Jadwalkan wawancara

Schedule in-person, virtual, and phone interviews with Odoo through the Recruitment app.

An interview can be scheduled in one of two ways: either by the recruitment team, or by the applicant.

Wawancara yang dijadwalkan tim perekrutan

Ketika pelamar mencapai tahap wawancara, tim perekrutan harus menjadwalkan wawancara, dengan terlebih dahulu mengoordinasikan tanggal dan waktu yang sesuai dengan pelamar dan pewawancara.

Untuk menjadwalkan wawancara, navigasikan ke kartu pelamar, dengan terlebih dahulu membuka aplikasi Perekrutan, dan klik kartu pekerjaan yang relevan. Ini membuka halaman Lamaran untuk posisi pekerjaan tersebut. Kemudian, klik kartu pelamar yang diinginkan untuk melihat formulir pelamar terperinci mereka.

To schedule an phone, virtual, or in-person interview, click the No Meeting smart button at the top of the applicant's record.

Catatan

The Meetings smart button displays No Meeting if no meetings are currently scheduled. For applicants who are new to the First Interview stage, this is the default.

If there is one meeting already scheduled, the smart button displays 1 Meeting, with the date of the upcoming meeting beneath it. If more than one meeting is scheduled, the button displays Next Meeting, with the date of the first upcoming meeting beneath it.

Clicking the Meetings smart button loads a calendar, showing the scheduled meetings and events for the currently signed-in user, as well as the employees who are listed under the Attendees section, located to the right of the calendar.

Untuk mengubah rapat dan acara yang sedang dimuat yang ditampilkan, hapus centang peserta yang acara kalendernya ingin disembunyikan. Hanya peserta yang dicentang yang terlihat di kalender.

Untuk menambahkan rapat ke kalender saat dalam tampilan Hari atau Minggu, klik waktu mulai rapat dan tarik ke bawah ke waktu akhir. Melakukan hal ini memilih tanggal, waktu, dan panjang rapat.

Rapat juga dapat ditambahkan dalam tampilan ini dengan mengklik hari dan slot waktu yang diinginkan.

Kedua metode menyebabkan jendela pop-up Acara Baru muncul.

Jendela pop-up acara baru

Mengklik kotak, yang sesuai dengan waktu dan tanggal, membuka jendela pop-up Acara Baru untuk menjadwalkan pertemuan.

Masukkan informasi pada formulir. Satu-satunya bidang wajib yang harus diisi adalah judul untuk pertemuan, bersama dengan bidang Mulai (dan tanggal/waktu selesai).

Setelah detail kartu dimasukkan, klik Simpan & Tutup untuk menyimpan perubahan dan membuat wawancara.

Setelah memasukkan nama yang diperlukan untuk pertemuan, bidang yang tersedia untuk dimodifikasi pada kartu Acara Baru adalah sebagai berikut:

• Meeting Title: enter the subject for the meeting. This should clearly indicate the purpose of the meeting. The default subject is the Subject/Application Name on the applicant's card.

• Start: start and end date and times for the meeting. Clicking either of these fields opens a calendar pop-up window. Click Apply to close the window.

• All Day: tick the box to schedule an all-day interview. If this box is ticked, the Start field changes to Start Date.

• Attendees: select the people who should attend the meeting. The default employee listed is the person who created the meeting. Add as many other people as desired.

• Videocall URL: if the meeting is virtual, or if there is a virtual option available, click Odoo meeting, and a URL is automatically created for the meeting, which populates the field.

• Description: enter a brief description in this field. There is an option to enter formatted text, such as numbered lists, headings, tables, links, photos, and more. Use the powerbox feature, by typing a / to reveal a list of options.

  Gulir melalui opsi dan klik pada item yang diinginkan. Item muncul di bidang, dan dapat dimodifikasi. Setiap perintah menampilkan jendela pop-up yang berbeda. Ikuti instruksi untuk setiap perintah untuk menyelesaikan entri.

Lebih banyak opsi

Untuk menambahkan informasi tambahan ke pertemuan, klik tombol Opsi Lainnya di sudut kanan bawah jendela pop-up Acara Baru. Masukkan salah satu bidang tambahan berikut:

• Durasi: bidang ini terisi secara otomatis berdasarkan tanggal dan waktu Mulai (dan selesai). Jika waktu pertemuan disesuaikan, bidang ini secara otomatis menyesuaikan dengan panjang durasi yang benar. Panjang default pertemuan adalah satu jam.

• Berulang: jika pertemuan harus berulang pada interval yang dipilih (tidak umum untuk wawancara pertama), centang kotak centang di samping Berulang. Beberapa bidang tambahan muncul saat ini diaktifkan:

  • Zona Waktu: menggunakan menu drop-down, pilih Zona Waktu untuk pertemuan berulang.

