Offboarding

Khi nhân viên rời công ty, điều quan trọng là phải có kế hoạch offboarding để đảm bảo tất cả các bước cần thiết được thực hiện, chẳng hạn như trả lại thiết bị, thu hồi quyền truy cập vào hệ thống kinh doanh, điền biểu mẫu HR, phỏng vấn nghỉ việc, v.v. Tùy thuộc vào công ty, có thể có nhiều kế hoạch offboarding khác nhau, được cấu hình cho các phòng ban hoặc bộ phận cụ thể, có các yêu cầu và bước khác với kế hoạch offboarding chính.

In addition to an offboarding plan, the employee record must be updated to reflect their departure, log the reason why they left, close any open activities associated with the employee, and provide them with any important documents.

Xem kế hoạch offboarding

Before offboarding can begin, it is recommended to check the default offboarding plan that comes preconfigured with the Employees app. To view the current default plan, navigate to Employees app ‣ Configuration ‣ Activity Plan. Click Offboarding to view the detailed offboarding plan form.

Các bước của kế hoạch offboarding

The default Offboarding plan is minimal, with two default steps (three if the Fleet app is installed). All steps are To-Do activities, and are scheduled for the day the offboarding plan is launched (0 days Before Plan Date).

• Organize knowledge transfer inside the team: The manager must ensure all knowledge the employee has relating to their job position, is either documented or shared with colleagues so there is no knowledge gap.

• Take Back Fleet: The fleet manager ensures any vehicles assigned to the employee are either unassigned (available for other employees) or the next driver is assigned. This step only appears if the Fleet app is installed.

• Thu hồi tài liệu HR: Quản lý phải thu thập mọi tài liệu và vật liệu mà phòng Nhân sự yêu cầu. Bạn nên kiểm tra với phòng Nhân sự để đảm bảo mọi thứ cần thiết cho bước này đã hoàn tất.

Sửa đổi kế hoạch offboarding

Kế hoạch offboarding mặc định là tối thiểu, để có thể thực hiện các sửa đổi nhằm đáp ứng nhu cầu offboarding của bất kỳ công ty nào. Mỗi công ty có các yêu cầu khác nhau, do đó cần phải thêm các bước cần thiết vào kế hoạch offboarding.

If the offboarding plan is universal, add or modify the default offboarding plan. If the offboarding plan needed is only for a specific department, then a new plan should be created, specifically for that department.

To modify the default plan, first navigate to Employees app ‣ Configuration ‣ Activity Plan, then click on Offboarding.

To modify a step, click on the step and an Open: Activities pop-up window appears. Make any desired modifications to the step, then click Save to accept the changes and close the pop-up window.

Để thêm bước mới, nhấp Thêm dòng ở cuối danh sách hoạt động trong thẻ Hoạt động cần tạo, cửa sổ bật lên Tạo hoạt động trống sẽ xuất hiện. Nhập tất cả thông tin vào cửa sổ bật lên, sau đó nhấp Lưu & Đóng nếu không có bước nào khác cần thêm, hoặc nhấp Lưu & Tạo mới nếu cần thêm bước.

Cấu hình tất cả các bước mong muốn cho kế hoạch offboarding.

Tạo kế hoạch offboarding

Đối với một số công ty, các kế hoạch offboarding cụ thể có thể cần thiết cho một số phòng ban. Trong những trường hợp này, một kế hoạch offboarding riêng cho phòng ban có thể cần được tạo.

To create a new offboarding plan, first navigate to Employees app ‣ Configuration ‣ Activity Plan. Click the New button in the upper-left corner, and a blank plan form loads.

Nhập thông tin sau đây trên biểu mẫu:

• Plan Name: the specific name for the plan.

• Mô hình: Trường này xác định nơi kế hoạch này có thể được sử dụng. Trong trường hợp này, trong ứng dụng Nhân viên. Trường này không thể được sửa đổi.

