Appointment

Aplikasi Appointment dari Odoo adalah aplikasi penjadwalan layanan mandiri yang menyederhanakan proses pemesanan meeting, konsultasi, atau layanan. Terintegrasi dengan rangkaian aplikasi bisnis Odoo, aplikasi ini memungkinkan perusahaan mengotomatiskan penjadwalan appointment, mengurangi koordinasi manual, dan memberikan pengalaman yang lancar bagi klien. Appointment dapat ditautkan ke kalender, peluang CRM, jadwal karyawan, dan lainnya, menjadikannya alat yang ideal bagi bisnis berbasis layanan yang mencari efisiensi dan organisasi.

Konfigurasi

Aplikasi Appointment memungkinkan appointment baru dijadwalkan berdasarkan ketersediaan user, atau ketersediaan resource, seperti ruangan meeting atau area tempat duduk. Untuk membuat resource baru, atau mengelola resource yang ada, navigasikan ke Appointment ‣ Configuration ‣ Resources. Ini membuka daftar resource yang tersedia dalam database, serta kapasitas masing-masing.

Sumber Daya

Klik New untuk membuat resource baru. Pada record kosong, masukkan Name untuk resource baru. Dalam field Capacity, masukkan jumlah maksimum orang yang dapat ditampung resource. Kemudian, konfirmasi Timezone untuk resource ini.

Jika diinginkan, pilih satu atau lebih Linked Resource dari drop-down. Opsi ini menunjuk satu atau lebih resource yang dapat digunakan secara kombinasi untuk menangani permintaan yang lebih besar.

Penting

Resource yang ditautkan hanya digunakan saat menggunakan auto-assign Assignment Method.

Terakhir, tambahkan Description untuk sumber daya ini. Konten tab Description terlihat oleh pelanggan saat memesan janji temu secara online.

Kapasitas sumber daya

Saat memesan janji temu berdasarkan ketersediaan sumber daya, website hanya menampilkan kapasitas hingga 12. Hal ini terjadi bahkan jika sumber daya memiliki kapasitas yang lebih tinggi. Untuk menghindari hal ini, Parameter Sistem baru perlu ditambahkan ke database.

Pertama, pastikan mode pengembang diaktifkan. Kemudian, navigasi ke aplikasi Pengaturan ‣ Teknis ‣ Parameter ‣ Parameter Sistem. Klik Baru untuk menambahkan parameter baru.

Di kolom Key, masukkan appointment.resource_max_capacity_allowed. Di kolom Value, masukkan kapasitas maksimum yang harus diizinkan. Klik (Simpan secara manual) setelah selesai.

Konfigurasi tipe appointment

Sebelum appointment dapat dijadwalkan atau dipesan, tipe appointment harus dibuat. Navigasikan ke dashboard aplikasi Appointment dan klik New. Pada record kosong baru, masukkan Appointment Title, kemudian tetapkan Duration untuk tipe appointment ini.

Selanjutnya, tetapkan Pre-Booking Time. Ini adalah jumlah waktu minimum antara saat appointment dapat dipesan dan saat appointment dapat dimulai. Jika Pre-Booking Time adalah 1 jam, appointment harus dipesan setidaknya 1 jam sebelumnya.

Example

Tipe appointment dibuat untuk Tennis Courts, dengan Duration 1 jam, dan Pre-Booking Time 1 jam. Pada pukul 02:00 siang, pelanggan mencoba memesan appointment untuk hari yang sama pada pukul 02:45 siang. Waktu pertama yang tersedia adalah pukul 04:00 sore.

Pilih Scheduling Window:

• Pilih Available now untuk memungkinkan pelanggan memesan appointment segera. Gunakan field Up to X days into the future untuk menentukan seberapa jauh pelanggan dapat menjadwalkan appointment. Misalnya, jika 14 dimasukkan, pelanggan tidak dapat memesan apa pun lebih dari 14 hari dari tanggal saat ini.

• Pilih Within a date range untuk membatasi pemesanan pada rentang tanggal tertentu. Setelah memilih opsi ini, klik field From dan to, dan gunakan jendela pop-up kalender untuk menyesuaikan rentang tanggal dan waktu.

Perbarui field Allow Cancelling untuk membatasi jumlah waktu sebelum appointment di mana pelanggan dapat membatalkan. Jika pengaturan ini diaktifkan, pelanggan tidak dapat membatalkan dalam jangka waktu yang ditentukan.

Catatan

Jika pelanggan mencoba membatalkan dalam jangka waktu tersebut, mereka menerima pesan error dengan informasi kontak. Jika appointment untuk resource, detail kontak adalah untuk user yang membuat tipe appointment. Jika appointment untuk user, detail kontak adalah untuk user yang akan melakukan appointment.

Selanjutnya, tentukan apakah tipe appointment ini berdasarkan Users atau Resources, dengan memilih tombol radio yang sesuai. Jika berdasarkan user, pilih satu atau lebih Users dalam drop-down. Jika berdasarkan resource, pilih satu atau lebih Resources dalam drop-down.

