
Aktivera Own Documents Only för att begränsa Read Groups och Write Groups till de dokument som de är ägare till.
Beskrivning¶
Du kan lägga till beskrivande information i din arbetsyta genom att gå till fliken Description.
Observera
Arbetsytor kan också skapas och redigeras genom att klicka på ikonen (gear) i den vänstra panelen.
Hantering av dokument¶
När du väljer eller öppnar ett dokument visas olika alternativ i den högra panelen, t.ex:
(Download);
(Share this selection): en URL för delning kopieras till ditt urklipp;
(Replace): välj en ny fil som ska ersätta den befintliga. Scrolla ner till botten av den högra panelen för att se History och restore, download, eller delete dokumentet;
(Lock);
(Split).
You can also Open chatter or delete the document by clicking the (Move to trash) icon.
Observera
Items moved to the trash are permanently deleted after 30 days.
To modify the name of your file, click on Name. A Contact or an Owner can be assigned. The related Workspace can be modified and it is possible to access the related Journal Entry or add Tags.
Observera
Contact är en person som är relaterad till dokumentet och som endast har läsrättigheter access rights till dokumentet, t.ex. en befintlig leverantör i din databas;
Skaparen av ett dokument utses automatiskt till dess Owner och får fullständiga åtkomsträttigheter till det. Om du vill ersätta ägaren av ett dokument väljer du önskad användare i rullgardinsmenyn i fältet Owner.
Tips
En anställd måste vara användare och ägare av ett dokument för att kunna se det i Min profil.
Olika Aktioner finns tillgängliga längst ned i den högra panelen, beroende på vilken arbetsyta dokumentet är lagrat i.
Dela upp PDF-dokument¶
Markera den PDF-fil som du vill dela och klicka på ikonen (scissors). En ny vy visar alla sidor i dokumentet.
Som standard delas alla sidor upp när du klickar på Split. Om du vill ta bort en delning mellan två sidor klickar du på ikonen (scissors).
Tips
Om du vill slå samman dokument från instrumentpanelen markerar du dem och klickar på ikonen (scissors). Klicka på saxen mellan de två dokumenten och klicka på Split för att slå samman dokumenten.
Ytterligare funktioner¶
Select a workspace and click the (down arrow) next to the Upload button to access additional features:
Begäran¶
Du kan begära filer och organisera dem som dokument för att påminna användarna om att hämta dem.
Select the workspace where the file should be stored, click the (down arrow) next to the Upload button, then Request. Add the Document Name and select the person you need it from in the Request To field. You can also fill in the Due Date In, confirm the Workspace the document should belong to, and add Tags and a Message. Then, click Request. A placeholder for the missing document is created in the workspace.
När ditt dokument är tillgängligt klickar du på platshållaren för att ladda upp det.
Du kan se alla saknade dokument genom att gå till vyn Activity och kolumnen Requested Document.
Tips
Från vyn Activity kan du skicka ett påminnelsemail till användare från vilka du förväntar dig ett dokument. Gå till kolumnen Requested Document och klicka på ikonen (ellipsis) och Document Request: Påminnelse. Klicka på ett datum för att se detaljerna för en specifik begäran. Du kan uppdatera den genom att klicka på ikonen (pen), Preview innehållet i påminnelsemailet, eller Send Now för att skicka ett påminnelsemail.
Lägg till en länk¶
To add a link to your documents dashboard, click Add a Link, enter the URL, and Name it.
Ladda upp via e-post¶
Select the Download and Upload option to enable users to upload their files to your workspace using an Email Alias. To create the email alias, enter its name in the Email Alias field. The domain name should be set by default, but you can modify it by clicking it.
The documents sent to this email alias are uploaded to the workspace using the chosen tags.
Observera
Som standard är Document Owner den person som laddar upp en fil till en arbetsyta, men du kan välja en annan användare. Du kan också ange en Contact, vanligtvis en extern person, t.ex. en partner.
Aktivera Create a new activity för att automatiskt skapa en aktivitet när ett dokument laddas upp. Välj Activity type i rullgardinsmenyn och ställ in fältet Due Date In. Du kan också lägga till en Summary och en Responsible person som tilldelas aktiviteten.
Tips
Gå till för att se och hantera dina delningslänkar. Välj en rad och klicka på Delete för att inaktivera URL:en. Personer som har fått den här länken kommer inte längre att kunna komma åt dokumentet/dokumenten eller arbetsytan.
