Presenze¶
L’applicazione Presenze di Odoo funziona come un orologio marcatempo. I dipendenti possono timbrare l’entrata e l’uscita dal lavoro utilizzando un dispositivo dedicato in modalità chiosco, mentre gli utenti possono anche timbrare l’entrata e l’uscita direttamente dal database. I manager possono vedere chi è disponibile in qualsiasi momento, creare report per visualizzare le ore di tutti e ottenere informazioni su quali dipendenti stanno facendo straordinari o stanno timbrando l’uscita prima del previsto.
Diritti di accesso¶
Comprendere i diritti di accesso è essenziale per navigare nell’applicazione Presenze.
Ogni utente nel database è in grado di timbrare l’entrata e l’uscita direttamente dal database, senza bisogno di accedere all’app Presenze. Inoltre, tutti gli utenti possono accedere ai propri record di presenza dal proprio modulo dipendente nell’app Dipendenti.
L’accesso all’applicazione Presenze e alle varie funzionalità all’interno dell’applicazione è determinato dai diritti di accesso.
Per vedere quali diritti di accesso ha un utente, andare in , e fare clic su un singolo utente. La scheda Diritti di accesso è visibile per impostazione predefinita. Scorrere verso il basso fino alla sezione RISORSE UMANE per visualizzare le impostazioni. Per il campo Presenze, le opzioni sono lasciare il campo vuoto o selezionare Amministratore.
Se viene selezionata l’opzione Amministratore, l’utente ha accesso completo all’intera applicazione Presenze, senza restrizioni. Può visualizzare tutti i record di presenza dei dipendenti, accedere alla Modalità Kiosk dall’applicazione, accedere a tutte le metriche di reporting e apportare modifiche alle impostazioni. Se lasciato vuoto, l’utente non ha accesso all’applicazione Presenze.
Nota
Se un utente non ha i diritti di Amministratore per l’applicazione Presenze, non è in grado di aprire l’applicazione, anche se appare nella dashboard principale del database. Viene visualizzato un messaggio popup Errore di accesso, che riporta:
Non si dispone di diritti sufficienti per accedere ai campi "attendance_manager_id" su Dipendente (hr.employee). Contattare l'amministratore di sistema.
Gli utenti che non possono accedere all’applicazione Presenze possono comunque timbrare l’entrata e l’uscita dal lavoro all’interno del database, utilizzando (cerchio rosso) o (cerchio verde) che sono sempre disponibili nella parte superiore del database.
Approvatori¶
Un approvatore è un utente assegnato a rivedere e gestire i record di presenza di un dipendente. Un approvatore è tipicamente un manager, anche se non è obbligatorio. Gli approvatori senza diritti amministrativi possono accedere e modificare i record di presenza solo per i dipendenti a cui sono assegnati. Questa è l’unica eccezione in cui gli utenti non amministratori possono visualizzare i record nell’app Presenze.
Per visualizzare chi è l’approvatore delle presenze per un dipendente, andare all’applicazione e fare clic sul dipendente specifico. Fare clic sulla scheda Informazioni di lavoro, scorrere fino alla sezione APPROVATORI e controllare il campo Presenze. La persona selezionata può visualizzare i record delle presenze di quel dipendente, sia nella dashboard dell’applicazione Presenze che nei report delle presenze, e apportare modifiche ai loro record.
Configurazione¶
Sono necessarie poche configurazioni nell’applicazione Presenze. La determinazione di come i dipendenti timbrano l’entrata e l’uscita, la definizione di come funzionano i chioschi e la determinazione di come vengono calcolate le ore extra sono tutte impostate nel menu Configurazione. Andare in per accedere al menu di configurazione.
Nota
Qualsiasi elemento di configurazione con un’icona edificio è una configurazione specifica dell’azienda. Gli elementi senza un’icona edificio si applicano a tutte le aziende all’interno del database.
Modalità¶
Presenze da Backend : attivare questa funzionalità per consentire agli utenti di timbrare l’entrata e l’uscita direttamente dal database Odoo. Se non è attivata, gli utenti devono utilizzare un chiosco per timbrare l’entrata e l’uscita dal lavoro.
Check-Out automatico : attivare questa funzionalità per effettuare automaticamente il check-out dei dipendenti in base al loro programma di lavoro, dopo che è trascorso un periodo di tolleranza.
Tolleranza: questo campo appare solo quando la funzionalità Check-Out automatico è abilitata. Inserire il tempo, in ore, che deve trascorrere dopo la fine dell’orario di lavoro di un dipendente, prima che venga effettuato automaticamente il check-out.
