Inserire e collegare i dati Odoo

Diversi elementi del database Odoo possono essere inseriti in un foglio di calcolo Odoo, ovvero:

• lists, i.e., data from a list view

• pivot tables, i.e., data from a pivot view

• charts, i.e., data from a graph view

Each time a list, pivot table, or chart is inserted, a data source is created. This data source connects the spreadsheet to your Odoo database, retrieving up-to-date information every time the spreadsheet is opened, the browser page is reloaded, or data is manually refreshed by clicking Data ‣ Refresh all data from the menu bar.

Inserted lists and inserted pivot tables use formulas with Odoo-specific list functions and pivot table functions to retrieve data from your database and can be further manipulated in the spreadsheet. Certain elements of inserted charts can be modified, but no data manipulation or computation is possible.

Nota

Elenchi, tabelle pivot e grafici di diverse app e modelli possono essere inseriti nello stesso foglio di calcolo.

Suggerimento

Se si intende utilizzare i filtri globali per filtrare dinamicamente i dati Odoo in un foglio di calcolo o dashboard, non utilizzare le stesse condizioni per stabilire l’elenco iniziale, la tabella pivot o il grafico nel database.

È anche possibile:

• add clickable links to Odoo menu items, to other sheets of the same spreadsheet, or to external URLs

• insert financial data from your Odoo database using Odoo-specific spreadsheet functions

• paste data from another Odoo spreadsheet, Excel spreadsheet, or Google Sheet directly into any Odoo spreadsheet

Fonti di dati

Data sources, which are created each time a list, pivot table or graph is inserted into an Odoo spreadsheet, connect the spreadsheet and the relevant model in your database, keeping the data in the spreadsheet up-to-date.

Each data source is defined by properties that can be accessed via the Data menu. Data sources are identified by their respective (pivot table), (list) or (chart) icon, followed by their ID and name, e.g., (#1) Sales Analysis by Product.

Clicking on a data source opens the related properties in a pane on the right of the spreadsheet.

Suggerimento

• The properties pane can also be opened by right-clicking any cell of an inserted list or pivot table, then clicking See list properties or See pivot properties, or by clicking the (menu) icon at the top right of an inserted chart, then clicking Edit.

• Once the properties of a specific data source are open, they remain open even when navigating between spreadsheet tabs. To close the properties pane, click the (close) icon at the top right of the pane.

Nota

Deleting an inserted list or pivot table, or deleting the sheet into which it was inserted, does not delete the underlying data source. The data source of an inserted list or pivot table can only be deleted via the data source’s properties.

A warning in the Data menu identifies any data sources for which the corresponding list or pivot table no longer appears in the spreadsheet.

Deleting an inserted chart, on the other hand, also deletes the underlying data source.

Inserire un elenco

Importante

Prima di inserire un elenco in un foglio di calcolo, assicurati che l’elenco sia personalizzato in base alle tue esigenze. Considera quali campi dovrebbero essere visibili e come i record sono filtrati e/o ordinati. Questo può influire sia sui tempi di caricamento che sulla facilità d’uso del foglio di calcolo.

Per inserire un elenco:

1. Con la vista elenco pertinente aperta nel database, fai clic sull’icona Azioni accanto al nome della vista, quindi Foglio di calcolo ‣ Inserisci elenco nel foglio di calcolo.

   Nota

   Per inserire solo record specifici, seleziona i record pertinenti, fai clic sul pulsante Azioni che appare nella parte superiore centrale dello schermo, quindi Inserisci nel foglio di calcolo.

2. Nella finestra che si apre, modifica il Nome dell’elenco se necessario.

   The list name is used in the sheet name and in the list properties.

   

3. Modifica il numero di record, ovvero le righe, da inserire se necessario.

   Per impostazione predefinita, il numero mostrato è il numero di record visibili nella prima pagina dell’elenco. Ad esempio, se l’elenco contiene 150 record ma solo 80 sono visibili, questo campo mostrerà 80.

