Documenti¶
Odoo Documenti consente di archiviare, visualizzare e gestire file all’interno di Odoo.
Le cartelle e i documenti sono organizzati in sezioni accessibili dall’albero a sinistra. Sono disponibili le seguenti sezioni:
Tutti: visualizza tutte le cartelle e i file a cui l’utente ha accesso.
Azienda: contiene cartelle e file condivisi all’interno dell’azienda. L’accesso è determinato dai diritti di accesso definiti per la cartella e il file.
Mio Drive: lo spazio di lavoro personale dell’utente per organizzare e accedere a file e cartelle di cui è proprietario o che ha caricato.
Condivisi con me: include i file che sono stati condivisi con l’utente ma non fanno parte di alcuna cartella principale a cui ha accesso.
Recenti: mostra i file modificati di recente che l’utente ha il permesso di visualizzare o modificare.
Cestino: archivia file e cartelle eliminati.
Fare clic su una sezione nell’albero per visualizzarne il contenuto. Selezionare una cartella per aprirla, gestirla e accedere ai suoi file.
Fare clic su un file per aprirlo ed eseguire le azioni disponibili. Per chiudere il file, premere Esc o fare clic sull’icona (chiudi). È anche possibile trascinare e rilasciare un file o una cartella per spostarli in un’altra cartella o sezione.
Suggerimento
Usa la barra di ricerca per trovare rapidamente elementi specifici.
Il chatter tiene traccia delle modifiche a cartelle e file e consente la comunicazione con utenti interni e contatti esterni. Clicca sul pulsante (Informazioni e tag) nell’angolo in alto a destra accanto alla vista per accedervi.
Vedi anche
Configurazione¶
Ritardo eliminazione¶
Per impostazione predefinita, gli elementi spostati nel cestino rimangono lì per 30 giorni prima di essere eliminati definitivamente. Per modificare questo ritardo, vai a e modifica il campo Ritardo di eliminazione (giorni).
Centralizzazione dei file¶
L’abilitazione della centralizzazione dei file per un’app specifica organizza automaticamente tutti i file associati in cartelle dedicate. Per farlo, vai a . Ad esempio, abilitando Risorse Umane i documenti HR vengono resi automaticamente disponibili nella cartella HR, mentre i documenti relativi al Libro paga sono automaticamente disponibili nella sottocartella Libro paga. Seleziona la cartella desiderata dall’elenco a discesa e seleziona i Tag da aggiungere ai file pertinenti.
Suggerimento
Quando si centralizzano i file contabili, clicca su Registri per configurare sottocartelle specifiche per singoli registri.
Nota
Modificare la cartella o i tag non influisce sui file esistenti; le modifiche si applicheranno solo a quelli di nuova creazione.
Se la centralizzazione dei file è abilitata per un’app, eliminando un record in quell’app i suoi allegati vengono spostati nel cestino nell’app Documenti.
Cartelle¶
Puoi organizzare i file in cartelle disponibili nelle sezioni Azienda o Il mio Drive.
Per creare una cartella, seleziona la sezione desiderata nell’albero, fai clic su Nuovo e seleziona Cartella. Nel pop-up, inserisci il Nome della cartella e fai clic su Salva. Per creare una sottocartella, seleziona prima la cartella principale, quindi segui gli stessi passaggi.
Nota
Alcune cartelle e sottocartelle vengono create automaticamente in base alle impostazioni di centralizzazione dei file.
Per gestire una cartella o sottocartella, selezionala e fai clic sull’icona (Azioni) sopra l’albero. Nel menu sono disponibili le seguenti opzioni:
Scarica: scarica la cartella come file .zip, inclusi i file e le sottocartelle.
Rinomina: modifica il nome della cartella.
Condividi: Condividi la cartella o gestisci i suoi diritti di accesso.
Aggiungi collegamento: Questa opzione è disponibile solo per le sottocartelle e consente di creare un collegamento a una sottocartella.
Se hai i permessi di modifica, il collegamento viene creato nella stessa cartella.
Se non hai i permessi di modifica, il collegamento appare nella sezione Il mio drive.
Puoi quindi trascinarlo e rilasciarlo nella cartella desiderata.
Aggiungi stella: contrassegna una cartella come preferita per un accesso più rapido. Questa impostazione è specifica per l’utente e non influisce sugli spazi di lavoro di altri utenti. Puoi quindi utilizzare il filtro Speciali per navigare rapidamente alle tue cartelle preferite.
