オフボーディング

従業員が退職する際には、機器の返却、業務システムへのアクセス権の取り消し、人事フォームの記入、退職面談の実施など、必要なすべての手順が確実に実行されるようにオフボーディング計画を用意することが重要です。会社によっては、特定の部門や部署向けに設定された、メインのオフボーディング計画とは異なる要件と手順を持つ、複数の異なるオフボーディング計画が存在する場合があります。

オフボーディング計画に加えて、従業員レコードを更新して退職を反映し、退職理由を記録し、従業員に関連する未処理の活動をすべて終了し、重要なドキュメントを提供する必要があります。

オフボーディング計画の表示

オフボーディングを開始する前に、従業員アプリに事前設定されているデフォルトのオフボーディング計画を確認することをお勧めします。現在のデフォルト計画を表示するには、従業員アプリ ‣ 管理設定 ‣ 活動計画に移動します。Offboardingをクリックして、詳細なオフボーディング計画フォームを表示します。

オフボーディング計画の手順

デフォルトのOffboarding計画は最小限で、2つのデフォルトステップ(フリートアプリがインストールされている場合は3つ)があります。すべてのステップはTo-Do活動で、オフボーディング計画が開始された日(0 days Before Plan Date)にスケジュールされます。

  • Organize knowledge transfer inside the team: マネジャーは、従業員が職務に関連して持っている知識がすべて文書化されているか、同僚と共有されていることを確認し、知識のギャップが生じないようにする必要があります。

  • Take Back Fleet: フリートマネジャーは、従業員に割り当てられた車両の割り当てを解除する(他の従業員が利用可能にする)か、次のドライバーを割り当てます。このステップは、フリートアプリがインストールされている場合にのみ表示されます。

  • 人事資料の返却：マネジャーは、人事部門が必要とするドキュメントと資料を受け取る必要があります。この手順に必要なすべての項目が完了していることを確認するため、人事部門に確認することをお勧めします。

オフボーディング計画のデフォルトの3つの手順。

オフボーディング計画の変更

デフォルトのオフボーディング計画は最小限の内容になっているため、どの企業のオフボーディングニーズにも対応できるように変更を加えることができます。企業ごとに要件が異なるため、オフボーディング計画に必要な手順を追加する必要があります。

オフボーディング計画が普遍的なものである場合は、デフォルトのオフボーディング計画を追加または変更します。必要なオフボーディング計画が特定の部門のみを対象とする場合は、その部門専用の新しい計画を作成する必要があります。

デフォルト計画を変更するには、まず従業員アプリ ‣ 管理設定 ‣ 活動計画に移動し、Offboardingをクリックします。

ステップを変更するには、ステップをクリックすると、Open: Activitiesポップアップウィンドウが表示されます。ステップに必要な変更を加えたら、Saveをクリックして変更を確定し、ポップアップウィンドウを閉じます。

新しいステップを追加するには、作成する活動タブのリストされた活動の下部にある行を追加をクリックすると、空白の活動を作成ポップアップウィンドウが表示されます。ポップアップウィンドウにすべての情報を入力し、他に追加するステップがない場合は保存して閉じるをクリックし、さらにステップが必要な場合は保存して新規作成をクリックします。

オフボーディング計画に必要なすべてのステップを設定します。

オフボーディング計画を作成

一部の企業では、特定の部門に対して特定のオフボーディング計画が必要になる場合があります。このような場合、部門固有の新しいオフボーディング計画が必要になることがあります。

新しいオフボーディング計画を作成するには、まず従業員アプリ ‣ 管理設定 ‣ 活動計画に移動します。左上隅のNewボタンをクリックすると、空白の計画フォームが読み込まれます。

フォームに以下の情報を入力して下さい:

  • Plan Name: 計画の具体的な名前。

  • モデル: このフィールドは、この計画をどこで使用できるかを指定します。この場合は、**従業員**アプリ内です。このフィールドは変更できません。

  • Department: 空白のまま(デフォルト設定)にすると、計画はすべての部門で利用可能になります。計画を特定の部門専用にするには、ドロップダウンメニューから部門を選択します。