   Nota

   Sebbene i dati nel tuo elenco vengano mantenuti aggiornati grazie alla connessione al database, un elenco inserito non si espanderà automaticamente per accogliere nuovi record, ad esempio una nuova categoria di prodotti o un nuovo venditore.

   If you anticipate new records being added, consider adding extra rows when inserting the list. Records/rows can also be added manually after the spreadsheet has been inserted.

   Example

   La tua azienda ha attualmente dieci categorie di prodotti e inserisci questo elenco in un foglio di calcolo. Se viene creata un’undicesima categoria di prodotti e il tuo elenco inserito aveva solo dieci righe, la nuova categoria verrà inserita nella posizione appropriata nel foglio di calcolo, rimuovendo così una categoria esistente.

   One way to avoid this is to add extra rows when inserting the list.

4. Click Blank spreadsheet or select in which existing spreadsheet the list should be inserted.

   Nota

   New spreadsheets are saved in the Odoo Documents app in either the My Drive personal workspace or, if file centralization has been enabled for spreadsheets, in the Spreadsheet workspace.

5. Fai clic su Conferma.

The list is inserted into a new sheet in the spreadsheet. The sheet tab in the bottom bar shows the name of the list followed by the list ID, e.g., Quotations by Total (List #1). A pane on the right side of the screen shows the list properties.

Suggerimento

• To view an individual record of an inserted list, right-click on any cell of the relevant row, then click See record. To return to the spreadsheet, click the name of the spreadsheet in the breadcrumbs at the top of the view.

• To sever the link between an inserted list and your database, select the entire list, right-click and select Copy then right-click again and select Paste special ‣ Paste as value.

• Do not modify the list ID in the sheet name, as the inserted list retains this ID for the lifetime of the spreadsheet. This list ID is used in the spreadsheet functions that retrieve data from your database.

Funzioni elenco

When a list is inserted into a spreadsheet, the following functions are used to retrieve the header and field values, respectively:

=ODOO.LIST.HEADER(list_id, field_name)
=ODOO.LIST(list_id, index, field_name)

Gli argomenti della funzione sono i seguenti:

• list_id: l’ID assegnato quando l’elenco viene inserito. Al primo elenco inserito in un foglio di calcolo viene assegnato l’ID elenco 1, al secondo l’ID elenco 2, ecc.

• index: identifica la riga in cui il record appariva nell’elenco prima dell’inserimento. La prima riga ha un indice di 1, la seconda un indice di 2, ecc.

• field_name: il nome tecnico del campo.

Suggerimento

Facendo clic su una singola cella viene visualizzata la formula correlata, se pertinente, nella barra della formula. Per visualizzare tutte le formule di un foglio di calcolo contemporaneamente, fare clic su Visualizza ‣ Mostra ‣ Formule sulla barra dei menu. L’esempio seguente mostra le funzioni utilizzate per recuperare le intestazioni e i valori dell’elenco.

Proprietà elenco

Le proprietà dell’elenco vengono visualizzate sul lato destro dello schermo quando viene inserito un elenco. È possibile accedervi in qualsiasi momento tramite il menu Dati facendo clic sull’elenco pertinente, preceduto dall’icona (elenco), oppure facendo clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi dell’elenco e facendo clic su Visualizza proprietà elenco.

Vengono mostrate le seguenti proprietà dell’elenco, alcune delle quali possono essere modificate:

• Elenco #: l’ID dell’elenco. Gli ID degli elenchi vengono assegnati in sequenza man mano che vengono inseriti elenchi aggiuntivi nel foglio di calcolo.

• Nome elenco: il nome dell’elenco. Modificarlo se necessario. Si noti che la modifica del nome dell’elenco nelle proprietà dell’elenco non modifica il nome dell’elenco mostrato nel nome del foglio e viceversa.

• Modello: il modello da cui sono stati estratti i dati.

• Colonne: i campi del modello che erano visibili quando l’elenco è stato inserito.

