Batch

I lotti vengono utilizzati per generare più buste paga contemporaneamente ed elaborarle in gruppo, anziché creare ed elaborare le buste paga singolarmente. Questo metodo non solo aiuta l’ufficio paghe a pagare i dipendenti in meno tempo, ma aiuta anche a mantenere le buste paga organizzate.

In genere, l’ufficio paghe di un’azienda crea un nuovo lotto per ogni struttura salariale, per ogni periodo di paga (di solito settimanale, bisettimanale o mensile). Se desiderato, i lotti possono essere ulteriormente organizzati per ufficio, posizione lavorativa o tipo di struttura salariale.

Una volta creato un lotto, le buste paga vengono aggiunte al lotto, quindi il lotto viene elaborato e i dipendenti vengono pagati.

Visualizzare i lotti

Per visualizzare tutti i lotti nel database, andare a app Libro paga ‣ Buste paga ‣ Lotti per visualizzare tutti i lotti di buste paga che sono stati creati. Questi lotti di buste paga vengono visualizzati in una vista elenco, per impostazione predefinita.

Ogni lotto visualizza il Nome, le date incluse nel lotto (i campi Data da e Data a), il suo Stato, il numero di buste paga nel lotto (Conteggio buste paga) e l”Azienda.

Creare un nuovo lotto

I nuovi lotti di buste paga devono essere creati dalla dashboard Lotti di buste paga, andando a app Libro paga ‣ Buste paga ‣ Lotti. Fare clic sul pulsante Nuovo nell’angolo in alto a sinistra. In questo modo viene visualizzato un modulo vuoto per il lotto di buste paga in una pagina separata.

Nel nuovo modulo del lotto di buste paga, inserire il Nome lotto. Questo dovrebbe essere qualcosa di breve e descrittivo, per mantenere i record organizzati.

Example

Un’azienda paga i suoi dipendenti su base bisettimanale e crea lotti separati per le due diverse strutture salariali che utilizza: retribuzione operai e retribuzione standard.

I nomi dei loro quattro lotti di agosto 2025 sono:

• 1-14 ago 2025 - Operai

• 1-14 ago 2025 - Standard

• 15-31 ago 2025 - Operai

• 15-31 ago 2025 - Standard

Successivamente, selezionare l’intervallo di date a cui si applica il lotto. Fare clic in uno dei campi Periodo e apparirà una finestra pop-up del calendario. Da questa finestra pop-up del calendario, navigare fino al mese corretto e fare clic sul giorno corrispondente sia per la data di inizio che per quella di fine del lotto.

L’azienda corrente popola il campo Azienda. Se si opera in un ambiente multi-azienda, non è possibile modificare l”Azienda dal modulo. Il lotto deve essere creato mentre si è nel database dell’azienda desiderata.

Aggiungere buste paga a un lotto

Una volta creato un lotto, è necessario aggiungere le buste paga al lotto. Le buste paga possono essere create e aggiunte al lotto oppure, se sono già state create, possono essere aggiunte al lotto.

Importante

I lotti possono avere buste paga aggiunte solo quando si trovano nella fase Nuovo. Le buste paga possono essere create dal database e aggiunte al lotto, oppure le buste paga preesistenti possono essere aggiunte singolarmente al lotto.

Una volta utilizzato uno di questi metodi, lo stato del lotto cambia in Confermato, e nessuna delle due opzioni per aggiungere cedolini appare più.

Genera buste paga

Per generare i cedolini e aggiungerli al lotto, aprire prima il lotto navigando in Applicazione Libro paga ‣ Cedolini ‣ Lotti, e fare clic sul lotto desiderato. Successivamente, fare clic sul pulsante Genera cedolini e si carica una finestra pop-up Genera cedolini.

Questo modulo contiene tre sezioni, e la configurazione di questo modulo determina quali cedolini vengono creati. La sezione Selezione dipendenti determina i cedolini di quali dipendenti creare. Utilizzando i menu a tendina, configurare i campi Ufficio, Posizione lavorativa, e Tipo di struttura retributiva, se desiderato. Man mano che vengono effettuate le selezioni, la sezione Dipendenti in basso si aggiorna per mostrare quali cedolini verranno generati.

La sezione Generazione cedolini consente all’utente di scegliere una specifica Struttura retributiva per cui creare i cedolini. Se lasciato vuoto, la struttura predefinita per ciascun dipendente viene utilizzata per calcolare la sua retribuzione.

Nota

Per impostazione predefinita, Odoo elenca tutti i dipendenti nella sezione Dipendenti durante la generazione dei cedolini.

L’elenco si filtra automaticamente man mano che vengono effettuate le selezioni.

