Creare e inviare preventivi¶
Una volta che un lead qualificato è stato convertito in un’opportunità, il passo successivo è creare e consegnare un preventivo. Questo processo può essere facilmente gestito attraverso l’applicazione CRM di Odoo.
Creare un nuovo preventivo¶
Per creare un nuovo preventivo, apri l’app per poi accedere alla Pipeline nella dashboard principale del CRM.
Da qui, fai clic su qualsiasi opportunità per aprirla. Revisiona le informazioni esistenti e aggiorna i campi, se necessario.
Nota
Se è già stato creato un preventivo per quest’opportunità, è possibile trovarlo facendo clic sul pulsante Preventivo nella parte superiore del modulo. Anche il numero di preventivi esistenti è elencato sul pulsante smart.
Nella parte in alto a sinistra del modulo, fai clic sul pulsante Nuovo preventivo.
Importante
Per far apparire il pulsante Nuovo preventivo, bisogna installare l’app Vendite.
Importante
Il campo Cliente non è richiesto sul modulo opportunità.
Tuttavia, le informazioni sul cliente devono essere aggiunte o collegate prima di poter inviare un preventivo. Se il campo Cliente è lasciato vuoto nell’opportunità, facendo clic sul pulsante Nuovo preventivo si aprirà una finestra pop-up con le seguenti opzioni:
Crea un nuovo cliente: crea un nuovo record cliente, utilizzando tutte le informazioni disponibili fornite nel modulo dell’opportunità.
Collega a un cliente esistente: apre un campo a discesa con i nomi dei clienti esistenti. Scegli un nome per collegare questo nuovo preventivo a un record cliente esistente.
Non collegare a un cliente: l’offerta non viene collegata a un cliente e non vengono apportate modifiche alle informazioni sul cliente.
Una volta fatto clic su questo pulsante, viene visualizzato un nuovo modulo di preventivo. Conferma le informazioni nella parte superiore del modulo e aggiorna i campi mancanti o errati:
Cliente: l’azienda o il contatto per cui è stato creato il preventivo.
Segnalatore: se il cliente è stato segnalato da un altro cliente o contatto, selezionalo dal menu a discesa in questo campo.
Indirizzo di fatturazione: l’indirizzo fisico a cui inviare la fattura.
Indirizzo di consegna: l’indirizzo fisico dove consegnare i prodotti.
Modello preventivo: se applicabile, seleziona un modello di preventivo preconfigurato da questo campo.
Scadenza: data di scadenza della validità del preventivo.
Data preventivo: la data di creazione di ordini in bozza/inviati, la data di conferma di ordini confermati. Nota che questo campo è visibile solo se hai attivato la modalità sviluppatore (debug).
Piano ricorrente: se il preventivo è per un prodotto o abbonamento ricorrente, scegli la configurazione del piano ricorrente da usare.
Listino prezzi: seleziona un listino prezzi da applicare all’ordine.
Termini di pagamento: seleziona qualsiasi termine di pagamento applicabile per questo preventivo.
Suggerimento
Il campo Scadenza si popola automaticamente in base alla data di creazione del preventivo e l’arco temporale di validità predefinito.
Per aggiornare l’arco temporale di validità predefinito, apri l’app e aggiorna il campo Validità predefinita del preventivo. Per disattivare la scadenza automatica, inserisci 0 in questo campo.
Una volta completate le modifiche, fai clic su Salva.
Quando usi un modello di preventivo, la data di scadenza si basa sul campo Validità del preventivo del modello. Per modificare il calcolo della data di validità di un modello, apri l’applicazione .
In seguito, fai clic su un modello per aprirlo e aggiorna il numero nel campo Validità preventivo.
Righe ordine¶
Dopo aver aggiornato le informazioni relative al cliente, al pagamento e alla scadenza del nuovo preventivo, la scheda Righe ordine può essere aggiornata con le informazioni relative al prodotto.
Per farlo, fai clic su Aggiungi un prodotto nella scheda Righe ordine.
In seguito, digita il nome di un articolo nel campo Prodotto da cercare nel catalogo dei prodotti. Quindi, seleziona un prodotto dal menu a tendina o creane uno nuovo selezionando Crea o Crea e modifica.
Dopo aver selezionato un prodotto, aggiorna la Quantità, se necessario. Conferma le informazioni nei campi rimanenti.
Per eliminare una riga dal preventivo, fai clic sull’icona (cestino).
Per organizzare i prodotti in sezioni, fai clic su Aggiungi una sezione e digita un nome per la sezione. Quindi, fai clic sull’icona (trascinamento) a sinistra del nome e trascinala per spostare la sezione nella posizione appropriata. Sposta ogni prodotto usando lo stesso metodo per finire di organizzare le righe dell’ordine di preventivo.
Catalogo prodotti¶
Per aggiungere rapidamente più prodotti al preventivo, fai clic sul pulsante Catalogo per aprire il catalogo dei prodotti.
