Creare eventi

Con l’applicazione Eventi, gli organizzatori possono creare e configurare eventi in presenza o online in Odoo. Ogni nuovo evento contiene diverse opzioni per personalizzare aspetti logistici specifici come la vendita di biglietti, il desk di registrazione, gli stand, i track, gli sponsor, le sale e altro ancora.

Gli eventi possono essere creati manualmente da zero o costruiti a partire da modelli preconfigurati. Una volta avviata, l’app Eventi si integra con altre app per funzionalità avanzate, tra cui la promozione degli eventi, la vendita di biglietti di registrazione ai partecipanti e la generazione di opportunità utilizzando regole personalizzabili.

Dashboard

To create an event, navigate to the Events app to land on the dashboard. By default, the Events dashboard uses the (Kanban) view, which showcases all events in the database in their respective pipeline stages. Other views can be set using the buttons at the top.

Ogni scheda evento mostra il nome dell’evento, la data programmata, la posizione, il numero previsto di Partecipanti, eventuali attività programmate relative all’evento e il responsabile dell’evento.

The default stages in the Kanban view are New, Booked, Announced, Ended, and Cancelled. The cards can be dragged and dropped into any stage in the pipeline.

Nota

The Ended and Cancelled stages are folded by default and located at the end of the dashboard, next to the final stage.

To add a new stage, click the Add Stage button at the end of the dashboard. Enter a name for the stage, then click Add to add the stage or press Esc to cancel.

Aggiungi un nuovo evento

Events can be created by opening the Events app and clicking New. This opens a new Events form.

At the top of the event form are a series of clickable smart buttons to view details about event metrics, including attendee registrations, booths, ticket sales, event tracks, and sponsors.

Sotto i pulsanti intelligenti si trova il modulo evento, che contiene vari campi e schede cliccabili per configurare i dettagli necessari dell’evento.

Per iniziare, inserisci alcune informazioni di base sull’evento nei seguenti campi:

• Nome evento: il titolo dell’evento. Questo campo è obbligatorio.

• Data: la data programmata o l’intervallo di date dell’evento (espresso nel fuso orario locale). Questo campo è compilato automaticamente ma modificabile ed è obbligatorio.

• Visualizza fuso orario: il fuso orario in cui la data dell’evento viene visualizzata sul sito web. Questo campo è compilato automaticamente ma modificabile ed è obbligatorio.

• Lingua: la lingua scelta per tutte le comunicazioni dell’evento.

Nota

Next to the entered Event Name, there is a language tooltip, represented by an abbreviated language indicator (e.g., EN). When clicked, a Translate: name pop-up window appears, displaying various preconfigured language translation options available in the database.

Alternatively, to populate the event form from an event template, select an option in the Template drop-down menu.

Inoltre, aggiungi eventuali tag corrispondenti (ad es. Online, Conferenza) per l’evento nel campo Tag. È possibile aggiungere più tag per evento.

Suggerimento

I tag possono essere visualizzati sugli eventi elencati sul sito web abilitando la casella di controllo Mostra sul sito web da App Eventi ‣ Configurazione ‣ Categorie di tag evento.

Continua inserendo informazioni come i punti di contatto e la sede dell’evento nei seguenti campi:

• Organizzatore: l’organizzatore dell’evento (un’azienda, un contatto o un dipendente).

• Responsabile: l’utente specifico responsabile della gestione dell’evento nel database.

• Azienda: l’azienda specifica nel database a cui è correlato l’evento. Questo campo appare solo se si lavora in un ambiente multi-azienda. Questo campo viene compilato automaticamente ma è modificabile. È obbligatorio.

• Website: The specific website in the database on which the event is published. If this field is left blank, the event can be published on all websites in the database.

• Visibility: The visibility of the event on the specified Website and in searches. The following options can be specified:

  • Public: The event is searchable and visible to all website visitors.

  • Via a Link: The event is visible only to visitors with a direct URL or already-registered participants.

  • Logged Users: The event is visible only to logged-in visitors or visitors with a direct URL.

• Sede: la sede dell’evento. Questo campo estrae informazioni dall’applicazione Contatti. In alternativa, le informazioni possono essere inserite manualmente.

