Bewerbungsgespräche planen

Planen Sie persönliche, virtuelle und telefonische Bewerbungsgespräche mit der Personalbeschaffungsapp von Odoo.

Ein Bewerbungsgespräch kann auf zwei Arten vereinbart werden: entweder durch das Personalbeschaffungsteam oder durch den Bewerber.

Bewerbungsgespräche, die vom Personalbeschaffungsteam geplant wurden

Wenn ein Bewerber in die Phase für Bewerbungsgespräche kommt, sollte das Personalbeschaffungsteam das Bewerbungsgespräch planen, indem es zunächst einen geeigneten Termin mit dem Bewerber und den Personalverantwortlichen abstimmt.

Um das Vorstellungsgespräch zu planen, navigieren Sie zur Karte des Bewerbers, indem Sie zunächst zu Personalbeschaffung gehen und auf die entsprechende Stellenkarte klicken. Dadurch wird die Seite Bewerbungen für diese Stelle geöffnet. Klicken Sie dann auf die Karte des gewünschten Bewerbers, um dessen detailliertes Bewerberformular anzuzeigen.

Um ein telefonisches, virtuelles oder persönliches Vorstellungsgespräch zu vereinbaren, klicken Sie auf die intelligente Schaltfläche Kein Meeting oben im Datensatz des Bewerbers.

Bemerkung

Die intelligente Schaltfläche Meetings zeigt Kein Meeting an, wenn derzeit keine Meetings geplant sind. Für Bewerber, die neu in der Phase Erstes Bewerbungsgespräch sind, ist dies der Standard.

Wenn bereits ein Meeting geplant ist, zeigt die intelligente Schaltfläche 1 Meeting an, darunter das Datum des anstehenden Meetings. Wenn mehr als ein Meeting geplant ist, zeigt die Taste Nächstes Meeting an, darunter das Datum des ersten anstehenden Meetings.

Durch Klicken auf die intelligente Schaltfläche Meetings wird ein Kalender geladen, der die geplanten Meetings und Veranstaltungen für den aktuell angemeldeten Benutzer sowie die Mitarbeiter anzeigt, die im Abschnitt Teilnehmer rechts neben dem Kalender aufgeführt sind.

Um die aktuell geladenen und angezeigten Meetings und Veranstaltungen zu ändern, deaktivieren Sie die Option für einen Teilnehmer, dessen Kalenderereignisse ausgeblendet werden sollen. Nur die aktivierten Teilnehmer sind im Kalender sichtbar.

Um ein Meeting zum Kalender hinzuzufügen, wenn Sie sich in der Ansicht Tag oder Woche befinden, klicken Sie auf die Startzeit des Meetings und ziehen Sie sie nach unten zur Endzeit. Dadurch werden Datum, Uhrzeit und Dauer des Meetings ausgewählt.

Meetings können dieser Ansicht auch durch Klick auf den gewünschten Tag und das gewünschte Zeitfenster hinzugefügt werden.

Beide Methoden führen zu einem Pop-up-Fenster Neues Ereignis.

Pop-up-Fenster „Neue Veranstaltung“

Durch Klicken auf ein Raster, das mit der Uhrzeit und dem Datum übereinstimmt, wird das Pop-up-Fenster Neue Veranstaltung geöffnet, in dem Sie ein Meeting planen können.

Geben Sie die Informationen in das Formular ein. Die einzigen Pflichtfelder sind ein Titel für das Meeting sowie die Felder Start (und Enddatum/-zeit).

Sobald Sie die Kartendaten eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern & schließen, um den Eintrag zu speichern und das Pop-up-Formular zu schließen.

Nachdem Sie einen Namen für das Meeting eingegeben haben, können Sie auf der Karte Neue Veranstaltung folgende Felder bearbeiten:

• Titel des Meeting: Geben Sie den Betreff für das Meeting ein. Dieser sollte den Zweck des Meetings klar angeben. Der Standardbetreff ist der Betreff/Name des Bewerbers auf der Karte des Bewerbers.

• Start: Start- und Enddatum sowie Uhrzeit des Meetings. Durch Klicken auf eines dieser Felder wird ein Kalender-Pop-up-Fenster geöffnet. Klicken Sie auf Anwenden, um das Fenster zu schließen.

