Ongevallen

Bij het beheren van een wagenpark zijn ongevallen onvermijdelijk. Het bijhouden van ongevallen is cruciaal voor het begrijpen van voertuigonderhoudskosten en het identificeren van veilige bestuurders.

De Wagenpark-app van Odoo biedt meerdere manieren om ongevallen bij te houden. Hieronder staan stapsgewijze instructies voor een mogelijke methode om ongevallen en reparatiekosten te monitoren.

Structuur

Voor dit gebruiksscenario ga je naar Wagenpark-app ‣ Wagenpark ‣ Services. Op het serviceformulier worden twee servicetypes aangemaakt: Ongeval - Schuld bestuurder en Ongeval - Geen schuld.

Deze instelling registreert reparaties die verband houden met ongevallen en organiseert ze op basis van schuld.

Wanneer een ongeval plaatsvindt, wordt er een servicerecord aangemaakt. De specifieke reparaties die nodig zijn voor het ongeval worden vastgelegd in de Omschrijving van het servicerecord, en de details over het ongeval worden vastgelegd in de sectie Notities.

Met deze organisatiestructuur is het mogelijk om alle ongevallen te bekijken georganiseerd op schuld, auto, stuurprogramma of kosten.

Notitie

Om ongevallen te beheren is het aanmaken van servicerecords vereist.

Raadpleeg de Diensten-documentatie voor gedetailleerde instructies over het aanmaken van servicerecords in de Wagenpark-app van Odoo.

Registreer ongevallen en reparaties

Om een ongeval te registreren en het reparatieproces te starten, is de eerste stap het aanmaken van een servicerecord waarin de specifieke benodigde reparaties worden beschreven.

Notitie

Sommige ongevallen vereisen meerdere reparaties bij verschillende leveranciers. Voor deze scenario’s is een apart servicerecord nodig voor elke leverancier die reparaties uitvoert. Om de records georganiseerd te houden, wordt aanbevolen het veld Notities identiek te houden en dezelfde belangrijke documentatie bij te voegen, zoals een politierapport.

Navigeer naar Wagenpark-app ‣ Wagenpark ‣ Services om het hoofd-Services-dashboard te bekijken. Klik op Nieuw in de linkerbovenhoek en er wordt een leeg serviceformulier geladen.

Voer de volgende informatie in op het formulier:

  • Omschrijving: voer de omschrijving in van de reparaties die nodig zijn om het voertuig volledig te repareren, zoals Carrosserie, Vervanging voorruit of Vervanging bumper, banden en ramen.

  • Servicetype: selecteer voor dit voorbeeld Ongeval - Schuld bestuurder of Ongeval - Geen schuld, afhankelijk van de situatie.

    Wanneer je een van deze twee Servicetypes voor het eerst invoert, typ je het nieuwe servicetype in en klik je op Aanmaken (nieuw servicetype). Er verschijnt een pop-upvenster Servicetype aanmaken, waarbij het nieuwe servicetype het veld Naam invult. Selecteer in het veld Categorie Service uit het vervolgkeuzemenu en klik vervolgens op de knop Opslaan & sluiten.

    Zodra een ongeval-servicetype aan de database is toegevoegd, is het beschikbaar om te selecteren uit het vervolgkeuzemenu in het veld Servicetype.

  • Datum: selecteer met het agenda-popovervenster de datum waarop het ongeval plaatsvond. Navigeer naar de gewenste maand met de (pijl)-iconen en klik vervolgens op de datum om deze te selecteren.

  • Kosten: laat dit veld leeg, aangezien de reparatiekosten nog niet bekend zijn.

  • Leverancier: selecteer de leverancier die de reparaties uitvoert via het vervolgkeuzemenu. Als de leverancier nog niet in het systeem is ingevoerd, typ je de naam van de leverancier in en klik je op Aanmaken om deze toe te voegen, of op Aanmaken en bewerken… om de leverancier toe te voegen en te configureren.

  • Voertuig: selecteer het voertuig dat bij het ongeval betrokken was uit het vervolgkeuzemenu. Wanneer het voertuig is geselecteerd, wordt het veld Stuurprogramma ingevuld en verschijnt de meeteenheid voor het veld Kilometerstand.

