Tai nạn

Khi quản lý đội xe, tai nạn là điều không thể tránh khỏi. Theo dõi tai nạn rất quan trọng để hiểu chi phí bảo dưỡng xe và xác định những tài xế an toàn.

Ứng dụng Đội xe của Odoo cung cấp nhiều cách để theo dõi tai nạn. Dưới đây là hướng dẫn từng bước cho một phương pháp có thể để giám sát tai nạn và chi phí sửa chữa.

Cấu trúc lương

Đối với trường hợp sử dụng này, hãy vào ứng dụng Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch vụ. Trên biểu mẫu dịch vụ, hai loại dịch vụ được tạo: Tai nạn - Lỗi tài xế và Tai nạn - Không lỗi.

Thiết lập này ghi lại các sửa chữa liên quan đến tai nạn và sắp xếp chúng theo lỗi.

Khi tai nạn xảy ra, một bản ghi dịch vụ được tạo. Các sửa chữa cụ thể cần thiết cho tai nạn được ghi lại trong Mô tả của bản ghi dịch vụ và các chi tiết về tai nạn được ghi lại trong phần Ghi chú.

Với cấu trúc tổ chức này, có thể xem tất cả tai nạn được sắp xếp theo lỗi, xe, tài xế hoặc chi phí.

Ghi chú

Để quản lý tai nạn, việc tạo bản ghi dịch vụ là bắt buộc.

Tham khảo tài liệu Dịch vụ để biết hướng dẫn chi tiết về tạo bản ghi dịch vụ trong ứng dụng Đội xe của Odoo.

Ghi nhận tai nạn và sửa chữa

Để ghi nhận tai nạn và bắt đầu quy trình sửa chữa, bước đầu tiên là tạo một bản ghi dịch vụ mô tả chi tiết các công việc sửa chữa cần thiết.

Ghi chú

Một số tai nạn yêu cầu nhiều công việc sửa chữa với một số nhà cung cấp khác nhau. Đối với các trường hợp này, cần có một bản ghi dịch vụ riêng cho từng nhà cung cấp thực hiện sửa chữa. Để giữ cho các bản ghi được tổ chức tốt, nên giữ trường Ghi chú giống hệt nhau và đính kèm các tài liệu quan trọng giống nhau, chẳng hạn như báo cáo của cảnh sát.

Chuyển đến Ứng dụng Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch vụ để xem bảng điều khiển Dịch vụ chính. Nhấp vào Mới ở góc trên bên trái và một biểu mẫu dịch vụ trống sẽ được tải.

Nhập thông tin sau đây trên biểu mẫu:

• Mô tả: nhập mô tả các công việc sửa chữa cần thiết để sửa chữa hoàn toàn phương tiện, chẳng hạn như Sửa thân xe, Thay kính chắn gió hoặc Thay cản, lốp và cửa sổ.

• Loại dịch vụ: đối với ví dụ này, hãy chọn Tai nạn - Lỗi của tài xế hoặc Tai nạn - Không có lỗi, tùy thuộc vào tình huống.

  Khi nhập một trong hai Loại dịch vụ này lần đầu tiên, hãy nhập loại dịch vụ mới, sau đó nhấp Tạo (loại dịch vụ mới). Cửa sổ bật lên Tạo loại dịch vụ sẽ xuất hiện với loại dịch vụ mới được điền vào trường Tên. Trong trường Danh mục, chọn Dịch vụ từ menu thả xuống, sau đó nhấp nút Lưu & đóng.

  Khi một loại dịch vụ tai nạn đã được thêm vào cơ sở dữ liệu, nó có sẵn để chọn từ menu thả xuống trong trường Loại dịch vụ.

• Ngày: sử dụng cửa sổ bật lên lịch, chọn ngày xảy ra tai nạn. Điều hướng đến tháng mong muốn bằng cách sử dụng các biểu tượng (mũi tên), sau đó nhấp vào ngày để chọn.

• Chi phí: để trống trường này vì chi phí sửa chữa chưa được biết.

• Nhà cung cấp: chọn nhà cung cấp thực hiện sửa chữa bằng menu thả xuống. Nếu nhà cung cấp chưa được nhập vào hệ thống, hãy nhập tên nhà cung cấp và nhấp vào Tạo để thêm họ, hoặc Tạo và chỉnh sửa... để thêm và cấu hình nhà cung cấp.

• Phương tiện: chọn phương tiện bị tai nạn từ menu thả xuống. Khi phương tiện được chọn, trường Tài xế sẽ được điền và đơn vị đo cho trường Giá trị đồng hồ đo quãng đường xuất hiện.

• Tài xế: tài xế hiện tại được liệt kê cho phương tiện đã chọn sẽ điền vào trường này khi Phương tiện được chọn. Nếu một tài xế khác đang điều khiển phương tiện khi tai nạn xảy ra, hãy chọn tài xế đúng từ menu thả xuống.

