Danimarca¶
Conformità ai requisiti di contabilità danese: conservazione e integrità dei dati¶
Questa pagina illustra come Odoo è conforme al Danish Bookkeeping Act, in particolare per quanto riguarda l’archiviazione e l’integrità delle transazioni finanziarie e delle ricevute. Odoo riconosce l’importanza di aderire alle normative danesi e ha implementato misure robuste per garantire che i dati dei clienti siano sicuri e conformi.
Importante
La registrazione di Odoo come sistema di contabilità digitale è stata confermata dalla Danish Business Authority con i numeri di registrazione fob585505 e fob441967. I clienti devono soddisfare determinate condizioni per beneficiarne, come descritto di seguito.
Requisiti principali del Danish Bookkeeping Act¶
Il Danish Bookkeeping Act (DBA) delinea i requisiti per i sistemi di contabilità digitale:
Conservare i dati transazionali e le ricevute: Archiviare tutte le transazioni registrate e le ricevute coperte dal § 3 per un minimo di cinque anni dalla fine dell’esercizio finanziario a cui si riferiscono.
Garantire l’integrità dei dati: Impedire al cliente di modificare, retrodatare o eliminare le transazioni registrate.
Mantenere l’accessibilità dei dati: Archiviare tutte le transazioni registrate in un formato strutturato e leggibile da macchina per il periodo richiesto di cinque anni, indipendentemente dallo stato della relazione con il cliente, fallimento o scioglimento.
Fornire capacità di decrittazione: Garantire che i dati contabili crittografati e le ricevute possano essere decrittati in un formato strutturato e leggibile.
Conformità di Odoo¶
La registrazione di Odoo come sistema di contabilità digitale standard presso la Danish Business Authority conferma che Odoo soddisfa i criteri applicabili per i sistemi di contabilità digitale in Danimarca, in conformità con i requisiti del DBA.
Tuttavia, per beneficiare di tutte le garanzie richieste per i sistemi di contabilità digitale in Danimarca, i clienti devono soddisfare alcune condizioni.
Condizioni per la piena conformità al DBA¶
Il cliente utilizza Odoo Contabilità sulla piattaforma Odoo SaaS (Odoo Online);
Il cliente ha un abbonamento Odoo attivo (ad esempio, Piano Standard o Custom), oppure il suo database è gestito da una Società contabile Odoo ufficialmente registrata;
Il cliente si astiene da personalizzazioni o azioni volte a compromettere l’immutabilità, la tracciabilità o i controlli di sicurezza del sistema.
Nota
I clienti che utilizzano i prodotti Odoo al di fuori di queste condizioni sono responsabili di garantire la propria conformità al DBA.
Quando le condizioni di cui sopra sono soddisfatte, i requisiti del DBA sono adempiuti attraverso funzionalità e processi descritti nelle seguenti sezioni.
Registrazioni transazionali immutabili¶
Una volta registrate, le transazioni non possono essere eliminate tramite l’interfaccia utente.
Tutte le modifiche vengono registrate, fornendo una traccia di controllo completa.
Sebbene sia possibile effettuare registrazioni datate storicamente, Odoo registra la data e l’ora di creazione della registrazione.
Archiviazione sicura dei documenti¶
Le ricevute e i giustificativi digitali vengono archiviati come allegati e integrati nel database, garantendo che siano inclusi nei backup.
I documenti contabilizzati non possono essere eliminati.
Supportiamo pienamente l’archiviazione dei giustificativi digitali obbligatori come definito dalle normative danesi.
Disponibilità continua dei dati¶
I clienti con abbonamenti attivi possono accedere a tutte le transazioni e ai giustificativi digitali tramite Odoo.
Indipendentemente dai rapporti con i clienti, fallimento o scioglimento, Odoo può fornire accesso ai dettagli delle transazioni e dei giustificativi digitali agli ex clienti per sei anni (vedere Gestione del ciclo di vita dei dati).
Esportazione automatica dei dati e archiviazione sicura¶
Contabilità di Odoo non implementa alcuna eliminazione o archiviazione automatica delle transazioni registrate, quindi se un cliente ha registrato transazioni per sei anni, i sei anni di storico vengono conservati nel database di Contabilità di Odoo.
Come descritto nello SLA di Odoo Cloud Hosting e nella Privacy Policy di Odoo, Odoo Cloud si basa su backup giornalieri immutabili, che non possono essere alterati o eliminati singolarmente, nemmeno su richiesta del cliente, garantendone l’integrità.
Tutti i documenti e le ricevute archiviati in un backup del database sono disponibili come archivio ZIP standard che accompagna il dump SQL.
Gestione del ciclo di vita dei dati¶
I backup del database Odoo sono sempre disponibili in formati di dump SQL standard e includono tutte le transazioni registrate.
Lo SLA di Odoo Cloud Hosting garantisce tre mesi di storico dei backup a tutti i clienti attivi. Come garanzia speciale per i clienti danesi soggetti al DBA e che soddisfano le condizioni evidenziate sopra, l’ultima conservazione dei backup di Odoo Cloud viene estesa a sei anni non appena decidono di terminare il loro abbonamento Odoo Cloud, al fine di rispettare i requisiti dell’Allegato 1, 4 dell’Ordinanza Esecutiva 97.
Decrittazione¶
I dati dei clienti di Contabilità di Odoo su Odoo Cloud sono sempre archiviati in forma crittografata (crittografia a riposo a livello di archiviazione). Quando i backup vengono recuperati, vengono automaticamente decrittati e forniti in forma decrittata in formati standard per l’utente: dump SQL + archivio ZIP di tutti i documenti allegati (archivio file).