Nytt kalkylblad¶
Om du vill skapa ett nytt kalkylblad klickar du på Nytt kalkylblad. Du kan välja ett Tomt kalkylblad eller ett existerande mall.
Åtgärder för arbetsflöde¶
Arbetsflödesåtgärder hjälper till att hantera dokument och den övergripande affärsverksamheten. Det är automatiserade åtgärder som kan skapas och anpassas för varje arbetsyta. Med ett enda klick kan du t.ex. skapa, flytta, signera, lägga till taggar i ett dokument och behandla fakturor.
När ett dokument uppfyller de angivna kriterierna visas dessa arbetsflödesåtgärder i den högra panelen.
Skapa åtgärder i arbetsflödet¶
För att uppdatera en befintlig arbetsflödesåtgärd eller skapa en ny, gå till och klicka på New.
Observera
En åtgärd gäller för alla underarbetsytor under den Relaterade arbetsyta du valt.
Fastställa villkoren¶
Define the Action Name and then set the conditions that trigger the appearance of the (play) icon on the right-side panel when selecting a file.
Det finns tre grundläggande typer av villkor som du kan ställa:
Tags: du kan använda villkoren Contains och Does not contain, vilket innebär att filerna måste ha eller måste inte ha de taggar som anges här;
Kontakt: Filerna måste vara kopplade till den kontakt som anges här;
Owner: filerna måste vara kopplade till den ägare som anges här.
Tips
Om du inte anger några villkor visas åtgärdsknappen för alla filer i den valda arbetsytan.
Avancerad villkorstyp: domän¶
Viktigt
Det rekommenderas att ha viss kunskap om Odoo-utveckling för att konfigurera Domain-filter korrekt.
The developer mode needs to be activated to access the Domain condition from the Actions tab. Once done, select the Domain condition type and click New Rule.
För att skapa en regel väljer du vanligtvis ett field, ett operator och ett value. Om du till exempel vill lägga till en arbetsflödesåtgärd för alla PDF-filer i en arbetsyta anger du field till Mime Type, operator till contains och pdf value.
Klicka på ikonen (Add New Rule) och ikonen (Add branch) för att lägga till villkor och undervillkor. Du kan sedan ange om din regel ska matcha all- eller any-villkor. Du kan också redigera regeln direkt med hjälp av Code editor.
Konfigurera åtgärderna¶
Välj fliken Aktioner för att ställa in din åtgärd. Du kan göra det samtidigt:
Flytta till arbetsyta: flytta filen till valfri arbetsyta;
Create: skapa ett av följande objekt som bifogas filen i din databas:
Länk till post: skapa en länk mellan ett dokument och en post från en specifik modell;
Produktmall: skapa en produkt som du kan redigera direkt;
Task: skapa en projektuppgift som du kan redigera direkt;
Signatur PDF-mall: skapa en ny Sign-mall att skicka ut;
PDF för att signera: skapa en Sign-mall för att signera direkt;
Applicant: skapa en ny HR-ansökan som du kan redigera direkt;
Försäljarfaktura: skapa en leverantörsfaktura med OCR och AI för att skrapa information från filinnehållet;
Kundfaktura: skapa en faktura med hjälp av OCR och AI för att samla in information från filen;
Säljarens kreditnota: skapa en säljarens kreditnota med hjälp av OCR och AI för att skrapa information från filen;
Kreditnota: skapa en kreditnota för en kund med hjälp av OCR och AI för att skrapa information från filen;
Övriga transaktioner: skapa en post i dagboken för övriga transaktioner;
Bankkontoutdrag: importera ett bankkontoutdrag;
Köpkvitto: skapa ett leverantörskvitto;
Expense: skapa en HR-utgift.
Set Contact: Lägg till en kontakt i filen eller ersätt en befintlig kontakt med en ny;
Set Owner: lägg till en ägare till filen, eller ersätt en befintlig ägare med en ny;
Set Tags: add, remove, and replace any number of tags;
Aktiviteter - Markera alla som klara: markera alla aktiviteter som är kopplade till filen som klara;
Aktiviteter - Schemalägg aktivitet: skapa en ny aktivitet kopplad till den fil som konfigurerats i åtgärden. Du kan välja att ställa in aktiviteten på dokumentägaren.
Digitalisera dokument med AI och optisk teckenigenkänning (OCR)¶
Dokument som finns tillgängliga i arbetsytan Ekonomi kan digitaliseras. Välj det dokument som ska digitaliseras, klicka på Create Bill, Create Customer Invoice, eller Create credit note, och klicka sedan på Send for Digitization.