La configurazione è facoltativa a meno che non si stia creando un lotto escludendo determinati dipendenti.

Una volta effettuate tutte le configurazioni desiderate, fare clic sul pulsante Genera, e tutti i cedolini vengono creati e allegati al lotto. Una volta generato, appare un pulsante intelligente Cedolini in alto, insieme al numero di cedolini nel lotto. Fare clic su questo pulsante intelligente per visualizzare un elenco di tutti i cedolini nel lotto.

Una volta generati i cedolini e allegati al lotto, lo stato del lotto cambia in Confermato.

Aggiungi cedolini

Invece di generare cedolini, i singoli cedolini che sono già stati creati possono essere aggiunti a un lotto. Iniziare aprendo il lotto desiderato navigando in Applicazione Libro paga ‣ Cedolini ‣ Lotti, e facendo clic sul lotto desiderato.

Successivamente, fare clic sul pulsante Aggiungi cedolini, e un modulo Aggiungi cedolini si carica in una finestra pop-up. Tutti i cedolini disponibili che non sono ancora stati aggiunti a un lotto, appaiono nell’elenco.

Nota

Tutti i cedolini non ancora assegnati a un lotto appaiono nell’elenco, indipendentemente dallo stato (Bozza, In attesa, Pagato, o Annullato). Ciò consente di raggruppare retroattivamente cedolini già elaborati o annullati per scopi di reportistica o archiviazione.

Spuntare la casella accanto a ciascun cedolino desiderato da aggiungere, quindi fare clic sul pulsante Seleziona in basso. Tutti i cedolini selezionati vengono aggiunti al lotto, e lo stato del lotto cambia in Confermato. Appare un pulsante intelligente Cedolini in alto, insieme al numero di cedolini nel lotto. Fare clic su questo pulsante intelligente per visualizzare un elenco di tutti i cedolini nel lotto.

Elaborare un lotto

Dopo che un lotto è stato creato, e tutti i cedolini richiesti sono stati aggiunti, il lotto deve quindi essere elaborato e i dipendenti pagati.

Aprire il lotto desiderato navigando in Applicazione Libro paga ‣ Cedolini ‣ Lotti, e facendo clic sul lotto desiderato. Perché un lotto possa essere elaborato, deve avere uno stato di Confermato. Ciò significa che il lotto è stato creato e i cedolini sono stati aggiunti ad esso, ma i cedolini non sono ancora stati elaborati.

Fare clic sul pulsante Crea registrazione bozza per confermare e creare una bozza dei singoli cedolini. Dopo che ciò si verifica, lo stato del lotto cambia in Completato.

Nota

In qualsiasi momento, se il lotto deve essere riportato a uno stato di Nuovo, fare clic sul pulsante Imposta come bozza. Questa azione non rimuove alcun cedolino che è già stato aggiunto al lotto, invece, lo stato cambia di nuovo in Nuovo.

Dopo aver apportato le modifiche desiderate, fare clic su Conferma e lo stato del batch diventa Confermato.

È importante notare che se uno qualsiasi dei cedolini nel batch ha uno stato Pagato, il batch non può tornare allo stato Nuovo.

Una volta che lo stato è cambiato in Completato, i pagamenti devono essere registrati nel database. Fare clic sul pulsante Crea report pagamenti e si apre una finestra pop-up in cui vengono inseriti i dettagli del report dei pagamenti.

Utilizzando il menu a discesa, selezionare il Formato di esportazione per il report dei pagamenti. Le due opzioni predefinite disponibili sono NACHA e CSV.

L’opzione NACHA crea un file ACH compatibile che viene inviato alla banca dell’azienda e delinea tutte le informazioni bancarie per trasferire denaro dall’azienda ai dipendenti, tramite deposito diretto (più comune) o assegno. Consultare il documento di localizzazione fiscale per ulteriori informazioni.

Nota

Altre opzioni potrebbero essere disponibili a seconda della localizzazione del libro paga installata nel database.

Se viene selezionato CSV, tutti gli altri campi sono nascosti dalla vista. Una volta selezionato, fare clic sul pulsante Genera per creare il report dei pagamenti.

Successivamente, selezionare il Registro bancario desiderato su cui vengono registrati gli stipendi. Infine, utilizzando il selettore del calendario, impostare la data di emissione degli stipendi nel campo Data effettiva.

Una volta configurata la finestra pop-up, fare clic sul pulsante Genera e il file appare nel modulo batch, in un nuovo campo Report pagamenti.

Dopo aver creato il report, fare clic sul pulsante Segna come pagato per contrassegnare i cedolini come pagati nel database.