• Dominio: le regole utilizzate per determinare quali record vengono mostrati. Fare clic su Modifica dominio per aggiungere o modificare le regole.

  Nota

  When global filters are used, this domain is combined with the selected values of the global filter before the data is loaded into the spreadsheet.

• Ordinamento: come vengono ordinati i dati, se applicabile. Per aggiungere una regola di ordinamento, fare clic su Aggiungi, selezionare il campo, quindi scegliere se l’ordinamento deve essere Crescente o Decrescente. Eliminare una regola di ordinamento facendo clic sull’icona (elimina).

To duplicate or delete a list’s data source, click the (gear) icon, then click Duplicate or Delete as relevant.

Gestire un elenco inserito

Once a list from an Odoo database has been inserted into an Odoo spreadsheet, you can:

• add records, i.e., rows

• add fields, i.e., columns

• duplicate the list to create a new, identical data source

• delete the list and its underlying data source

Aggiungere record/righe a un elenco

Per aggiungere record a un elenco, utilizzare uno dei seguenti metodi:

• Select the last row of the table, then hover over the blue square until the plus icon appears. Click and drag down to add the desired number of rows. The cells of the new rows are populated with the appropriate formula to retrieve the list values. If there is corresponding data in your database, the cells are populated.

  

• Posizionare il cursore nella cella in alto a sinistra del foglio, fare clic su Dati ‣ Reinserisci elenco dalla barra dei menu, quindi selezionare l’elenco appropriato. Nella finestra popup, indicare il numero di record da inserire e fare clic su Conferma. Viene inserito un elenco aggiornato che sovrascrive l’elenco precedente.

Suggerimento

I metodi sopra indicati possono essere utilizzati anche per aggiungere ulteriori righe vuote alla tabella del foglio di calcolo. Ciò può essere utile per elenchi in cui si prevede la generazione di record aggiuntivi nel database, ad esempio nuove categorie di prodotti o nuovi venditori.

Aggiungere campi/colonne a un elenco

Per aggiungere campi/colonne a un elenco:

1. Selezionare la colonna a destra o a sinistra della posizione in cui deve essere inserita la nuova colonna.

2. Fare clic su Inserisci ‣ Inserisci colonna quindi Colonna a sinistra o Colonna a destra dalla barra dei menu, oppure fare clic con il tasto destro quindi Inserisci colonna a sinistra o Inserisci colonna a destra come appropriato.

3. Copiare la cella di intestazione di qualsiasi colonna, incollarla nella cella di intestazione della nuova colonna e premere Invio.

4. Fare doppio clic sulla nuova cella di intestazione, quindi fare clic sul nome del campo che appare tra virgolette alla fine della formula; viene visualizzato un elenco di tutti i nomi tecnici dei campi del modello correlato.

   

5. Selezionare il nome di campo appropriato e premere Invio. L’etichetta del campo appare nell’intestazione.

   Suggerimento

   Per conoscere il nome tecnico di un campo, navigare alla vista pertinente, attivare la modalità sviluppatore, quindi verificare il nome del campo passando il mouse sul punto interrogativo accanto all’etichetta del campo.

6. Con la cella di intestazione selezionata, fare doppio clic sul quadrato blu nell’angolo in basso a destra. Le celle della colonna vengono popolate con la formula appropriata per recuperare i valori dell’elenco. Se sono presenti dati corrispondenti nel database, le celle vengono popolate.

Duplicare un elenco

Duplicare un elenco tramite le proprietà dell’elenco crea un’ulteriore origine dati. Questo consente di eseguire diverse manipolazioni sugli stessi dati all’interno di un unico foglio di calcolo.

With the list properties open, click the (gear) icon then Duplicate.

Alla nuova origine dati viene assegnato il successivo ID di elenco disponibile. Ad esempio, se nel frattempo non sono stati inseriti altri elenchi, duplicando Elenco n. 1 si ottiene la creazione di Elenco n. 2.