• Ganztägig: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um ein ganztägiges Bewerbungsgespräch zu planen. Wenn dieses Kästchen aktiviert ist, ändert sich das Feld Start in Startdatum.

• Teilnehmer: Wählen Sie die Personen aus, die an dem Meeting teilnehmen sollen. Der standardmäßig aufgeführte Mitarbeiter ist die Person, die das Meeting erstellt hat. Fügen Sie beliebig viele weitere Personen hinzu.

• Videoanrufs-URL: Wenn es sich um ein virtuelles Meeting handelt oder eine virtuelle Option verfügbar ist, klicken Sie auf: icon:fa-plus: guilabel:Odoo-Meeting, und es wird automatisch eine URL für die Besprechung erstellt, die das Feld ausfüllt.

• Beschreibung: Geben Sie in dieses Feld eine kurze Beschreibung ein. Sie können auch formatierten Text eingeben, z. B. nummerierte Listen, Überschriften, Tabellen, Links, Fotos usw. Verwenden Sie die Powerbox-Funktion, indem Sie ein / eingeben, um eine Liste mit Optionen anzuzeigen.

  Scrollen Sie durch die Optionen und klicken Sie auf das gewünschte Element. Das Element wird im Feld angezeigt und kann geändert werden. Für jeden Befehl wird ein anderes Pop-up-Fenster angezeigt. Befolgen Sie die Anweisungen für jeden Befehl, um die Eingabe abzuschließen.

Weitere Optionen

Um zusätzliche Informationen zum Meeting hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Optionen in der unteren rechten Ecke des Pop-up-Fensters Neue Veranstaltung. Füllen Sie eines der folgenden zusätzlichen Felder aus:

• Dauer: Dieses Feld wird automatisch auf der Grundlage des Datums und der Uhrzeit von den Feldern Start (und Ende) ausgefüllt. Wenn die Meetingzeit angepasst wird, passt sich dieses Feld automatisch an die korrekte Dauer an. Die Standarddauer eines Meetings beträgt eine Stunde.

• Wiederholend: Wenn das Meeting in einem bestimmten Intervall wiederholt werden soll (was für ein erstes Gespräch nicht üblich ist), aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Wiederholend. Wenn dies aktiviert ist, werden mehrere zusätzliche Felder angezeigt:

  • Zeitzone: Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü die Zeitzone für sich wiederholende Meetings aus.

  • Wiederholen: Wählen Sie zwischen den sich wiederholenden Meetings aus: Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich oder Benutzerdefiniert. Wenn Benutzerdefiniert ausgewählt wird, erscheint darunter ein Feld Wiederholen am, zusammen mit einem weiteren Zeitintervall-Parameter (Tage, Wochen, Monate oder Jahre). Geben Sie eine Zahl in das leere Feld ein und wählen Sie dann den Zeitraum aus dem Drop-down-Menü aus.

  • Wiederholen am: aktiviert, wenn die Option Wöchentlich im Feld Wiederholen ausgewählt ist. Wählen Sie den Tag aus, an dem das wöchentliche Meeting stattfindet.

  • Tag des Monats: Konfigurieren Sie die beiden Dropdown-Menüoptionen, um einen bestimmten Tag des Monats auszuwählen, unabhängig vom Datum (z. B. den ersten Dienstag eines jeden Monats). Um ein bestimmtes Kalenderdatum festzulegen, wählen Sie Datum des Monats und geben Sie das Kalenderdatum in das Feld ein (z. B. 15, um das Meeting auf den fünfzehnten Tag eines jeden Monats festzulegen).

  • Bis: Wählen Sie über das Drop-down-Menü aus, wann die Meetings nicht mehr wiederholt werden sollen. Die verfügbaren Optionen sind Anzahl der Wiederholungen, Enddatum und Für immer. Wenn Sie Anzahl der Wiederholungen auswählen, geben Sie die Anzahl der insgesamt stattfindenden Meetings in das leere Feld rechts daneben ein. Wenn Sie Enddatum auswählen, geben Sie das Datum mithilfe des Pop-up-Kalenders an oder geben Sie ein Datum im Format TT/MM/JJJJ ein. Mit Für immer werden Meetings auf unbestimmte Zeit geplant.