• Department: if left blank (the default setting) the plan is available for all departments. To make the plan department-specific, select a department using the drop-down menu.

Next, add the various steps for the plan by clicking Add a line at the bottom of the listed activities in the Activities To Create tab, and a blank Create Activities pop-up window appears.

Nhập thông tin sau vào cửa sổ bật lên:

• Activity Type: Using the drop-down menu, select the specific activity to be scheduled. The default options are Email, Call, Meeting, To-Do, or Upload Document. If the Sign app is installed, a Request Signature option is available.

• Tóm tắt: Nhập mô tả ngắn gọn cho bước.

• Phân công: Sử dụng menu thả xuống, chọn người được chỉ định thực hiện hoạt động. Các tùy chọn mặc định là: Hỏi khi khởi chạy, Người dùng mặc định, Huấn luyện viên, Quản lý, và Nhân viên. Nếu ứng dụng Đội xe được cài đặt, tùy chọn Quản lý đội xe sẽ khả dụng.

  Ghi chú

  Lựa chọn cho vai trò Phân công liên quan đến nhân viên. Nếu Huấn luyện viên được chọn, huấn luyện viên của nhân viên sẽ được chỉ định cho hoạt động.

  Nếu Người dùng mặc định được chọn, trường Phân công cho sẽ xuất hiện. Sử dụng menu thả xuống, chọn người dùng sẽ luôn được chỉ định hoạt động này.

• Khoảng thời gian: Cấu hình các trường trong dòng này để xác định ngày đến hạn của hoạt động. Nhập một số vào trường đầu tiên, sau đó, sử dụng menu thả xuống trong hai trường tiếp theo, cấu hình khi nào ngày đến hạn sẽ được tạo; (#) của ngày, tuần, hoặc tháng, Trước ngày kế hoạch hoặc Sau ngày kế hoạch.

When the Create Activities for is completed, click Save & Close if there are no other steps to add, or click Save & New to add more steps, as needed.

Example

Một công ty chuyên về chương trình nghệ thuật sau giờ học có hai kế hoạch offboarding riêng biệt, một cho giáo viên làm việc ngoài thực địa và một cho nhân viên văn phòng.

Kế hoạch offboarding cho giáo viên được thiết lập cho phòng ban Giáo viên Chương trình Nghệ thuật và bao gồm các nhiệm vụ chuyên biệt liên quan đến những công việc đó. Những nhiệm vụ này bao gồm đảm bảo tất cả đồ dùng nghệ thuật được lập danh mục và trả lại, tất cả biểu mẫu phản hồi của học sinh được nộp và tất cả thẻ truy cập và chìa khóa của các địa điểm khác nhau được hoàn trả.

Khởi chạy kế hoạch offboarding

After an employee has given notice (typically two weeks) or once the company has decided to terminate the working relationship with the employee, the offboarding plan should be launched. Navigate to the Employees app and click on the departing employee profile. Click the Launch Plan button, and a blank Launch Plan pop-up window loads.

Using the drop-down menu, select the desired offboarding plan in the Plan field. Then, using the calendar selector, set a date in the Plan Date field. This is typically the day the employee gave notice, but any date can be selected.

The right-side of the Launch Plan pop-up window displays all the steps in the selected plan, grouped by what was selected in the Assignment fields for the various plan steps.

Once the Plan and Plan Date fields are configured, click the Schedule button, and Odoo schedules everything in the plan, according to their respective due dates. All scheduled activities appear in the chatter of the employee profile.

Lưu trữ một nhân viên

Trong Odoo, khi nhân viên rời công ty, họ phải được lưu trữ. Bước này nên được thực hiện sau khi nhân viên đã hoàn tất quá trình offboarding. Để lưu trữ nhân viên, trước tiên hãy điều hướng đến ứng dụng Nhân viên. Từ đây, xác định vị trí nhân viên đang rời công ty và nhấp vào thẻ nhân viên của họ.

