オフボーディング¶
従業員が退職する際には、機器の返却、業務システムへのアクセス権の取り消し、人事フォームの記入、退職面談の実施など、必要なすべての手順が確実に実行されるようにオフボーディング計画を用意することが重要です。会社によっては、特定の部門や部署向けに設定された、メインのオフボーディング計画とは異なる要件と手順を持つ、複数の異なるオフボーディング計画が存在する場合があります。
In addition to an offboarding plan, the employee record must be updated to reflect their departure, log the reason why they left, close any open activities associated with the employee, and provide them with any important documents.
オフボーディング計画の表示¶
Before offboarding can begin, it is recommended to check the default offboarding plan that comes preconfigured with the Employees app. To view the current default plan, navigate to . Click Offboarding to view the detailed offboarding plan form.
オフボーディング計画の手順¶
The default Offboarding plan is minimal, with two default steps (three if the Fleet app is installed). All steps are To-Do activities, and are scheduled for the day the offboarding plan is launched (0 days Before Plan Date).
Organize knowledge transfer inside the team: The manager must ensure all knowledge the employee has relating to their job position, is either documented or shared with colleagues so there is no knowledge gap.
Take Back Fleet: The fleet manager ensures any vehicles assigned to the employee are either unassigned (available for other employees) or the next driver is assigned. This step only appears if the Fleet app is installed.
人事資料の返却：マネジャーは、人事部門が必要とするドキュメントと資料を受け取る必要があります。この手順に必要なすべての項目が完了していることを確認するため、人事部門に確認することをお勧めします。
オフボーディング計画の変更¶
デフォルトのオフボーディング計画は最小限の内容になっているため、どの企業のオフボーディングニーズにも対応できるように変更を加えることができます。企業ごとに要件が異なるため、オフボーディング計画に必要な手順を追加する必要があります。
If the offboarding plan is universal, add or modify the default offboarding plan. If the offboarding plan needed is only for a specific department, then a new plan should be created, specifically for that department.
To modify the default plan, first navigate to , then click on Offboarding.
To modify a step, click on the step and an Open: Activities pop-up window appears. Make any desired modifications to the step, then click Save to accept the changes and close the pop-up window.
新しいステップを追加するには、作成する活動タブのリストされた活動の下部にある行を追加をクリックすると、空白の活動を作成ポップアップウィンドウが表示されます。ポップアップウィンドウにすべての情報を入力し、他に追加するステップがない場合は保存して閉じるをクリックし、さらにステップが必要な場合は保存して新規作成をクリックします。
オフボーディング計画に必要なすべてのステップを設定します。
オフボーディング計画を作成¶
一部の企業では、特定の部門に対して特定のオフボーディング計画が必要になる場合があります。このような場合、部門固有の新しいオフボーディング計画が必要になることがあります。
To create a new offboarding plan, first navigate to . Click the New button in the upper-left corner, and a blank plan form loads.
フォームに以下の情報を入力して下さい:
Plan Name: the specific name for the plan.
モデル: このフィールドは、この計画をどこで使用できるかを指定します。この場合は、**従業員**アプリ内です。このフィールドは変更できません。
Department: if left blank (the default setting) the plan is available for all departments. To make the plan department-specific, select a department using the drop-down menu.
Next, add the various steps for the plan by clicking Add a line at the bottom of the listed activities in the Activities To Create tab, and a blank Create Activities pop-up window appears.
ポップアップウィンドウに次の情報を入力します:
Activity Type: Using the drop-down menu, select the specific activity to be scheduled. The default options are Email, Call, Meeting, To-Do, or Upload Document. If the Sign app is installed, a Request Signature option is available.
概要: ステップの簡単な説明を入力します。
割り当て: ドロップダウンメニューから、活動を実行する担当者を選択します。デフォルトのオプションは、起動時に確認、デフォルトユーザ、コーチ、マネジャー、および従業員です。**フリート**アプリがインストールされている場合、フリートマネジャーオプションが利用可能です。
注釈
割り当てロールの選択は、従業員との関係に基づいています。コーチが選択された場合、従業員のコーチが活動に割り当てられます。
デフォルトユーザが選択された場合、担当者フィールドが表示されます。ドロップダウンメニューから、この活動に常に割り当てられるユーザを選択します。
間隔: この行のフィールドを設定して、活動の返済期日を決定します。最初のフィールドに数値を入力し、次の2つのフィールドのドロップダウンメニューを使用して、返済期日をいつ作成するかを設定します(#)日、週、または月のいずれかを、計画日より前または計画日より後で選択します。
When the Create Activities for is completed, click Save & Close if there are no other steps to add, or click Save & New to add more steps, as needed.
