Administration¶
Time off and allocation requests undergo an approval process before being granted. Requests either need one or two approvals, if any, depending on how the specific type of time off is configured. All these configurations can be found under the Management section of the Time Off application.
Only users who can approve allocation and time off requests see the Management section in the Time Off application.
Hantera ledig tid¶
För att se ledighetsförfrågningar som behöver godkännas, navigera till . Om du gör det visas sidan All Time Off.
The only time off requests that are visible on this page belong to employees the user either has Time Off Officer or Administrator access rights for in the Time Off application.
The default filter on the All Time Off page is Waiting For Me. This filter only presents time off requests that need to be approved for current employees on the user’s team, with a status of either To Approve or Second Approval.
På vänster sida av sidan All Time Off finns olika grupperingsalternativ som kan användas för att begränsa de presenterade ledighetsförfrågningarna, under rubrikerna Status och Department.
Eftersom endast ledighetsansökningar som måste godkännas visas, är de enda alternativen för Status All, To Approve och Second Approval.
De olika avdelningar som användaren är medlem i och hanterar anställda under visas också på vänster sida av sidan, under Departments.
Observera
If no requests fall under one of the status options or departments, that status or department is not visible on the left-side menu.
Om du bara vill visa ledighetsförfrågningar för specifika avdelningar klickar du på Avdelning till vänster på sidan. Endast förfrågningar inom den valda avdelningen presenteras då.
Statuskolumnen visar status för varje förfrågan, med status markerad i en specifik färg.
Förfrågningarna To Approve och Second Approval är markerade med gult och är de enda som visas i listan som standard.
If the Waiting For Me filter is removed, all statuses appear.
Approved-ansökningar är grönmarkerade, To Submit-ansökningar (utkast) är blåmarkerade och Refused-ansökningar är gråmarkerade.
För att godkänna en ledighetsansökan klickar du på Approve-knappen i slutet av raden.
För att validera en ledighetsansökan som redan har godkänts och som väntar på ett andra godkännande, klicka på Validate-knappen i slutet av raden.
För att avvisa en begäran klickar du på Refuse-knappen längst bort i kön.
För mer information, klicka var som helst på raden för ledighetsansökan (utom på knapparna Approve, Validate och Refuse). Om du gör det laddas det specifika formuläret för begäran om tidsavbrott. Beroende på användarens rättigheter kan ändringar göras.
För att ändra begäran gör du önskade ändringar i formuläret. Alla ändringar sparas automatiskt.
Det är också möjligt att godkänna, validera eller avvisa begäran från det här formuläret. Klicka på knappen Approve för att godkänna, på knappen Validate för att validera eller på knappen Refuse för att avslå begäran.
Hantera tilldelningar¶
För att se tilldelningar som behöver godkännas, navigera till . När du gör det visas sidan Allocations.
The user is only presented with allocations for employees they have either Time Off Officer or Administrator access rights for in the Time Off application.
The default filters configured on the Allocations page are First Approval and My Team. These default filters only present employees that the user manages and are awaiting their first approval. Approved and refused allocation requests are not shown.
På vänster sida av Allocations-sidan finns olika grupperingsalternativ för att begränsa de presenterade tilldelningsförfrågningarna.
Alternativen för Status är: All, To Approve, Refused och Approved. Klicka på en specifik Status för att endast visa förfrågningar med den specifika statusen.
För att se alla tilldelningsansökningar, oavsett status, klicka på All under rubriken Status.
Det är också möjligt att visa tilldelningsförfrågningar per avdelning. Klicka på önskad Department till vänster på Allocations-sidan för att endast visa tilldelningar för den specifika avdelningen.
Observera
Grupperingarna på vänster sida visar endast allokeringsförfrågningar som faller under standardfiltren My Team och Active Employee, om dessa standardfilter inte har tagits bort från fältet Search…. Endast status för tilldelningsförfrågningar som faller under dessa filter visas på vänster sida.
Om det t.ex. inte finns några förfrågningar med statusen To Submit, visas inte det statusalternativet till vänster på sidan Allocations.
Alla avdelningar för användarens anställda visas i listan. Om det inte finns några tilldelningsbegäranden som faller under den avdelningen och som matchar de förkonfigurerade filtren är listan tom.
Det är alltid möjligt att ta bort något av de förkonfigurerade filtren genom att klicka på (remove)-ikonen på det specifika filtret för att ta bort det.
The status column displays the status of each request, with the status highlighted in a specific color. The To Approve requests are highlighted in yellow, and if the default First Approval filter is removed, the Approved requests are highlighted in green, and the Refused requests are highlighted in gray.
To approve an allocation request, click the Approve button at the end of the line. To refuse a request, click the Refuse button.
If more details are needed, click anywhere on the allocation request line (except for the Approve or Refuse buttons) to view the specific request in detail, via the allocation request form.
Beroende på vilka rättigheter användaren har kan ändringar göras i det formulär för begäran om tilldelning som visas. För att ändra begäran gör du önskade ändringar i formuläret. Alla ändringar sparas automatiskt.
It is also possible to approve or refuse the request from this form. Click the Approve button to approve, or the Refuse button to refuse the request.