Administration

Förfrågningar om ledighet och tilldelningar genomgår en godkännandeprocess innan de beviljas. Förfrågningar behöver antingen ett eller två godkännanden, om några, beroende på hur den specifika typen av ledighet är konfigurerad. Alla dessa konfigurationer finns under avsnittet Hantering i ansökan Ledighet.

Endast användare som kan godkänna tilldelnings- och ledighetsförfrågningar ser avsnittet Hantering i ansökan Ledighet.

Hantera ledig tid

För att se ledighetsförfrågningar som behöver godkännas, navigera till Time Off app ‣ Management ‣ Time Off. Om du gör det visas sidan All Time Off.

De enda ledighetsförfrågningar som är synliga på denna sida tillhör anställda som användaren antingen har Ledighetsofficer eller Administratör åtkomstbehörighet för i ansökan Ledighet.

Standardfiltret på sidan All ledighet är Väntar på mig. Detta filter visar endast ledighetsförfrågningar som behöver godkännas för nuvarande anställda i användarens arbetsgrupp, med statusen antingen Att godkänna eller Andra godkännandet.

På vänster sida av sidan All Time Off finns olika grupperingsalternativ som kan användas för att begränsa de presenterade ledighetsförfrågningarna, under rubrikerna Status och Department.

Eftersom endast ledighetsansökningar som måste godkännas visas, är de enda alternativen för Status All, To Approve och Second Approval.

De olika avdelningar som användaren är medlem i och hanterar anställda under visas också på vänster sida av sidan, under Departments.

Observera

Om inga förfrågningar faller under ett av statusalternativen eller avdelningarna, är den statusen eller avdelningen inte synlig i vänstermenyn.

Om du bara vill visa ledighetsförfrågningar för specifika avdelningar klickar du på Avdelning till vänster på sidan. Endast förfrågningar inom den valda avdelningen presenteras då.

Statuskolumnen visar status för varje förfrågan, med status markerad i en specifik färg.

Förfrågningarna To Approve och Second Approval är markerade med gult och är de enda som visas i listan som standard.

Om filtret Väntar på mig tas bort, visas alla statusar.

Approved-ansökningar är grönmarkerade, To Submit-ansökningar (utkast) är blåmarkerade och Refused-ansökningar är gråmarkerade.

För att godkänna en ledighetsansökan klickar du på Approve-knappen i slutet av raden.

För att validera en ledighetsansökan som redan har godkänts och som väntar på ett andra godkännande, klicka på Validate-knappen i slutet av raden.

För att avvisa en begäran klickar du på Refuse-knappen längst bort i kön.

För mer information, klicka var som helst på raden för ledighetsansökan (utom på knapparna Approve, Validate och Refuse). Om du gör det laddas det specifika formuläret för begäran om tidsavbrott. Beroende på användarens rättigheter kan ändringar göras.

För att ändra begäran gör du önskade ändringar i formuläret. Alla ändringar sparas automatiskt.

Det är också möjligt att godkänna, validera eller avvisa begäran från det här formuläret. Klicka på knappen Approve för att godkänna, på knappen Validate för att validera eller på knappen Refuse för att avslå begäran.

Hantera tilldelningar

För att se tilldelningar som behöver godkännas, navigera till Time Off app ‣ Management ‣ Allocations. När du gör det visas sidan Allocations.

Användaren presenteras endast med tilldelningar för anställda de har antingen Ledighetsofficer eller Administratör åtkomstbehörighet för i ansökan Ledighet.

Standardfiltren som är konfigurerade på sidan Tilldelningar är Första godkännandet och Min arbetsgrupp. Dessa standardfilter visar endast anställda som användaren hanterar och som väntar på sitt första godkännande. Godkända och avvisade tilldelningsförfrågningar visas inte.

På vänster sida av Allocations-sidan finns olika grupperingsalternativ för att begränsa de presenterade tilldelningsförfrågningarna.

Alternativen för Status är: All, To Approve, Refused och Approved. Klicka på en specifik Status för att endast visa förfrågningar med den specifika statusen.

För att se alla tilldelningsansökningar, oavsett status, klicka på All under rubriken Status.

Det är också möjligt att visa tilldelningsförfrågningar per avdelning. Klicka på önskad Department till vänster på Allocations-sidan för att endast visa tilldelningar för den specifika avdelningen.

Observera

Grupperingarna på vänster sida visar endast allokeringsförfrågningar som faller under standardfiltren My Team och Active Employee, om dessa standardfilter inte har tagits bort från fältet Search…. Endast status för tilldelningsförfrågningar som faller under dessa filter visas på vänster sida.

Om det t.ex. inte finns några förfrågningar med statusen To Submit, visas inte det statusalternativet till vänster på sidan Allocations.

Alla avdelningar för användarens anställda visas i listan. Om det inte finns några tilldelningsbegäranden som faller under den avdelningen och som matchar de förkonfigurerade filtren är listan tom.

Det är alltid möjligt att ta bort något av de förkonfigurerade filtren genom att klicka på (remove)-ikonen på det specifika filtret för att ta bort det.

Statuskolumnen visar status för varje förfrågan, där statusen markeras i en specifik färg. Förfrågningarna Att godkänna markeras i gult, och om standardfiltret Första godkännande tas bort, markeras de Godkända förfrågningarna i grönt och de Avvisade förfrågningarna i grått.

För att godkänna en tilldelningsförfrågan, klicka på knappen Godkänn i slutet av raden. För att avvisa en förfrågan, klicka på knappen Avvisa.

Om fler detaljer behövs, klicka var som helst på tilldelningsförfråganraden (förutom på knapparna Godkänn eller Avvisa) för att visa den specifika förfrågan i detalj, via tilldelningsförfråganformuläret.

Beroende på vilka rättigheter användaren har kan ändringar göras i det formulär för begäran om tilldelning som visas. För att ändra begäran gör du önskade ändringar i formuläret. Alla ändringar sparas automatiskt.

Det är också möjligt att godkänna eller avvisa förfrågan från detta formulär. Klicka på knappen Godkänn för att godkänna, eller på knappen Avvisa för att avvisa förfrågan.