Example
放課後アートプログラムを専門とする企業には、現場で働く教師用と事務職員用の2つの別々のオフボーディング計画があります。
教師のオフボーディング計画はアートプログラム教師部門に設定されており、それらの求人に関連する専門的なタスクが含まれています。これには、すべてのアート用品がカタログ化されて返却されていること、すべての学生フィードバックフォームが提出されていること、およびさまざまな場所へのすべてのアクセスバッジと鍵が返却されていることの確認が含まれます。
オフボーディング計画を起動¶
After an employee has given notice (typically two weeks) or once the company has decided to terminate the working relationship with the employee, the offboarding plan should be launched. Navigate to the and click on the departing employee profile. Click the Launch Plan button, and a blank Launch Plan pop-up window loads.
Using the drop-down menu, select the desired offboarding plan in the Plan field. Then, using the calendar selector, set a date in the Plan Date field. This is typically the day the employee gave notice, but any date can be selected.
The right-side of the Launch Plan pop-up window displays all the steps in the selected plan, grouped by what was selected in the Assignment fields for the various plan steps.
Once the Plan and Plan Date fields are configured, click the Schedule button, and Odoo schedules everything in the plan, according to their respective due dates. All scheduled activities appear in the chatter of the employee profile.
従業員をアーカイブ¶
Odooでは、従業員が退職する際に*アーカイブ*する必要があります。このステップは、従業員が完全にオフボーディングされた*後*に実行する必要があります。従業員をアーカイブするには、まずに移動します。ここから、退職する従業員を見つけて、その従業員カードをクリックします。
The employee form loads, displaying all their information. Click the (gear) icon in the top-left corner, and a drop-down menu appears. Click Archive, and an Employee Termination pop-up window appears.
フォームの次のフィールドに入力します:
退職理由: ドロップダウンメニューから従業員が退職する理由を選択します。デフォルトのオプションは次のとおりです:
解雇:従業員を解雇する際に選択します。会社が解雇通知を行った場合に使用してください。
辞職:従業員が退職を希望し、従業員が退職通知を行った場合に選択します。
Resigned: Retired: Select this option when the employee is retiring.
Became Freelance: Select this option when the employee is no longer working for the company, but is becoming a freelance worker instead.
Mutual Agreement: Select this option when both parties have agreed to terminate their working relationship.
契約終了日:カレンダーセレクタを使用して、従業員が会社で働く最終日を選択します。
詳細な理由:このフィールドに、従業員の退職理由を簡潔に入力します。
Close Activities: Tick the checkbox next to each type of activity to close or delete any open activities associated with it. It is recommended to tick all checkboxes that are applicable. The available options are:
Appraisals: cancels all appraisals scheduled after the contract end date.
Contract: applies an end date for the current contract.
Company Car: removes the employee as the driver for their current company car, and assigns the next driver, if applicable.
Equipment: unassigns the employee from any assigned equipment.
HR Info: Tick the checkbox next to Send Access Link to send a download link to the employee's personal email address, containing all their personal HR files.
Private Email: This field appears if the HR Info checkbox is ticked. If there is a private email listed on the employee profile, this field is automatically populated. If no private email address is on their record, enter the private email address for the employee.
When the form is complete, click Apply. The employee record is archived, an email with a download link to their personal documents is sent to the employee's private email address (if selected), and a red Archived banner appears in the top-right corner of the employee form. The chatter logs the Departure Date and Departure Reason, and if an access link was emailed.
注釈
While attempting to send the HR documents access link, an Invalid Operation pop-up window may appear, displaying the following error message:
Employee's related user and private email must be set to use "Send Access Link" function: (Employee Name)
If this error appears, click Close to close the pop-up window, then tick the Send Access Link checkbox to deselect it on the Employee Termination pop-up window.
Click Apply to archive the employee and close the selected activities on the Employee Termination pop-up window, returning to the employee form.
Once the employee form, ensure the following fields are populated:
Private Information tab: Ensure an email address is entered in the Email field.
HR Settings tab: Ensure a Related User is selected in the corresponding field.
After the necessary information is entered, resend the HR documents access link
Send HR documents access link¶
If the access link was not sent when first archiving the employee on the Employee Termination form, it can be sent after the employee is archived at any point.
After an employee is archived, they are no longer visible on the main Employees app dashboard. To view the archived employees, navigate to the dashboard, and click the (down arrow) in the search bar to reveal a drop-down menu. Select Archived, towards the bottom of the Filters column, then click away from the drop-down window to close it.
Now, only archived employees appear on the dashboard. Click on the desired employee to open their employee form. On this form, click the (gear) icon in the top-left corner, then click Send HR Documents Access Link from the resulting drop-down menu. The chatter logs that the link was sent.