Tip

Tipe appointment berbasis user dapat digunakan untuk menjadwalkan meeting dan demo penjualan, serta wawancara perekrutan.

Tipe appointment berbasis resource dapat digunakan untuk menjadwalkan waktu di ruangan atau lokasi tertentu.

Memilih Resources dalam field Availability on mengungkapkan opsi Manage Capacities. Jika dipilih, appointment membatasi jumlah peserta berdasarkan kapasitas resource yang dipilih.

Pilih Metode Penugasan dengan memilih tombol radio yang sesuai:

• Pilih User/Resource lalu Waktu: pelanggan memilih dari daftar user/resource yang tersedia, lalu memilih slot waktu yang terbuka.

• Pilih Waktu lalu User/Resource: pelanggan memilih tanggal dan waktu, lalu memilih dari daftar user/resource yang tersedia.

• Pilih Waktu lalu tetapkan otomatis: pelanggan memilih slot waktu dan secara otomatis ditugaskan ke user/resource.

Tab Jadwal

Tab Jadwal digunakan untuk menguraikan kapan tipe appointment ini tersedia. Pengaturan menentukan slot waktu yang ditampilkan di halaman booking.

Klik Tambah baris untuk membuat kerangka waktu baru. Pilih hari dalam seminggu dari menu drop-down Setiap, lalu perbarui waktu di kolom Dari dan Hingga. Klik ikon (tempat sampah) untuk menghapus entri. Beberapa entri dapat disertakan untuk satu hari.

Tip

Jika appointment tidak boleh tersedia pada waktu tertentu, seperti ketika user sedang makan siang, sertakan slot waktu sebelum dan sesudahnya.

Tab Options

Tab Opsi digunakan untuk menyesuaikan opsi tampilan untuk appointment ini, serta pengaturan notifikasi untuk pelanggan dan user.

Kolom Tampilan Front-End menentukan bagaimana appointment ditampilkan di website kepada pelanggan. Pilih tombol radio Tampilkan Gambar untuk mempublikasikan gambar default user atau resource untuk appointment ini di website.

Kolom Zona Waktu dan Lokasi secara otomatis terisi untuk appointment resource, berdasarkan lokasi resource tersebut. Untuk appointment berbasis user, kolom Lokasi default ke Rapat Online, dengan Link Videoconference dihasilkan secara otomatis. Jika ini bukan rapat online, pilih opsi lain di kolom Lokasi.

Centang kotak Konfirmasi Manual untuk memerlukan persetujuan sebelum rapat diterima. Jika fitur ini diaktifkan, slot waktu appointment masih dianggap dipesan hingga dikonfirmasi atau ditolak. Biarkan kotak ini kosong untuk menerima rapat secara otomatis yang dibuat dari appointment ini.

Fitur Buat Peluang menambahkan peluang ke aplikasi CRM untuk setiap appointment yang dijadwalkan, yang ditugaskan ke user yang bertanggung jawab. Centang kotak Buat Peluang untuk mengaktifkan opsi ini.

Penting

Kolom ini hanya terlihat jika aplikasi CRM diinstal di database.

Kolom Pengingat digunakan untuk mengatur bagaimana pelanggan akan dihubungi sebelum waktu appointment. Pilih satu atau lebih opsi dari drop-down, berdasarkan metode komunikasi dan kerangka waktu.

Centang kotak Izinkan Tamu untuk memberikan kemampuan kepada pelanggan menambahkan tamu tambahan saat mendaftar appointment.

Tab Pertanyaan

Tab Pertanyaan dapat digunakan untuk meminta informasi tambahan dari pelanggan saat mereka memesan appointment. Klik Tambah baris untuk menambahkan pertanyaan baru.

Pada jendela pop-up Create Questions, masukkan Question, kemudian pilih Answer Type.

Centang kotak Mandatory Answer untuk mengharuskan pelanggan menjawab pertanyaan ini sebelum mereka diizinkan untuk memesan appointment. Klik Save & New untuk menambahkan pertanyaan lain, atau Save & Close setelah selesai.

Tab Pesan

Tab Messages digunakan oleh bisnis untuk memberikan informasi tambahan kepada pelanggan mengenai jenis appointment ini.

Penting

Konten dalam tab Messages dapat dilihat oleh pelanggan dan pengunjung website.

Pada kolom Introduction Message, tambahkan deskripsi singkat tentang jenis appointment. Ini dapat mencakup topik appointment, agenda pertemuan, atau pengenalan kepada pengguna yang bertanggung jawab atas pertemuan.

Extra Message on Confirmation ditampilkan kepada pelanggan setelah mereka memesan pertemuan. Tambahkan informasi tambahan di sini yang perlu diketahui pelanggan. Ini dapat mencakup informasi parkir, aturan menit terakhir, atau instruksi tambahan.

Menerbitkan appointment

Ketika appointment siap diterbitkan, klik tombol pintar Go to Website di bagian atas record. Kemudian, geser ikon Unpublished ke Published.

• Membuat peluang dari appointment
• Integrasi Google Reserve