Aktiviteter

Activities är uppföljningsuppgifter som är knutna till en post i en Odoo-databas.

Den ikon som används för att visa aktiviteter varierar beroende på aktivitetstyp:

• (klocka) icon: standardikonen för aktiviteter.

• (phone) icon: ett telefonsamtal är planerat.

• (envelope) icon: ett e-postmeddelande är schemalagt.

• (check) icon: en ”to-do” är schemalagd.

• (användare) ikon: ett möte är schemalagt.

• (upload) icon: ett dokument är planerat att laddas upp.

• (begäran om signatur) icon: en begäran om signatur är planerad.

Planera aktiviteter

Aktiviteter kan schemaläggas på valfri sida i databasen som innehåller en chatter-tråd, Kanban-vy, list-vy eller activities-vy i en applikation.

Chatter

Aktiviteter kan skapas från chatten på vilken post som helst.

För att schemalägga en ny aktivitet, klicka på knappen Aktivitet, som finns längst upp i händelseflödet. I popup-fönstret Schemalägg aktivitet som visas, fyll i formuläret Schemalägg aktivitet.

Kanban-vy

Aktiviteter kan också skapas från vyn (Kanban).

För att göra det, klicka på |klockan| längst ner på en enskild post.

Klicka på + Schemalägg en aktivitet och fortsätt sedan till fyll i formuläret Schemalägg aktivitet.

Observera

Om en post redan har en schemalagd aktivitet ersätts |klockan| av den ikon som representerar den befintliga schemalagda aktiviteten. Klicka på aktivitetstypens ikon för att schemalägga en annan aktivitet.

Lista vy

Aktiviteter kan också skapas från en (list)-vy.

Om kolumnen Activities är dold kan du visa den med hjälp av ikonen (settings adjust) längst till höger i den övre raden.

Klicka sedan på klockan för den post som aktiviteten ska läggas till i och klicka på + Schemalägg en aktivitet. Fortsätt med att fylla i formuläret Schemalägg aktivitet som visas.

Observera

Om en post redan har en schemalagd aktivitet ersätts |klockan| av den ikon som representerar den befintliga schemalagda aktiviteten. Klicka på aktivitetstypens ikon för att schemalägga en annan aktivitet.

Aktivitetsvy

De flesta applikationer i Odoo har en Activity-vy tillgänglig. Om den är tillgänglig syns en klocka i det övre högra hörnet av huvudmenyraden, bland de andra ikonerna för vyalternativ.

För att öppna aktivitetsvyn klickar du på |klockan|.

I den här vyn listas alla tillgängliga aktiviteter i kolumnerna, medan de horisontella posterna representerar alla enskilda poster.

Aktiviteter som visas i grönt har ett förfallodatum i framtiden, aktiviteter som visas i orange har ett förfallodatum idag, medan aktiviteter som visas i rött har ett förfallodatum.

Färgade staplar i varje kolumn representerar handlingar för specifika aktivitetstyper och visar ett nummer som anger hur många aktiviteter som är schemalagda för den typen.

Om flera aktivitetstyper är schemalagda för en post visas en siffra i rutan som anger det totala antalet schemalagda aktiviteter.

Observera

Aktivitetsfärger och deras relation till en aktivitets förfallodatum är konsekventa i hela Odoo, oavsett aktivitetstyp eller vy.

För att schemalägga en aktivitet för en handling, håll muspekaren över motsvarande fält. Klicka på ikonen (plus) och fyll sedan i formuläret Schemalägg aktivitet.

Schema Aktivitetsformulär

Aktiviteter kan schemaläggas från många olika platser, t.ex. från chatter för en post eller från en av flera vyer i ett program, om sådana finns: Kanban-vyn, list-vyn eller activity-vyn.

Välj först en aktivitetstyp:

• Att-göra

• E-post

• Samtal

• Möte

• Gör grejer

• Dokument

• Namnteckning

• Bevilja godkännande

Ange sedan följande information:

• Sammanfattning: ange en kort rubrik för aktiviteten, till exempel Diskutera förslag.

• Due Date: välj aktivitetens deadline med hjälp av popover-fönstret i kalendern.

• Assigned to: som standard fyller den aktuella användaren i det här fältet. Om du vill tilldela aktiviteten till en annan användare väljer du den i rullgardinsmenyn.

• Logga en anteckning: lägg till eventuell ytterligare information för aktiviteten i detta fält.

Klicka på Spara för att schemalägga aktiviteten och lägga till aktiviteten i händelseflödet under Planerade aktiviteter. Klicka på Markera som klar för att lägga till detaljerna för aktiviteten i händelseflödet under Idag.

Boka ett möte

Om Möte väljs som aktivitetstyp, ange informationen enligt instruktionerna ovan och klicka sedan på Schemalägg. Detta öppnar användarens kalender för att lägga till och schemalägga aktiviteten.

Klicka på önskat datum och tid för aktiviteten så visas ett popup-fönster med Ny händelse. Sammanfattningen från popup-fönstret Schedule Activity fyller i fältet Title.

Ange informationen i popup-fönstret New Event och klicka sedan på Save & Close för att schemalägga den. När aktiviteten har schemalagts läggs den till i chatten under avsnittet Planned Activities.

Alla schemalagda aktiviteter

För att visa en konsoliderad lista över aktiviteter, organiserade efter applikation, klickar du på |klockan| i rubrikmenyn, som finns i det övre högra hörnet.

Om några aktiviteter är schemalagda visas antalet aktiviteter i en röd bubbla på (clock) icon.

