Citas¶
La aplicación Citas de Odoo es una aplicación en la que los clientes y otros usuarios pueden programar sus propias citas, lo que simplifica el proceso de reservas, preguntas o servicios. La aplicación está integrada con el paquete de aplicaciones empresariales de Odoo. De esta forma las empresas pueden automatizar la programación de reuniones, reducir la coordinación manual y brindar una experiencia sencilla a los clientes. Las reuniones pueden vincularse a calendarios, oportunidades de CRM, horarios de los empleados y más, lo que la convierte en la herramienta ideal para empresas que se basan en servicios y buscan eficacia y organización.
Configuración¶
La aplicación Citas permite que se programen nuevas citas según la disponibilidad de los empleados, o la de los recursos, como lo son salas de reuniones o una zona con asientos. Para crear un nuevo recurso, o gestionar los existentes, dirígete a . Aquí verás una lista de todos los recursos disponibles en la base de datos, así como la capacidad de cada uno.
Recursos¶
Haz clic en Nuevo para crear un recurso nuevo. En el registro en blanco, introduce el Nombre del recurso; en el campo Capacidad introduce el número máximo de personas que pueden caber en el recurso. Después, confirma la Zona horaria del recurso.
Si lo deseas, selecciona uno o más Recurso Vinculado del menú desplegable. Esta opción designa uno o más recursos que se pueden usar en combinación para manejar una mayor demanda.
Importante
Los recursos vinculados solo se usan cuando se utiliza el método de asignación Método de Asignación de autoasignación.
Por último, agrega una Descripción para este recurso. El contenido de la pestaña Descripción es visible para los clientes al reservar una cita en línea.
Capacidad del recurso¶
Al reservar una cita basada en la disponibilidad del recurso, el sitio web solo muestra capacidad hasta 12. Esto ocurre incluso si el recurso tiene una capacidad mayor. Para evitar esto, se debe agregar un nuevo Parámetro del Sistema a la base de datos.
Primero, asegúrate de que el modo de desarrollador esté activado. Luego, ve a la . Haz clic en Nuevo para añadir un nuevo parámetro.
En el campo Clave, introduce appointment.resource_max_capacity_allowed. En el campo Valor, introduce la capacidad máxima que debería permitirse. Haz clic en (Guardar manualmente) cuando termines.
Configuración del tipo de cita¶
Antes de que se puedan programar o reservar citas, se debe crear un tipo de cita. Ve al tablero de la aplicación y haz clic en Nuevo. En el nuevo registro en blanco, introduce un Título de Cita y después establece una Duración para este tipo de cita.
A continuación, establece un Tiempo de Pre-Reserva. Este es el tiempo mínimo entre el momento en que se puede reservar una cita y el momento en que puede comenzar. Si el Tiempo de Pre-Reserva es de 1 hora, las citas deben reservarse al menos con 1 hora de antelación.
Example
Se crea un tipo de cita para Canchas de Tenis, con una Duración de 1 hora y un Tiempo de Pre-Reserva de 1 hora. A las 02:00 PM, un cliente intenta reservar una cita para el mismo día a las 02:45 pm. El primer horario disponible es a las 04:00 pm.
Selecciona una Ventana de Programación:
Selecciona Disponible ahora para permitir que los clientes reserven una cita de inmediato. Usa el campo Hasta X días en el futuro para definir con cuánta antelación los clientes pueden programar citas. Por ejemplo, si se introduce
14, los clientes no pueden reservar nada con más de 14 días de anticipación desde la fecha actual.Selecciona Dentro de un rango de fechas para limitar las reservas a un rango de fechas específico. Después de seleccionar esta opción, haz clic en los campos Desde y hasta, y usa la ventana emergente del calendario para personalizar el rango de fecha y hora.
Actualiza el campo Permitir Cancelación para limitar el tiempo antes de una cita en el que un cliente puede cancelar. Si esta configuración está habilitada, los clientes no pueden cancelar dentro del plazo designado.
Nota
Si un cliente intenta cancelar dentro del plazo, recibe un mensaje de error con información de contacto. Si la cita es para un recurso, los datos de contacto son del usuario que creó el tipo de cita. Si la cita es para un usuario, los datos de contacto son del usuario con quien es la cita.
A continuación, designa si este tipo de cita se basa en Usuarios o Recursos, seleccionando el botón de opción apropiado. Si se basa en usuarios, selecciona uno o más Usuarios en el menú desplegable. Si se basa en recursos, selecciona uno o más Recursos en el menú desplegable.
Truco
Los tipos de citas basados en usuarios se pueden usar para programar reuniones de ventas y demos, así como entrevistas de reclutamiento.
