Aggiungere veicoli¶
L’app Parco veicoli di Odoo gestisce tutti i veicoli e la relativa documentazione che accompagna la manutenzione dei veicoli e i registri dei conducenti.
Aprendo l’applicazione , tutti i veicoli sono organizzati nella dashboard Veicoli, che è la dashboard predefinita. Ogni veicolo viene visualizzato nella corrispondente fase Kanban, in base al suo stato. Le fasi predefinite sono Nuova richiesta, Da ordinare, Registrato e Declassato.
Impostazioni¶
Prima di registrare i veicoli, esaminare due impostazioni di Parco veicoli che influiscono direttamente sulle operazioni quotidiane e sui benefici per i dipendenti:
Avviso di scadenza contratto — invia un’email al Responsabile del contratto un numero prestabilito di giorni prima della scadenza dell’accordo del veicolo, in modo che i rinnovi o le restituzioni non vengano dimenticati.
Richiesta nuovo veicolo — (solo localizzazione Libro paga belga) impedisce ai dipendenti di richiedere una nuova auto aziendale tramite il configuratore salariale, una volta che i veicoli disponibili superano già il limite definito, aiutando a controllare i costi dei benefit.
Per accedere al menu delle impostazioni, andare su .
Avviso data di fine contratto¶
Il campo Avviso data di fine contratto mostra quanti giorni prima della fine del contratto di un veicolo deve essere inviato un avviso. Le parti responsabili ricevono un’e-mail che le informa che un contratto di veicolo sta per scadere nel numero di giorni definito in questo campo.
Parti responsabili¶
Per determinare chi è il responsabile di un contratto, aprire un singolo contratto. La persona elencata come Responsabile nella sezione Informazioni contratto del contratto riceve l’avviso.
Per aprire un contratto da un elenco di tutti i contratti, andare a e tutti i contratti appariranno nell’elenco. Fare clic su un Contratto per aprirlo. Nella sezione Informazioni del contratto, cercare sotto Responsabile per vedere chi riceve gli avvisi di scadenza.
Un singolo contratto può anche essere aperto da un veicolo specifico andando a e facendo clic su un singolo veicolo. Nel modulo del veicolo, fare clic sul pulsante intelligente Contratti nella parte superiore della pagina. Nell’elenco appaiono solo i contratti associati al veicolo. Fare clic su un singolo contratto per aprirlo. La persona Responsabile è elencata sul contratto.
Nuova richiesta di veicolo (Libro paga belga - Parco veicoli)¶
Inserire la dimensione massima del parco veicoli che può essere raggiunta tramite il flusso del configuratore salariale. Quando il numero totale di veicoli disponibili (veicoli senza autista assegnato) è uguale o inferiore a questo limite, i dipendenti possono richiedere una nuova auto aziendale. Una volta che i veicoli disponibili superano il limite, l’opzione di richiesta viene nascosta.
Example
Se il limite di Nuova richiesta veicolo è impostato su 20 veicoli e sono disponibili 25 veicoli, i dipendenti non possono richiedere una nuova auto e devono selezionare uno dei 25 già disponibili. Se sono disponibili solo 10 auto, il dipendente potrà richiedere un nuovo veicolo.
Nota
Questa opzione di impostazione appare solo se il modulo Belgian-Payroll-Fleet è installato per la localizzazione belga.
Aggiungere un veicolo¶
Per aggiungere un nuovo veicolo al parco dalla dashboard Veicoli, fare clic sul pulsante Nuovo nell’angolo in alto a sinistra, e si caricherà un modulo veicolo vuoto. Quindi, procedere con l’inserimento delle informazioni sul veicolo nel modulo.
Campi del modulo veicolo¶
Modello: Utilizzando il menu a discesa, selezionare il modello del veicolo. Una volta selezionato un modello, possono apparire ulteriori campi nel modulo. Se il modello non è elencato, digitare il nome del modello e fare clic su Crea «modello» oppure su Crea e modifica… per creare un nuovo modello e modificare i dettagli del modello.
