Visitatori¶
Nell’applicazione Reception di Odoo, un visitatore si riferisce a qualsiasi non dipendente (ad es. tecnico riparatore, candidato per un lavoro, revisore dei conti, ecc.). Gli arrivi e le partenze dei visitatori possono essere registrati per motivi di sicurezza, garantendo una registrazione accurata di chi si trova nei locali.
Elenco visitatori¶
Per accedere a un elenco completo dei visitatori che hanno effettuato il check-in, andare a .
Nota
Per impostazione predefinita, i filtri Pianificato o Check-in effettuato e Oggi appaiono nella barra Cerca….
Tutti i visitatori sono presentati in una vista elenco, con i seguenti dettagli inseriti al momento del check-in:
Nome: il nome dell’ospite.
Azienda visitatore: l’azienda rappresentata dall’ospite.
Telefono: il numero di telefono dell’ospite.
Bevande*: la bevanda richiesta dall’ospite.
Host: la persona che l’ospite desidera incontrare.
CheckIn: la data e l’ora in cui l’ospite ha effettuato il check-in.
Checkout*: la data e l’ora in cui l’ospite ha effettuato il check-out. Nella vista predefinita, sono visibili solo gli ospiti con stato Check-in effettuato o Pianificato. Gli ospiti con orari di check-out sono visibili solo se viene rimosso il filtro Oggi.
Durata: il tempo trascorso dal check-in dell’ospite.
Stazione: la posizione in cui l’ospite ha effettuato il check-in.
Stato: lo stato dell’ospite. Le opzioni sono Check-in effettuato, Pianificato, Check-out effettuato o Annullato.
Email*: l’indirizzo email dell’ospite.
Azienda*: l’azienda che l’ospite sta visitando. Questo campo è disponibile solo in un database multi-azienda.
* Questi campi non sono visibili nell’elenco Visitatore predefinito. Devono essere abilitati utilizzando l’icona (regola impostazioni) nell’angolo in alto a destra dell’elenco.
All’estrema destra delle colonne con titolo nella pagina Visitatori, c’è una colonna senza titolo, dove è possibile aggiornare lo stato di un ospite.
Quando un ospite se ne va, fare clic sul pulsante Check out disponibile per aggiornare il record dell’ospite e registrare la data e l’ora della partenza.
Se un ospite pianificato arriva e non ha effettuato il check-in utilizzando un chiosco Reception, può essere registrato da questo elenco facendo clic sul pulsante Check in disponibile per registrare la data e l’ora di arrivo.
Accanto alla colonna di stato senza titolo, appare un pulsante Bevanda servita, ma solo se quel particolare visitatore ha richiesto una bevanda.
Quando la bevanda è stata servita, fare clic sul pulsante Bevanda servita per indicare che la bevanda è stata consegnata all’ospite. Una volta cliccato, il pulsante scompare.
All’estrema destra della riga, appare un pulsante Stampa badge solo per i visitatori pianificati. Fare clic su questo pulsante per scaricare un file PDF del badge del visitatore. Il badge mostra la data e l’ora in cui il visitatore ha effettuato il check-in, il nome e l’azienda del visitatore, chi sta visitando e il logo dell’azienda che sta visitando.
Nota
Il badge PDF può essere stampato su etichette adesive da far indossare al visitatore, o su carta da inserire in un portabadge di plastica.
Se una colonna non è visibile, o se si preferisce nascondere una colonna visibile, fare clic sull’icona (regola impostazioni), situata alla fine della riga superiore. In questo modo viene visualizzato un menu a discesa con le opzioni delle colonne da abilitare o disabilitare. Un’icona (spunta) indica che la colonna è visibile.
Visitatori pianificati¶
Quando sono attesi degli ospiti, come candidati per un posto di lavoro, funzionari governativi o nuovi fornitori, può essere utile inserire le informazioni del visitatore in anticipo. Quando i visitatori arrivano, possono utilizzare l’opzione Check-in rapido sul chiosco, invece di inserire manualmente tutte le loro informazioni all’arrivo.
Inserire le informazioni degli ospiti attesi in anticipo creando un ospite pianificato nell’app Reception.
Per creare un ospite pianificato, andare su e fare clic su Nuovo. Quindi, inserire le stesse informazioni di qualsiasi altro visitatore nel modulo ospite che appare. Gli unici campi obbligatori sono il Nome del visitatore e la Stazione presso cui è previsto l’arrivo.
Importante
Se un ospite è pianificato in anticipo, deve essere registrato dall’elenco nella pagina Visitatori nell’applicazione Reception (). Se un ospite pianificato effettua il check-in utilizzando un chiosco, viene registrato separatamente dalla sua voce di visitatore pianificato e la sua voce di visitatore pianificato rimane elencata come Pianificato.