• Giá trị đồng hồ đo quãng đường: nhập số đọc đồng hồ đo quãng đường khi tai nạn xảy ra. Đơn vị đo là kilômét (km) hoặc dặm (mi), tùy thuộc vào cách cấu hình phương tiện đã chọn.

• GHI CHÚ: nhập các chi tiết cụ thể của tai nạn ở cuối biểu mẫu dịch vụ, chẳng hạn như Đâm phải hươu hoặc Bị đâm từ phía sau tại ngã tư khi đang dừng.

Odoo cung cấp khả năng đính kèm các giấy tờ quan trọng như báo giá sửa chữa và biên bản cảnh sát vào hồ sơ dịch vụ. Để thực hiện, nhấp vào biểu tượng (kẹp giấy) nằm trong khung cửa sổ trò chuyện của biểu mẫu, một cửa sổ trình khám phá tệp sẽ bật lên. Điều hướng đến tệp mong muốn và nhấp Mở để tải tệp lên.

Ghi chú

Khi một tệp được thêm vào bản ghi dịch vụ, một phần Tệp sẽ xuất hiện trong chatter. Để đính kèm thêm bản ghi, hãy nhấp vào Đính kèm tệp để thêm nhiều tài liệu hơn.

Giai đoạn dịch vụ

Trong ứng dụng Đội xe của Odoo, có bốn giai đoạn dịch vụ mặc định:

NewRunningCompletedCancelled

Giai đoạn mặc định khi một bản ghi dịch vụ được tạo. Dịch vụ đã được yêu cầu nhưng việc sửa chữa chưa bắt đầu. Trường Chi phí cho giai đoạn này vẫn là 0.

Trong quá trình sửa chữa, thay đổi trạng thái dịch vụ để phản ánh tình trạng hiện tại của xe theo một trong hai cách: trên hồ sơ dịch vụ riêng lẻ hoặc trong chế độ xem dịch vụ Kanban.

Hồ sơ dịch vụ

Mở bảng điều khiển Dịch vụ chính bằng cách điều hướng đến Ứng dụng Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch vụ. Tiếp theo, nhấp vào hồ sơ dịch vụ riêng lẻ để mở biểu mẫu dịch vụ chi tiết. Nhấp vào giai đoạn mong muốn ở góc trên bên phải, phía trên biểu mẫu dịch vụ, để thay đổi trạng thái.

Chế độ xem kanban

Mở bảng điều khiển Dịch vụ chính bằng cách điều hướng đến Ứng dụng Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch vụ. Đầu tiên, nhấp vào biểu tượng Kanban ở góc trên bên phải của màn hình, biểu tượng này sắp xếp tất cả các sửa chữa theo xe.

Tiếp theo, xóa bộ lọc Loại Dịch vụ mặc định trong thanh tìm kiếm. Sau khi làm như vậy, tất cả các dịch vụ xuất hiện trong chế độ xem Kanban, được sắp xếp theo Trạng thái tương ứng của chúng.

Kéo và thả hồ sơ dịch vụ vào giai đoạn mong muốn.

Báo cáo tai nạn

Một trong những lý do chính để theo dõi tai nạn bằng phương pháp được nêu trong tài liệu này là khả năng xem tổng chi phí tai nạn, xác định những tài xế an toàn nhất và tính toán tổng chi phí thực tế cho các xe cụ thể.

Bảng điều khiển Dịch vụ chính hiển thị tất cả các thông tin tai nạn khác nhau, trong khi bảng điều khiển Báo cáo hiển thị tổng chi phí cho các xe cụ thể.

Bảng điều khiển dịch vụ

Điều hướng đến Ứng dụng Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch vụ để xem bảng điều khiển Dịch vụ. Tất cả các hồ sơ dịch vụ được hiển thị trong chế độ xem (Danh sách), được nhóm theo thứ tự bảng chữ cái, theo Loại Dịch vụ.

Hai loại dịch vụ được tạo để theo dõi tai nạn xuất hiện trong danh sách: Tai nạn - Lỗi Tài xế và Tai nạn - Không Lỗi.

Mỗi nhóm hiển thị số lượng hồ sơ trong mỗi loại và liệt kê các hồ sơ riêng lẻ bên dưới mỗi tiêu đề nhóm.

Example

Trong ví dụ này, có ba tai nạn do lỗi của tài xế và một tai nạn không phải lỗi của tài xế. Bảng điều khiển này cũng hiển thị tổng ước tính Chi phí cho tất cả các tai nạn trong mỗi nhóm.

Chi phí ước tính $3,284.00 đô la là chi phí từ sửa chữa tai nạn do tài xế gây ra. Tai nạn không lỗi không có chi phí liên quan, vì việc sửa chữa chưa hoàn tất và chưa có ước tính nào.