  • Ulangi: pilih pertemuan berulang Harian, Mingguan, Bulanan, Tahunan, atau Kustom. Jika Kustom dipilih, bidang Ulangi Setiap muncul di bawahnya, bersama dengan parameter frekuensi waktu lainnya (Hari, Minggu, Bulan, atau Tahun). Masukkan angka di bidang kosong, lalu pilih periode waktu menggunakan menu drop-down.

  • Ulangi pada: diaktifkan saat opsi Mingguan dipilih di bidang Ulangi. Pilih hari saat pertemuan mingguan berlangsung.

  • Hari dalam Bulan: konfigurasikan dua opsi menu drop-down untuk memilih hari tertentu dalam bulan, terlepas dari tanggalnya (mis. Selasa pertama setiap bulan). Untuk mengatur tanggal kalender tertentu, pilih Tanggal Bulan dan masukkan tanggal kalender di bidang (mis. 15 untuk mengatur pertemuan terjadi pada tanggal lima belas setiap bulan).

  • Until: using the drop-down menu, select when the meetings stop repeating. The available options are Number of repetitions, End date, and Forever. If Number of repetitions is selected, enter the number of total meetings to occur in the blank field to the right. If End date is selected, specify the date using the calendar pop-up window, or type in a date in a XX/XX/XXXX format. Forever schedules meetings indefinitely.

• Lokasi: masukkan lokasi untuk rapat.

• Tag: pilih tag apa pun untuk rapat menggunakan menu drop-down, atau tambahkan tag baru dengan mengetik tag tersebut dan mengklik Buat "tag". Tidak ada batasan jumlah tag yang dapat digunakan.

• Appointment: if an appointment is associated with this meeting, select it from the drop-down menu, or create a new appointment by typing in the appointment name, then clicking Create & Edit... from the resulting drop-down men. A Create Appointment form loads. Enter the information on the form, then click Save & Close.

• Privasi: pilih apakah penyelenggara tampil sebagai Tersedia atau Sibuk selama durasi rapat. Selanjutnya, pilih visibilitas rapat ini menggunakan menu drop-down di sebelah kanan pilihan pertama. Opsinya adalah Publik, Pribadi, dan Hanya user internal. Publik memungkinkan semua orang melihat rapat, Pribadi memungkinkan hanya peserta yang terdaftar pada rapat untuk melihat rapat, dan Hanya user internal memungkinkan siapa pun yang masuk ke database perusahaan untuk melihat rapat.

• Penyelenggara: karyawan yang membuat rapat akan muncul di kolom ini. Gunakan menu drop-down untuk mengubah karyawan yang dipilih.

• Pengingat: pilih pengingat dari menu drop-down. Opsi default mencakup Notifikasi, Email, dan Pesan Teks SMS, masing-masing dengan periode waktu tertentu sebelum acara (jam, hari, dll). Pengingat yang dipilih akan mengingatkan peserta rapat tentang rapat tersebut, melalui opsi yang dipilih pada waktu yang ditentukan. Beberapa pengingat dapat dipilih di kolom ini.

Kirim rapat ke peserta

Setelah perubahan dimasukkan pada jendela pop-up Acara Baru, dan detail rapat sudah benar, rapat dapat dikirim ke peserta melalui email atau pesan teks dari formulir acara yang diperluas (yang terlihat ketika tombol Opsi Lainnya diklik pada jendela pop-up Acara Baru).

To send the meeting via email, click the Email button next to the Attendees field on the expanded meeting form.

Jendela pop-up konfigurator email Hubungi Peserta akan muncul. Email yang telah diformat sebelumnya, menggunakan template email default Kalender: Pembaruan Acara, akan mengisi kolom isi email.

The followers of the job application, as well as the user who created the meeting, are added as Recipients by default. If needed, add the applicant's email address to the list to send the email to the applicant, as well. Make any other desired changes to the email. If an attachment is needed, click the Attachments button, navigate to the file, then click Open. Once the email is ready to be sent, click Send.

To send the meeting via text message, click the SMS button next to the Attendees field on the expanded meeting form. A Send SMS Text Message pop-up window appears.

Di bagian atas, banner biru akan muncul jika ada peserta yang tidak memiliki nomor ponsel yang valid, dan mencantumkan berapa banyak catatan yang tidak valid. Jika kontak tidak memiliki nomor ponsel yang valid yang terdaftar, klik Tutup, dan edit catatan peserta, lalu ulangi langkah-langkah ini.

