Kalender

Odoo Kalender är en schemahanteringsapp som gör det möjligt för användare att integrera ett företags affärsflöde i en enda hanteringsplattform. Genom att integreras med de andra apparna i Odoos ekosystem gör Kalender det möjligt för användare att schemalägga och organisera möten, schemalägga evenemang, planera anställdas bedömningar, samordna projekt och mer – allt från samma plattform.

När användare öppnar Kalenderappen har de en översikt över sina aktuella möten. Det valda visningsalternativet visas som en rullgardinsmeny med Dag, Vecka, Månad eller År. Under rullgardinsmenyn för visningsalternativ kan användare också aktivera eller avaktivera Visa helger.

Översikt över kalenderappen.

Tips

Beroende på det valda visningsalternativet kan användare klicka på knapparna (vänster eller höger pil) för att växla mellan dagar, veckor osv., och växla tillbaka till den aktuella dagen med knappen Idag.

Synkronisera tredjepartskalendrar

Användare kan synkronisera Odoo med befintliga Outlook- och/eller Google-kalendrar genom att gå till Kalenderapp ‣ Konfiguration ‣ Inställningar. Härifrån anger du Klient-ID och Klienthemlighet. Det finns också ett alternativ för att pausa synkronisering genom att markera kryssrutan, eller automatisera synkronisering genom att låta den vara tom.

När önskade konfigurationer är klara, se till att klicka på Spara innan du går vidare.

Evenemang som skapas i synkroniserade kalendrar visas automatiskt över de integrerade plattformarna.

Se även

Skapa aktiviteter från händelseflöde

Skapa omedelbart nya möten var som helst i Odoo genom en individuell posts händelseflöde, som i ett CRM-möjlighetskort eller en arbetsuppgift i appen Projekt.

Från händelseflödet, klicka på knappen Aktiviteter. I popup-fönstret Schemalägg aktivitet, välj önskad Aktivitetstyp, vilket fyller i en uppsättning knappar, beroende på aktiviteten.

Aktiviteter som involverar andra scheman, som Möte eller Samtal för demo, länkar till appen Kalender. Välj en av dessa aktiviteter för att länka till appen Kalender, tryck sedan på Öppna kalender för att navigera tillbaka till appen. Alternativt är det också möjligt att Schemalägg & markera som klar för att avsluta aktiviteten, eller välja Klar & schemalägg nästa för att hålla fönstret Schemalägg aktivitet öppet för att skapa en till.

Se även

Schemalägg aktiviteter i Odoo

Planera ett evenemang

För att lägga till ett evenemang i kalendern, öppna Kalenderappen och klicka på måldatumet. I popup-fönstret Nytt evenemang som visas börjar du med att lägga till evenemangets rubrik.

Fönster för att schemalägga ett evenemang i kalenderappen.

Måldatumet fylls automatiskt i i fältet Start. Detta kan ändras genom att klicka i datumavsnittet och välja ett datum från kalendern. För flerdagarsevenemang väljer du slutdatumet i det andra fältet och klickar sedan på Verkställ.

Markera kryssrutan Heldag om det inte finns någon specifik start- eller sluttid.

För evenemang med specifika start- och sluttider ska du se till att kryssrutan Heldag är avmarkerad för att aktivera tidsval. Med kryssrutan Heldag avmarkerad visas tidsval i fältet Start.

Den inloggade användaren fylls automatiskt i som första deltagare. Ytterligare Deltagare kan också läggas till eller skapas härifrån.

För virtuella möten, kopiera och klistra in URL:en i det utrymme som tillhandahålls i fältet Videosamtals-URL. Eller klicka på Odoo-möte för att skapa en länk.

Klicka sedan antingen på Spara & Stäng för att skapa händelsen, eller välj Fler Optioner för att konfigurera händelsen ytterligare.

Tips

När händelsen har skapats kan användare klicka direkt in i det virtuella mötet från kalenderhändelsen för att få tillgång till fler konfigurationsalternativ.

Det fullständiga händelseformuläret för en ny kalenderhändelse.

Fältet Beskrivning gör det möjligt för användare att lägga till ytterligare information och detaljer om mötet.

