Processi di fatturazione¶
A seconda dell’azienda e dell’applicazione utilizzata, esistono diversi modi per automatizzare la creazione di fatture clienti in Odoo. Di solito, le bozze di fattura vengono create dal sistema (con le informazioni provenienti da altri documenti come l’ordine di vendita o i contratti) e il contabile deve solo convalidare le bozze di fattura e inviare le fatture in batch (per posta ordinaria o elettronica).
A seconda della tua attività, puoi optare per una delle seguenti modalità di creazione delle bozze di fattura:
Vendite¶
Ordine di vendita ‣ Fattura¶
Nella maggior parte delle aziende, gli addetti alle vendite creano preventivi che diventano ordini di vendita una volta convalidati. In seguito, vengono create delle bozze di fattura basate sull’ordine di vendita. Sono disponibili diverse opzioni come:
Fattura manuale: utilizza un pulsante sull’ordine di vendita per attivare la bozza di fattura
Fattura prima della consegna: fattura l’intero ordine prima di attivare l’ordine di consegna
Fattura basata sull’ordine di consegna: vedi sezione successiva
La fattura prima della consegna è solitamente utilizzata dall’applicazione E-commerce quando il cliente paga al momento dell’ordine e noi consegniamo successivamente. (prepagata)
Per la maggior parte degli altri casi d’uso, ti consigliamo di fatturare manualmente. Permette al venditore di attivare la fattura su richiesta con le seguenti opzioni: fatturare l’intero ordine, fatturare una percentuale (anticipo), fatturare alcune righe, fatturare un anticipo fisso.
Questo processo è valido sia per i servizi che per i prodotti fisici.
Vedi anche
Ordine di vendita ‣ Ordine di consegna ‣ Fattura¶
I rivenditori e gli e-commerce di solito fatturano in base agli ordini di consegna, invece che in base all’ordine di vendita. Questo approccio è adatto alle aziende in cui le quantità consegnate possono differire da quelle ordinate: alimenti (fattura basata sui kg effettivi).
In questo modo, se consegni un ordine parziale, fatturerai solo ciò che hai realmente consegnato. Se si effettuano ordini arretrati (consegna parziale e il resto in un secondo momento), il cliente riceverà due fatture, una per ogni ordine di consegna.
Ordine e-commerce ‣ Fattura¶
Un ordine e-commerce attiverà anche la creazione dell’ordine quando sarà completamente pagato. Se si consente il pagamento degli ordini tramite assegno o bonifico bancario, Odoo crea solo un ordine e la fattura viene attivata una volta ricevuto il pagamento.
Contratti¶
Contratti regolari ‣ Fatture¶
Se utilizzi i contratti, è possibile attivare la fatturazione in base al tempo e al materiale utilizzato, alle spese o alle righe fisse di servizi/prodotti. Ogni mese, l’addetto alle vendite emette la fattura in base alle attività previste dal contratto.
Le attività possono essere:
prodotti/servizi fissi, provenienti da un ordine di vendita collegato a questo contratto
materiali acquistati (che verranno rifatturati)
tempo e materiale in base alle schede orarie o agli acquisti (subappalto)
spese come quelle di viaggio e alloggio che vengono rifatturate al cliente
È possibile fatturare alla fine del contratto o emettere fatture intermedie. Questo approccio è utilizzato dalle società di servizi che fatturano principalmente in base al tempo e al materiale. Le aziende di servizi che fatturano a prezzo fisso utilizzano un normale ordine di vendita.
Contratti ricorrenti ‣ Fatture¶
Per gli abbonamenti, la fattura viene emessa periodicamente e automaticamente. La frequenza della fatturazione e i servizi/prodotti fatturati sono definiti nel contratto.
Vedi anche
Altri¶
Creare una fattura manualmente¶
Gli utenti possono anche creare le fatture manualmente senza utilizzare contratti od ordini di vendita. È un approccio consigliato se non si deve gestire il processo di vendita (preventivi) o la consegna dei prodotti o servizi.
Anche se la fattura viene generata da un ordine di vendita, in casi eccezionali potrebbe essere necessario creare le fatture manualmente:
se devi creare un rimborso
se devi applicare uno sconto
se devi modificare una fattura creata da un ordine di vendita
se devi fatturare qualcosa non collegato al tuo business principale
Moduli specifici¶
È possibile genere fatture in bozza grazie ad alcuni moduli specifici:
abbonamento: fattura i membri ogni anno
riparazioni: fattura i servizi post vendita
Risequenziare le fatture¶
Rimane la possibilità di sequenziare le fatture, ma con alcune limitazioni:
La funzionalità non funziona quando le registrazioni sono precedenti a una data di blocco.
La funzionalità non funziona se la sequenza non è coerente con il mese della registrazione.
Non funziona se la sequenza porta a un duplicato.
L’ordine della fattura rimane invariato.
È utile per chi utilizza una numerazione di un altro software e vuole continuare l’anno in corso senza ricominciare dall’inizio.
Digitalizzare le fatture con il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR)¶
La digitalizzazione delle fatture è il processo di codifica automatica delle fatture cartacee tradizionali in moduli fattura della contabilità.
Odoo utilizza le tecnologie OCR e di intelligenza artificiale per riconoscere il contenuto dei documenti. I moduli per le fatture dei fornitori e dei clienti vengono creati e popolati automaticamente in base alle fatture scansionate.
Vedi anche