• Mappa espositiva: l’immagine della mappa della sede dell’evento. Fai clic sul pulsante Carica il tuo file per caricare un’immagine della mappa della sede dell’evento.

Per limitare il numero di registrazioni per l’evento, seleziona Limita registrazioni e inserisci il numero massimo di partecipanti consentiti nel campo risultante.

Facoltativamente, per creare badge per i partecipanti all’evento, compila i seguenti campi:

• Dimensione badge: la dimensione del formato carta desiderata per i badge. Le opzioni sono A4 pieghevole, A6 o 4 per foglio.

• Sfondo badge: l’immagine di sfondo personalizzata per i badge. Fai clic sul pulsante Carica il tuo file per caricare un’immagine.

Configurazioni aggiuntive dell’evento

Dopo aver compilato i campi nel modulo evento, passa alle quattro schede in basso per ulteriori personalizzazioni.

Scheda biglietti

In the Tickets tab of the event form, create custom registration tickets and ticket tiers for events.

To create a ticket, click Add a line in the Tickets tab. In the Product field, either select the preconfigured Event Registration product, or create a new one by typing in the name of the new event registration product and then selecting either Create or Create and edit… from the resulting drop-down menu. Then, enter a name for the ticket (e.g., Basic Ticket or VIP) in the Name field.

Importante

In order for an event registration product to be selectable in the Tickets tab, the event registration Product Type must be set to Service and the Create on Order field must be set to Event Registration.

Suggerimento

Existing event registration products can be modified directly from the Product field by clicking the (right arrow) icon next to the product. Doing so reveals that product’s form. If the Inventory application is installed, additional choices are available to customize for the product.

Successivamente, imposta il costo di registrazione del biglietto nel campo Prezzo.

Nota

The Sales Price defined on the event registration product’s form sets the default cost of a ticket. Modifying the Price of the event ticket in the Tickets tab overrides the ticket’s default price with this new price.

Next, enter the Sales Start and Sales End dates in their respective fields. To do so, click into the blank field to reveal a calendar pop-over. Then, select the desired date and time and click Apply.

Optionally, designate a Maximum amount of the ticket that can be sold.

As attendees register, the Registration column automatically populates with the number of tickets sold.

To delete any tickets from the Tickets tab, click the (trash can) icon in the ticket’s corresponding line.

Suggerimento

To add an optional Description column to the Tickets tab, click the (additional options) drop-down menu at the end of the column titles.

Then, select the checkbox beside Description to add a brief description for each event ticket, informing registrants about ticket details.

Scheda comunicazione

In the Communication tab of an event form, create various marketing communications that can be scheduled to be sent at specific intervals leading up to and following the event.

Nota

Per impostazione predefinita, Odoo fornisce tre comunicazioni preconfigurate separate su ogni nuovo modulo evento. Una è un’email inviata dopo ogni registrazione per confermare l’acquisto con il partecipante. Le altre due sono email di promemoria dell’evento programmate per essere inviate a diversi intervalli di tempo prima dell’evento per ricordare al destinatario l’evento imminente.

To add a communication in the Communication tab, click Add a line. Then, select the desired type of communication from the first drop-down menu in the Template column. The options are: Mail, SMS, Social Post, or WhatsApp.

Importante

L’opzione Post social appare solo se l’applicazione Social marketing è installata. L’opzione WhatsApp appare solo se il modulo WhatsApp è installato.

I template WhatsApp non possono essere modificati durante la configurazione attiva. È richiesta un’approvazione separata da Meta.

Then, select an existing email template from the second drop-down menu in the Template field.

Next, define the Interval and Unit from their respective drop-down fields to specify when the communication should be sent. The Unit options are: Immediately, Hours, Days, Weeks, and Months.

Then, select one of the following options from the Trigger drop-down menu:

• After each registration

• Before the event

• After the event

The (#) Sent column populates with the number of sent communications, along with different icons indicating the status of the communication:

• (Running): The communication is active and running.

• (Sent): The communications were sent and are no longer active.

• (Scheduled): The communication is scheduled but has not been deployed.