Targa: Inserire il numero di targa del veicolo.
Tag: Selezionare eventuali tag dal menu a discesa o digitarne uno nuovo. Non esiste un limite al numero di tag selezionabili.
Nota
Il Modello è l”unico campo obbligatorio nel modulo del nuovo veicolo. Quando viene selezionato un modello, appaiono altri campi nel modulo veicolo e le informazioni pertinenti riempiono automaticamente i campi applicabili al modello. Se alcuni campi non appaiono, ciò può indicare che non è stato selezionato alcun modello.
Autista¶
Questa sezione del modulo veicolo riguarda la persona che sta attualmente guidando l’auto, eventuali piani per un cambio di conducente in futuro e quando.
Autista: Utilizzando il menu a discesa, selezionare l’autista per il veicolo. Se l’autista non è elencato, creare il nuovo autista e modificare i dettagli dell’autista.
Importante
Un autista non deve necessariamente essere un dipendente. Quando si crea un nuovo autista, l’autista viene aggiunto all’app Parco veicoli, non all’app Dipendenti.
Se l’app Contatti è installata, le informazioni sull’autista vengono memorizzate anche lì.
Carta di mobilità: Se il conducente selezionato ha una carta di mobilità (come una carta carburante) elencata nel suo record dipendente nell’applicazione Dipendenti, il numero della carta di mobilità appare automaticamente in questo campo. Se non è presente alcuna carta di mobilità e ne deve essere aggiunta una, modificare il record del dipendente nell’applicazione Dipendenti.
Futuro conducente: Se il prossimo conducente del veicolo è noto, selezionare il prossimo conducente dal menu a discesa. Oppure, digitare il nome del prossimo conducente e fare clic su Crea «futuro conducente» o su Crea e modifica… per creare un nuovo futuro conducente e modificare i dettagli del conducente.
Nota
Se questo campo è popolato, sul modulo del veicolo appare un pulsante Applica nuovo autista. Fare clic sul pulsante Applica nuovo autista per modificare le informazioni sull’autista.
Previsto cambio auto: Selezionare questa casella quando l’autista attuale sa già che passerà a un altro veicolo, sia che stia aspettando un’auto ordinata, che la stia usando solo temporaneamente o che stia lasciando l’azienda.
Data di assegnazione: Utilizzando il selettore calendario, selezionare quando il veicolo è disponibile per un altro conducente. Se questo campo viene lasciato vuoto, indica che il veicolo è attualmente disponibile e può essere assegnato a un altro conducente. Se è compilato, il veicolo non è disponibile per un altro conducente fino alla data selezionata.
Azienda: Selezionare l’azienda dal menu a discesa. Questo campo appare solo in un database multi-azienda.
Creare un nuovo conducente¶
Se un conducente non è già presente nel sistema, il nuovo conducente deve prima essere configurato e aggiunto al database. Un nuovo conducente può essere aggiunto dai campi Conducente o Futuro conducente nel modulo veicolo.
Prima, digitare il nome del nuovo conducente nel campo Conducente o Futuro conducente, quindi fare clic su Crea e modifica…. Appare un modulo Crea conducente o Crea futuro conducente, a seconda del campo che ha avviato il modulo.
Entrambi i moduli Crea autista e Crea autista futuro sono identici e vengono memorizzati nell’app Contatti. Configurare il nuovo contatto, quindi fare clic su Salva e chiudi.
Nota
A seconda delle applicazioni installate, schede o campi diversi possono essere visibili nei moduli Crea conducente e Crea futuro conducente.
Veicolo¶
Questa sezione acquisisce i dettagli fisici chiave di un veicolo. La selezione di un modello esistente può compilare automaticamente alcuni campi.
Compilare i seguenti campi nel modulo:
Categoria: Utilizzando il menu a discesa, selezionare la categoria del veicolo tra le opzioni disponibili. Se l’app Magazzino è installata, la categoria influisce su qualsiasi sistema di gestione delle spedizioni configurato.