Ketika tidak ada pesan peringatan yang muncul, ketik pesan yang akan dikirim ke peserta di kolom Pesan. Untuk menambahkan emoji apa pun ke pesan, klik ikon (tambahkan senyum) di sisi kanan jendela pop-up.

The number of characters, and amount of text messages required to send the message (according to GSM7 criteria) appears beneath the Message field. Click Put In Queue to have the text sent later, after any other messages are scheduled, or click Send Now to send the message immediately.

Catatan

Mengirim pesan teks bukan kemampuan default dengan Odoo. Untuk mengirim pesan teks, kredit diperlukan, yang perlu dibeli. Untuk informasi lebih lanjut tentang kredit dan paket IAP, lihat dokumentasi Pembelian dalam Aplikasi (IAP).

Wawancara terjadwal pelamar

By default, the recruitment interview stages are not set up for applicants to schedule their own interviews.

However, if the First Interview or Second Interview stages are modified to send the Recruitment: Schedule Interview email template when an applicant reaches that stage, the applicant receives a link to the recruitment team's calendar, and can schedule the interview on their own. The recruitment team's availability is reflected in the calendar.

In order for applicants to be able to schedule their own interviews, a stage must first be modified in the Recruitment app.

Modifikasi tahap

To modify either the First Interview or Second Interview stage, first navigate to the main Recruitment app dashboard. Next, click on the desired job card to navigate to the Applications page for that job position.

Hover over the name of the stage, and a (gear) icon appears in the upper-right hand side of the stage name. Click the (gear) icon, and a drop-down menu appears. Then, click on the Edit option, and an Edit: (Stage) form appears.

The Email Template field is blank, by default. Using the drop-down menu, select Recruitment: Schedule interview for the Email Template field, then click Save & Close when done.

Kirim email

After either the First Interview or Second Interview stages are modified to send the Recruitment: Schedule interview email to the applicant upon moving their applicant card to one of those stages, the following email is received by the applicant:

Subject: Can we plan an interview together for your (Job Position) application?

Congratulations! Your application is really interesting and we'd like to plan an interview with you. Can you please use the button below to schedule it with one of our recruiters?

Plan my interview

Schedule interview

When the applicant received the email, they click the Plan my interview button at the bottom of the email. This navigates the applicant to a private online scheduling page, which is only accessible through the emailed link.

Halaman ini menampilkan DETAIL PERTEMUAN di sisi kanan layar. Ini mencakup format dan durasi pertemuan. Dalam contoh ini, wawancara bersifat virtual ( Online) dan durasinya setengah jam ( 30 menit).

First, if there is an option of who to meet with, the user selects who they are scheduling their meeting with, by clicking on their icon and name. If only one person is available to interview the applicant, this step is not available. If the applicant does not wish to chose an interviewer, they can just click See all availabilities .

Catatan

If the applicant selects an interviewer, the applicant is shown a Select a date & time page, and only sees the dates and times that specific person is available. In addition, that interviewer's information (name, email, and phone number) appears on the right-side of the screen, under the heading OPERATOR, located beneath the MEETING DETAILS.

If the applicant clicks See all availabilities instead, or if there are no interviewer options available, the user is navigated to the same Select a date & time page, but there is no OPERATOR section visible.

Then the applicant clicks on an available day on the calendar, signified by a square around the date. Once a day is selected, they click on one of the available times to select that date and time.

Tip

Pastikan untuk memeriksa kolom Zona Waktu, di bawah kalender, untuk memastikan diatur ke zona waktu yang benar. Mengubah zona waktu dapat mengubah waktu yang tersedia yang ditampilkan.

Setelah tanggal dan waktu dipilih, pelamar diarahkan ke halaman Tambahkan detail lebih lanjut tentang Anda. Halaman ini meminta pelamar untuk memasukkan Nama lengkap, Email, dan Nomor telepon. Informasi kontak yang dimasukkan pada formulir ini adalah cara pelamar dihubungi untuk mengingatkan mereka tentang wawancara yang dijadwalkan.

Ketika semuanya dimasukkan pada halaman Tambahkan detail lebih lanjut tentang Anda, pelamar mengklik tombol Konfirmasi Janji Temu, dan wawancara dijadwalkan.

Setelah mengonfirmasi wawancara, pelamar dibawa ke halaman konfirmasi, di mana semua detail wawancara ditampilkan. Opsi untuk menambahkan pertemuan ke kalender pribadi pelamar tersedia, melalui tombol Tambahkan ke iCal/Outlook dan Tambahkan ke Google Agenda, di bawah detail wawancara.

The applicant is also able to cancel or reschedule the interview, if necessary, with the Cancel/Reschedule button.