  • Stuurprogramma: het huidige stuurprogramma dat voor het geselecteerde voertuig wordt vermeld, vult dit veld in wanneer het Voertuig is geselecteerd. Als een ander stuurprogramma het voertuig bestuurde toen het ongeval plaatsvond, selecteer je het juiste stuurprogramma uit het vervolgkeuzemenu.

  • Kilometerstand: voer de kilometerstand in op het moment dat het ongeval plaatsvond. De maateenheden zijn ofwel kilometers (km) of mijlen (mi), afhankelijk van hoe het geselecteerde voertuig is geconfigureerd.

  • NOTITIES: voer de specifieke details van het ongeval onderaan het serviceformulier in, zoals Hert aangereden of Kop-staart aanrijding op kruispunt tijdens stilstand.

Odoo biedt de mogelijkheid om belangrijke documenten, zoals reparatieschattingen en politierapporten, aan het servicerecord toe te voegen. Klik hiervoor op het (paperclip)-icoon in de chatter van het formulier. Er verschijnt een pop-upvenster met een bestandsverkenner. Navigeer naar het gewenste bestand en klik op Open om het bestand te uploaden.

Notitie

Zodra een bestand aan een servicerecord is toegevoegd, verschijnt er een sectie Files in de chatter. Klik op Attach files om meer documenten toe te voegen.

Voer de informatie voor een ongeluksreparatie in.

Servicefases

In de Wagenpark-app van Odoo zijn er vier standaard servicefases:

De standaardfase wanneer een servicerecord wordt aangemaakt. De service is aangevraagd, maar de reparaties zijn nog niet begonnen. Het veld Cost voor deze fase blijft nul.

Wijzig tijdens het reparatieproces de servicestatus om de huidige staat van het voertuig weer te geven op een van de volgende twee manieren: op het individuele servicerecord, of in de kanban-serviceweergave.

Servicerecord

Open het hoofddashboard Services door te navigeren naar Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. Klik vervolgens op het individuele servicerecord om het gedetailleerde serviceformulier te openen. Klik op de gewenste fase rechtsboven, boven het serviceformulier, om de status te wijzigen.

De fases zoals weergegeven in het serviceformulier.

Kanban-weergave

Open het hoofddashboard Services door te navigeren naar Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. Klik eerst op het Kanban-icoon rechtsboven in het scherm, waardoor alle reparaties per voertuig worden georganiseerd.

Verwijder vervolgens het standaard Service Type-filter in de zoekbalk. Hierna verschijnen alle services in een kanban-weergave, georganiseerd op basis van hun respectievelijke Status.

Sleep het servicerecord naar de gewenste fase.

De kanban-weergave van fases, met een kaart die wordt gesleept naar de fase Running.

Ongelukkenrapportage

Een van de belangrijkste redenen om ongevallen bij te houden met de methode die in dit document wordt beschreven, is de mogelijkheid om de totale ongelukskosten te bekijken, de veiligste bestuurders te bepalen en de werkelijke totale kosten voor specifieke voertuigen te berekenen.

Het hoofd-Services-dashboard toont alle verschillende ongeluksinformatie, terwijl het Rapportage-dashboard de totale kosten voor specifieke voertuigen weergeeft.

Dashboard voor diensten

Navigeer naar Wagenpark-app ‣ Wagenpark ‣ Diensten om het Diensten-dashboard te bekijken. Alle dienstrecords worden weergegeven in een (Lijst)-weergave, alfabetisch gegroepeerd op Diensttype.

De twee diensttypes die zijn aangemaakt voor ongevallenregistratie verschijnen in de lijst: Ongeval - Schuld bestuurder en Ongeval - Geen schuld.

Elke groepering toont het aantal records binnen elk type en geeft de individuele records weer onder elke groeperingstitel.

Example

In dit voorbeeld zijn er drie ongevallen waarbij de bestuurder schuld had en één ongeval dat niet de schuld van de bestuurder was. Dit dashboard toont ook de geschatte totale Kosten voor alle ongevallen in elke groep.

Een geschat bedrag van $3.284,00 dollar aan kosten voor reparaties van door de bestuurder veroorzaakte ongevallen. Het ongeval zonder schuld heeft geen bijbehorende kosten, omdat de reparatie niet is voltooid en er nog geen schatting bestaat.

Ongevaldiensten, met de totale kosten gemarkeerd.

