Beendigungsphase¶
When an employee leaves the company, it is important to have an offboarding plan to ensure all necessary steps are followed, such as returning equipment, revoking access to business systems, filling out HR forms, having an exit interview, and more. Depending on the company, there could be several different offboarding plans, configured for specific departments or divisions, that have different requirements and steps from the main offboarding plan.
In addition to an offboarding plan, the employee record must be updated to reflect their departure, log the reason why they left, close any open activities associated with the employee, and provide them with any important documents.
View offboarding plan¶
Before offboarding can begin, it is recommended to check the default offboarding plan that comes preconfigured with the Employees app. To view the current default plan, navigate to . Click Offboarding to view the detailed offboarding plan form.
Offboarding plan steps¶
The default Offboarding plan is minimal, with two default steps (three if the Fleet app is installed). All steps are To-Do activities, and are scheduled for the day the offboarding plan is launched (0 days Before Plan Date).
Organize knowledge transfer inside the team: The manager must ensure all knowledge the employee has relating to their job position, is either documented or shared with colleagues so there is no knowledge gap.
Take Back Fleet: The fleet manager ensures any vehicles assigned to the employee are either unassigned (available for other employees) or the next driver is assigned. This step only appears if the Fleet app is installed.
Take Back HR Materials: The manager must obtain any documents and materials the HR department requires. It is recommended to check with the HR department to ensure everything required for this step is completed.
Modify offboarding plan¶
The default offboarding plan is minimal, so that modifications can be made to accommodate any company’s offboarding needs. Every company has different requirements, therefore it is necessary to add the required steps to the offboarding plan.
If the offboarding plan is universal, add or modify the default offboarding plan. If the offboarding plan needed is only for a specific department, then a new plan should be created, specifically for that department.
To modify the default plan, first navigate to , then click on Offboarding.
To modify a step, click on the step and an Open: Activities pop-up window appears. Make any desired modifications to the step, then click Save to accept the changes and close the pop-up window.
To add a new step, click Add a line at the bottom of the listed activities in the Activities To Create tab, and a blank Create Activities pop-up window appears. Enter all the information in the pop-up window, then click Save & Close if there are no other steps to add, or click Save & New if more steps are needed.
Configure all the desired steps for the offboarding plan.
Create offboarding plan¶
For some companies, specific offboarding plans may be necessary for some departments. For these cases, a new department-specific offboarding plan may be needed.
To create a new offboarding plan, first navigate to . Click the New button in the upper-left corner, and a blank plan form loads.
Füllen Sie die folgenden Informationen des Formulars aus:
Plan Name: the specific name for the plan.
Model: This field specifies where this plan can be used. In this case, in the Employees app. This field is not able to be modified.
Department: if left blank (the default setting) the plan is available for all departments. To make the plan department-specific, select a department using the drop-down menu.
Next, add the various steps for the plan by clicking Add a line at the bottom of the listed activities in the Activities To Create tab, and a blank Create Activities pop-up window appears.
Enter the following information in the pop-up window:
Activity Type: Using the drop-down menu, select the specific activity to be scheduled. The default options are Email, Call, Meeting, To-Do, or Upload Document. If the Sign app is installed, a Request Signature option is available.
Summary: Enter a short description for the step.
Assignment: Using the drop-down menu, select the person assigned to perform the activity. The default options are: Ask at launch, Default user, Coach, Manager, and Employee. If the Fleet app is installed, a Fleet Manager option is available.
Bemerkung
The selection for the Assignment role is in relation to the employee. If Coach is selected, the employee’s coach is assigned to the activity.
If Default user is selected, an Assigned to field appears. Using the drop-down menu, select the user who will always be assigned this activity.
Interval: Configure the fields in this line to determine the due date of the activity. Enter a number in the first field, then, using the drop-down menus in the following two fields, configure when the due date should be created; (
#) of days, weeks, or months, either Before Plan Date or After Plan Date.
When the Create Activities for is completed, click Save & Close if there are no other steps to add, or click Save & New to add more steps, as needed.
Example
A company specializing in after-school art programs has two separate offboarding plans, one for the teachers working in the field, and one for office workers.
The offboarding plan for the teachers is set for the Art Program Teachers department, and includes specialized tasks relating to those jobs. These include ensuring all art supplies are catalogued and returned, all student feedback forms are turned in, and all access badges and keys for the various locations are returned.
Launch offboarding plan¶
After an employee has given notice (typically two weeks) or once the company has decided to terminate the working relationship with the employee, the offboarding plan should be launched. Navigate to the and click on the departing employee profile. Click the Launch Plan button, and a blank Launch Plan pop-up window loads.
Using the drop-down menu, select the desired offboarding plan in the Plan field. Then, using the calendar selector, set a date in the Plan Date field. This is typically the day the employee gave notice, but any date can be selected.
The right-side of the Launch Plan pop-up window displays all the steps in the selected plan, grouped by what was selected in the Assignment fields for the various plan steps.
Once the Plan and Plan Date fields are configured, click the Schedule button, and Odoo schedules everything in the plan, according to their respective due dates. All scheduled activities appear in the chatter of the employee profile.
Einen Mitarbeiter archivieren¶
In Odoo, when an employee leaves the company they must be archived. This step should be done after the employee has been fully offboarded. To archive an employee, first navigate to the . From here, locate the employee who is leaving the company, and click on their employee card.
Das Mitarbeiterformular wird geladen und zeigt alle Informationen an. Klicken Sie auf das Symbol (Zahnrad) in der oberen linken Ecke, um ein Drop-down-Menü zu öffnen. Klicken Sie auf Archivieren, um ein Pop-up-Fenster Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu öffnen.