Klicka på Fler Optioner för att navigera till mötesformuläret, som ger ytterligare konfigurationer för händelsen:

  • Giltighetstid: Definiera längden på mötet i timmar, eller aktivera reglaget Heldag.

  • Återkommande: Markera kryssrutan för att skapa ett återkommande möte. När detta har valts öppnas nya fält:

    • Tidszon: Välj den tidszon för vilken denna mötesinställning är specificerad.

    • Upprepa: Välj återkommande period för detta möte. Beroende på vilken typ av upprepning som har valts visas ett efterföljande fält där användare kan ange när mötet ska återkomma. Till exempel, om Månadsvis väljs som Upprepa-alternativ, visas ett nytt fält där användaren bestämmer vilken Dag i månaden mötet ska återkomma.

    • Till: Välj ett begränsat Antal upprepningar detta möte ska återkomma, Slutdatum för när upprepningarna ska upphöra, eller om mötena ska återkomma För alltid.

  • Taggar: Lägg till taggar till händelsen, som Kundmöte eller Internt möte. Dessa kan sökas och filtreras i Kalender-appen när flera händelser organiseras.

  • Tidsbokning: Länka befintliga eller nya tidsbokningar. Dessa kan konfigureras via knappen Dela tillgänglighet från huvuddashboarden i Kalender.

  • Integritet: Växla mellan synlighetsoptioner för att kontrollera vem som kan se evenemanget.

  • Organisatör: Detta är som standard den aktuella Odoo-användaren. Välj en ny från befintliga användare, eller skapa och redigera en ny användare.

  • Beskrivning: Lägg till ytterligare information eller detaljer om mötet.

  • Påminnelser: Välj aviseringsalternativ att skicka till deltagare. Välj en standardavisering eller konfigurera nya påminnelser.

Samordna med arbetsgruppers tillgänglighet

När en händelse schemaläggs för flera användare, markera kryssrutan bredvid Deltagare på Kalender-appens dashboard för att visa teammedlemmars tillgänglighet. Markera (eller avmarkera) kryssrutan bredvid listade användare för att visa (eller dölja) individuella kalendrar.

Vy av sektionen Deltagare i Kalender-appen.

Aktietillgångar

På huvuddashboarden i appen Kalender, klicka på knappen Dela tillgänglighet högst upp på sidan. Klicka sedan och dra för att välja tillgängliga tider och datum i kalendern för att lägga till dem som alternativ i inbjudan.

Tips

För att ta bort ett valt tidsintervall, håll muspekaren över tillgängligheten för att klicka på ikonen (soptunna).

Observera

Inom funktionen Dela tillgänglighet är det endast möjligt att välja tider i kalendervyn Dag.

När tillgänglighet har valts, klicka på knappen Öppna för att navigera till den associerade tidsbokningens sida.

Dela tillgänglighetsfönster i Kalender-appen.

Flera konfigurationsoptioner är tillgängliga på tidsbokningsformuläret:

I fältet Schemahantering, ställ in ett minsta tidsfönster i timmar för att säkerställa att tidsbokningar bekräftas en specificerad tid i förväg. Till exempel, sätt 01:00 för att kräva att deltagare bekräftar minst en timme före sin tidsboknings tid.

I fältet Tillåt avbokning, ställ in ett maximalt tidsfönster i timmar före tidsbokningens starttid som deltagare kan avboka.

Fältet Tillgänglighet på gör det möjligt för deltagare att boka Användare eller Resurser, såsom mötesrum eller bord. Efter att ha valt Användare eller Resurser, skriv in önskad användare eller resurs i utrymmet nedan.

Fältet Frontändskärm används för att välja Ingen bild eller Visa bilder relaterade till den valda användaren eller resursen på tidsbokningssidan.

Om Resurser har valts i fältet Tillgänglighet på, har användare ett alternativ att Hantera kapaciteter.

Markera kryssrutan för att begränsa det maximala antalet personer som kan använda resursen samtidigt.

Fältet Tilldelningsmetod möjliggör den ordning i vilken deltagare bokar sin tid och användare/resurs:

  • Välj Användare/Resurs sedan Tid

  • Välj Tid sedan Användare/Resurs

Om Resurser har valts i fältet Tillgänglighet På, finns ett tredje alternativ tillgängligt, Välj Tid och tilldela sedan automatiskt.

