Calendario¶
Odoo Calendario è un’app di pianificazione che consente agli utenti di integrare il flusso aziendale di un’azienda in un’unica piattaforma di gestione. Integrandosi con le altre app nell’ecosistema Odoo, Calendario permette agli utenti di pianificare e organizzare riunioni, programmare eventi, pianificare valutazioni dei dipendenti, coordinare progetti e altro ancora – tutto dalla stessa piattaforma.
All’apertura dell’app , gli utenti hanno una panoramica dei loro incontri attuali. L’opzione di visualizzazione selezionata appare come menu a discesa Giorno, Settimana, Mese o Anno. Nel menu a discesa delle opzioni di visualizzazione, gli utenti possono anche abilitare o disabilitare Mostra fine settimana.
Suggerimento
A seconda dell’opzione di visualizzazione selezionata, gli utenti possono fare clic sui pulsanti (freccia sinistra o destra) per passare tra giorni, settimane, ecc., e tornare al giorno corrente con il pulsante Oggi.
Sincronizzare calendari di terze parti¶
Gli utenti possono sincronizzare Odoo con calendari Outlook e/o Google esistenti, andando su . Da qui, inserire ID client e Segreto client. È inoltre disponibile un’opzione per mettere in pausa la sincronizzazione spuntando la casella di controllo o per automatizzare la sincronizzazione lasciandola vuota.
Una volta completate le configurazioni desiderate, assicurarsi di fare clic su Salva prima di continuare.
Gli eventi creati nei calendari sincronizzati appaiono automaticamente su tutte le piattaforme integrate.
Creare attività dal chatter¶
Creare istantaneamente nuove riunioni ovunque in Odoo attraverso il chatter di un singolo record, come in una scheda opportunità CRM o in un’attività nell’app Progetti.
Dal chatter, fare clic sul pulsante Attività. Nella finestra pop-up Pianifica attività, selezionare il Tipo di attività desiderato, che popola una serie di pulsanti, a seconda dell’attività.
Le attività che coinvolgono altre pianificazioni, come Riunione o Chiamata per demo, si collegano all’app Calendario. Selezionare una di queste attività per collegarsi all’app Calendario, quindi fare clic su Apri calendario per tornare all’app. In alternativa, è anche possibile Pianifica e segna come fatto per chiudere l’attività, oppure selezionare Fatto e pianifica il prossimo per mantenere aperta la finestra Pianifica attività per crearne un’altra.
Vedi anche
Pianificare un evento¶
Per inserire un evento nel calendario, aprire l’app e fare clic sulla data di destinazione. Nella finestra pop-up Nuovo evento che appare, iniziare aggiungendo il titolo dell’evento.
La data di destinazione si popola automaticamente nel campo Inizio. Questa può essere modificata facendo clic nella sezione della data e selezionando una data dal calendario. Per eventi di più giorni, selezionare la data di fine nel secondo campo, quindi fare clic su Applica.
Spuntare la casella Tutto il giorno se non c’è un’ora di inizio o fine specifica.
Per eventi con orari di inizio e fine specifici, assicurarsi che la casella di controllo Tutto il giorno sia deselezionata per abilitare la selezione dell’orario. Con la casella di controllo Tutto il giorno deselezionata, le selezioni dell’orario appaiono nel campo Inizio.
L’utente connesso viene aggiunto automaticamente come primo partecipante. È possibile aggiungere o creare ulteriori Partecipanti anche da qui.
Per le riunioni virtuali, copiare e incollare l’URL nello spazio fornito nel campo URL videochiamata. Oppure, fare clic su Riunione Odoo per creare un collegamento.
Successivamente, creare l’evento facendo clic su Salva e chiudi, oppure selezionare Altre opzioni per configurare ulteriormente l’evento.
Suggerimento
Una volta creato l’evento, gli utenti possono accedere direttamente alla riunione virtuale dall’evento del calendario per accedere a ulteriori opzioni di configurazione.
Il campo Descrizione consente agli utenti di aggiungere informazioni e dettagli supplementari sulla riunione.
Fare clic su Altre opzioni per passare al modulo della riunione, che fornisce configurazioni aggiuntive per l’evento:
Durata: definire la durata della riunione in ore, oppure attivare l’interruttore Tutto il giorno.