• Ort: Geben Sie den Ort des Meetings ein

• Stichwörter: Wählen Sie über das Drop-down-Menü beliebige Stichwörter für das Meeting aus oder fügen Sie ein neues Stichwort hinzu, indem Sie das Stichwort eingeben und auf „Stichwort“ erstellen klicken. Es können beliebig viele Stichwörter verwendet werden.

• Termin: Wenn mit dieses Meeting ein Termin verknüpft ist, wählen Sie ihn aus dem Drop-down-Menü aus oder erstellen Sie einen neuen Termin, indem Sie den Namen des Termins eingeben und dann im daraufhin angezeigten Drop-down-Menü auf Erstellen und bearbeiten … klicken. Ein Formular zum Erstellen eines Termins wird geladen. Geben Sie die Informationen in das Formular ein und klicken Sie dann auf Speichern & schließen.

• Privatsphäre: Wählen Sie aus, ob der Organisator für die Dauer des Meetings entweder Verfügbar oder Beschäftigt ist. Wählen Sie anschließend die Sichtbarkeit dieses Meetings aus, indem Sie das Drop-down-Menü rechts neben der ersten Auswahl verwenden. Die Optionen sind: Öffentlich, Privat und Nur interne Benutzer. Bei der Option Öffentlich kann jeder das Meeting sehen, bei der Option Privat können nur die im Meeting aufgeführten Teilnehmer das Meeting sehen und bei der Option Nur interne Benutzer können alle Personen, die in der Unternehmensdatenbank angemeldet sind, das Meeting sehen.

• Organisator: In diesem Feld wird der Mitarbeiter eingetragen, der das Meeting erstellt hat. Verwenden Sie das Drop-down-Menü, um den ausgewählten Mitarbeiter zu ändern.

• Erinnerungen: Wählen Sie eine Erinnerung aus dem Drop-down-Menü aus. Zu den Standardoptionen gehören: Benachrichtigung, E-Mail und SMS, jeweils mit einem bestimmten Zeitraum vor dem Ereignis (Stunden, Tage usw.). Die ausgewählte Erinnerung benachrichtigt die Meetingteilnehmer über die ausgewählte Option zum angegebenen Zeitpunkt über das Meeting. In diesem Feld können mehrere Erinnerungen ausgewählt werden.

Meeting an Teilnehmer senden

Sobald die Änderungen im Pop-up-Fenster Neue Veranstaltung eingegeben wurden und die Meetingdetails korrekt sind, kann das Meeting über das erweiterte Veranstaltungsformular (was angezeigt wird, wenn im Pop-up-Fenster Neue Veranstaltung auf die Schaltfläche Weitere Optionen geklickt wird) per E-Mail oder SMS an die Teilnehmer gesendet werden.

Um das Meeting per E-Mail zu senden, klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail neben dem Feld Teilnehmer im erweiterten Meetingsformular.

Ein Pop-up-Fenster des E-Mail-Konfigurators mit dem Titel Teilnehmer kontaktieren wird angezeigt. Eine vorformatierte E-Mail, die die Standard-E-Mail-Vorlage Kalender: Aktualisierung des Ereignisses verwendet, füllt das E-Mail-Textfeld aus.

Die Personen, die die Stellenbewerbung verfolgen, sowie der Benutzer, der das Meeting erstellt hat, werden standardmäßig als Empfänger hinzugefügt. Fügen Sie bei Bedarf die E-Mail-Adresse des Bewerbers zur Liste hinzu, um die E-Mail auch an den Bewerber zu senden. Nehmen Sie alle weiteren gewünschten Änderungen an der E-Mail vor. Wenn ein Anhang erforderlich ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Anhänge, navigieren Sie zur Datei und klicken Sie dann auf Öffnen. Sobald die E-Mail versandfertig ist, klicken Sie auf Senden.

Um das Meeting per SMS zu senden, klicken Sie auf die Schaltfläche SMS neben dem Feld Teilnehmer im erweiterten Meetingformular. Es erscheint ein Pop-up-Fenster SMS versenden.