Data ordine: Utilizzando il selettore calendario, selezionare la data in cui il veicolo è stato ordinato. Tenere traccia di quanto tempo i veicoli sono stati nel parco può aiutare nelle decisioni su riparazioni costose o decidere quando dismettere un veicolo.
Data di registrazione: utilizzando il selettore del calendario, selezionare la data in cui il veicolo è stato registrato. Molte regioni richiedono una registrazione corretta, quindi tenere traccia delle date di registrazione è importante.
Data di cancellazione: utilizzando il selettore del calendario, selezionare la data di scadenza del contratto di leasing del veicolo o quando il veicolo non fa più parte del parco veicoli (ad esempio, venduto, targhe restituite).
Numero di telaio: inserire il numero di telaio nel campo. In alcuni paesi è noto come numero VIN. Ogni veicolo ha un numero univoco, quindi in caso di furto o incidente, un veicolo può essere identificato con questo numero univoco.
Ultimo odometro: inserire l’ultima lettura nota dell’odometro nel campo numerico. Utilizzando il menu a discesa accanto al campo numerico, selezionare se la lettura dell’odometro è in chilometri (km) o miglia (mi). Tenere traccia del chilometraggio di un veicolo è fondamentale per determinare il valore del veicolo sia ai fini fiscali che per il valore di rivendita.
Responsabile parco veicoli: selezionare il responsabile del parco veicoli dal menu a discesa oppure digitare un nuovo responsabile del parco veicoli e fare clic su Crea o Crea e modifica….
Posizione: digitare in questo campo la posizione specifica in cui si trova solitamente il veicolo. La voce deve spiegare chiaramente dove si può trovare il veicolo, ad esempio
Garage principaleoParcheggio edificio 2. Si tratta di informazioni cruciali per le aziende con molte sedi in cui vengono conservati i veicoli.
Scheda informazioni fiscali¶
A seconda dell’impostazione di localizzazione per il database e delle applicazioni aggiuntive installate, potrebbero essere presenti altri campi nel modulo.
Le sezioni seguenti sono predefinite e vengono visualizzate per tutti i veicoli, indipendentemente da altre applicazioni installate o impostazioni di localizzazione.
Fiscalità¶
Tassa sui cavalli: inserire l’importo tassato in base alla cilindrata del motore del veicolo. Questo è determinato dalle tasse e dai regolamenti locali e varia a seconda della posizione. Si consiglia di verificare con l’ufficio contabilità per assicurarsi che questo valore sia corretto.
Tasso spese non consentite: Configurare le date e le percentuali dei costi relativi al veicolo (carburante, manutenzione, ammortamento, ecc.) che non possono essere dedotti dal reddito imponibile dell’azienda.
Contratto¶
Data primo contratto: selezionare la data di inizio del primo contratto del veicolo utilizzando il selettore del calendario. In genere si tratta del giorno in cui il veicolo viene acquistato o noleggiato.
Valore di catalogo (IVA incl.): inserire il MSRP del veicolo al momento dell’acquisto o del leasing.
Valore di acquisto: inserire il prezzo di acquisto o il valore originale del leasing per il veicolo.
Valore residuo: inserire il valore corrente del veicolo.
Nota
I valori elencati sopra influiscono sull’ufficio contabilità. Si consiglia di verificare con l’ufficio contabilità per ulteriori informazioni e/o assistenza con questi valori.
Scheda modello¶
Se il modello per il nuovo veicolo è già configurato nel database, le sezioni MODELLO e MOTORE vengono popolate con le informazioni corrispondenti. Se il modello non è già nel database e la scheda Modello deve essere configurata, configurare il nuovo modello di veicolo.
Controllare le informazioni nella scheda Modello per assicurarsi che siano accurate. Ad esempio, il colore del veicolo o se è installato un gancio di traino sono esempi di informazioni comuni che potrebbero richiedere un aggiornamento.
Scheda note¶
Inserire eventuali note per il veicolo in questa sezione.
Vedi anche