Condividere e collaborare

Odoo Spreadsheet offre varie funzionalità che consentono una collaborazione efficiente in tempo reale garantendo al contempo il livello appropriato di controllo e tracciabilità, tra cui:

• condivisione basata sui permessi

• cronologia delle versioni

• discussioni tramite commenti e il thread di discussione del foglio di calcolo

Accesso e condivisione

In linea di principio, i diritti di accesso ai fogli di calcolo Odoo sono gestiti come qualsiasi altro file nell’app Documenti. I ruoli e i permessi sono ereditati dalla cartella in cui è salvato un foglio di calcolo o controllati a livello del foglio di calcolo stesso.

Tuttavia, esistono importanti differenze da considerare tra i fogli di calcolo che contengono solo dati statici e i fogli di calcolo che contengono dati Odoo dinamici, sia in termini di accesso che di visibilità dei dati.

Suggerimento

• L’accesso a una cartella o a un foglio di calcolo può essere gestito dal suo proprietario o da qualsiasi utente con diritti Editor.

• Un utente con diritti Visualizzatore non può condividere direttamente un foglio di calcolo con un utente specifico, ma può copiare un link al foglio di calcolo.

• Any user with access to a spreadsheet can download it as an .xlsx file by clicking File ‣ Download from the menu bar. If the spreadsheet contained dynamic data, the values are frozen at the moment of download.

Ruoli e autorizzazioni

Le autorizzazioni sono gestite utilizzando i seguenti ruoli:

Ruolo	Visualizza	Modifica	Elimina	Scarica .xlsx	Condividi	Gestisci ruoli	Utilizza commenti	Utilizza chatter
Proprietario					con persone specifiche o tramite link	inclusa la modifica del proprietario
Editor					con persone specifiche o tramite link	ma non può cambiare proprietario
Visualizzatore					solo tramite link

Condividi un foglio di calcolo statico

I fogli di calcolo contenenti solo dati statici possono essere condivisi internamente o esternamente dal proprietario del foglio di calcolo o da qualsiasi utente con diritti Editor.

Per farlo, fai clic su Condividi nell’angolo in alto a destra sopra il foglio di calcolo, quindi configura l’accesso in modo appropriato.

Condividi un foglio di calcolo dinamico

Un foglio di calcolo è considerato un foglio di calcolo dinamico se contiene uno dei seguenti elementi:

• formule che recuperano dati in tempo reale da un database Odoo, ad esempio, in una lista o tabella pivot che è stata inserita nel foglio di calcolo

• una origine dati collegata, anche se la lista o tabella pivot corrispondente è stata eliminata dal foglio di calcolo

• collegamenti alle voci di menu di Odoo

Condivisione interna

I fogli di calcolo contenenti dati dinamici di Odoo possono essere condivisi solo con utenti interni dal proprietario del foglio di calcolo o da qualsiasi utente con diritti di Editor.

Tuttavia, avere accesso a un foglio di calcolo non significa necessariamente che un utente interno veda tutti i dati nel foglio di calcolo originale. La visibilità dei dati dinamici di Odoo si basa sui diritti di accesso di un utente interno al modello da cui i dati sono stati recuperati e tiene conto di eventuali regole di record che potrebbero limitare l’accesso.

Importante

Le autorizzazioni per visualizzare i dati vengono prese in considerazione quando un utente interno apre un foglio di calcolo, con il foglio di calcolo che viene popolato solo con i dati che l’utente è autorizzato a vedere.

Example

Un responsabile delle vendite crea un foglio di calcolo che include i dati di vendita per tutti i venditori del proprio team. Gli utenti con l’autorizzazione Vendite / Utente: solo documenti propri vedono solo i dati relativi alle proprie vendite.

Per condividere un foglio di calcolo contenente dati dinamici di Odoo, fare clic su Condividi nell’angolo in alto a destra sopra il foglio di calcolo, quindi configurare l’accesso come appropriato.

Condivisione esterna

I fogli di calcolo contenenti dati dinamici di Odoo non possono essere accessibili agli utenti esterni.

Nota

Se un utente esterno tenta di accedere a un foglio di calcolo dinamico tramite un collegamento, viene visualizzato un messaggio di errore.

Se un foglio di calcolo contenente dati Odoo deve essere condiviso con un utente esterno, il proprietario del foglio di calcolo o un utente con diritti di Editor può creare una versione congelata di sola lettura. In questa versione, tutte le formule Odoo vengono convertite nel loro valore al momento della creazione della versione congelata e tutti i collegamenti ai menu Odoo vengono rimossi.

To create a frozen version of a spreadsheet that contains dynamic Odoo data, click Freeze and share in the upper-right corner above the spreadsheet, then configure access as appropriate.

Suggerimento

It is also possible to download a frozen version of a spreadsheet that contains Odoo data as an .xlsx file by clicking File ‣ Download from the menu bar. The values of any dynamic data are frozen at the moment of download.