Konfigurera eventuellt följande flikar:

Klicka på knappen Förhandsvisa för att se hur tidsbokningen ser ut för deltagare.

När konfigurationen är klar klickar du på knappen Dela för att skapa en länk att skicka direkt, eller klicka på Publicera för att publicera valet av tidsbokning på den anslutna Odoo-hemsidan.

Fliken Schemalägg

I fliken Schema på tidsbokningen kan tidsluckor hanteras. Måldatum och tid fyller i som de första tidsluckorna.

För att lägga till en ny tidslucka, tryck på Lägg till en rad. Klicka i det nya tomma utrymmet under fältet Från och välj och ange sedan nytt målstartdatum och tid. Upprepa under det nya tomma utrymmet under Till för att välja och ange nytt målslutdatum och tid.

Fliken Alternativ

Fliken Optioner ger ytterligare konfigurationer:

  • Hemsida: Ange vilken hemsida denna mötinbjudan ska publiceras på.

  • Tidszon: Detta använder som standard företagets tidszon som valts i appen Inställningar. För att ändra tidszon, välj önskat alternativ från rullgardinsmenyn.

  • Plats: Välj eller skapa nya platser från rullgardinsmenyn. Om detta fält lämnas tomt anses mötet äga rum online.

  • Videokonferenslänk: Välj från Odoo Diskutera eller Google Meet för att inkludera en videokonferenslänk i mötesinbjudan, eller lämna det tomt för att förhindra generering av en mötes-URL.

  • Manuell Bekräftelse: Visas endast om Resurser har valts i fältet Tillgänglighet På. Kryssa i rutan och ange en maximal procentsats av den valda resursens/resursernas totala kapacitet för att skapa ett manuellt bekräftelsekrav för att slutföra mötet.

  • Förskottsbetalning: Markera kryssrutan för att kräva att användare betalar innan de bekräftar sin bokning. När detta är markerat visas en länk för att Konfigurera betalningsleverantörer, vilket möjliggör onlinebetalningar.

  • Begränsa till Arbetstid: Om Användare har valts i fältet Tillgänglighet På, kryssa i rutan för att begränsa mötestidsluckor till de valda användarnas arbetstid.

  • Skapa Möjligheter: När detta är valt skapar varje schemalagd tidsbokning en ny CRM-möjlighet.

  • Påminnelser: Lägg till eller radera påminnelsenotiser i detta fält. Välj det tomma utrymmet för ytterligare optioner.

  • Bekräftelsemeddelande: Kryssa i rutan för att automatiskt skicka ett bekräftelsemeddelande till deltagare när mötet är bekräftat. Välj från e-postmallarna eller klicka på Sök Mer… och sedan Ny för att skapa en anpassad mall.

  • Avbokningsmeddelande: Kryssa i rutan för att automatiskt skicka ett avbokningsmeddelande till deltagare om mötet avbokas. Välj från e-postmallarna eller klicka på Sök Mer… och sedan Ny för att skapa en anpassad mall.

  • Kopia till: Lägg till kontakter som ska meddelas om mötesuppdateringar i detta fält, oavsett om de deltar i mötet.

  • Tillåt Gäster: Kryssa i rutan för att tillåta deltagare att bjuda in gäster.

Fliken Frågor

I fliken Frågor, lägg till frågor som deltagaren ska besvara när de bekräftar sitt möte. Klicka på Lägg till en rad för att konfigurera en Fråga. Välj sedan en Frågetyp, lägg valfritt till ett Platshållarsvar och välj om det är ett Obligatoriskt Svar.

För att lära dig hur du skapar mer omfattande frågeformulär, gå till dokumentationen för appen Enkäter om att skapa och konfigurera datafångande frågor.

Fliken Meddelanden

I fältet Introduktionsmeddelande på fliken Meddelanden, lägg till ytterligare mötesinformation som visas på inbjudan.

Information som läggs till i fältet Extra Meddelande vid Bekräftelse visas när mötet har bekräftats.