Any number of communications can be added in the Communication tab of an event form.

Example

To send a confirmation email an hour after an attendee registers for an event, configure the communication as follows:

• Intervallo: 1

• Unità: Ore

• Trigger: Dopo ogni registrazione

Nota

Existing email templates can be modified directly from the Template drop-down menu by clicking the (Internal link) icon next to the template name. Doing so reveals a separate page where users can edit the Content, Email Configuration, and Settings of that particular email template.

To view and manage all email templates, activate Modalità sviluppatore (modalità di debug) and navigate to Settings ‣ Technical ‣ Email: Email Templates. Modify with caution as email templates affect all communications where the template is used.

Scheda domande

In the Questions tab of an event form, users can create questionnaires to gather information from attendees when registering for the event.

Nota

By default, Odoo provides three questions in the Questions tab for every event form. The default questions require registrants to provide their Name, Email, and an optional Phone number.

The information gathered from the Questions tab can be found on the Attendees dashboard, accessible via the Attendees smart button. Odoo populates individual records that contain basic information about the registrants, as well as their preferences.

To add a question in the Questions tab, click Add a line. Doing so reveals a Create Question pop-up window. From here, users can create and configure their question.

First, enter the question in the field at the top of the form. Then, specify if the question requires a Mandatory Answer.

Additionally, specify whether to Ask once per order to apply the answer to every attendee in the order (if multiple tickets are purchased at once). If the checkbox is not ticked, the question is asked for every attendee in the registration.

Successivamente, selezionare un’opzione Tipo di domanda:

• Selezione: fornire opzioni di risposta alla domanda tra cui i registranti possono scegliere. Le opzioni di risposta selezionabili possono essere gestite nella colonna Risposte nella parte inferiore della finestra pop-up.

• Text Input: Provides registrants with a text field to enter a custom response to the question.

• Nome: fornisce ai registranti un campo in cui inserire il proprio nome.

• Email: Fornisce ai partecipanti un campo per inserire il proprio indirizzo email.

• Telefono: Fornisce ai partecipanti un campo per inserire il proprio numero di telefono.

• Azienda: Fornisce ai partecipanti un campo per inserire l’azienda a cui sono associati.

If Selection was chosen as the Question Type, an Answers tab appears. Add any answers to the question under this tab by clicking Add a line.

Once all the desired configurations have been entered, click Save & Close to save the question and return to the Questions tab on the event form. Or, click Save & New to save the question and configure another question on a new Create Question pop-up window.

Users can add as many questions in the Questions tab as needed.

Suggerimento

For Selection and Text Input types, a Stats button appears next to the question line. Clicking this button reveals a separate page, showcasing the response metrics to that specific question.

To delete any question from the Questions tab, click the (trash can) icon on the corresponding question line.

Scheda Note

In the Notes tab of an event form, users can leave detailed internal notes and/or event-related instructions/information for attendees.

In the Note field, users can leave internal notes for other event employees, like «to-do» lists, contact information, instructions, and so on.

In the Ticket Instructions field, users can leave specific instructions for attendees and display them on attendees” tickets.

Pubblicare eventi

Once all configurations and modifications are complete on the event form, the event can be published on the website. Doing so makes the event visible to website visitors and allows them to register for the event.

To publish an event, click the Go to Website smart button to open the event webpage. Then, toggle the Unpublished button in the header menu, changing it to a Published switch. The event webpage is now published and accessible by all website visitors.

Vedi anche

Per saperne di più sulle funzionalità e le opzioni di progettazione del sito web, consultare la documentazione Blocco di costruzione.

Inviare inviti per eventi

To send event invites to potential attendees, navigate to the desired event form via Events app ‣ Events and click into the desired event. On the event form, click the Invite button.

Doing so reveals a blank email form. Customize the message by specifying a mailing type, subject, recipients, and the mail body.

Suggerimento

L’invio di email da Odoo è soggetto a un limite giornaliero che, per impostazione predefinita, è di 200. Per saperne di più sui limiti giornalieri, consultare la documentazione Limite giornaliero raggiunto.

Vedi anche

Interventi, proposte e agenda