Offboarding

Wanneer een werknemer het bedrijf verlaat, is het belangrijk om een offboardingplan te hebben om ervoor te zorgen dat alle noodzakelijke stappen worden gevolgd, zoals het inleveren van apparatuur, het intrekken van toegang tot bedrijfssystemen, het invullen van HR-formulieren, het houden van een exitgesprek en meer. Afhankelijk van het bedrijf kunnen er verschillende offboardingplannen zijn, geconfigureerd voor specifieke afdelingen of divisies, met andere vereisten en stappen dan het algemene offboardingplan.

In addition to an offboarding plan, the employee record must be updated to reflect their departure, log the reason why they left, close any open activities associated with the employee, and provide them with any important documents.

Offboardingplan bekijken

Before offboarding can begin, it is recommended to check the default offboarding plan that comes preconfigured with the Employees app. To view the current default plan, navigate to Employees app ‣ Configuration ‣ Activity Plan. Click Offboarding to view the detailed offboarding plan form.

Stappen offboardingplan

The default Offboarding plan is minimal, with two default steps (three if the Fleet app is installed). All steps are To-Do activities, and are scheduled for the day the offboarding plan is launched (0 days Before Plan Date).

• Organize knowledge transfer inside the team: The manager must ensure all knowledge the employee has relating to their job position, is either documented or shared with colleagues so there is no knowledge gap.

• Take Back Fleet: The fleet manager ensures any vehicles assigned to the employee are either unassigned (available for other employees) or the next driver is assigned. This step only appears if the Fleet app is installed.

• HR-materialen terughalen: De manager moet alle documenten en materialen verkrijgen die de HR-afdeling nodig heeft. Het wordt aanbevolen om contact op te nemen met de HR-afdeling om er zeker van te zijn dat alles wat voor deze stap vereist is, is voltooid.

Offboardingplan aanpassen

Het standaard offboardingplan is minimaal, zodat aanpassingen kunnen worden gemaakt om aan de offboardingbehoeften van elk bedrijf te voldoen. Elk bedrijf heeft andere vereisten, daarom is het noodzakelijk om de benodigde stappen aan het offboardingplan toe te voegen.

If the offboarding plan is universal, add or modify the default offboarding plan. If the offboarding plan needed is only for a specific department, then a new plan should be created, specifically for that department.

To modify the default plan, first navigate to Employees app ‣ Configuration ‣ Activity Plan, then click on Offboarding.

To modify a step, click on the step and an Open: Activities pop-up window appears. Make any desired modifications to the step, then click Save to accept the changes and close the pop-up window.

Klik op Regel toevoegen onderaan de vermelde activiteiten in het tabblad Aan te maken activiteiten om een nieuwe stap toe te voegen. Er verschijnt een leeg pop-upvenster Activiteiten aanmaken. Voer alle informatie in het pop-upvenster in en klik vervolgens op Opslaan & sluiten als er geen andere stappen meer hoeven te worden toegevoegd, of klik op Opslaan & nieuw als er meer stappen nodig zijn.

Configureer alle gewenste stappen voor het offboardingplan.

Offboardingplan aanmaken

Voor sommige bedrijven kunnen specifieke offboardingplannen noodzakelijk zijn voor bepaalde afdelingen. In deze gevallen kan een nieuw afdelingsspecifiek offboardingplan nodig zijn.

To create a new offboarding plan, first navigate to Employees app ‣ Configuration ‣ Activity Plan. Click the New button in the upper-left corner, and a blank plan form loads.

Voer de volgende informatie in op het formulier:

• Plan Name: the specific name for the plan.

• Model: Dit veld specificeert waar dit plan kan worden gebruikt. In dit geval in de app Werknemers. Dit veld kan niet worden aangepast.

• Department: if left blank (the default setting) the plan is available for all departments. To make the plan department-specific, select a department using the drop-down menu.

Next, add the various steps for the plan by clicking Add a line at the bottom of the listed activities in the Activities To Create tab, and a blank Create Activities pop-up window appears.

Voer de volgende informatie in het pop-upvenster in:

• Activity Type: Using the drop-down menu, select the specific activity to be scheduled. The default options are Email, Call, Meeting, To-Do, or Upload Document. If the Sign app is installed, a Request Signature option is available.

• Samenvatting: Voer een korte beschrijving voor de stap in.

• Toewijzing: Selecteer met behulp van het vervolgkeuzemenu de persoon die is toegewezen om de activiteit uit te voeren. De standaardopties zijn: Vragen bij lancering, Standaardgebruiker, Coach, Manager en Werknemer. Als de Wagenpark-app is geïnstalleerd, is een optie Wagenparkbeheerder beschikbaar.

  Notitie

  De selectie voor de Toewijzing-rol is in relatie tot de werknemer. Als Coach is geselecteerd, wordt de coach van de werknemer toegewezen aan de activiteit.

  Als Standaardgebruiker is geselecteerd, verschijnt een veld Toegewezen aan. Selecteer met behulp van het vervolgkeuzemenu de gebruiker die altijd aan deze activiteit wordt toegewezen.

• Interval: Configureer de velden op deze regel om de vervaldatum van de activiteit te bepalen. Voer een nummer in het eerste veld in en configureer vervolgens met behulp van de vervolgkeuzemenu’s in de volgende twee velden wanneer de vervaldatum moet worden aangemaakt; (#) dagen, weken of maanden, Voor plandatum of Na plandatum.