Example
Con l’opzione Uscita automatica abilitata e la Tolleranza impostata su 2.00 ore, un dipendente timbra l’entrata al lavoro alle 9:00 e dimentica di timbrare l’uscita alle 17:00. Alle 19:00 viene automaticamente timbrato in uscita.
Gestione assenze : attivare questa funzionalità per registrare eventuali assenze non associate a una richiesta di ferie, come ferie o malattia, nel report delle presenze.
Ore extra¶
Questa sezione specifica come viene calcolato il tempo extra (a volte definito straordinario), incluso quando il tempo extra viene conteggiato e quale tempo non viene registrato.
Tempo di tolleranza a favore dell’azienda: inserire la quantità di tempo, in minuti, che non viene conteggiata come straordinario del dipendente. Quando un dipendente timbra l’uscita e il tempo extra registrato è inferiore ai minuti specificati, il tempo extra non viene conteggiato come straordinario per il dipendente. Quando un dipendente timbra l’uscita e il tempo extra registrato è superiore ai minuti specificati, il tempo extra viene conteggiato come straordinario per il dipendente.
Example
Un’azienda imposta il Tempo di tolleranza a favore dell’azienda a
15minuti e l’orario di lavoro per l’intera azienda è impostato dalle 9:00 alle 17:00.Un dipendente timbra l’entrata alle 9:00. Se il dipendente timbra l’uscita alle 17:14, i 14 minuti extra non vengono conteggiati come straordinario. Se il dipendente timbra l’uscita alle 17:17, guadagna 17 minuti di straordinario.
Tempo di tolleranza a favore del dipendente: inserire la quantità di tempo, in minuti, concessa a un dipendente, che non incide negativamente sulla sua presenza se registra meno tempo rispetto al suo orario di lavoro. Quando un dipendente timbra l’uscita e il tempo totale registrato per la giornata è inferiore al suo orario di lavoro specificato e inferiore a questo periodo di tolleranza specificato, non viene penalizzato per le ore ridotte. Quando un dipendente timbra l’uscita e il tempo totale registrato per la giornata è inferiore al suo orario di lavoro specificato e superiore a questo periodo di tolleranza specificato, viene penalizzato per le ore ridotte.
Example
Un’azienda imposta il campo Tempo di tolleranza a favore del dipendente a
15minuti e l’orario di lavoro per l’intera azienda è impostato dalle 9:00 alle 17:00.Un dipendente timbra l’entrata alle 9:05. Se il dipendente timbra l’uscita alle 16:55, anche se ha registrato un totale di 10 minuti in meno rispetto al suo orario di lavoro completo, non viene penalizzato per questa discrepanza e viene registrato come se avesse lavorato un’intera giornata di otto ore. Se il dipendente timbra l’uscita alle 16:40, viene penalizzato e viene registrato come se avesse lavorato solo 7 ore e 35 minuti.
Convalida ore extra : fare clic sul pulsante di opzione accanto a Approvato automaticamente per approvare automaticamente tutto il tempo extra, oppure Approvato dal manager se tutto il tempo extra deve essere rivisto e approvato da un manager.
Visualizza ore extra: attivare questa casella per visualizzare le ore extra registrate da un dipendente quando timbra l’uscita con un chiosco o quando un utente timbra l’uscita nel database.
Nota
Le ore extra approvate possono essere detratte da una richiesta di ferie approvata.
Panoramica¶
Quando si accede all’applicazione Presenze, viene presentata la dashboard Panoramica, contenente tutte le informazioni di check-in e check-out dell’utente. Se l’utente ha i diritti di accesso richiesti o è un approvatore per dipendenti specifici, le informazioni di check-in e check-out di quei dipendenti appaiono anche nella dashboard Panoramica.
La dashboard Presenze consente di passare dalla vista (Gantt) alla vista (Elenco) e di selezionare un periodo da analizzare. Il periodo corrente è automaticamente evidenziato in giallo per i record di presenza in tempo reale, mentre il pulsante (Torna ad oggi) riporta istantaneamente la dashboard alla data attuale.
Nota
Tutte le voci che presentano errori appaiono in rosso, indicando che devono essere risolte da un utente con i corretti diritti di accesso e/o che sono approvatori per i dipendenti con errori.
Filtri e gruppi¶
A volte, gli ufficiali delle presenze e i manager hanno bisogno di visualizzare record specifici, come tutte le uscite automatiche, per determinare quali dipendenti dimenticano cronicamente di registrare l’uscita, o per ufficio, per determinare quale team sta facendo più straordinari.
Per questi casi, utilizzare la barra di ricerca per selezionare un Filtri o Raggruppa per, oppure combinare entrambi per presentare le informazioni desiderate.