Ghi chú

Tổng Chi phí tính toán tất cả các chi phí trên biểu mẫu sửa chữa, bao gồm chi phí ước tính cũng như chi phí sửa chữa cuối cùng. Con số này có thể không chính xác nếu có bất kỳ sửa chữa nào ở giai đoạn Đang chạy và hóa đơn cuối cùng chưa được tính toán.

Bảng điều khiển báo cáo

Điều hướng đến Ứng dụng Đội xe ‣ Báo cáo ‣ Chi phí để xem báo cáo Phân tích chi phí. Báo cáo này hiển thị (Biểu đồ cột) về tất cả chi phí Hợp đồng và Dịch vụ trong năm hiện tại, được sắp xếp theo tháng (Ngày: (năm)) theo mặc định. Tổng, được biểu thị bằng đường chấm chấm màu xám, là tổng hợp của cả chi phí Hợp đồng và Dịch vụ.

Để xem tổng chi phí theo xe, nhấp vào biểu tượng (Bật/tắt thanh tìm kiếm) ở bên phải thanh tìm kiếm, hiển thị menu thả xuống. Nhấp vào Xe trong cột Nhóm theo, và dữ liệu sẽ được sắp xếp theo xe.

Thông tin này hiển thị chi phí thực tế cho từng xe, bao gồm cả chi phí hợp đồng (chẳng hạn như chi phí thuê xe hàng tháng) và tất cả chi phí dịch vụ, bao gồm cả các tai nạn. Di chuột qua một cột để hiển thị cửa sổ dữ liệu hiện lên, cho thấy tên phương tiện và tổng chi phí. Từ đó, bạn sẽ có được cái nhìn đầy đủ hơn về chi phí của xe.

Để xem chi tiết chi phí riêng lẻ cho cả chi phí hợp đồng và sửa chữa, nhấp vào biểu tượng (Pivot) ở góc trên bên phải của bảng điều khiển Phân tích Chi phí. Điều này hiển thị mỗi xe trên một dòng riêng biệt và hiển thị chi phí Hợp đồng và chi phí Dịch vụ, cũng như chi phí Tổng.

Ghi chú

Chế độ xem (Pivot) sắp xếp dữ liệu theo xe theo mặc định, do đó không cần nhóm dữ liệu theo Xe. Nếu bộ lọc này đã được kích hoạt, nó không ảnh hưởng đến dữ liệu được trình bày.

Quản lý sửa chữa tai nạn

Đối với các công ty có nhiều nhân viên quản lý đội xe lớn, việc chỉ hiển thị các bản ghi dịch vụ ở giai đoạn Mới và Đang chạy có thể tiết kiệm thời gian nếu có số lượng lớn bản ghi trong bảng điều khiển Dịch vụ.

Điều hướng đến Ứng dụng Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch vụ, nơi tất cả các yêu cầu dịch vụ được sắp xếp theo Loại Dịch vụ. Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng (Bật/tắt bảng tìm kiếm) ở bên phải thanh tìm kiếm, hiển thị menu thả xuống. Nhấp vào Thêm bộ lọc tùy chỉnh trong cột Bộ lọc, và cửa sổ bật lên Thêm bộ lọc tùy chỉnh xuất hiện.

Ba trường thả xuống cần được cấu hình trên cửa sổ bật lên.

Trong trường đầu tiên, cuộn xuống và chọn Giai đoạn.

Để trường thứ hai được đặt thành =.

Chọn Đang chạy từ menu thả xuống trong trường cuối cùng.

Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng (cộng) ở bên phải trường cuối cùng, và một quy tắc giống hệt xuất hiện bên dưới quy tắc hiện tại.

Sau đó, thay đổi Đang chạy thành Mới trong trường thứ ba của quy tắc thứ hai, để các trường khác như cũ.

Nhấp vào nút Thêm ở phía dưới để thêm bộ lọc tùy chỉnh mới.

Sửa đổi nhỏ này chỉ trình bày các dịch vụ ở giai đoạn Mới và Đang chạy. Đây là một báo cáo hữu ích cho công ty quản lý số lượng lớn sửa chữa tại bất kỳ thời điểm nào.

Để báo cáo này xuất hiện làm báo cáo mặc định khi mở bảng điều khiển Dịch vụ, nhấp vào biểu tượng (Bật/tắt bảng tìm kiếm) ở phía bên phải thanh tìm kiếm. Tiếp theo, nhấp vào Lưu tìm kiếm hiện tại, bên dưới cột Yêu thích, hiển thị một cột thả xuống khác bên dưới. Đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh Bộ lọc mặc định, sau đó nhấp vào Lưu. Sau đó, bảng điều khiển Dịch vụ tùy chỉnh này sẽ xuất hiện theo mặc định bất cứ khi nào truy cập bảng điều khiển Dịch vụ.