Incidenti

Quando si gestisce un parco veicoli, gli incidenti sono inevitabili. Tracciare gli incidenti è fondamentale per comprendere i costi di manutenzione dei veicoli e identificare i conducenti sicuri.

Odoo’s Fleet app offers multiple ways to track accidents. Below are step-by-step instructions for only one method to monitor accidents and repair costs.

Struttura

For this example, to track accidents, two service types are created: Accident - Driver's Fault and Accident - No Fault.

This tracks various repairs associated with accidents, organized by who was at fault.

Quando si verifica un incidente, viene creato un record di servizio. Le riparazioni specifiche necessarie per l’incidente vengono registrate nella Descrizione del record di servizio, e i dettagli sull’incidente vengono registrati nella sezione Note.

Con questa struttura organizzativa, è possibile visualizzare tutti gli incidenti organizzati per responsabilità, auto, conducente o costo.

Nota

Per gestire gli incidenti, la creazione di record di servizio è obbligatoria.

Refer to the Servizi documentation for detailed instructions on creating service records in Odoo’s Fleet app.

Registrare incidenti e riparazioni

To log an accident, and initiate the repair process, the first step is to create a service record detailing the specific repairs needed.

Nota

Some accidents require multiple repairs with several different vendors. For these scenarios, a separate service record is needed for each vendor performing repairs. To keep records organized, it is recommended to keep the Notes field identical, as well as attaching the same important documentation, such as a police report.

Andare su Parco veicoli ‣ Parco veicoli ‣ Servizi per visualizzare la Dashboard principale dei servizi. Fare clic su Nuovo nell’angolo in alto a sinistra e viene caricato un modulo di servizio vuoto.

Inserisci le seguenti informazioni nel modulo:

• Descrizione: inserire la descrizione delle riparazioni necessarie per riparare completamente il veicolo, come Carrozzeria, Sostituzione parabrezza o Sostituzione paraurti, pneumatici e finestrini.

• Tipo di servizio: per questo esempio, selezionare Incidente - Colpa del conducente o Incidente - Nessuna colpa, a seconda della situazione.

  Quando si inserisce per la prima volta uno di questi due Tipi di servizio, digitare il nuovo tipo di servizio, quindi fare clic su Crea (nuovo tipo di servizio). Viene visualizzata una finestra pop-up Crea tipo di servizio, con il nuovo tipo di servizio che popola il campo Nome. Nel campo Categoria, selezionare Servizio dal menu a discesa, quindi fare clic sul pulsante Salva e chiudi.

  Una volta aggiunto un tipo di servizio per incidenti al database, è disponibile per la selezione dal menu a discesa nel campo Tipo di servizio.

• Data: utilizzando la finestra del calendario, selezionare la data in cui si è verificato l’incidente. Passare al mese desiderato utilizzando le icone (freccia), quindi fare clic sulla data per selezionarla.

• Costo: lasciare vuoto questo campo, poiché il costo della riparazione non è ancora noto.

• Fornitore: selezionare il fornitore che esegue le riparazioni utilizzando il menu a discesa. Se il fornitore non è già stato inserito nel sistema, digitare il nome del fornitore e fare clic su Crea per aggiungerlo, oppure su Crea e modifica… per aggiungere e configurare il fornitore.

• Veicolo: selezionare il veicolo coinvolto nell’incidente dal menu a discesa. Quando il veicolo viene selezionato, il campo Conducente viene popolato e l’unità di misura per il campo Valore contachilometri appare.

• Conducente: il conducente attuale elencato per il veicolo selezionato popola questo campo quando il Veicolo viene selezionato. Se un conducente diverso stava guidando il veicolo quando si è verificato l’incidente, selezionare il conducente corretto dal menu a discesa.

• Valore contachilometri: inserire la lettura del contachilometri al momento dell’incidente. Le unità di misura sono in chilometri (km) o miglia (mi), a seconda di come è stato configurato il veicolo selezionato.

• NOTE: inserire i dettagli specifici dell’incidente nella parte inferiore del modulo di servizio, ad esempio Investito un cervo o Tamponamento a un incrocio mentre ero fermo.

Odoo offre la possibilità di allegare qualsiasi documento importante, come preventivi di riparazione e rapporti di polizia, al record di servizio. Per farlo, fare clic sull’icona (graffetta), situata nella chatter del modulo, e apparirà una finestra di esplorazione file. Navigare fino al record desiderato e fare clic su Apri per caricare il file.

Nota

Una volta aggiunto un file a un record di servizio, nella chatter appare una sezione File. Per allegare altri record, fare clic su Allega file per aggiungere altri documenti.

Fasi di servizio

In Odoo’s Fleet app, there are four default service stages:

NewRunningCompletedCancelled

La fase predefinita quando viene creato un record di servizio. Il servizio è stato richiesto, ma le riparazioni non sono ancora iniziate. Il campo Costo per questa fase rimane a zero.

Durante il processo di riparazione, modificare lo stato del servizio per riflettere lo stato attuale del veicolo in uno dei due modi: sul singolo record di servizio, o nella vista Kanban dei servizi.

Record di servizio

Aprire la dashboard principale Servizi, navigando in App Parco veicoli ‣ Parco veicoli ‣ Servizi. Successivamente, fare clic sul singolo record di servizio per aprire il modulo di servizio dettagliato. Fare clic sulla fase desiderata nell’angolo in alto a destra, sopra il modulo di servizio, per cambiare lo stato.