Füllen Sie die folgenden Felder des Formulars aus:
Austrittsgrund: Wählen Sie einen Grund aus, wieso der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Die Standardoptionen sind:
Entlassen: Wählen Sie diese Option, wenn ein Mitarbeiter entlassen wird und das Unternehmen die Kündigung ausgesprochen hat.
Gekündigt: Wählen Sie diese Option, wenn der Mitarbeiter nicht mehr beschäftigt werden möchte und seine Kündigung eingereicht hat.
Resigned: Retired: Select this option when the employee is retiring.
Selbstständig geworden: Wählen Sie diese Option, wenn der Mitarbeiter nicht mehr für das Unternehmen arbeitet, sondern stattdessen freiberuflich tätig wird.
Mutual Agreement: Select this option when both parties have agreed to terminate their working relationship.
Enddatum des Vertrags: Wählen Sie mithilfe der Kalenderauswahl den letzten Tag aus, an dem der Mitarbeiter für das Unternehmen tätig ist.
Detaillierte Begründung: Geben Sie eine kurze Beschreibung für den Austritt des Mitarbeiters in das Feld ein.
Aktivitäten schließen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Art von Aktivität, um alle damit verbundenen offenen Aktivitäten zu schließen oder zu löschen. Es wird empfohlen, alle zutreffenden Kontrollkästchen zu aktivieren. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
Mitarbeiterbeurteilung: storniert alle nach dem Enddatum des Vertrags geplanten Beurteilungen.
Vertrag: wendet ein Enddatum für den aktuellen Vertrag an.
Firmenwagen: entfernt den Mitarbeiter als Fahrer für den aktuellen Firmenwagen und weist den nächsten Fahrer zu (falls zutreffend).
Equipment: unassigns the employee from any assigned equipment.
HR-Info: Kreuzen Sie das Kästchen neben Zugangslink senden an, um einen Download-Link an die persönliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters zu senden, der alle seine persönlichen HR-Dateien enthält.
Private Email: This field appears if the HR Info checkbox is ticked. If there is a private email listed on the employee profile, this field is automatically populated. If no private email address is on their record, enter the private email address for the employee.
Wenn das Formular vollständig ausgefüllt ist, klicken Sie auf Anwenden. Der Mitarbeiterdatensatz wird archiviert, eine E-Mail mit einem Download-Link zu den persönlichen Dokumenten des Mitarbeiters wird an die private E-Mail-Adresse des Mitarbeiters gesendet (falls ausgewählt) und in der oberen rechten Ecke des Mitarbeiterformulars erscheint ein rotes Banner mit der Aufschrift Archiviert. In den Chatter-Protokollen werden das Austrittsdatum und der Austrittsgrund sowie die Angabe, ob ein Zugriffslink per E-Mail gesendet wurde, aufgezeichnet.
Bemerkung
Beim Versuch, den Link zum Zugriff auf die Personaldokumente zu senden, kann ein Pop-up-Fenster mit der Meldung Ungültiger Vorgang angezeigt werden, in dem die folgende Fehlermeldung angezeigt wird:
Die private E-Mail-Adresse und der verbundene Benutzer des Mitarbeiters müssen für die Verwendung der Funktion „Zugangslink senden“ eingestellt sein: (Name des Mitarbeiters).
Wenn dieser Fehler angezeigt wird, klicken Sie auf Schließen, um das Pop-up-Fenster zu schließen, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Einen Zugangslink senden, um die Auswahl im Pop-up-Fenster Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzuheben.
Klicken Sie auf Anwenden, um den Mitarbeiter zu archivieren und die ausgewählten Aktivitäten im Pop-up-Fenster Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu schließen und zum Mitarbeiterformular zurückzukehren.
Stellen Sie sicher, dass die folgenden Felder auf dem Mitarbeiterformular ausgefüllt sind:
Reiter Private Informationen tab: Stellen Sie sicher, dass eine E-Mail-Adresse im Feld E-Mail eingetragen ist.
Reiter HR-Einstellungen: Stellen Sie sicher, dass ein Verknüpfter Benutzer im entsprechenden Feld ausgewählt ist.
Nachdem Sie die erforderlichen Informationen eingegeben haben, senden Sie den Link für den Zugriff auf die Personaldokumente erneut.
Link für den Zugriff auf Personaldokumente versenden¶
Wenn der Zugriffslink nicht beim ersten Archivieren des Mitarbeiters auf dem Formular Beendigung des Arbeitsverhältnisses gesendet wurde, kann er jederzeit nach dem Archivieren des Mitarbeiters gesendet werden.
Nach der Archivierung eines Mitarbeiters ist dieser nicht mehr im Hauptdashboard der Mitarbeiterapp sichtbar. Um die archivierten Mitarbeiter anzuzeigen, navigieren Sie zum Dashboard und klicken Sie in der Suchleiste auf das Symbol (Pfeil nach unten), um ein Drop-down-Menü anzuzeigen. Wählen Sie Archiviert aus, das sich unten in der Spalte Filter befindet, und klicken Sie dann außerhalb des Drop-down-Fensters, um es zu schließen.
Jetzt werden nur archivierte Mitarbeiter auf dem Dashboard angezeigt. Klicken Sie auf den gewünschten Mitarbeiter, um sein Mitarbeiterformular zu öffnen. Klicken Sie in diesem Formular auf das Symbol (Zahnrad) in der oberen linken Ecke und dann auf Link für Zugriff auf Personaldokumente versenden im daraufhin angezeigten Drop-down-Menü. In den Chatter-Protokollen wird vermerkt, dass der Link gesendet wurde.