Tutti i prodotti nel database vengono elencati come schede e possono essere ordinati per Categoria prodotto e Attributi nel pannello di sinistra.
Per aggiungere un prodotto, fai clic sul pulsante Aggiungi sulla scheda prodotto. Imposta la quantità dell’articolo utilizzando i pulsanti (aggiungi) o (sottrai), oppure digita la quantità nel campo numerico tra i due pulsanti. Per rimuovere un articolo, fai clic sul pulsante Elimina della scheda prodotto.
Una volta impostate tutte le quantità dei prodotti, fai clic sul pulsante Torna al preventivo. Gli articoli selezionati nel catalogo prodotti appaiono ora nella scheda Righe ordine.
Visualizzare l’anteprima e inviare un preventivo¶
Per visualizzare un’anteprima del preventivo come la vedrà il cliente, fai clic sul pulsante Anteprima. In questo modo si apre un’anteprima nel Portale clienti.
Dopo aver esaminato l’anteprima del cliente, fai clic su Torna alla modalità di modifica per tornare al modulo di preventivo nel backend.
Quando il preventivo è pronto per essere inviato al cliente, fai clic sul pulsante Invia con e-mail.
In questo modo si apre una finestra pop-up con un messaggio e-mail preconfigurato. Le informazioni del preventivo, comprese le informazioni di contatto, il costo totale e il titolo del preventivo, vengono importate dal preventivo stesso.
Un PDF del preventivo viene aggiunto come allegato all’e-mail.
Nota
Per creare il messaggio e-mail viene utilizzato un modello preconfigurato. Per modificare il modello, fai clic sul collegamento interno a destra del campo Carica modello, situato in fondo alla finestra pop-up dell’e-mail.
Per selezionare un nuovo modello, scegli un’opzione dal menu a discesa Carica modello.
Applica tutte le modifiche che ritieni necessarie e poi fai clic su Invia. Una copia del messaggio viene aggiunta nel Chatter del record.
Dopo l’invio di un preventivo, il pulsante Preventivi dell’opportunità si aggiorna con un nuovo conteggio. Questo preventivo e tutti gli altri preventivi sono accessibili attraverso questo pulsante intelligente nella parte superiore dell’opportunità nell’applicazione CRM.
Eventuali preventivi allegati all’opportunità che sono stati confermati e che sono stati quindi convertiti in ordini di vendita, saranno dedotti dal numero elencato nel pulsante Preventivi. Il valore dell’ordine di vendita apparirà invece nel pulsante Ordini situato nello stesso pannello di controllo.
Contrassegnare un’opportunità come vinta o persa¶
Per mantenere la pipeline aggiornata e precisa, le opportunità devono essere identificate come vinte o perse una volta che il cliente ha risposto a un preventivo.
Per contrassegnare un’opportunità come vinta o persa, torna all’opportunità utilizzando il percorso in alto a sinistra del modulo di preventivo oppure apri l’app e fai clic sull’opportunità che vuoi aprire.
In alto a sinistra del modulo, fai clic sul pulsante Vinta o Persa.
Se l’opportunità è contrassegnata come vinta, al record viene aggiunto il banner verde Vinta e viene spostato nella fase Vinta corrispondente.
Contrassegnando un’opportunità come persa, tramite il pulsante Persa si apre una finestra pop-up Imposta a persa, in cui è possibile inserire un Motivo della perdita.
Scegli un motivo esistente dal campo a discesa Motivo perdita. Se non è disponibile alcun motivo, creane uno nuovo inserendolo nel campo Motivo perdita per poi fare clic su Crea.
Suggerimento
È buona norma cercare di utilizzare il più possibile i valori preconfigurati del campo Motivo perdita o limitare la creazione di nuovi valori solo ai lead del team di vendita. L’uso di valori coerenti per questo parametro renderà l’analisi della pipeline più facile e più accurata quando si filtra per il parametro Motivo perdita.
Per configurare nuovi valori per questo campo, apri il modulo e fai clic sia su Nuovo che su Salva per ogni nuova voce aggiunta all’elenco.
È possibile aggiungere note e commenti nel campo Nota di chiusura.
Una volta aggiunte tutte le informazioni desiderate nella finestra pop-up Imposta a persa, fai clic sul pulsante Imposta a persa.
Dopo aver fatto clic su Imposta a persa, la finestra pop-up scompare e Odoo torna al modulo dell’opportunità dove appare un nuovo banner rosso Persa nell’angolo in alto a destra dell’opportunità.
Quando un’opportunità viene contrassegnata come persa, non è più considerata attiva e viene rimossa dalla pipeline.
Per visualizzare un’opportunità persa nella pipeline, fai clic sull’icona freccia giù a destra della barra di ricerca e seleziona la voce Persa o Archiviata dal menu a tendina che appare.
Importante
Sebbene le opportunità contrassegnate come perse siano considerate archiviate, tieni presente che, affinché un’opportunità sia inclusa come persa nella reportistica, essa deve essere contrassegnata specificamente come persa, non come archiviata.