Info e Tag: visualizza i dettagli della cartella e la chat.
Sposta nel cestino: sposta la cartella e il suo contenuto nel cestino.
Azioni su Selezione: definisci le azioni del server disponibili (come pulsanti) per i file nella cartella. Fai clic su un’azione per aggiungerla o rimuoverla. Fai clic su Aggiungi Azione Personalizzata per crearne una nuova.
Automazioni: crea regole di automazione.
Importante
La configurazione di azioni personalizzate e regole di automazione potrebbe influire sul tuo piano tariffario.
File¶
Per caricare un file, seleziona la cartella desiderata nell’albero, clicca su Nuovo e seleziona Carica.
Suggerimento
Sui Database Odoo Online, ogni file caricato non deve superare i 64MB.
Puoi anche trascinare e rilasciare un file dal tuo computer nella cartella desiderata all’interno dell’app Documenti.
Collegamenti URL¶
Per aggiungere un link a un URL (ad es. un video) e renderlo accessibile da una cartella, fare clic su Nuovo e selezionare Link. Inserire l”URL, aggiungere un Nome e selezionare la Cartella appropriata.
Fogli di calcolo¶
Per creare un foglio di calcolo, fare clic su Nuovo e selezionare Foglio di calcolo.
Vedi anche
Gestione dei file¶
Diversi pulsanti sono disponibili nella barra superiore all’apertura di un file:
il menu Azione, che include le opzioni descritte di seguito
Condividi: per condividere il file o gestire i suoi diritti di accesso
Scarica
qualsiasi pulsante definito per la cartella
Le seguenti opzioni sono disponibili nel menu Azione:
Duplica: Crea una copia del file.
Sposta nel cestino: sposta il file nel cestino.
Rinomina
Info e tag: visualizza i dettagli del file e la chat.
Crea collegamento: Un collegamento è un puntatore a un file, che consente l’accesso da più cartelle senza duplicare il file.
Se hai i permessi di modifica, il collegamento viene creato nella stessa cartella.
Se non hai i permessi di modifica, il collegamento appare nella sezione Il mio drive.
Puoi quindi trascinarlo e rilasciarlo nella cartella desiderata.
Gestisci versioni: visualizza tutte le versioni del file in ordine di caricamento, scarica una versione specifica o caricane una nuova se necessario.
Blocca: protegge il file da qualsiasi modifica.
Copia link: copia l’URL del file per la condivisione. L’accesso è controllato in base ai diritti di accesso del file.
Dividi PDF: divide un file PDF.
Suggerimento
È possibile utilizzare alias email specifici per cartella per salvare automaticamente i file inviati all’alias nella cartella corrispondente.
Divisione e unione di PDF¶
Per dividere un PDF in singole pagine o gruppi di pagine, apri il PDF e clicca Dividi PDF nella parte in alto a destra dell’anteprima del documento. Clicca sull’icona (forbici) tra le pagine per rimuovere una divisione se necessario, quindi clicca Dividi per confermare.
Per unire file PDF, seguire questi passaggi:
Vai alla cartella contenente i file che vuoi unire, quindi passa alla vista elenco e seleziona i file pertinenti.
Clicca sul pulsante Azione e seleziona Unisci PDF.
Se necessario, fare clic su Aggiungi file per cercare e selezionare un file PDF dal computer.
Fare clic sull’icona (forbici) tra i file.
Fare clic su Dividi per unirli.
Nota
I PDF originali vengono sostituiti dalla versione unita.
Suggerimento
Premere Shift + S per aggiungere o rimuovere tutte le divisioni tra le pagine.
Per eliminare una pagina specifica, selezionare la pagina, quindi fare clic su Elimina.
Richiesta di file¶
Richiedere file agli utenti come promemoria per caricare file specifici. Per farlo, seguire questi passaggi:
Fare clic su Nuovo e selezionare Richiesta.
Inserire un Nome documento e selezionare la persona a cui si sta richiedendo nel campo Richiedi a.
Se necessario, imposta una Data scadenza tra, scegli la Cartella in cui aggiungere il file, aggiungi Tag e scrivi un Messaggio.
Fare clic su Richiedi.
Viene creato un segnaposto per il file mancante nella cartella selezionata. Una volta disponibile il file, fare clic sul segnaposto per caricarlo.
Suggerimento
È anche possibile richiedere un documento dall”elenco delle attività programmate.
