Inserimento lavorativo

Quando viene assunto un nuovo dipendente, è importante avere una procedura di onboarding da seguire. Ciò garantisce che informazioni, attrezzature e formazione siano fornite al dipendente e che tutti gli altri passaggi necessari per l’azienda siano assegnati alle persone corrette.

Un onboarding adeguato garantisce che ai nuovi dipendenti siano fornite tutte le informazioni e gli strumenti necessari per avere successo nei loro ruoli e avere una transizione fluida al loro nuovo lavoro.

Visualizza piano di onboarding

Prima di poter iniziare l’onboarding, si consiglia di verificare il piano di onboarding predefinito preconfigurato con l’app Dipendenti. Per visualizzare il piano predefinito corrente, accedere a app Dipendenti ‣ Configurazione ‣ Piano attività. Cliccare su Onboarding per visualizzare il modulo dettagliato del piano di onboarding.

Il modulo del piano visualizza le seguenti informazioni:

• Nome piano: il nome specifico del piano di onboarding.

• Modello: specifica dove può essere utilizzato questo piano. In questo caso, nell’app Dipendenti.

• Ufficio: se lasciato vuoto (impostazione predefinita) questo piano è disponibile per tutti gli uffici. Limitare l’uso del piano a un ufficio specifico selezionando l’ufficio dal menu a tendina.

• Attività da creare: questa scheda elenca tutte le fasi di onboarding. Ogni riga visualizza:

  • Tipo di attività: l’attività specifica per la fase. Le opzioni predefinite sono Email, Chiamata, Riunione, To-Do, o Carica documento. Se l’app Firma è installata, è disponibile un’opzione Richiedi firma.

  • Riepilogo: una descrizione di una riga della fase.

  • Assegnazione: sceglie chi completa l’attività, rispetto alla nuova assunzione:

    • Chiedi all’avvio: scegliere l’utente nel campo Assegnato a quando si avvia il piano di onboarding.

    • Utente predefinito: scegliere un utente che gestisce sempre questa attività. Definito nel campo Assegnato a.

    • Manager: assegna il manager del dipendente come definito nel record del dipendente.

    • Coach: assegna il coach del dipendente come definito nel record del dipendente.

    • Dipendente: la nuova assunzione completa l’attività.

    • Responsabile parco veicoli: assegna il responsabile designato dell’app Parco veicoli. Questa opzione è disponibile solo se l’app Parco veicoli è installata.

  • Assegnato a: questo campo rimane vuoto, a meno che non sia selezionato Utente predefinito per il campo Assegnazione. Se è selezionato Utente predefinito, questo campo viene popolato con l’utente selezionato.

  • Documento da firmare: il documento corrispondente che richiede una firma.

  • Intervallo: il momento in cui l’attività è attiva.

  • Unità: l’intervallo di tempo impostato, giorni, settimane o mesi.

  • Innesco: come viene determinata la pianificazione dell’attività. Le opzioni sono Prima della data pianificata o Dopo la data pianificata.

    Example

    Un laptop deve essere configurato e registrato a un nuovo dipendente il giorno prima dell’inizio del lavoro. La persona che esegue questo passaggio deve essere sempre il Responsabile IT, Abby Jones.

    Per configurare questa attività con questi parametri, il campo Tipo di attività è impostato su To-Do, con un riepilogo di Assign Laptop. Il campo Assegnazione è impostato su Utente predefinito, e il campo Assegnato a è impostato su Abby Jones. L”Intervallo è 1, e l”Unità è impostata su giorni. Il Trigger è Prima della data pianificata.

    

Passaggi del piano di onboarding

Il piano Onboarding predefinito include tre passaggi predefiniti. Tutti i passaggi sono attività To-Do e sono programmati per il giorno in cui viene avviato il piano di onboarding (0 giorni prima della data pianificata).

• Configurazione materiali IT: il responsabile deve raccogliere e configurare tutti i materiali IT.

• Pianifica formazione: il responsabile deve pianificare la formazione per il nuovo dipendente.

• Formazione: il nuovo dipendente deve completare la formazione pianificata dal responsabile.

Modifica piano di onboarding

Un singolo piano di onboarding funziona solo se il flusso funziona per l’intera azienda.

Nota

Se il piano di onboarding è universale, aggiungere o modificare il piano di onboarding predefinito. Se sono necessari piani di onboarding specifici per ufficio, creare un nuovo piano di onboarding.

Per modificare il piano predefinito, navigare prima su app Dipendenti ‣ Configurazione ‣ Piano attività, quindi fare clic su Onboarding.

Per modificare un passaggio, fare clic su di esso. Nella finestra pop-up Apri: Attività, apportare le modifiche desiderate al passaggio, quindi fare clic su Salva.

Per aggiungere un nuovo passaggio, fare clic su Aggiungi una riga nella parte inferiore delle attività elencate nella scheda Attività da creare, e apparirà una finestra pop-up vuota Crea attività. Inserire tutte le informazioni nella finestra pop-up, quindi fare clic su Salva e chiudi se non ci sono altri passaggi da aggiungere, oppure fare clic su Salva e nuovo se sono necessari altri passaggi.

Crea piano di onboarding

Alcune aziende richiedono diversi piani di onboarding quando ci sono procedure di onboarding specifiche per reparto che non si applicano all’intera azienda. In questi casi, è necessario creare un nuovo piano di onboarding specifico per reparto.

Per creare un nuovo piano di onboarding, navigare al piano desiderato e configurare tutti i passaggi desiderati.

Example

Un’azienda specializzata nella produzione e vendita di mobili da esterno in metallo può avere una grande fabbrica che produce i prodotti e un ufficio vendite separato. Questa azienda può avere due piani di onboarding separati, uno per gli operai della fabbrica e uno per gli impiegati.

Il piano di onboarding per gli operai della fabbrica è impostato per l’ufficio Produzione e include attività specializzate relative ai lavori in fabbrica. Queste includono il ritiro dell’uniforme e dei dispositivi di sicurezza del nuovo dipendente, l’assegnazione di un corso sulla sicurezza, l’invio di un’email al team riguardo alla nuova assunzione, la revisione dei benefit e altro ancora.

Avvia piano di onboarding

Dopo che un dipendente è stato assunto e il suo profilo dipendente è stato creato, navigare al profilo del dipendente desiderato facendo clic sulla sua scheda Kanban nella dashboard dell’app Dipendenti, quindi fare clic sul pulsante Avvia piano sul profilo del dipendente e si carica una finestra pop-up Avvia piano vuota.

Nel campo Piano, scegliere il piano di onboarding desiderato. Quindi, utilizzando il selettore del calendario, impostare una data nel campo Data piano. Questo è tipicamente il primo giorno del dipendente, ma può essere selezionata qualsiasi data.

Il lato destro della finestra pop-up Avvia piano mostra tutti i passaggi nel piano selezionato, raggruppati in base a quanto selezionato nei campi Assegnazione sul modulo del piano.

Una volta configurati i campi Piano e Data piano, fare clic sul pulsante Pianifica e Odoo pianifica tutto nel piano, in base alle rispettive date di scadenza.

Tutte le attività pianificate appaiono sia nella cronologia del profilo del dipendente che nella cronologia degli utenti con assegnazioni relative al piano.

Nota

Se eventuali assegnazioni di attività sono state configurate su Chiedi all’avvio, un campo Assegnato a appare nella finestra pop-up Avvia piano. Utilizzando il menu a discesa, selezionare l’utente responsabile per tutte le attività non assegnate.