Vedi anche
Filtri ad alto valore¶
Filtro |
Caso d’uso comune |
|---|---|
Al lavoro |
Verificare i dipendenti ancora in sede prima di chiudere l’edificio per la notte, o per eseguire un conteggio delle presenze. |
Errori |
Visualizzare tutti gli errori per correggerli prima dell’elaborazione del libro paga. |
Check out effettuato automaticamente |
Eseguire un controllo per determinare i dipendenti che dimenticano cronicamente di timbrare l’uscita dal lavoro. |
Data |
Limitare i risultati a un periodo retributivo specifico o a una finestra di controllo. |
Dipendenti Attivi/Archiviati |
Passare tra il personale attuale e gli ex dipendenti durante il controllo dei dati storici. |
Raggruppamenti significativi¶
Raggruppa per |
Quando è utile |
|---|---|
Dipendente |
Revisionare i record di presenza individuali durante un meeting 1:1. |
Ufficio |
Confrontare i livelli di personale e le ore lavorative per determinare i team sovraccarichi e sottoutilizzati. |
Supervisore |
Determinare dove indirizzare le domande di follow-up sulla presenza per un dipendente. |
Metodo |
Individuare tendenze nei metodi di presenza per risolvere potenzialmente problemi hardware. |
Data (Giorno/Settimana/Mese) |
Identificare i picchi di assenteismo o i modelli stagionali. |
Dettagli del registro presenze¶
Odoo registra sia l’ora che la posizione per ogni ingresso e uscita, con campi che variano a seconda del metodo utilizzato. Questi registri dettagliati delle presenze possono confermare dove si trovava un dipendente in un determinato giorno lavorativo. Questo può essere utile per le aziende con orari di lavoro ibridi, che potrebbero dover eseguire verifiche per garantire la corretta conformità.
Il registro dettagliato delle presenze contiene le seguenti informazioni:
Dettagli principali¶
Dipendente: Il nome del dipendente.
Ingresso: La data e l’ora in cui il dipendente ha registrato l’ingresso.
Uscita: La data e l’ora in cui il dipendente ha registrato l’uscita. Questo appare solo se il dipendente ha registrato l’uscita.
Tempo lavorato: l’importo totale del tempo registrato dal dipendente per il giorno, attraverso più check-in e check-out, in formato ore e minuti (HH:MM).
Ore straordinarie lavorate: ore di straordinario non retribuite lavorate oltre il programma di lavoro previsto (mostrato solo quando presente per il dipendente).
Ore extra: straordinario approvato (il Tempo lavorato meno le Ore straordinarie lavorate approvate).
Dettagli di entrata/uscita¶
Le seguenti informazioni appaiono sia per le sezioni Check In che Check Out.
Modalità: metodo di invio delle presenze. Può essere Barra di sistema, Chiosco o inserimento Manuale.
Indirizzo IP: l’indirizzo IP del dispositivo utilizzato per effettuare il login o il logout.
Browser: il browser web che il dipendente ha utilizzato per effettuare il login o il logout.
Localizzazione: La città e il paese associati all’indirizzo IP del computer.
Coordinate GPS: le coordinate quando l’utente ha effettuato il login o il logout. Per visualizzare le coordinate su una mappa, fare clic sul pulsante Visualizza su mappe sotto le coordinate GPS. Questo apre una mappa in una nuova scheda del browser, con la posizione indicata.
Errori nelle presenze¶
Le voci che contengono un errore appaiono nella dashboard di panoramica in rosso. Nella vista (Gantt), la voce appare con uno sfondo rosso; nella vista (Elenco), il testo della voce appare in rosso.
Si verifica un errore quando un dipendente ha registrato l’entrata ma non l’uscita entro 24 ore, o quando un singolo periodo di entrata supera le 16 ore.
Per correggere l’errore, la voce di presenza deve essere modificata o eliminata. Fare clic sulla voce per visualizzare un pop-up contenente i dettagli per quella particolare voce. Per modificare le informazioni di Check-in e/o Check-out, fare clic sul campo Check-in o Check-out, e appare un selettore di calendario. Fare clic sulla data desiderata, quindi utilizzare il selettore dell’ora sotto il calendario per selezionare l’ora specifica per la voce. Quando le informazioni sono corrette, fare clic su Applica.
Quando tutte le informazioni nel pop-up sono corrette, fare clic su Salva e chiudi. Quando la voce non presenta più un errore, la voce appare in grigio anziché in rosso.
Per eliminare una voce, fare clic sul pulsante rosso Elimina nella finestra pop-up anziché apportare modifiche alla voce.
Vedi anche