A differenza di quando si inserisce un elenco, un elenco duplicato non viene inserito automaticamente nel foglio di calcolo. Per inserirlo, eseguire i passaggi seguenti:

1. Aggiungere un nuovo foglio facendo clic sull’icona (aggiungi foglio) in basso a sinistra del foglio di calcolo.

2. Fare clic su Dati ‣ Reinserisci elenco dalla barra dei menu, quindi selezionare l’elenco appropriato.

3. Definire il numero di record da inserire e fare clic su Conferma.

4. Edit the List Name in the properties pane if needed.

5. Rinominare il foglio facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda del foglio, selezionando Rinomina e inserendo il nuovo nome del foglio.

Nota

Duplicare un elenco inserito copiandolo e incollandolo o duplicando il foglio in cui è stato inserito non crea una nuova origine dati. Eventuali modifiche apportate alle proprietà dell’elenco influirebbero pertanto su tutte le copie dell’elenco.

Eliminare un elenco

Per eliminare completamente un elenco e l’origine dati sottostante da un foglio di calcolo, eseguire i seguenti passaggi in qualsiasi ordine:

• Eliminare la tabella del foglio di calcolo utilizzando il metodo preferito, ad esempio tramite comandi da tastiera, menu del foglio di calcolo o eliminando il foglio. Questo elimina la rappresentazione visiva dei dati.

• From the properties pane of the relevant list, click the (gear) icon then Delete. This deletes the data source of the list from the spreadsheet.

Inserire una tabella pivot

Suggerimento

Converting an inserted pivot table to a dynamic pivot table allows you to add, remove, and manipulate dimensions (i.e., columns and rows) and measures. It is therefore possible to insert a basic pivot table with minimal configuration, convert it to a dynamic pivot table, then refine it directly in the spreadsheet.

To insert a pivot table:

1. Con la vista pivot pertinente aperta nel database, fare clic su Inserisci in foglio di calcolo.

2. In the window that opens, edit the Name of the pivot if needed.

   This name is used in the sheet name and in the pivot table properties.

   

3. Click Blank spreadsheet or select in which existing spreadsheet the pivot table should be inserted.

   Nota

   New spreadsheets are saved in the Odoo Documents app in either the My Drive personal workspace or, if file centralization has been enabled for spreadsheets, in the Spreadsheet workspace.

4. Fai clic su Conferma.

The pivot table is inserted into a new sheet in the spreadsheet. The sheet tab in the bottom bar shows the name of the pivot table followed by the pivot table ID, e.g., Sales Analysis by Sales Team (Pivot #1). A pane on the right side of the screen shows the pivot table properties.

Suggerimento

• To view the records referenced by an individual cell of a pivot table, right-click on the cell, then click See record. To return to the spreadsheet, click the name of the spreadsheet in the breadcrumbs at the top of the view.

• Per interrompere il collegamento tra una tabella pivot inserita e il database, selezionare l’intera tabella pivot, fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Copia, quindi fare nuovamente clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Incolla speciale ‣ Incolla come valore.

• Do not modify the pivot table ID in the sheet name, as the inserted pivot table retains this ID for the lifetime of the spreadsheet. This pivot table ID is used in the spreadsheet functions that retrieve data from your database.

Pivot table functions

An inserted pivot table that has not been converted to a dynamic pivot table uses the following functions to retrieve the header and field values, respectively:

=PIVOT.HEADER(pivot_id, [domain_field_name, …], [domain_value, …])
=PIVOT.VALUE(pivot_id, measure_name, [domain_field_name, …], [domain_value, …])

Gli argomenti delle funzioni sono i seguenti:

• pivot_id: l’ID assegnato quando viene inserita la tabella pivot. Alla prima tabella pivot inserita in un foglio di calcolo viene assegnato l’ID pivot 1, alla seconda l’ID pivot 2, ecc.

• measure_name: il nome tecnico di ciò che viene misurato, seguito dal tipo di aggregazione, ad esempio product_uom_qty:sum.