Oben wird ein blaues Banner angezeigt, wenn einige Teilnehmer keine gültige Handynummer haben, und es wird aufgelistet, wie viele Datensätze ungültig sind. Wenn für einen Kontakt keine gültige Handynummer aufgeführt ist, klicken Sie auf Schließen und bearbeiten Sie den Datensatz des Teilnehmers. Wiederholen Sie dann diese Schritte.

Wenn keine Warnmeldung angezeigt wird, geben Sie die Nachricht, die an die Teilnehmer gesendet werden soll, in das Feld Nachricht ein. Um der Nachricht Emojis hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol (Smiley hinzufügen) auf der rechten Seite des Pop-up-Fensters.

Die Anzahl der Zeichen und die Anzahl der Textnachrichten, die zum Senden der Nachricht erforderlich sind (gemäß GSM7-Kriterien), werden unter dem Feld Nachricht angezeigt. Klicken Sie auf In Warteschlange setzen, um den Text später zu senden, nachdem alle anderen Nachrichten eingeplant wurden, oder klicken Sie auf Jetzt senden, um die Nachricht sofort zu senden.

Bemerkung

Das Senden von Textnachrichten ist keine Standardfunktion von Odoo. Um Textnachrichten zu senden, sind Guthaben erforderlich, die gekauft werden müssen. Weitere Informationen zu IAP-Guthaben und -Plänen finden Sie in der Dokumentation zu In-App-Käufe (In-App Purchase, IAP).

Bewerbungsgespräche, die vom Bewerber geplant wurden

Standardmäßig sind die Phasen des Bewerbungsgesprächs nicht so angelegt, dass Bewerber ihre eigenen Termine für die Gespräche vereinbaren können.

Wenn die Phasen Erstes Bewerbunsgsgespräch oder Zweites Bewerbunsgsgespräch geändert werden, um die E-Mail-Vorlage Personalbeschaffung: Bewerbungsgespräch planen zu versenden, wenn der Bewerber diese Phase erreicht, erhält der Bewerber einen Link zum Kalender des Personalbeschaffungsteams und sie können das Bewerbungsgespräch selbst planen. Die Verfügbarkeit des Personalbeschaffungsteams ist im Kalender zu sehen.

Damit Bewerber ihre eigenen Bewerbungsgespräche planen können, muss zunächst in der Personalbeschaffungsapp eine Phase geändert werden.

Phase bearbeiten

Um entweder die Phase Erstes Bewerbunsgsgespräch oder Zweites Bewerbunsgsgespräch zu ändern, navigieren Sie zunächst zum Hauptdashboard der App Personalbeschaffung. Klicken Sie dann auf die gewünschte Stellenkarte, um zur Seite Bewerbungen für diese Stelle zu gelangen.

Bewegen Sie den Mauszeiger über den Phasenamen, woraufhin ein Symbol (Zahnrad) in der oberen rechten Seite der Phase erscheint. Klicken Sie auf das Symbol (Zahnrad) und ein Drop-down-Menü erscheint. Klicken Sie dann auf die Option Bearbeiten und ein Formular Bearbeiten: (Phase) erscheint.

Das Feld E-Mail-Vorlage ist standardmäßig leer. Wählen Sie über das Drop-down-Menü Personalbeschaffung: Bewerbungsgespräch planen für das Feld E-Mail-Vorlage aus und klicken Sie anschließend auf Speichern & schließen.

E-Mail versenden

Nachdem die Phasen Erstes Bewerbunsgsgespräch oder Zweites Bewerbunsgsgespräch geändert wurden, um die E-Mail Personalbeschaffung: Bewerbungsgespräch planen an den Bewerber zu senden, sobald dessen Bewerberkarte in eine dieser Phasen verschoben wird, erhält der Bewerber die folgende E-Mail:

Betreff: Können wir einen Termin für ein Vorstellungsgespräch für Ihre Bewerbung (Stelle) vereinbaren?

