Firma¶
Odoo Firma consente di inviare, firmare e approvare documenti online, utilizzando firme elettroniche.
Una firma elettronica mostra l’accordo di una persona rispetto al contenuto di un documento. Come una firma autografa, quella elettronica rappresenta un vincolo legale ai termini del documento firmato.
Con Firma è possibile caricare qualsiasi file PDF e aggiungervi campi. Questi campi possono essere compilati automaticamente con i dettagli dell’utente presenti nel database.
Validità delle firme elettroniche¶
I documenti firmati tramite l’app Firma sono firme elettroniche valide nell’Unione Europea e negli Stati Uniti d’America. Soddisfano inoltre i requisiti per le firme elettroniche nella maggior parte dei paesi. La validità legale delle firme elettroniche generate da Odoo dipende dalla legislazione del proprio paese. Le aziende che operano all’estero dovrebbero anche considerare le leggi sulle firme elettroniche di altri paesi.
Importante
Le informazioni seguenti non hanno valore legale; sono fornite solo a scopo informativo generale. Poiché le leggi che regolano le firme elettroniche evolvono rapidamente, non possiamo garantire che tutte le informazioni siano aggiornate. Consigliamo di contattare un avvocato locale per una consulenza legale sulla conformità e validità delle firme elettroniche.
Unione Europea¶
Il regolamento eIDAS stabilisce il quadro normativo per le firme elettroniche nei 27 stati membri dell’Unione Europea. Distingue tre tipi di firme elettroniche:
Firme elettroniche semplici
Firme elettroniche avanzate
Firme elettroniche qualificate
Odoo genera il primo tipo, firme elettroniche semplici; queste firme sono legalmente valide nell’UE, come stabilito nel regolamento eIDAS.
Le firme elettroniche potrebbero non essere automaticamente riconosciute come valide. Potrebbe essere necessario fornire prove a sostegno della validità di una firma. Sebbene l’app Firma fornisca una firma elettronica semplice, alcune prove a sostegno vengono raccolte automaticamente durante il processo di firma, come:
Convalida tramite email e SMS (se abilitata)
Prova d’identità forte tramite itsme® (disponibile in Belgio e nei Paesi Bassi)
Log di accesso con timestamp, tracciabili per IP e geograficamente, ai documenti e alle firme associate
Tracciabilità e inalterabilità dei documenti (qualsiasi modifica apportata a un documento firmato viene rilevata da Odoo tramite l’uso di prove crittografiche)
Stati Uniti d’America¶
L”ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), a livello interstatale e internazionale, e l”UETA (Uniform Electronic Transactions Act), a livello statale, forniscono il quadro normativo per le firme elettroniche. Si noti che l”Illinois e New York non hanno adottato l’UETA, ma leggi simili.
In generale, per essere riconosciute come valide, le firme elettroniche devono soddisfare cinque criteri:
Il firmatario deve mostrare una chiara intenzione di firmare. Ad esempio, usare il mouse per tracciare una firma può dimostrare l’intenzione. Il firmatario deve anche avere la possibilità di rinunciare al documento elettronico.
Il firmatario deve prima esprimere o implicare il proprio consenso a condurre affari elettronicamente.
La firma deve essere chiaramente attribuita. In Odoo, i metadati, come l’indirizzo IP del firmatario, vengono aggiunti alla firma e possono essere utilizzati come prova a sostegno.
La firma deve essere associata al documento firmato, ad esempio, conservando una registrazione che dettaglia come la firma è stata acquisita.
I documenti firmati elettronicamente devono essere conservati e archiviati da tutte le parti coinvolte; ad esempio, fornendo al firmatario una copia completamente eseguita o la possibilità di scaricare una copia.
Altri paesi¶
Inviare un documento da firmare¶
Firma una tantum¶
Puoi cliccare su Carica un PDF da firmare dalla tua dashboard per una firma una tantum. Seleziona il tuo documento, aprilo e trascina i campi richiesti nel tuo documento. Puoi modificare il ruolo assegnato a un campo cliccandoci sopra e selezionando quello desiderato.
Quando sei pronto, clicca su Invia e compila i campi richiesti. Una volta inviato, il tuo documento rimane disponibile. Vai su per vedere il tuo documento e lo stato delle firme.