Vista kanban

Aprire la dashboard principale Servizi, navigando in App Parco veicoli ‣ Parco veicoli ‣ Servizi. Innanzitutto, fare clic sull’icona Kanban nell’angolo in alto a destra dello schermo, che organizza tutte le riparazioni per veicolo.

Successivamente, rimuovere il filtro predefinito Tipo di servizio nella barra di ricerca. In questo modo, tutti i servizi appaiono in una vista Kanban, organizzati per il rispettivo Stato.

Trascinare e rilasciare il record di servizio nella fase desiderata.

Segnalazione incidenti

Una delle ragioni principali per tracciare gli incidenti utilizzando il metodo descritto in questo documento è la possibilità di visualizzare il costo totale degli incidenti, determinare i conducenti più sicuri e calcolare il costo totale effettivo per veicoli specifici.

La dashboard Servizi principale visualizza tutte le varie informazioni sugli incidenti, mentre la dashboard Report visualizza il costo totale per veicoli specifici.

Dashboard Servizi

Andare in Parco veicoli ‣ Parco veicoli ‣ Servizi per visualizzare la dashboard Servizi. Tutti i record dei servizi sono visualizzati in una vista (Elenco), raggruppati alfabeticamente per Tipo di servizio.

I due tipi di servizio creati per il tracciamento degli incidenti appaiono nell’elenco: Incidente - Colpa del conducente e Incidente - Nessuna colpa.

Ogni raggruppamento visualizza il numero di record all’interno di ciascun tipo ed elenca i singoli record sotto ogni titolo di raggruppamento.

Example

In this example, there are six accidents where the driver was at fault, and four accidents that were not the driver’s fault. This dashboard also displays the estimated total Cost for all the accidents in each group.

An estimated $19,164.81 dollars are for driver-caused accident repairs, and an estimated $2,548.21 dollars are for no-fault accidents.

Nota

Il Costo totale calcola tutti i costi nel modulo di riparazione, inclusi i costi stimati e i costi finali di riparazione. Questo numero potrebbe non essere accurato se ci sono riparazioni nella fase In corso e la fattura finale non è ancora stata calcolata.

Dashboard Report

Andare in Parco veicoli ‣ Report ‣ Costi per visualizzare il report Analisi dei costi. Questo report visualizza un (Grafico a barre) di tutti i costi di Contratto e Servizio per l’anno corrente, organizzati per mese (Data : (anno)), per impostazione predefinita. Il Totale, rappresentato da una linea tratteggiata grigia, è il totale combinato dei costi di Contratto e Servizio.

To view the total cost by vehicle, click the (down arrow) icon at the right of the search bar, revealing a drop-down menu. Click Vehicle in the Group By column, and the data is organized by vehicle.

Questo visualizza il costo reale per ciascun veicolo, inclusi sia il costo del contratto (come il costo mensile del noleggio del veicolo) sia tutti i costi dei servizi, inclusi tutti gli incidenti. Passare il mouse su una colonna per visualizzare una finestra popup con i dati, che mostra il nome del veicolo e il costo totale. Questo consente una visione più completa del costo del veicolo.

Per visualizzare i dettagli dei singoli costi sia per i costi dei contratti che per le riparazioni, fare clic sull’icona (Pivot) nell’angolo in alto a destra della dashboard Analisi dei costi. Questo visualizza ogni veicolo su una riga separata e mostra il costo Contratto e il costo Servizio, nonché il costo Totale.

Nota

La vista (Pivot) organizza i dati per veicolo, per impostazione predefinita, pertanto il raggruppamento dei dati per Veicolo non è richiesto. Se questo filtro è già attivato, non influisce sui dati presentati.

Gestire le riparazioni degli incidenti

Per le aziende con più dipendenti che gestiscono un grande parco veicoli, visualizzare solo i record dei servizi nelle fasi Nuovo e In corso può far risparmiare tempo, se ci sono molti record nella dashboard Servizi.

Navigate to Fleet app ‣ Fleet ‣ Services, where all service requests are organized by Service Type. Next, click the (down arrow) icon at the right of the search bar, revealing a drop-down menu. Click Add Custom Filter in the Filters column, and a Add Custom Filter pop-up window appears.

Tre campi a tendina devono essere configurati nella finestra pop-up.

Nel primo campo, scorrere verso il basso e selezionare Fase.

Lasciare il secondo campo impostato su =.

Selezionare In corso dal menu a tendina nell’ultimo campo.

Successivamente, cliccare sull’icona (più) a destra dell’ultimo campo, e appare una regola identica sotto la regola corrente.

Quindi, cambiare In corso in Nuovo nel terzo campo della seconda regola, lasciando gli altri campi invariati.

Cliccare il pulsante Aggiungi in basso per aggiungere il nuovo filtro personalizzato.

Questa leggera modifica presenta solo i servizi nelle fasi Nuovo e In corso. Questo è un report utile per un’azienda che gestisce un numero elevato di riparazioni in qualsiasi momento.

To have this report appear as the default report when opening the Services dashboard, click the (down arrow) icon at the far-right of the search bar. Next, click Save current search, beneath the Favorites column, which reveals another drop-down column beneath it. Tick the checkbox beside Default Filter, then click Save. Then, this customized Services dashboard appears, by default, anytime the Services dashboard is accessed.