次に、Activities To Createタブにリストされている活動の下部にある明細追加をクリックして、計画のさまざまなステップを追加すると、空白のCreate Activitiesポップアップウィンドウが表示されます。

ポップアップウィンドウに次の情報を入力します:

  • Activity Type: ドロップダウンメニューを使用して、スケジュールする特定の活動を選択します。デフォルトのオプションは、Email、Call、Meeting、To-Do、またはUpload Documentです。署名アプリがインストールされている場合は、Request Signatureオプションが利用可能です。

  • 概要: ステップの簡単な説明を入力します。

  • 割り当て: ドロップダウンメニューから、活動を実行する担当者を選択します。デフォルトのオプションは、起動時に確認、デフォルトユーザ、コーチ、マネジャー、および従業員です。**フリート**アプリがインストールされている場合、フリートマネジャーオプションが利用可能です。

    注釈

    割り当てロールの選択は、従業員との関係に基づいています。コーチが選択された場合、従業員のコーチが活動に割り当てられます。

    デフォルトユーザが選択された場合、担当者フィールドが表示されます。ドロップダウンメニューから、この活動に常に割り当てられるユーザを選択します。

  • 間隔: この行のフィールドを設定して、活動の返済期日を決定します。最初のフィールドに数値を入力し、次の2つのフィールドのドロップダウンメニューを使用して、返済期日をいつ作成するかを設定します(#)日、週、または月のいずれかを、計画日より前または計画日より後で選択します。

Create Activitiesが完了したら、追加するステップが他にない場合はSave & Closeをクリックするか、必要に応じてさらにステップを追加する場合はSave & Newをクリックします。

Example

放課後アートプログラムを専門とする企業には、現場で働く教師用と事務職員用の2つの別々のオフボーディング計画があります。

教師のオフボーディング計画はアートプログラム教師部門に設定されており、それらの求人に関連する専門的なタスクが含まれています。これには、すべてのアート用品がカタログ化されて返却されていること、すべての学生フィードバックフォームが提出されていること、およびさまざまな場所へのすべてのアクセスバッジと鍵が返却されていることの確認が含まれます。

アート教師向けに設定されたオフボーディング計画。

オフボーディング計画を起動

従業員が通知(通常は2週間)を行った後、または会社が従業員との雇用関係を終了することを決定したら、オフボーディング計画を開始する必要があります。従業員アプリに移動し、退職する従業員のプロフィールをクリックします。Launch Planボタンをクリックすると、空白のLaunch Planポップアップウィンドウが読み込まれます。

従業員プロフィールの計画を起動ボタン。

ドロップダウンメニューを使用して、Planフィールドで希望するオフボーディング計画を選択します。次に、カレンダーセレクターを使用して、Plan Dateフィールドに日付を設定します。これは通常、従業員が通知した日ですが、任意の日付を選択できます。

Launch Planポップアップウィンドウの右側には、選択された計画のすべてのステップが、さまざまな計画ステップのAssignmentフィールドで選択された内容によってグループ化されて表示されます。

:guilabel:`プラン`および:guilabel:`プラン日付`フィールドが設定されたら、:guilabel:`スケジュール`ボタンをクリックすると、Odooがそれぞれの期日に従ってプラン内のすべてをスケジュールします。スケジュールされたすべての活動は、従業員プロファイルのチャッターに表示されます。

従業員をアーカイブ

Odooでは、従業員が退職する際に*アーカイブ*する必要があります。このステップは、従業員が完全にオフボーディングされた*後*に実行する必要があります。従業員をアーカイブするには、まず従業員アプリに移動します。ここから、退職する従業員を見つけて、その従業員カードをクリックします。

