Creare eventi

Con l’applicazione Eventi, gli organizzatori possono creare e configurare eventi in presenza o online in Odoo. Ogni nuovo evento contiene diverse opzioni per personalizzare aspetti logistici specifici come la vendita di biglietti, il desk di registrazione, gli stand, i track, gli sponsor, le sale e altro ancora.

Gli eventi possono essere creati manualmente da zero o costruiti a partire da modelli preconfigurati. Una volta avviata, l’app Eventi si integra con altre app per funzionalità avanzate, tra cui la promozione degli eventi, la vendita di biglietti di registrazione ai partecipanti e la generazione di opportunità utilizzando regole personalizzabili.

Dashboard

Per creare un evento, vai all’app Eventi per accedere alla dashboard. Per impostazione predefinita, la dashboard Eventi utilizza la vista (Kanban), che mostra tutti gli eventi nel database nelle rispettive fasi della pipeline. È possibile impostare altre viste utilizzando i pulsanti nell’angolo in alto a destra.

Ogni scheda evento mostra il nome dell’evento, la data programmata, la posizione, il numero previsto di Partecipanti, eventuali attività programmate relative all’evento e il responsabile dell’evento.

Le fasi predefinite nella vista Kanban sono Nuovo, Prenotato, Annunciato, Concluso e Annullato. Le schede possono essere trascinate in qualsiasi fase della pipeline.

Nota

Le fasi Concluso e Annullato sono compresse per impostazione predefinita e si trovano a destra delle altre fasi.

Per aggiungere una nuova fase, fai clic sul pulsante Aggiungi fase a destra, inserisci un nome per la fase, quindi fai clic su Aggiungi.

Aggiungi un nuovo evento

Gli eventi possono essere creati andando all’app Eventi, nelle viste (Kanban), (Elenco) o (Gantt). Quindi, fai clic sul pulsante Nuovo nell’angolo in alto a sinistra della dashboard per aprire un nuovo modulo evento.

Nella parte superiore del modulo evento si trova una serie di pulsanti intelligenti relativi a varie metriche dell’evento. Questi si popolano automaticamente con i dati una volta che i partecipanti iniziano a registrarsi, quando gli stand e gli sponsor si iscrivono all’evento, quando l’evento si svolge e così via. È possibile fare clic su questi pulsanti intelligenti per accedere alle pagine correlate dell’evento per modificare eventuali dettagli e/o eseguire qualsiasi azione desiderata.

Sotto i pulsanti intelligenti si trova il modulo evento, che contiene vari campi e schede cliccabili per configurare i dettagli necessari dell’evento.

Per iniziare, inserisci alcune informazioni di base sull’evento nei seguenti campi:

• Nome evento: il titolo dell’evento. Questo campo è obbligatorio.

• Data: la data programmata o l’intervallo di date dell’evento (espresso nel fuso orario locale). Questo campo è compilato automaticamente ma modificabile ed è obbligatorio.

• Visualizza fuso orario: il fuso orario in cui la data dell’evento viene visualizzata sul sito web. Questo campo è compilato automaticamente ma modificabile ed è obbligatorio.

• Lingua: la lingua scelta per tutte le comunicazioni dell’evento.

Nota

A destra del campo Nome evento inserito, è presente un tooltip della lingua, rappresentato da un indicatore di lingua abbreviato (ad es. EN). Quando si fa clic, appare una finestra pop-up Traduci nome che mostra varie opzioni di traduzione linguistica preconfigurate disponibili nel database.

In alternativa, per compilare il modulo evento da un modello evento, selezionare un’opzione nel menu a discesa Modello. Per saperne di più, consulta la documentazione Modelli di eventi.

Inoltre, aggiungi eventuali tag corrispondenti (ad es. Online, Conferenza) per l’evento nel campo Tag. È possibile aggiungere più tag per evento.

Suggerimento

I tag possono essere visualizzati sugli eventi elencati sul sito web abilitando la casella di controllo Mostra sul sito web da App Eventi ‣ Configurazione ‣ Categorie di tag evento.

Continua inserendo informazioni come i punti di contatto e la sede dell’evento nei seguenti campi:

• Organizzatore: l’organizzatore dell’evento (un’azienda, un contatto o un dipendente).

• Responsabile: l’utente specifico responsabile della gestione dell’evento nel database.