Ich würde gerne ein in etwas 30-minütiges Bewerbungsgespräch per Telefon mit Ihnen führen. Wir gehen Ihren Lebenslauf und Ihr Motivationsschreiben Ihrer Bewerbung bei IhrUnternehmen durch. Sie können einen Termin in unserem Kalender buchen, indem Sie auf die Schaltfläche unten klicken

Mein Bewerbungsgespräch planen

Bewerbungsgespräch planen

Wenn der Bewerber die E-Mail erhalten hat, klickt er auf die Schaltfläche Mein Bewerbungsgespräch planen am Ende der E-Mail. Dadurch wird der Bewerber zu einer privaten Online-Terminplanungsseite weitergeleitet, die nur über den per E-Mail gesendeten Link zugänglich ist.

Auf dieser Seite werden auf der rechten Seite des Bildschirms die MEETINGDETAILS angezeigt. Dazu gehören das Format und die Dauer der Veranstaltung. In diesem Beispiel handelt es sich um ein virtuelles Vorstellungsgespräch ( Online) mit einer Dauer von einer halben Stunde ( 30 Minuten).

Zunächst wählt der Benutzer die Person aus, mit der er das Gespräch führen möchte, indem er auf das entsprechende Symbol und den Namen klickt. Wenn nur eine Person für das Gespräch mit dem Bewerber zur Verfügung steht, ist dieser Schritt nicht verfügbar. Wenn der Bewerber keine Person auswählen möchte, kann er einfach auf Alle Verfügbarkeiten anzeigen klicken.

Bemerkung

Wenn der Bewerber eine Person auswählt, wird dem Bewerber eine Seite mit der Aufschrift Wählen Sie ein Datum & eine Uhrzeit aus angezeigt, auf der nur die verfügbaren Daten und Zeiten der jeweiligen Person angezeigt werden. Darüber hinaus werden die Informationen dieser Person (Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) auf der rechten Seite des Bildschirms unter der Überschrift MITARBEITER angezeigt, die sich unter den DETAILS ZUM MEETING befindet.

Wenn der Bewerber stattdessen auf Alle Verfügbarkeiten anzeigen klickt oder wenn keine Optionen verfügbar sind, wird der Benutzer zur gleichen Seite Wählen Sie ein Datum & eine Uhrzeit aus weitergeleitet, aber es ist kein Abschnitt MITARBEITER sichtbar.

Anschließend klickt der Bewerber auf einen verfügbaren Tag im Kalender, der durch ein Quadrat um das Datum herum gekennzeichnet ist. Sobald ein Tag ausgewählt wurde, klickt er auf eine der verfügbaren Zeiten, um dieses Datum und diese Uhrzeit auszuwählen.

Tipp

Überprüfen Sie unbedingt das Feld Zeitzone unter dem Kalender, um sicherzustellen, dass die richtige Zeitzone eingestellt ist. Durch Ändern der Zeitzone können sich die angezeigten verfügbaren Zeiten ändern.

Sobald Datum und Uhrzeit ausgewählt sind, wird der Bewerber zu einer Seite weitergeleitet, auf der er weitere Angaben zu seiner Person machen kann. Auf dieser Seite wird der Bewerber aufgefordert, seinen Vollständigen Namen, seine E-Mail-Adresse und seine Telefonnummer einzugeben. Der Bewerber wird über die in diesem Formular angegebenen Kontaktinformationen kontaktiert, um ihn an das geplante Vorstellungsgespräch zu erinnern.

Wenn alle Angaben auf der Seite Fügen Sie weitere Details über Sie hinzu eingegeben wurden, klickt der Bewerber auf die Schaltfläche Termin bestätigen, und das Bewerbungsgespräch wird angesetzt.

Nach Bestätigung des Bewerbungsgesprächs wird der Bewerber zu einer Bestätigungsseite weitergeleitet, auf der alle Details des Bewerbungsgesprächs angezeigt werden. Über die Schaltflächen Zu iCal/Outlook hinzufügen und Zu Google Kalender hinzufügen unter den Details des Bewerbungsgesprächs kann das Meeting zum persönlichen Kalender des Bewerbers hinzugefügt werden.

Der Bewerber kann das Bewerbungsgespräch auch absagen oder neu ansetzen, falls erforderlich, über die Schaltfläche Stornieren/Verschieben.