When the Create Activities for is completed, click Save & Close if there are no other steps to add, or click Save & New to add more steps, as needed.

Example

Een bedrijf gespecialiseerd in naschoolse kunstprogramma’s heeft twee afzonderlijke offboardingplannen, een voor de docenten die in het veld werken en een voor kantoormedewerkers.

Het offboardingplan voor de leraren is ingesteld voor de afdeling Art Program Teachers en omvat gespecialiseerde taken die verband houden met deze functies. Deze omvatten het catalogiseren en retourneren van alle kunstbenodigdheden, het inleveren van alle feedbackformulieren van studenten en het retourneren van alle toegangspasjes en sleutels voor de verschillende locaties.

Offboardingplan starten

After an employee has given notice (typically two weeks) or once the company has decided to terminate the working relationship with the employee, the offboarding plan should be launched. Navigate to the Employees app and click on the departing employee profile. Click the Launch Plan button, and a blank Launch Plan pop-up window loads.

Using the drop-down menu, select the desired offboarding plan in the Plan field. Then, using the calendar selector, set a date in the Plan Date field. This is typically the day the employee gave notice, but any date can be selected.

The right-side of the Launch Plan pop-up window displays all the steps in the selected plan, grouped by what was selected in the Assignment fields for the various plan steps.

Once the Plan and Plan Date fields are configured, click the Schedule button, and Odoo schedules everything in the plan, according to their respective due dates. All scheduled activities appear in the chatter of the employee profile.

Werknemer archiveren

In Odoo moet een werknemer gearchiveerd worden wanneer hij het bedrijf verlaat. Deze stap moet na de volledige offboarding van de werknemer worden uitgevoerd. Om een werknemer te archiveren, navigeer je eerst naar de Werknemers-app. Zoek vervolgens de werknemer die het bedrijf verlaat en klik op zijn werknemerskaart.

The employee form loads, displaying all their information. Click the (gear) icon in the top-left corner, and a drop-down menu appears. Click Archive, and an Employee Termination pop-up window appears.

Vul de volgende velden op het formulier in:

• Reden van vertrek: Selecteer een reden waarom de werknemer vertrekt uit het vervolgkeuzemenu. De standaardopties zijn:

  • Ontslagen: Selecteer deze optie wanneer een werknemer wordt ontslagen en het bedrijf opzegging heeft gegeven.

  • Ontslag genomen: Selecteer deze optie wanneer de werknemer niet langer in dienst wil zijn en de werknemer opzegging heeft gegeven.

  • Resigned: Retired: Select this option when the employee is retiring.

  • Became Freelance: Select this option when the employee is no longer working for the company, but is becoming a freelance worker instead.

  • Mutual Agreement: Select this option when both parties have agreed to terminate their working relationship.

• Einddatum contract: Selecteer met de agendakiezer de laatste dag dat de werknemer voor het bedrijf werkt.

• Gedetailleerde reden: Voer in dit veld een korte omschrijving in voor het vertrek van de werknemer.

• Close Activities: Tick the checkbox next to each type of activity to close or delete any open activities associated with it. It is recommended to tick all checkboxes that are applicable. The available options are:

  • Appraisals: cancels all appraisals scheduled after the contract end date.

  • Contract: applies an end date for the current contract.

  • Company Car: removes the employee as the driver for their current company car, and assigns the next driver, if applicable.

  • Equipment: unassigns the employee from any assigned equipment.

• HR Info: Tick the checkbox next to Send Access Link to send a download link to the employee’s personal email address, containing all their personal HR files.

• Private Email: This field appears if the HR Info checkbox is ticked. If there is a private email listed on the employee profile, this field is automatically populated. If no private email address is on their record, enter the private email address for the employee.

When the form is complete, click Apply. The employee record is archived, an email with a download link to their personal documents is sent to the employee’s private email address (if selected), and a red Archived banner appears in the top-right corner of the employee form. The chatter logs the Departure Date and Departure Reason, and if an access link was emailed.

Notitie

While attempting to send the HR documents access link, an Invalid Operation pop-up window may appear, displaying the following error message:

Employee’s related user and private email must be set to use “Send Access Link” function: (Employee Name)

If this error appears, click Close to close the pop-up window, then tick the Send Access Link checkbox to deselect it on the Employee Termination pop-up window.

Click Apply to archive the employee and close the selected activities on the Employee Termination pop-up window, returning to the employee form.

Once the employee form, ensure the following fields are populated:

• Private Information tab: Ensure an email address is entered in the Email field.

• HR Settings tab: Ensure a Related User is selected in the corresponding field.

After the necessary information is entered, resend the HR documents access link

Send HR documents access link

If the access link was not sent when first archiving the employee on the Employee Termination form, it can be sent after the employee is archived at any point.

After an employee is archived, they are no longer visible on the main Employees app dashboard. To view the archived employees, navigate to the Employees app dashboard, and click the (down arrow) in the search bar to reveal a drop-down menu. Select Archived, towards the bottom of the Filters column, then click away from the drop-down window to close it.

Now, only archived employees appear on the dashboard. Click on the desired employee to open their employee form. On this form, click the (gear) icon in the top-left corner, then click Send HR Documents Access Link from the resulting drop-down menu. The chatter logs that the link was sent.