• Azienda: l’azienda specifica nel database a cui è correlato l’evento. Questo campo appare solo se si lavora in un ambiente multi-azienda. Questo campo viene compilato automaticamente ma è modificabile. È obbligatorio.

• Sito web: il sito web specifico nel database su cui viene pubblicato l’evento. Se questo campo viene lasciato vuoto, l’evento può essere pubblicato su tutti i siti web nel database. Per saperne di più, consultare la documentazione Siti web multipli.

• Sede: la sede dell’evento. Questo campo estrae informazioni dall’applicazione Contatti. In alternativa, le informazioni possono essere inserite manualmente.

• Mappa espositiva: l’immagine della mappa della sede dell’evento. Fai clic sul pulsante Carica il tuo file per caricare un’immagine della mappa della sede dell’evento.

Per limitare il numero di registrazioni per l’evento, seleziona Limita registrazioni e inserisci il numero massimo di partecipanti consentiti nel campo risultante.

Facoltativamente, per creare badge per i partecipanti all’evento, compila i seguenti campi:

• Dimensione badge: la dimensione del formato carta desiderata per i badge. Le opzioni sono A4 pieghevole, A6 o 4 per foglio.

• Sfondo badge: l’immagine di sfondo personalizzata per i badge. Fai clic sul pulsante Carica il tuo file per caricare un’immagine.

Configurazioni aggiuntive dell’evento

Dopo aver compilato i campi nel modulo evento, passa alle quattro schede in basso per ulteriori personalizzazioni.

Scheda biglietti

Nella scheda Biglietti del modulo evento, crea biglietti di registrazione personalizzati e livelli di biglietti per gli eventi.

Per creare un biglietto, fai clic su Aggiungi una riga nella scheda Biglietti. Nel campo Prodotto, seleziona il prodotto preconfigurato Registrazione evento oppure creane uno nuovo digitando il nome del nuovo prodotto di registrazione evento e selezionando Crea o Crea e modifica… dal menu a discesa risultante. Quindi, inserisci un nome per il biglietto (ad es. Biglietto base o VIP) nel campo Nome.

Importante

Affinché un prodotto di registrazione evento sia selezionabile nella scheda Biglietti, il Tipo di prodotto della registrazione evento deve essere impostato su Servizio e il campo Crea su ordine deve essere impostato su Registrazione evento.

Suggerimento

I prodotti di registrazione agli eventi esistenti possono essere modificati direttamente da questo campo cliccando sull’icona (freccia destra) situata accanto al prodotto di registrazione all’evento. In questo modo viene visualizzato il modulo di quel prodotto. Se l’applicazione Magazzino è installata, sono disponibili scelte aggiuntive per personalizzare il prodotto.

Successivamente, imposta il costo di registrazione del biglietto nel campo Prezzo.

Nota

Il Prezzo di vendita definito nel modulo del prodotto di registrazione all’evento imposta il costo predefinito di un biglietto. Modificare il Prezzo di un biglietto nella scheda Biglietti imposta un nuovo costo di registrazione del biglietto per quell’evento.

Successivamente, inserire le date Inizio vendite e Fine vendite nei rispettivi campi. Per farlo, cliccare nel campo vuoto per visualizzare un calendario a comparsa. Da lì, selezionare la data e l’ora desiderate, quindi cliccare Applica.

Quindi, se desiderato, designa un importo Massimo di quel biglietto specifico che può essere venduto.

La colonna Registrazione si popola con il numero di biglietti venduti.

Per eliminare biglietti dalla scheda Biglietti, cliccare sull’icona (cestino) a destra nella riga corrispondente al biglietto da eliminare.

Suggerimento

Per aggiungere una colonna facoltativa Descrizione alla scheda Biglietti, clicca sul menu a tendina (opzioni aggiuntive), situato all’estrema destra dei titoli delle colonne.

Quindi, spunta la casella accanto a Descrizione dal menu a tendina risultante.

Una volta aggiunta, appare l’opzione per aggiungere brevi descrizioni per ciascun biglietto dell’evento, che può essere utilizzata per informare i partecipanti di eventuali vantaggi o servizi che possono coincidere con acquisti di biglietti specifici.

Scheda comunicazione

Nella scheda Comunicazione di un modulo evento, creare varie comunicazioni di marketing che possono essere programmate per essere inviate a intervalli specifici prima e dopo l’evento.