Date di validità e promemoria¶
Puoi impostare date di validità su documenti di accordo a durata limitata o inviare promemoria email automatici per ottenere le firme in tempo. Dalla tua dashboard, clicca su Invia sul tuo documento. Nella nuova pagina, vai alla sezione Opzioni, compila il campo Valido fino al, attiva l’interruttore Promemoria e clicca sul valore per modificare il numero predefinito di giorni tra i promemoria.
Modelli¶
Puoi creare modelli di documento quando devi inviare lo stesso documento più volte. Dalla tua dashboard, clicca su Carica un modello PDF. Seleziona il documento e aggiungi i campi richiesti. Puoi modificare il ruolo di un campo cliccandoci sopra e selezionando quello desiderato.
Clicca su Proprietà del modello per aggiungere Tag al tuo modello, definire un Spazio di lavoro del documento firmato, aggiungere Tag del documento firmato, impostare un Link di reindirizzamento che sarà disponibile nel messaggio di conferma della firma ricevuto dopo la firma, o definire Utenti autorizzati se desideri limitare l’uso del tuo modello a specifici utenti o gruppi autorizzati.
I tuoi modelli sono visibili per impostazione predefinita sulla tua dashboard. Puoi cliccare su Invia per inviare rapidamente un modello di documento a un firmatario o su Firma ora se sei pronto a firmare il tuo documento immediatamente.
Suggerimento
Puoi creare un modello da un documento inviato in precedenza. Per farlo, vai su . Sul documento che desideri recuperare, clicca sui tre puntini verticali (⋮), quindi su Modello. Clicca di nuovo sui tre puntini verticali (⋮), quindi su Ripristina. Il tuo documento ora appare sulla tua dashboard accanto agli altri modelli.
Ruoli¶
Ogni campo in un documento Firma è correlato a un ruolo corrispondente a una persona specifica. Quando un documento è in fase di firma, la persona assegnata al ruolo deve compilare i campi assegnati e firmarlo.
I ruoli sono disponibili andando su .
È possibile aggiornare i ruoli esistenti o creare nuovi ruoli cliccando su Nuovo. Scegli un Nome del ruolo, aggiungi un Passaggio di autenticazione aggiuntivo per confermare l’identità della persona firmataria e, se il documento può essere riassegnato a un altro contatto, seleziona Modifica autorizzata per il ruolo. È anche possibile scegliere un Colore per il ruolo. Questo colore può aiutare a capire quali ruoli sono responsabili di quali campi durante la configurazione di un modello.
Identificazione protetta¶
Come proprietario di un documento, puoi richiedere un Passaggio di autenticazione aggiuntivo tramite verifica SMS o tramite Itsme® (disponibile in Belgio e nei Paesi Bassi). Entrambe le opzioni di autenticazione richiedono crediti. Se non hai più crediti disponibili, i passaggi di autenticazione verranno saltati.
Verifica tramite SMS¶
Vai su . Clicca nella colonna Passaggio di autenticazione aggiuntivo per il ruolo e seleziona Codice univoco tramite SMS.
Nota
Prima di poter inviare messaggi di testo SMS, è necessario registrare il proprio numero di telefono. Per farlo, andare su e fare clic su Acquista crediti sotto Autenticazione tramite SMS.
Andare al documento da firmare, aggiungere il campo per il quale è richiesta la verifica SMS, ad esempio il campo Firma, e fare clic su Invia. Nella nuova pagina, selezionare il cliente e fare clic su Invia.
La persona che firma il documento compila il campo Firma, quindi Firma, e fa clic su Convalida e invia documento completato. Viene visualizzata una pagina Convalida finale in cui aggiungere il proprio numero di telefono. I codici monouso vengono inviati tramite SMS.
Nota
Questa funzionalità è abilitata per impostazione predefinita.
Non appena il Passaggio di autenticazione aggiuntivo si applica a un ruolo, questo passaggio di convalida viene richiesto per qualsiasi campo assegnato a tale ruolo.
Itsme®¶
L’autenticazione itsme® può essere utilizzata per consentire ai firmatari di fornire la propria identità utilizzando itsme®. Questa funzionalità è disponibile solo in Belgio e nei Paesi Bassi.
La funzionalità può essere abilitata in Impostazioni Firma e si applica automaticamente al ruolo Cliente (identificato con itsme®). Per abilitarla per altri ruoli, andare su . Fare clic nella colonna Passaggio di autenticazione aggiuntivo per il ruolo e selezionare Tramite itsme®.
Andare al documento che deve essere firmato e aggiungere il campo Firma. Passare a qualsiasi ruolo configurato per utilizzare la funzionalità e fare clic su Convalida e Invia.