Commenti e chatter

Odoo Spreadsheet offre due modi per comunicare con altri utenti che hanno accesso allo stesso foglio di calcolo, ovvero utilizzando:

• commenti

• il thread chatter del foglio di calcolo

Usare i commenti in un foglio di calcolo

I commenti, che vengono aggiunti alle singole celle del foglio di calcolo, sono utili per discutere elementi specifici di un foglio di calcolo. Altri collaboratori possono essere notificati digitando @ seguito dal loro nome.

Importante

Solo il proprietario del foglio di calcolo o gli utenti con diritti di Editor possono utilizzare i commenti in un foglio di calcolo; entrambi i ruoli possono eseguire le stesse azioni. I commenti non sono visibili agli utenti con diritti di Visualizzatore.

Aggiungere o reagire ai commenti

Per aggiungere o reagire a un commento:

1. Se il commento è:

   • il primo commento aggiunto alla cella, fare clic con il tasto destro sulla cella, quindi fare clic su Inserisci commento oppure fare clic su Inserisci ‣ Inserisci commento dalla barra dei menu.

   • una reazione a un thread di commenti esistente su una cella, fare clic sulla cella pertinente o sul thread di commenti per aprire il thread.

2. Digitare un commento nella casella di testo.

   Suggerimento

   Type @ to tag users, or add emojis or GIFs by clicking Add a Reaction.

3. Click Send or press Ctrl + Enter.

Fare clic in qualsiasi altro punto del foglio di calcolo per chiudere il thread di commenti.

Suggerimento

Per reagire a un singolo commento con solo un’emoji, passare il mouse sul commento, fare clic sull’icona (Aggiungi una reazione), quindi selezionare l’emoji desiderata.

Visualizzare i commenti

Quando un commento è stato aggiunto a una cella, un piccolo triangolo giallo appare nell’angolo in alto a destra della cella.

Per visualizzare un thread di commenti su una singola cella, passare il mouse sulla cella; fare clic sulla cella o sul thread di commenti per aprire il thread e poter aggiungere un commento.

Per visualizzare tutti i commenti su un foglio di calcolo, fare clic su Visualizza ‣ Tutti i commenti dalla barra dei menu. In alternativa, dopo aver aperto un thread di commenti, fare clic su Apri tutti i commenti.

Il pannello Commenti si apre sul lato destro del foglio di calcolo. Per impostazione predefinita, vengono visualizzati i thread di commenti per Tutti i fogli del foglio di calcolo, raggruppati per foglio. Per visualizzare solo i thread di commenti per il foglio corrente, selezionare Questo foglio nel campo Filtra commenti.

Fare clic su un thread di commenti nel pannello Commenti per aprirlo.

Modificare o eliminare commenti

Nota

Il proprietario di un foglio di calcolo o gli utenti con diritti di Editor possono modificare o eliminare qualsiasi commento.

Per modificare un commento:

1. Passare il mouse sul commento, quindi fare clic sull’icona (puntini di sospensione).

2. Fare clic su Modifica.

3. Apportare le modifiche desiderate, quindi fare clic su Salva o premere Invio. Per annullare la modifica, fare clic su Annulla o premere Esc.

Suggerimento

Un commento che è stato modificato riporta (modificato) aggiunto alla fine del testo.

Per eliminare un commento:

1. Passare il mouse sul commento, quindi fare clic sull’icona (puntini di sospensione).

2. Fare clic su Elimina.

3. Fare clic su Conferma per confermare l’eliminazione.

Risolvere i thread di commenti

Per risolvere un thread di commenti:

1. Accedere al pannello Commenti facendo clic su Visualizza ‣ Tutti i commenti dalla barra dei menu. In alternativa, con un thread di commenti aperto, fare clic su Apri tutti i commenti.

2. Fare clic sull’icona (puntini di sospensione) per il thread di commenti pertinente, quindi fare clic su Risolvi questo thread.

Una volta risolto, il thread di commenti non è più accessibile direttamente sul foglio di calcolo, ma rimane visibile nel pannello Commenti; i thread risolti sono identificati da un’icona (segno di spunta).

Per riaprire un thread di commenti risolto, dal pannello Commenti, fare clic sull’icona (puntini di sospensione) per il thread di commenti pertinente, quindi fare clic su Riapri questo thread.

Utilizzare il thread chatter di un foglio di calcolo

Mentre i commenti su celle specifiche del foglio di calcolo sono adatti per discussioni su elementi specifici di un foglio di calcolo, il thread chatter di un foglio di calcolo consente una discussione più generale.

Per accedere al thread di discussione di un foglio di calcolo:

1. Con l’app Documenti aperta, navigare nella cartella o nella sezione in cui è salvato il foglio di calcolo.

2. Selezionare la vista Elenco nell’angolo in alto a destra.

3. Selezionare il foglio di calcolo pertinente, quindi fare clic sul pulsante Informazioni e tag nell’angolo in alto a destra accanto al selettore della vista. In alternativa, con il foglio di calcolo selezionato, fare clic sul pulsante Azione, quindi selezionare Informazioni e tag.

Il thread di discussione del foglio di calcolo si apre a destra dello schermo, sotto il pannello dei dettagli del foglio di calcolo.