Notitie

De totale Kosten berekenen alle kosten op het reparatieformulier, inclusief geschatte kosten en definitieve reparatiekosten. Dit getal is mogelijk niet nauwkeurig als er reparaties in de fase Actief zijn en de definitieve leveranciersfactuur nog niet is berekend.

Rapportagedashboard

Navigeer naar Wagenpark-app ‣ Rapportage ‣ Kosten om het rapport Kostenanalyse te bekijken. Dit rapport toont een (Staafdiagram) van alle Contract- en Dienst-kosten voor het huidige jaar, standaard georganiseerd per maand (Datum : (jaar)). De Som, weergegeven door een grijze stippellijn, is het gecombineerde totaal van zowel de Contract- als de Dienst-kosten.

Klik op het icoon (Zoekbalk in-/uitschakelen) rechts van de zoekbalk om de totale kosten per voertuig te bekijken. Er verschijnt een vervolgkeuzemenu. Klik op Voertuig in de kolom Groeperen op en de gegevens worden georganiseerd per voertuig.

Dit toont de werkelijke kosten voor elk voertuig, inclusief zowel de contractkosten (zoals de maandelijkse voertuigleasekosten) als alle dienstkosten, inclusief alle ongevallen. Beweeg over een kolom om een pop-upvenster met gegevens te tonen, waarin de voertuignaam en de totale kosten worden weergegeven. Dit geeft een completer overzicht van de voertuigkosten.

Het rapport Kostenanalyse, met totale kosten per voertuig.

Klik op het icoon (Draaitabel) in de rechterbovenhoek van het dashboard Kostenanalyse om de individuele kostendetails voor zowel contractkosten als reparaties te bekijken. Dit toont elk voertuig op een aparte regel en geeft de Contract-kosten en Dienst-kosten weer, evenals de Totale kosten.

Het rapport Kostenanalyse, met de contract- en dienstkosten afzonderlijk weergegeven, evenals het totaal.

Notitie

De (Draaitabel)-weergave organiseert de gegevens standaard per voertuig, dus het groeperen van de gegevens op Voertuig is niet vereist. Als dit filter al is geactiveerd, heeft dit geen invloed op de weergegeven gegevens.

Ongevalreparaties beheren

Voor bedrijven met meerdere werknemers die een groot wagenpark beheren, kan het tijdbesparend zijn om alleen dienstrecords in de fases Nieuw en Actief weer te geven, als er een groot aantal records in het dashboard Diensten staat.

Navigeer naar Wagenpark-app ‣ Wagenpark ‣ Diensten, waar alle dienstverzoeken zijn georganiseerd op Diensttype. Klik vervolgens op het icoon (Zoekpaneel in-/uitschakelen) rechts van de zoekbalk. Er verschijnt een vervolgkeuzemenu. Klik op Aangepast filter toevoegen in de kolom Filters en er verschijnt een pop-upvenster Aangepast filter toevoegen.

Drie vervolgkeuzevelden moeten worden geconfigureerd in het pop-upvenster.

Scroll in het eerste veld naar beneden en selecteer Fase.

Laat het tweede veld ingesteld op =.

Selecteer Lopend uit het vervolgkeuzemenu in het laatste veld.

Klik vervolgens op het (plus) icoon rechts van het laatste veld, en een identieke regel verschijnt onder de huidige regel.

Wijzig vervolgens Lopend naar Nieuw in het derde veld van de tweede regel, en laat de andere velden ongewijzigd.

Klik op de knop Toevoegen onderaan om het nieuwe aangepaste filter toe te voegen.

De filterinstellingen die toegevoegd moeten worden om alleen nieuwe en lopende services weer te geven.

Deze kleine aanpassing toont alleen services in de fases Nieuw en Lopend. Dit is een nuttig rapport voor een bedrijf dat op elk moment een groot aantal reparaties beheert.

Om dit rapport als standaardrapport weer te geven bij het openen van het Services dashboard, klik je op het (Zoekpaneel schakelen) icoon helemaal rechts in de zoekbalk. Klik vervolgens op Huidige zoekopdracht opslaan, onder de kolom Favorieten, waardoor een andere vervolgkeuzelijst eronder verschijnt. Vink het selectievakje aan naast Standaardfilter, en klik vervolgens op Opslaan. Dit aangepaste Services dashboard verschijnt dan standaard elke keer dat het Services dashboard wordt geopend.