• domain_field_name: il nome tecnico del campo utilizzato come dimensione, ad esempio user_id, oppure, se la dimensione è un periodo di tempo, il nome tecnico del campo data, seguito dal periodo di tempo, ad esempio date_order:month.

• domain_value: l’ID del record oppure, se la dimensione è un periodo di tempo, la data o il periodo di tempo di destinazione.

Suggerimento

Clicking on an individual cell displays the related formula, if relevant, in the formula bar. To display all the formulas of a spreadsheet at the same time, click View ‣ Show ‣ Formulas on the menu bar. The example below shows the functions used to retrieve headers and values of a static pivot table.

Proprietà della tabella pivot

The pivot table properties appear on the right side of the screen when a pivot table is inserted. They can be accessed at any time via the Data menu by clicking the relevant pivot table, as prefaced by the (pivot) icon, or by right-clicking anywhere on the pivot table and clicking See pivot properties.

The following pivot table properties are shown, some of which can be edited:

• Pivot #: the pivot table ID. Pivot table IDs are assigned sequentially as additional pivot tables are inserted in the spreadsheet.

• Name: the name of the pivot table. Edit this if needed. Note that editing the name in the pivot table properties does not modify the name shown in the sheet name, and vice versa.

• Modello: il modello da cui sono stati estratti i dati.

• Columns and Rows: dimensions you are using to categorize or group data from the model.

• Measures: what you are measuring, or analyzing, based on the dimensions you have chosen.

  Suggerimento

  If you attempt to make changes to the columns, rows, or measures of a pivot table that has just been inserted into a spreadsheet, an error appears at the top right of the screen.

  

  To be able to manipulate a pivot table’s properties, convert a static pivot table to a dynamic pivot table.

• Dominio: le regole utilizzate per determinare quali record vengono mostrati. Fare clic su Modifica dominio per aggiungere o modificare le regole.

  Nota

  When global filters are used, this domain is combined with the selected values of the global filter before the data is loaded into the spreadsheet.

To duplicate or delete a pivot table’s data source, click the (gear) icon then Duplicate or Delete.

Manage an inserted pivot table

Once a pivot table from an Odoo database has been inserted into an Odoo spreadsheet, you can:

• convert it to a dynamic pivot table to be able to manipulate the dimensions and measures

• duplicate the pivot table to create a new, identical data source

• delete the pivot table and its underlying data source

Duplicare una tabella pivot

Duplicating a pivot table via the pivot table’s properties creates an additional data source. This allows for different manipulations to be performed on the same data within one spreadsheet.

For example, you can see the same data aggregated by different dimensions or use global filters to offset the date and create pivot tables that compare the current period’s data with a previous period.

To duplicate a pivot table, perform the following steps:

1. With the pivot table properties open, click the (gear) icon then Duplicate.

   The duplicated pivot table is automatically inserted into a new sheet in the spreadsheet, with the pivot table properties open in the right pane.

2. Edit the Name in the properties pane and the sheet tab if needed.

The new data source is assigned the next available pivot table ID. For example, if no other pivot tables have been inserted in the meantime, duplicating Pivot #1 results in the creation of Pivot #2.

Nota

• Duplicating an inserted pivot table by copying and pasting it or by duplicating the sheet does not create a new data source. Any changes made to the pivot table’s properties would therefore impact any copies of the pivot table.

• When a pivot table is duplicated, the new pivot table is by default a dynamic pivot table.

Eliminare una tabella pivot

To fully delete a pivot table and the underlying data source from a spreadsheet, perform the following steps in any order:

• Eliminare la tabella del foglio di calcolo utilizzando il metodo preferito, ad esempio tramite comandi da tastiera, menu del foglio di calcolo o eliminando il foglio. Questo elimina la rappresentazione visiva dei dati.

• From the properties pane of the relevant pivot table, click the (gear) icon then Delete. This deletes the data source of the pivot table.