Los tipos de citas basados en recursos se pueden usar para programar tiempo en salas o ubicaciones específicas.
Seleccionar Recursos en el campo Disponibilidad en revela la opción Gestionar Capacidades. Si se selecciona, la cita limita el número de participantes según la capacidad de los recursos seleccionados.
Elige un Método de Asignación seleccionando el botón de opción apropiado:
Elegir Usuario/Recurso y luego Hora: los clientes seleccionan de una lista de usuarios/recursos disponibles y después eligen un espacio de tiempo abierto.
Seleccionar Hora y luego Usuario/Recurso: los clientes eligen una fecha y hora, y después seleccionan de la lista de usuarios/recursos disponibles.
Seleccionar hora y autoasignar: los clientes seleccionan un intervalo de tiempo y se les asigna automáticamente un usuario/recurso.
Pestaña programación¶
La pestaña Programación se utiliza para definir cuándo debe estar disponible este tipo de cita. La configuración define los intervalos de tiempo que se muestran en la página de reserva.
Haz clic en Añadir una línea para crear un nuevo intervalo de tiempo. Selecciona un día de la semana del menú desplegable Cada, luego actualiza las horas en los campos Desde y Hasta. Haz clic en el icono (papelera) para eliminar una entrada. Se pueden incluir varias entradas para un solo día.
Truco
Si una cita no debe estar disponible en horas específicas, como cuando los usuarios están tomando la comida, incluye intervalos de tiempo antes y después.
Pestaña de opciones¶
La pestaña Opciones se utiliza para personalizar las opciones de visualización de esta cita, así como la configuración de notificaciones para clientes y usuarios.
El campo Visualización frontal determina cómo se presenta la cita en el sitio web a los clientes. Selecciona el botón de opción Mostrar imágenes para publicar las imágenes predeterminadas del usuario o recursos de esta cita en el sitio web.
Los campos Zona horaria y Ubicación se completan automáticamente para las citas de recursos, según dónde se encuentre el recurso. Para las citas basadas en usuarios, el campo Ubicación tiene como valor predeterminado Reunión en línea, con un Enlace de videoconferencia generado automáticamente. Si no debe ser una reunión en línea, selecciona una opción diferente en el campo Ubicación.
Marca la casilla Confirmación manual para requerir aprobación antes de aceptar una reunión. Si esta función está habilitada, el intervalo de tiempo de la cita se considera reservado hasta que se confirme o rechace. Deja esta casilla en blanco para aceptar automáticamente las reuniones creadas a partir de esta cita.
La función Crear oportunidades añade una oportunidad a la aplicación CRM para cada cita programada, que se asigna al usuario responsable. Marca la casilla Crear oportunidades para habilitar esta opción.
Importante
Este campo solo es visible si la aplicación CRM está instalada en la base de datos.
El campo Recordatorios se utiliza para establecer cómo se debe contactar a los clientes antes de la hora de la cita. Selecciona una o más opciones del menú desplegable, según el método de comunicación y el plazo.
Marca la casilla Permitir invitados para otorgar a los clientes la posibilidad de añadir invitados adicionales al registrarse para una cita.
Pestaña de preguntas¶
La pestaña Preguntas se puede utilizar para solicitar a los clientes información adicional mientras reservan una cita. Haz clic en Añadir una línea para añadir una nueva pregunta.
En la ventana emergente Crear preguntas, introduce la Pregunta, luego elige un Tipo de respuesta.
Marca la casilla Respuesta obligatoria para requerir que los clientes respondan esta pregunta antes de que se les permita reservar una cita. Haz clic en Guardar y nuevo para añadir otra pregunta, o en Guardar y cerrar cuando hayas terminado.
Pestaña mensajes¶
La pestaña Mensajes es utilizada por la empresa para proporcionar información adicional a los clientes sobre este tipo de cita.
Importante
El contenido de la pestaña Mensajes es visible para los clientes y visitantes del sitio web.
En el campo Mensaje de introducción, añade una breve descripción del tipo de cita. Puede incluir el tema de la cita, una agenda de la reunión o una presentación de los usuarios responsables de la reunión.
El Mensaje adicional en la confirmación se muestra al cliente después de que haya reservado una reunión. Añade aquí cualquier información adicional que el cliente deba conocer. Puede incluir información sobre aparcamiento, normas de último momento o instrucciones adicionales.
Publicar una cita¶
Cuando una cita esté lista para publicar, haz clic en el botón inteligente Ir al sitio web en la parte superior del registro. Luego, desliza el icono No publicado a Publicado.