Nota

Per impostazione predefinita, Odoo fornisce tre comunicazioni preconfigurate separate su ogni nuovo modulo evento. Una è un’email inviata dopo ogni registrazione per confermare l’acquisto con il partecipante. Le altre due sono email di promemoria dell’evento programmate per essere inviate a diversi intervalli di tempo prima dell’evento per ricordare al destinatario l’evento imminente.

Per aggiungere una comunicazione nella scheda Comunicazione, cliccare Aggiungi una riga. Quindi, selezionare il tipo di comunicazione desiderato dal primo menu a tendina nel campo Modello. Le opzioni sono: Email, SMS, Post social o WhatsApp.

Importante

L’opzione Post social appare solo se l’applicazione Social marketing è installata. L’opzione WhatsApp appare solo se il modulo WhatsApp è installato.

I template WhatsApp non possono essere modificati durante la configurazione attiva. È richiesta un’approvazione separata da Meta.

Quindi, selezionare un modello di email esistente dal secondo menu a tendina nel campo Modello.

Successivamente, definire l”Intervallo e l”Unità dai rispettivi campi a tendina, indicando a Odoo quando la comunicazione deve essere inviata. Le opzioni di Unità sono: Immediatamente, Ore, Giorni, Settimane e Mesi.

Quindi, seleziona un’opzione dal menu a tendina Trigger. Le opzioni sono: Dopo ogni registrazione, Prima dell’evento e Dopo l’evento.

La colonna Inviato si popola con il numero di comunicazioni inviate. Accanto al numero appaiono diverse icone, a seconda dello stato di quella particolare comunicazione. Lo stato In esecuzione è rappresentato da un’icona (tre ingranaggi). Lo stato Inviato è rappresentato da un’icona (segno di spunta). E lo stato Programmato è rappresentato da un’icona (clessidra).

È possibile aggiungere un numero qualsiasi di comunicazioni nella scheda Comunicazione di un modulo evento.

Example

Per inviare un’email di conferma un’ora dopo che un partecipante si registra a un evento, configura la seguente comunicazione:

• Intervallo: 1

• Unità: Ore

• Trigger: Dopo ogni registrazione

Nota

I modelli di email esistenti possono essere modificati direttamente dal menu a tendina Modello, se necessario, cliccando sull’icona (collegamento interno) accanto al nome del modello. In questo modo viene visualizzata una pagina separata in cui gli utenti possono modificare il Contenuto, la Configurazione email e le Impostazioni di quel particolare modello di email.

Per visualizzare e gestire tutti i modelli email, attiva Modalità sviluppatore (modalità di debug) e vai su Impostazioni ‣ Tecnico ‣ Email: Modelli email. Modifica con cautela poiché i modelli email influenzano tutte le comunicazioni in cui viene utilizzato il modello.

Scheda domande

Nella scheda Domande di un modulo evento, gli utenti possono creare brevi questionari con cui i partecipanti possono interagire e rispondere dopo essersi registrati all’evento.

Queste domande possono essere focalizzate sulla raccolta di informazioni di base sul partecipante, sulla conoscenza delle sue preferenze, aspettative e altri aspetti di questo tipo. Queste informazioni possono anche essere utilizzate per creare metriche di reportistica più dettagliate, oltre a essere utilizzate per creare regole specifiche di generazione di lead.

Nota

Per impostazione predefinita, Odoo fornisce tre domande nella scheda Domande per ogni modulo evento. Le domande predefinite richiedono a uno o più registranti di fornire il proprio Nome, Email e un numero di Telefono opzionale.

Le informazioni raccolte dalla scheda Domande si trovano nella dashboard Partecipanti, accessibile tramite il pulsante intelligente Partecipanti. Odoo popola record individuali che contengono informazioni di base sui registranti e sulle loro preferenze.

Per aggiungere una domanda nella scheda Domande, fare clic su Aggiungi una riga. In questo modo si apre una finestra pop-up Crea domanda. Da qui, gli utenti possono creare e configurare la propria domanda.

Innanzitutto, inserire la domanda nel campo nella parte superiore del modulo. Quindi, decidere se la domanda debba richiedere una Risposta obbligatoria e/o se Odoo debba Chiedere una volta per ordine, spuntando le rispettive caselle, se desiderato.

Se la casella Chiedi una volta per ordine è spuntata, la domanda verrà posta una sola volta e il suo valore viene applicato a tutti i partecipanti nell’ordine (se vengono acquistati più biglietti contemporaneamente). Se la casella non è spuntata per questa impostazione, Odoo presenta la domanda per ogni partecipante connesso a quella registrazione.