Al momento della firma del documento, il firmatario completa il campo Firma e procede facendo clic su Convalida e invia documento completato, attivando una pagina Verifica finale in cui è richiesta l’autenticazione tramite itsme®.
Hash del firmatario¶
Ogni volta che qualcuno firma un documento, viene generato un hash - una firma digitale univoca dell’operazione - per garantire tracciabilità, integrità e inalterabilità. Questo processo garantisce che eventuali modifiche apportate dopo l’apposizione di una firma possano essere facilmente rilevate, mantenendo l’autenticità e la sicurezza del documento per tutto il suo ciclo di vita.
Una cornice di sicurezza visiva che mostra l’inizio dell’hash viene aggiunta alle firme. Gli utenti interni possono nasconderla o mostrarla attivando o disattivando l’opzione Cornice durante la firma del documento.
Ordine di firma¶
Quando un documento deve essere firmato da parti diverse, l’ordine di firma consente di controllare l’ordine in cui i destinatari lo ricevono per la firma.
Dopo aver caricato un PDF con almeno due campi di firma con due ruoli diversi e aver fatto clic su Invia, attivare l’interruttore Specifica ordine di firma e cercare il nome o le informazioni e-mail del firmatario per aggiungerli. È possibile decidere l’ordine di firma digitando 1 o 2 nella prima colonna.
Ogni destinatario riceve la notifica di richiesta di firma solo dopo che il destinatario precedente ha completato la propria azione.
Tipi di campo¶
I campi vengono utilizzati in un documento per indicare quali informazioni devono essere completate dai firmatari. Puoi aggiungere campi al tuo documento semplicemente trascinandoli dalla colonna di sinistra nel documento.
Diversi tipi di campo possono essere utilizzati per firmare i documenti (segnaposto, completamento automatico, ecc.). Configurando i tuoi tipi di campo, noti anche come tipi di elemento di firma, il processo di firma può essere ancora più veloce per i tuoi clienti, partner e dipendenti.
Per creare e modificare i tipi di campo, vai su .
Puoi selezionare un campo esistente facendo clic su di esso oppure puoi Creare uno nuovo. Prima, modifica il Nome campo. Quindi, seleziona un Tipo di campo:
Firma: agli utenti viene chiesto di inserire la propria firma disegnandola, generandone una automatica basata sul loro nome o caricando un file locale (solitamente un’immagine). Ogni successivo tipo di campo Firma riutilizza quindi i dati inseriti nel primo campo.
Iniziali: agli utenti viene chiesto di inserire le proprie iniziali, in modo simile al campo Firma.
Testo: gli utenti inseriscono testo su una sola riga.
Testo multilinea: gli utenti inseriscono testo su più righe.
Casella di controllo: gli utenti possono spuntare una casella (ad esempio, per segnare la loro approvazione o consenso).
Selezione: gli utenti scelgono una singola opzione tra varie opzioni.
L’impostazione Compila automaticamente campo partner viene utilizzata per compilare automaticamente un campo durante il processo di firma. Utilizza il valore di uno dei campi sul modello del contatto (res.partner) della persona che firma il documento. Per farlo, inserisci il nome tecnico del campo del modello contatto.
Suggerimento
Per conoscere il nome tecnico di un campo, abilita la modalità sviluppatore e passa il mouse sul punto interrogativo accanto al campo.
Nota
I valori compilati automaticamente sono suggerimenti e possono essere modificati secondo necessità dalla persona che firma il documento.
Le dimensioni dei campi possono anche essere modificate modificando la Larghezza predefinita e l”Altezza predefinita. Entrambe le dimensioni sono definite come percentuale della pagina completa espressa come decimale, con 1 equivalente alla larghezza o altezza della pagina completa. Per impostazione predefinita, la larghezza dei nuovi campi creati è impostata al 15% (0,150) della larghezza di una pagina completa, mentre la loro altezza è impostata all’1,5% (0,015) dell’altezza di una pagina completa.
Successivamente, scrivi un Suggerimento. I suggerimenti vengono visualizzati all’interno di frecce sul lato sinistro dello schermo dell’utente durante il processo di firma per aiutarlo a capire cosa comporta il passaggio (ad esempio, «Firma qui» o «Inserisci la tua data di nascita»). Puoi anche utilizzare un testo Segnaposto da visualizzare all’interno del campo prima che venga completato.