従業員フォームが読み込まれ、すべての情報が表示されます。左上隅の:icon:fa-gear（歯車）`アイコンをクリックすると、ドロップダウンメニューが表示されます。:icon:`oi-archive:guilabel:`アーカイブ`をクリックすると、:guilabel:`従業員退職`ポップアップウィンドウが表示されます。

フォームの次のフィールドに入力します:

  • 退職理由: ドロップダウンメニューから従業員が退職する理由を選択します。デフォルトのオプションは次のとおりです:

    • 解雇:従業員を解雇する際に選択します。会社が解雇通知を行った場合に使用してください。

    • 辞職:従業員が退職を希望し、従業員が退職通知を行った場合に選択します。

    • 退職：定年退職：従業員が定年退職する場合は、このオプションを選択します。

    • フリーランスに転向：従業員が会社での勤務を終了し、代わりにフリーランスとして働く場合は、このオプションを選択します。

    • 合意による退職：双方が雇用関係を終了することに合意した場合は、このオプションを選択します。

  • 契約終了日:カレンダーセレクタを使用して、従業員が会社で働く最終日を選択します。

  • 詳細な理由:このフィールドに、従業員の退職理由を簡潔に入力します。

  • 活動を終了：各種類の活動の横にあるチェックボックスにチェックを入れると、それに関連するすべての未処理活動が終了または削除されます。該当するチェックボックスは**すべて**チェックすることをお勧めします。使用可能なオプションは次のとおりです：

    • 評価：契約終了日以降にスケジュールされたすべての評価をキャンセルします。

    • 契約：現在の契約に終了日を適用します。

    • 社用車：現在の社用車から従業員をドライバーとして削除し、該当する場合は:ref:次のドライバーを割り当てます <fleet/new_vehicle/new-driver>。

    • 機器：割り当てられた機器から従業員の割り当てを解除します。

  • 人事情報：:guilabel:`アクセスリンクを送信`の横にあるチェックボックスにチェックを入れると、従業員の個人メールアドレスに、個人の人事ファイルすべてを含むダウンロードリンクが送信されます。

  • 個人メール：:guilabel:`人事情報`チェックボックスにチェックが入っている場合、このフィールドが表示されます。従業員プロファイルに個人メールが記載されている場合、このフィールドは自動的に入力されます。レコードに個人メールアドレスがない場合は、従業員の個人メールアドレスを入力してください。

フォームの入力が完了したら、適用`をクリックします。従業員レコードがアーカイブされ、個人ドキュメントへのダウンロードリンクを含むメールが従業員の個人メールアドレスに送信され（選択した場合）、従業員フォームの右上隅に赤い:guilabel:`アーカイブ済`バナーが表示されます。チャッターには:guilabel:`退職日`と:guilabel:`退職理由、およびアクセスリンクがメール送信されたかどうかが記録されます。

すべてのフィールドが入力された従業員退職フォーム。

注釈

人事ドキュメントのアクセスリンクを送信しようとすると、:guilabel:`無効な操作`ポップアップウィンドウが表示され、次のエラーメッセージが表示される場合があります：

「アクセスリンクを送信」機能を使用するには、従業員の関連ユーザと個人メールを設定する必要があります：（従業員名）

このエラーが表示された場合は、:guilabel:`閉じる`をクリックしてポップアップウィンドウを閉じ、:guilabel:`アクセスリンクを送信`チェックボックスにチェックを入れて、:guilabel:`従業員退職`ポップアップウィンドウでの選択を解除します。

:guilabel:`適用`をクリックして、:guilabel:`従業員退職`ポップアップウィンドウで従業員をアーカイブし、選択した活動を終了して、従業員フォームに戻ります。

従業員フォームで、次のフィールドが入力されていることを確認してください：

  • :guilabel:`個人情報`タブ：:guilabel:`メール`フィールドにメールアドレスが入力されていることを確認してください。

  • :guilabel:`人事設定`タブ：対応するフィールドで:guilabel:`関連ユーザ`が選択されていることを確認してください。

必要な情報を入力後、HR文書アクセスリンクを再送信してください