Successivamente, selezionare un’opzione Tipo di domanda:

• Selezione: fornire opzioni di risposta alla domanda tra cui i registranti possono scegliere. Le opzioni di risposta selezionabili possono essere gestite nella colonna Risposte nella parte inferiore della finestra pop-up.

• Inserimento testo: consente agli utenti di inserire una risposta personalizzata alla domanda in un campo di testo.

• Nome: fornisce ai registranti un campo in cui inserire il proprio nome.

• Email: Fornisce ai partecipanti un campo per inserire il proprio indirizzo email.

• Telefono: Fornisce ai partecipanti un campo per inserire il proprio numero di telefono.

• Azienda: Fornisce ai partecipanti un campo per inserire l’azienda a cui sono associati.

Una volta inserite tutte le configurazioni desiderate, fare clic su Salva e chiudi per salvare la domanda e tornare alla scheda Domande nel modulo evento, oppure fare clic su Salva e nuovo per salvare la domanda e creare immediatamente una nuova domanda in una nuova finestra pop-up Crea domanda.

Man mano che le domande vengono aggiunte alla scheda Domande, le colonne informative mostrano le configurazioni di ciascuna domanda.

Le colonne informative sono le seguenti:

• Titolo

• Obbligatorio

• Una volta per ordine

• Tipo

• Risposte (se applicabile)

Per i tipi Selezione e Inserimento testo, un pulsante Statistiche appare sul lato destro della riga della domanda. Quando viene cliccato, Odoo visualizza una pagina separata che mostra le metriche di risposta a quella domanda specifica.

Per eliminare qualsiasi domanda dalla scheda Domande, fare clic sull’icona (cestino) sulla riga della domanda corrispondente.

È possibile aggiungere un numero qualsiasi di domande nella scheda Domande di un modulo evento.

Scheda Note

Nella scheda Note di un modulo evento, gli utenti possono lasciare note interne dettagliate e/o istruzioni/informazioni relative all’evento per i partecipanti.

Nel campo Nota della scheda Note, gli utenti possono lasciare note interne per altri dipendenti dell’evento, come liste «to-do», informazioni di contatto, istruzioni e così via.

Nel campo Istruzioni biglietto della scheda Note, gli utenti possono lasciare istruzioni specifiche per le persone che partecipano all’evento che appaiono sul biglietto dei partecipanti.

Pubblicare eventi

Una volta completate tutte le configurazioni e modifiche nel modulo evento, è il momento di pubblicare l’evento sul sito web. In questo modo l’evento diventa visibile ai visitatori del sito web e permette alle persone di registrarsi all’evento.

Per pubblicare un evento dopo aver completato tutte le personalizzazioni, fare clic sul pulsante intelligente Vai al sito web nella parte superiore del modulo evento. In questo modo viene visualizzata la pagina web dell’evento, che può essere personalizzata come qualsiasi altra pagina web del sito tramite il pulsante Modifica.

Per saperne di più sulle funzionalità e le opzioni di progettazione del sito web, consultare la documentazione Blocco di costruzione.

Quando il sito web dell’evento è pronto per essere condiviso, fare clic sull’interruttore rosso Non pubblicato nel menu dell’intestazione, trasformandolo in un interruttore verde Pubblicato. A questo punto, la pagina web dell’evento è pubblicata e visibile/accessibile da tutti i visitatori del sito web.

Inviare inviti per eventi

Per inviare inviti agli eventi a potenziali partecipanti, accedere al modulo evento desiderato tramite App Eventi ‣ Eventi e fare clic sull’evento desiderato. Successivamente, fare clic sul pulsante Invita nell’angolo in alto a sinistra del modulo evento.

In questo modo viene visualizzato un modulo email vuoto da compilare come desiderato. Per saperne di più su come creare e personalizzare email come questa, consultare la documentazione Creare un’email.

Procedere alla creazione e personalizzazione di un messaggio email da inviare come invito ai potenziali partecipanti. Ricordarsi di includere un link alla pagina di registrazione sul sito web dell’evento, consentendo ai destinatari interessati di registrarsi.

Suggerimento

L’invio di email da Odoo è soggetto a un limite giornaliero che, per impostazione predefinita, è di 200. Per saperne di più sui limiti giornalieri, consultare la documentazione Limite giornaliero raggiunto.

Vedi anche

Interventi, proposte e agenda