Ricorrente: spuntare la casella di controllo per creare una riunione ricorrente. Una volta selezionata, si aprono nuovi campi:
Fuso orario: selezionare il fuso orario per il quale è specificato l’orario di questa riunione.
Ripeti: selezionare il periodo di ricorrenza di questa riunione. A seconda del tipo di ricorrenza selezionato, appare un campo successivo in cui gli utenti possono indicare quando la riunione deve ripetersi. Ad esempio, se viene selezionato Mensile come opzione Ripeti, appare un nuovo campo in cui l’utente decide in quale Giorno del mese la riunione deve ripetersi.
Fino a: selezionare il Numero di ripetizioni limitato per cui questa riunione deve ripetersi, la Data di fine in cui le ricorrenze devono terminare, oppure se le riunioni devono ripetersi Per sempre.
Etichette: aggiungere etichette all’evento, come
Riunione clienteoRiunione interna. Queste possono essere cercate e filtrate nell’app Calendario durante l’organizzazione di più eventi.Appuntamento: Collega appuntamenti esistenti o nuovi. Questi possono essere configurati tramite il pulsante Condividi disponibilità dalla dashboard principale di Calendario.
Privacy: Alternare tra le opzioni di visibilità per controllare chi può visualizzare l’evento.
Organizzatore: per impostazione predefinita corrisponde all’utente Odoo corrente. Selezionarne uno nuovo tra gli utenti esistenti, oppure creare e modificare un nuovo utente.
Descrizione: Aggiungere informazioni o dettagli aggiuntivi sulla riunione.
Promemoria: selezionare le opzioni di notifica da inviare ai partecipanti. Scegliere una notifica predefinita o configurare nuovi promemoria.
Coordinare la disponibilità dei team¶
Quando si pianifica un evento per più utenti, nella dashboard dell’app Calendario, spuntare la casella di controllo accanto a Partecipanti per visualizzare la disponibilità dei membri del team. Spuntare (o deselezionare) la casella di controllo accanto agli utenti elencati per mostrare (o nascondere) i singoli calendari.
Condividi disponibilità¶
Nella dashboard principale dell’app Calendario, fare clic sul pulsante Condividi disponibilità nella parte superiore della pagina. Successivamente, fare clic e trascinare per selezionare gli orari e le date disponibili sul calendario per aggiungerli come opzioni nell’invito.
Suggerimento
Per rimuovere un intervallo di tempo selezionato, passare il mouse sulla disponibilità per fare clic sull’icona (cestino).
Nota
All’interno della funzione Condividi disponibilità, la selezione degli orari è possibile solo nelle viste calendario Giorno.
Una volta selezionata la disponibilità, fare clic sul pulsante Apri per accedere all’appuntamento associato.
Diverse opzioni di configurazione sono disponibili nel modulo appuntamento:
Nel campo Pianificazione, impostare una finestra minima di ore per garantire che gli appuntamenti siano confermati con un determinato anticipo. Ad esempio, impostare 01:00 per richiedere ai partecipanti di confermare almeno un’ora prima dell’orario dell’appuntamento.
Nel campo Consenti cancellazione, impostare una finestra massima di ore prima dell’appuntamento entro la quale i partecipanti possono cancellare.
Il campo Disponibilità su consente ai partecipanti di prenotare Utenti o Risorse, come sale riunioni o tavoli. Dopo aver selezionato Utenti o Risorse, digitare l’utente o la risorsa desiderati nello spazio sottostante.
Il campo Visualizzazione front-end viene utilizzato per scegliere Nessuna immagine o Mostra immagini relative all’utente o alla risorsa selezionati nella pagina dell’appuntamento.
Se Risorse è stato selezionato nel campo Disponibilità su, gli utenti hanno l’opzione di Gestire capacità.
Spuntare la casella di controllo per limitare il numero massimo di persone che possono utilizzare la risorsa contemporaneamente.
Il campo Metodo di assegnazione abilita l’ordine in cui i partecipanti prenotano il loro orario e utente/risorsa:
Seleziona utente/risorsa poi orario
Seleziona orario poi utente/risorsa
Se nel campo Disponibilità su è stata selezionata l’opzione Risorse, è disponibile una terza opzione: Seleziona orario poi assegna automaticamente.