The employee form loads, displaying all their information. Click the (gear) icon in the top-left corner, and a drop-down menu appears. Click Archive, and an Employee Termination pop-up window appears.

Điền các trường sau vào biểu mẫu:

• Lý do Nghỉ việc: Chọn lý do nhân viên rời đi từ menu thả xuống. Các tùy chọn mặc định là:

  • Bị Sa thải: Chọn tùy chọn này khi nhân viên bị cho thôi việc và công ty đã thông báo.

  • Từ chức: Chọn tùy chọn này khi nhân viên không còn mong muốn làm việc và nhân viên đã thông báo.

  • Resigned: Retired: Select this option when the employee is retiring.

  • Became Freelance: Select this option when the employee is no longer working for the company, but is becoming a freelance worker instead.

  • Mutual Agreement: Select this option when both parties have agreed to terminate their working relationship.

• Ngày Kết thúc Hợp đồng: Sử dụng công cụ chọn lịch, chọn ngày làm việc cuối cùng của nhân viên tại công ty.

• Lý do Chi tiết: Nhập mô tả ngắn gọn về việc nhân viên rời đi trong trường này.

• Close Activities: Tick the checkbox next to each type of activity to close or delete any open activities associated with it. It is recommended to tick all checkboxes that are applicable. The available options are:

  • Appraisals: cancels all appraisals scheduled after the contract end date.

  • Contract: applies an end date for the current contract.

  • Company Car: removes the employee as the driver for their current company car, and assigns the next driver, if applicable.

  • Equipment: unassigns the employee from any assigned equipment.

• HR Info: Tick the checkbox next to Send Access Link to send a download link to the employee's personal email address, containing all their personal HR files.

• Private Email: This field appears if the HR Info checkbox is ticked. If there is a private email listed on the employee profile, this field is automatically populated. If no private email address is on their record, enter the private email address for the employee.

Khi hoàn thành biểu mẫu, nhấp Áp dụng. Hồ sơ nhân viên sẽ được lưu trữ, một email chứa liên kết tải tài liệu cá nhân sẽ được gửi đến địa chỉ email riêng của nhân viên (nếu được chọn), và biểu ngữ màu đỏ Đã lưu trữ sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải biểu mẫu nhân viên. Cửa sổ trò chuyện sẽ ghi lại Ngày nghỉ việc và Lý do nghỉ việc, cùng với việc liên kết truy cập đã được gửi email hay chưa.

Ghi chú

While attempting to send the HR documents access link, an Invalid Operation pop-up window may appear, displaying the following error message:

Employee's related user and private email must be set to use "Send Access Link" function: (Employee Name)

If this error appears, click Close to close the pop-up window, then tick the Send Access Link checkbox to deselect it on the Employee Termination pop-up window.

Click Apply to archive the employee and close the selected activities on the Employee Termination pop-up window, returning to the employee form.

Once the employee form, ensure the following fields are populated:

• Private Information tab: Ensure an email address is entered in the Email field.

• HR Settings tab: Ensure a Related User is selected in the corresponding field.

After the necessary information is entered, resend the HR documents access link

Send HR documents access link

If the access link was not sent when first archiving the employee on the Employee Termination form, it can be sent after the employee is archived at any point.

Sau khi một nhân viên được lưu trữ, thì nhân viên đó sẽ không còn hiển thị trên trang chủ chính của ứng dụng Nhân viên. Để xem các nhân viên đã lưu trữ, đi đến trang chủ ứng dụng Nhân viên và nhấp vào biểu tượng (mũi tên xuống) trên thanh tìm kiếm để hiển thị menu thả xuống. Chọn Đã lưu trữ ở cuối cột Bộ lọc, sau đó nhấp ra ngoài cửa sổ thả xuống để đóng nó.

Now, only archived employees appear on the dashboard. Click on the desired employee to open their employee form. On this form, click the (gear) icon in the top-left corner, then click Send HR Documents Access Link from the resulting drop-down menu. The chatter logs that the link was sent.