Alla aktiviteter för varje applikation är dessutom indelade i underavsnitt som anger var i applikationen aktiviteten ska slutföras. I varje underavsnitt listas antalet schemalagda aktiviteter som är Late, due Today och scheduled in the Future.

Example

I Ledighet-applikationen är en aktivitet schemalagd att genomföras på All Time Off-dashboarden för förfrågningar, och sex aktiviteter är schemalagda att genomföras på Allocations-dashboarden.

Dessa förfrågningar visas i två separata listor i rullgardinsmenyn för alla aktiviteter: en med rubriken ”Fritid” och en med rubriken ”Fritidstilldelning”.

Tips

Optionen att begära ett dokument finns tillgänglig längst ner i listan över alla schemalagda aktiviteter.

Typer av aktiviteter

För att visa de aktivitetstyper som för närvarande är konfigurerade i databasen, navigera till :menuselection:` Inställningar app --> Diskussionsavsnitt --> Aktiviteter inställning --> Aktivitetstyper.

Om du gör det visas sidan Activity Types, där de befintliga aktivitetstyperna finns.

Tips

Enskilda applikationer har en lista över aktivitetstyper dedikerade till den applikationen. För att till exempel visa och redigera aktiviteterna som är tillgängliga för CRM-applikationen, gå till CRM-appen ‣ Konfiguration ‣ Aktivitetstyper.

Redigera aktivitetstyper

Om du vill redigera en befintlig aktivitetstyp klickar du på aktivitetstypen och formuläret för aktivitetstypen laddas.

Gör eventuella ändringar i formuläret för aktivitetstyp. Formuläret sparas automatiskt, men det kan sparas manuellt när som helst genom att klicka på alternativet Spara manuellt, som representeras av en (cloud upload)-ikon, som finns i det övre vänstra hörnet på sidan.

Skapa nya aktivitetstyper

För att skapa en ny aktivitetstyp, klicka på Ny från sidan Aktivitetstyper, så laddas ett tomt formulär för aktivitetstyp. Ange ett namn för aktivitetstypen överst på formuläret och ange sedan följande information i formuläret.

Avsnittet Aktivitetsinställningar

• Åtgärd: Välj en åtgärd som är kopplad till denna nya aktivitetstyp i rullgardinsmenyn. Vissa åtgärder utlöser specifika beteenden efter att en aktivitet har schemalagts, såsom:

  • Ladda upp dokument: Om detta väljs läggs en länk för att ladda upp ett dokument automatiskt till den planerade aktiviteten i händelseflödet.

  • Samtal: Om valt, loggas samtalsinformation i händelseflödet och visas på relevanta handlingar.

  • Möte: Om valt, skapas ett möte i händelseflödet och visas på relevanta handlingar.

  • Begär namnteckning: Om detta väljs läggs en länk för att öppna ett popup-fönster för signaturförfrågan automatiskt till den planerade aktiviteten i händelseflödet. Detta kräver att Odoo Skriv under-applikationen är installerad.

  Observera

  Vilka aktivitetstyper som är tillgängliga varierar beroende på vilka program som är installerade i databasen.

• Mapp: Välj en specifik mapp att spara ett dokument i. Detta fält visas endast om Ladda upp dokument är valt för Åtgärd.

• Standardanvändare: Välj en användare från rullgardinsmenyn för att automatiskt tilldela denna aktivitet till den valda användaren när denna aktivitetstyp schemaläggs. Om detta fält lämnas tomt tilldelas aktiviteten till användaren som skapar aktiviteten.

• Default Summary: ange en anteckning som ska inkluderas när denna aktivitetstyp skapas.

  Observera

  Informationen i fälten Default User och Default Summary inkluderas när en aktivitet skapas. De kan dock ändras innan aktiviteten schemaläggs eller sparas.

• Behåll klar: Markera denna kryssruta för att hålla aktiviteter som har markerats som Klar synliga i aktivitetsvyn.

• Default Note: ange eventuella anteckningar som ska visas med aktiviteten.

Nästa aktivitetsavsnitt

Det är möjligt att antingen föreslå eller utlösa en annan aktivitet. Detta gör du genom att konfigurera avsnittet Nästa aktivitet.

• Chaining Type: välj antingen Suggest Next Activity eller Trigger Next Activity från rullgardinsmenyn. Beroende på det valda alternativet visas antingen fältet Suggest eller Trigger.

  Observera

  Fältet Chaining Type visas inte om Upload Document har valts för Action.

• Suggest/Trigger: beroende på vad som är valt för Chaining Type, visar detta fält antingen Suggest eller Trigger. Använd rullgardinsmenyn för att välja den aktivitet som du vill rekommendera eller schemalägga som en uppföljningsuppgift till aktivitetstypen.

• Schedule: Konfigurera när nästa aktivitet ska föreslås eller utlösas.

  Ange först ett numeriskt värde som anger när aktiviteten föreslås eller utlöses.

  Bredvid detta fält syns fältet Days. Klicka på Days, som är standardalternativet, för att visa en rullgardinsmeny. Välj önskat tidsramsalternativ i listan. Alternativen är Days, Weeks eller Months.

  Slutligen väljer du med hjälp av rullgardinsmenyn om aktiviteten ska schemaläggas eller utlösas antingen efter föregående aktivitets deadline eller efter slutdatum.

Se även

• Diskutera

• Använda kanaler för teamkommunikation

• CRM-aktiviteter och aktivitetsplaner