Facoltativamente, configurare le seguenti schede:
Fare clic sul pulsante Anteprima per vedere come appare il link dell’appuntamento per i partecipanti.
Una volta terminate le configurazioni, fare clic sul pulsante Condividi per generare un link da inviare direttamente, oppure fare clic su Pubblica per pubblicare la selezione dell’appuntamento sul sito web Odoo collegato.
Scheda Programmazione¶
Nella scheda Pianificazione del modulo di appuntamento è possibile gestire le fasce orarie. La data e l’ora di destinazione vengono inserite come prime fasce orarie.
Per aggiungere una nuova fascia oraria, fare clic su Aggiungi una riga. Fare clic nel nuovo spazio vuoto sotto il campo Da, quindi selezionare e inserire rispettivamente la nuova data e ora di inizio. Ripetere l’operazione nello spazio vuoto sotto A per selezionare e inserire la nuova data e ora di fine.
Scheda Opzioni¶
La scheda Opzioni fornisce configurazioni aggiuntive:
Sito web: specificare su quale sito web verrà pubblicato questo invito alla riunione.
Fuso orario: per impostazione predefinita corrisponde al fuso orario dell’azienda selezionato nell’app Impostazioni. Per modificare il fuso orario, selezionare l’opzione desiderata dal menu a discesa.
Ubicazione: selezionare o creare nuove ubicazioni dal menu a tendina. Se questo campo viene lasciato vuoto, la riunione si considera online.
Link videoconferenza: selezionare Odoo Comunicazioni o Google Meet per includere un link di videoconferenza nell’invito alla riunione, oppure lasciare vuoto per non generare un URL della riunione.
Conferma manuale: visualizzato solo se nel campo Disponibilità su è stata selezionata l’opzione Risorse. Spuntare la casella e inserire una percentuale massima della capacità totale delle risorse selezionate per creare un requisito di conferma manuale per finalizzare la riunione.
Pagamento anticipato: spuntare la casella per richiedere agli utenti di pagare prima di confermare la prenotazione. Una volta spuntata, appare un link per Configurare i fornitori di pagamento, che abilita i pagamenti online.
Limita all’orario di lavoro: se nel campo Disponibilità su è stata selezionata l’opzione Utenti, spuntare la casella per limitare le fasce orarie della riunione agli orari di lavoro degli utenti.
Crea opportunità: quando questa opzione è selezionata, ogni appuntamento pianificato crea una nuova opportunità CRM.
Promemoria: aggiungere o eliminare promemoria di notifica in questo campo. Selezionare lo spazio vuoto per opzioni aggiuntive.
Email di conferma: spuntare la casella per inviare automaticamente un’email di conferma ai partecipanti una volta confermata la riunione. Selezionare uno dei modelli di email o fare clic su Cerca altro…, quindi su Nuovo per creare un modello personalizzato.
Email di annullamento: spuntare la casella per inviare automaticamente un’email di annullamento ai partecipanti se la riunione viene annullata. Selezionare uno dei modelli di email o fare clic su Cerca altro…, quindi su Nuovo per creare un modello personalizzato.
CC a: aggiungere in questo campo i contatti da notificare degli aggiornamenti della riunione, indipendentemente dal fatto che partecipino alla riunione.
Consenti ospiti: spuntare la casella per consentire ai partecipanti di invitare ospiti.
Scheda Domande¶
Nella scheda Domande, aggiungere le domande a cui il partecipante deve rispondere quando conferma la riunione. Fare clic su Aggiungi una riga per configurare una Domanda. Quindi selezionare un Tipo di domanda, aggiungere facoltativamente un Segnaposto per la risposta e scegliere se si tratta di una Risposta obbligatoria.
Per scoprire come creare questionari più completi, consultare la documentazione dell’app Sondaggi su creazione e configurazione di domande per l’acquisizione di dati.
Scheda Messaggi¶
Nel campo Messaggio introduttivo della scheda Messaggi, aggiungere ulteriori informazioni sulla riunione che appariranno nell’invito.
Le informazioni aggiunte al campo Messaggio aggiuntivo alla conferma appaiono una volta confermata la riunione.