Inserire un grafico

Per inserire un grafico da un database Odoo in un foglio di calcolo Odoo:

1. Con la visualizzazione grafica pertinente aperta nel database, fare clic su Inserisci nel foglio di calcolo.

2. Nella finestra che si apre, modificare il Nome del grafico se necessario.

3. Click Blank spreadsheet or select in which existing spreadsheet the chart should be inserted.

   Nota

   New spreadsheets are saved in the Odoo Documents app in either the My Drive personal workspace or, if file centralization has been enabled for spreadsheets, in the Spreadsheet workspace.

4. Fai clic su Conferma.

Charts are inserted on the first sheet of the spreadsheet. A pane on the right side of the screen shows the chart properties, where various aspects of the chart’s configuration and design can be modified.

Suggerimento

Fare clic su un punto dati in un grafico apre la visualizzazione elenco pertinente nel database. Nell’esempio, fare clic su Jessica Childs apre la visualizzazione elenco di tutte le vendite di questo venditore che corrispondono al dominio del grafico.

Inserire collegamenti cliccabili

L’aggiunta di collegamenti a informazioni correlate o di supporto può rendere il report o la dashboard più user-friendly ed efficace.

È possibile inserire un collegamento cliccabile da qualsiasi cella del foglio di calcolo a:

• una voce di menu Odoo

• un altro foglio all’interno dello stesso foglio di calcolo

• un URL esterno

Nota

• Fare clic su un collegamento a una voce di menu fornisce lo stesso risultato della navigazione tramite il menu Odoo all’interno di un’app, ad esempio la voce di menu Vendite/Ordini/Preventivi corrisponde alla vista predefinita quando si naviga in Vendite ‣ Ordini ‣ Preventivi.

• È anche possibile inserire un collegamento cliccabile a una vista specifica di un modello in un foglio di calcolo partendo dalla vista stessa. Tuttavia, poiché questo metodo inserisce ogni nuovo collegamento in un nuovo foglio, è più efficiente creare collegamenti a viste specifiche partendo dal foglio di calcolo.

È possibile inserire un collegamento cliccabile da qualsiasi grafico a una voce di menu Odoo.

Inserire un collegamento cliccabile da una cella

Per inserire un collegamento cliccabile da una cella:

1. Fare clic su Inserisci ‣ Collegamento dalla barra dei menu o fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella, quindi fare clic su Inserisci collegamento. Successivamente, a seconda del risultato desiderato, eseguire una delle seguenti azioni:

   • Fare clic sull’icona (menu), quindi su Collega un menu Odoo. Selezionare la voce di menu pertinente dall’elenco o fare clic su Cerca altro per scegliere da un elenco di tutte le voci di menu. Fare clic su Conferma.

   • Fare clic sull’icona (menu), quindi su Collega foglio, quindi scegliere il foglio pertinente dal foglio di calcolo corrente.

   • In Collegamento, digitare un URL.

2. Inserire o modificare l’etichetta per il collegamento nel campo Testo.

3. Fai clic su Conferma.

Inserire un collegamento cliccabile da un grafico

Per inserire un collegamento cliccabile da un grafico a una voce di menu Odoo:

1. Passare il mouse sull’angolo in alto a destra del riquadro del grafico, quindi fare clic sull’icona (menu), quindi su Modifica. Le proprietà del grafico appaiono sulla destra dello schermo.

2. At the bottom of the Configuration tab of the chart properties pane, click under Link to Odoo menu, then select a menu.

Passare il mouse sull’angolo in alto a destra del riquadro del grafico per vedere che è stata aggiunta una nuova icona (collegamento esterno).

Inserire dati finanziari

Durante la creazione di report e dashboard, può essere utile includere determinati dati relativi alla contabilità, come ID di conto, crediti e debiti per conti specifici e date di inizio e fine dell’anno fiscale.

Le funzioni per fogli di calcolo specifiche di Odoo consentono di recuperare tali dati contabili dal database e inserirli in un foglio di calcolo.