Time off ledger¶
The Time Off Ledger report in the Attendances app helps managers by flagging missing hours on employee attendance records. This allows managers to determine if employees are forgetting to sign in or out, decide if time off needs to be approved, and potentially flag patterns.
View time off ledger report¶
To view the Time Off Ledger report, navigate to . The report displays a nested list of missing attendance hours from the last two months. All entries are grouped by month, then employee. Click the (triangle) icon to display the list of employees, then click the (triangle) icon on the individual employee to view all the detailed attendance records.
When expanded, each individual record displays the following information:
Employee: The employee with missing hours.
Date: The date the missing hours are from.
Expected Hours: The number of hours the employee should have worked that day, calculated from their working schedule, configured on their employee record.
Worked Hours: The total logged time the employee worked that day.
Approved Time Off: The approved hours of time off for that day.
Difference: The difference between the Expected Hours and the Worked Hours for the employee that day.
Resolve conflicts¶
When missing hours appear on the report, the entries should be investigated to determine the issue. The common reasons for missing attendance records are:
بمجرد تحديد سبب القيد المفقود، يمكن تحديث السجلات المطلوبة. وبعد التحديث، لن تظهر القيود ذات الصلة بعد الآن في تقرير سجل الإجازات.
نسيان تسجيل الدخول إلى العمل¶
أحياناً، ينسى الموظفون تسجيل الدخول والخروج من تطبيق الحضور. وعند حدوث ذلك، يجب على مدير الموظف إنشاء سجلات الحضور بأثر رجعي في تطبيق الحضور.
نسيان طلب الإجازة¶
إذا لم يطلب الموظف إجازة، يجب على مدير الموظف أو مسؤول الإجازات إنشاء طلب الإجازة المفقود بأثر رجعي في تطبيق الإجازات.
لم تتم الموافقة على طلب الإجازة¶
إذا طلب الموظف إجازة ولم يوافق مدير الموظف أو مسؤول الإجازات على الطلب في الوقت المناسب، يجب الموافقة على الطلب في تطبيق الإجازات.
سجلات حضور مفقودة ليوم إجازة جزئي¶
أحياناً، يطلب الموظفون إجازة لجزء من يوم العمل، ويُتوقع منهم العمل خلال الفترة المتبقية من اليوم. وعندما ينسى الموظفون تسجيل الدخول والخروج ليوم العمل الجزئي، يجب على مدير الموظف إنشاء سجل الحضور بأثر رجعي في تطبيق الحضور.