Lo stato Pianificato di un ospite pianificato cambia in Registrato solo quando viene registrato all’interno dell’elenco Visitatori dell’applicazione.
Se un ospite effettua il check-in utilizzando un chiosco, assicurarsi che tutti i record siano aggiornati e che l’elenco degli ospiti attualmente presenti in sede sia corretto. Assicurarsi di registrare in entrata e/o in uscita le voci corrette, in modo che l’elenco dei visitatori rifletta correttamente chi è attualmente presente nei locali.
Assicurarsi che gli ospiti pianificati siano informati che non devono effettuare il check-in utilizzando il chiosco se sono elencati come ospiti pianificati in anticipo.
Flusso dei visitatori¶
Check-in dei visitatori¶
Quando un visitatore arriva in una struttura, si avvicina a un chiosco Reception e fa clic su Check-in. Le informazioni richieste al visitatore sono quelle configurate per quella specifica stazione Reception. Se un’informazione è obbligatoria, il campo visualizza un asterisco rosso (*). Il visitatore deve inserire le informazioni obbligatorie per poter effettuare il check-in.
Una volta inserite tutte le informazioni, il visitatore tocca il pulsante Check-in.
Nota
In qualsiasi momento del processo di check-in, se passano dieci secondi senza alcuna selezione, il chiosco ritorna alla schermata di benvenuto principale.
Check-in di visitatori pianificati¶
Quando un visitatore pianificato arriva in una struttura, si avvicina prima a un chiosco Reception. Se ci sono visitatori pianificati per quel giorno, sul lato destro del chiosco appare un pannello Check-in rapido, che chiede Sei una di queste persone? Sotto la domanda c’è un elenco di tutti i visitatori programmati per arrivare quel giorno.
Fare clic sul nome corrispondente nell’elenco per effettuare il check-in.
Bevande¶
Se sono state configurate bevande per la postazione, dopo aver toccato Check In, viene caricata una schermata di conferma della registrazione, insieme alla domanda: Vuoi qualcosa da bere?
Il visitatore può toccare Sì, grazie o No, grazie.
Se seleziona Sì, grazie, viene visualizzata una schermata di selezione delle bevande con le opzioni preconfigurate. Il visitatore tocca quindi la selezione desiderata oppure, se non desidera nulla, può toccare il pulsante Niente, grazie in fondo allo schermo.
Se è stata effettuata una selezione di bevande, viene visualizzato un messaggio Grazie per la registrazione! La tua bevanda è in arrivo.
Notifiche¶
Una volta che il visitatore ha effettuato il check-in, la persona che sta visitando e tutti gli altri utenti configurati per essere avvisati quando si verificano check-in al chiosco ricevono una notifica. La notifica avviene tramite e-mail, messaggio SMS, chat di Comunicazioni o qualsiasi combinazione di queste tre opzioni.
Se il visitatore ha richiesto una bevanda, gli utenti configurati come Persone da notificare nel modulo della bevanda vengono avvisati tramite l’applicazione Comunicazioni. Il messaggio visualizzato è: (Nome visitatore) ha appena effettuato il check-in. Ha richiesto (Nome bevanda).
Una volta consegnata la bevanda all’ospite, la persona che ha consegnato la bevanda è responsabile di contrassegnarla come consegnata.
Per contrassegnare una bevanda come consegnata, andare su e scegliere la scheda della postazione desiderata che mostra (#) Bevande da servire.
Viene aperto un elenco di tutti i visitatori che hanno effettuato il check-in a quella postazione e stanno aspettando una bevanda. Fare clic sul pulsante Bevanda servita alla fine della riga per il visitatore che è stato servito. Una volta contrassegnato come servito, il visitatore scompare dall’elenco.
Check-out¶
Una volta che il visitatore ha completato i propri affari ed è uscito dai locali, è importante effettuare il check-out per una registrazione accurata.
Per effettuare correttamente il check-out dei visitatori, andare su e scegliere la scheda della postazione desiderata che mostra (#) Bevande da servire. Ciò apre un elenco di tutti i visitatori che attualmente hanno effettuato il check-in a quella postazione.
Fare clic sul pulsante Check out verso la fine della riga per il visitatore che è partito. Una volta contrassegnato come check-out, il visitatore scompare dall’elenco.
Importante
I visitatori non effettuano il check-out da soli quando se ne vanno. È importante che gli utenti di Reception effettuino il check-out dei visitatori per una registrazione accurata.
Avere sempre un elenco accurato di chi si trova nei locali in un dato momento. Questo è importante per motivi di sicurezza e in caso di emergenza.