Per visualizzare l’elenco di tutti i file richiesti, passare alla vista Attività dell’app Documenti e accedere alla colonna Documento richiesto. Fare clic sulla data di un file richiesto per visualizzarne i dettagli. È quindi possibile:
Caricare un file utilizzando il pulsante (carica);
Modificare l’attività utilizzando il pulsante (modifica);
Annullare l’attività utilizzando il pulsante (annulla);
Inviare un’email di promemoria. Fare clic su Anteprima per visualizzare in anteprima il contenuto dell’email di promemoria, se necessario, quindi fare clic su Invia ora.
Per inviare un’email di promemoria per tutti i file richiesti, fare clic sull’icona (puntini di sospensione) nella colonna Documento richiesto e selezionare Richiesta documento: Promemoria.
Pannello dei dettagli¶
Per visualizzare le informazioni e i tag di una cartella o di un file, seleziona la cartella o il file, quindi clicca sul pulsante (Info e tag) nell’angolo in alto a destra accanto alle icone di visualizzazione.
Il pannello dei dettagli consente di:
Modificare la cartella del file o il nome della cartella.
Visualizzare la dimensione del file o della cartella e il conteggio degli elementi della cartella.
Modifica il Proprietario e il Contatto del file o della cartella. Per impostazione predefinita, la persona che crea un file o una cartella è impostata come Proprietario e ottiene i diritti di accesso completi. Per modificarlo, seleziona l’utente richiesto dall’elenco a discesa. Il Contatto è una persona che ha solo i Visualizzatore diritti di accesso al file o alla cartella, ad esempio un fornitore esistente nel database.
Nota
Per visualizzare un file dal proprio profilo utente, un utente deve essere impostato come Contatto e avere almeno i diritti di Visualizzatore accesso.
Alias e-mail¶
È possibile utilizzare un alias email per salvare automaticamente i file inviati all’alias email in una cartella specifica. Per configurare un alias email per una cartella, seguire questi passaggi:
Selezionare la cartella in cui devono essere salvati i file.
Fare clic su (Info e tag) nell’angolo in alto a destra accanto alle icone di visualizzazione.
Nel pannello dei dettagli, inserisci l’alias Email desiderato e seleziona o crea il dominio.
Facoltativamente, specificare un Tipo di attività e un assegnatario per creare un”attività quando viene ricevuto un file tramite l’alias.
Facoltativamente, selezionare i Tag da applicare automaticamente ai file creati tramite l’alias.
Vedi anche
Condivisione e diritti di accesso¶
Nota
È possibile condividere cartelle e file e modificare i relativi diritti di accesso solo se si dispone dei diritti di modifica.
I diritti di accesso possono essere impostati su:
cartelle: selezionare la cartella, fare clic sull’icona (ingranaggio) e selezionare Condividi.
file: aprire il file e fare clic su Condividi nella barra superiore.
Nel pop-up Condividi, concedi l’accesso a utenti o contatti specifici selezionando il loro nome dal menu a discesa o aggiungendo manualmente il loro indirizzo email, quindi seleziona Visualizzatore o Editor.
Suggerimento
Per rimuovere un’autorizzazione o impostare una data di scadenza, passare il mouse sul contatto pertinente e fare clic rispettivamente sul pulsante (rimuovi) o (calendario).
Per impostare l”Accesso generale per Utenti interni o Chiunque abbia il collegamento, seleziona Visualizzatore, Editor o Nessuno (per limitare completamente l’accesso). Per Chiunque abbia il collegamento, puoi specificare ulteriormente se la cartella o il file debba essere Rilevabile (accessibile tramite navigazione) o richiedere che gli utenti Devono avere il collegamento per accedere.
Nota
Gli utenti pubblici Devono avere il collegamento per accedere a una cartella o file sul portale quando si connettono per la prima volta.
Ogni URL di cartella e file include i diritti di accesso che sono stati impostati per esso. Quando condividi una cartella, la persona con cui la condividi viene indirizzata a un portale dedicato dove può visualizzare i file in quella cartella, escludendo quelli con accesso limitato.
Suggerimento
Gli utenti del portale possono accedere alle cartelle e ai file che hanno il permesso di visualizzare o modificare tramite il portale clienti cliccando sulla scheda Documenti.
Digitalizzazione di file con AI¶
I file disponibili nella cartella Finanza possono essere digitalizzati. Selezionare il file, fare clic su Crea fattura fornitore, Crea fattura cliente o Crea nota di carta di credito cliente, quindi fare clic su Invia per digitalizzazione.
Vedi anche