Aturan persetujuan

Aturan persetujuan digunakan untuk mengotomatiskan proses persetujuan untuk tindakan. Aturan ini memungkinkan Anda menentukan kriteria kapan persetujuan diperlukan sebelum tindakan dapat dilakukan menggunakan tombol.

Konfigurasi

Untuk menambahkan aturan persetujuan dengan Studio, lakukan langkah berikut:

1. Buka Studio dan beralih ke tampilan yang diperlukan.

2. Pilih tombol yang akan diterapkan aturan.

3. Klik Add an approval step di tab Properties.

4. Tentukan user mana yang bertanggung jawab untuk menyetujui tindakan dengan menggunakan salah satu atau kedua bidang berikut:

   • Approvers untuk menentukan satu atau beberapa user;

   • Approver Group untuk menentukan satu grup user.

     Catatan

     Aktivitas dibuat untuk semua user yang ditetapkan sebagai Approvers saat persetujuan mereka diminta.

5. (opsional) Pilih Users to Notify melalui catatan internal ketika tindakan disetujui atau ditolak.

6. (opsional) Tambahkan Description untuk ditampilkan pada tombol.

Tip

Anda dapat menentukan kondisi mana langkah persetujuan harus diterapkan dengan mengklik ikon (filter) di samping bidang Approvers.

Untuk menambahkan langkah persetujuan lain, klik Add an approval step. Ketika ada beberapa langkah, Anda dapat:

• Aktifkan Exclusive Approval pada langkah apa pun agar user yang menyetujui suatu langkah tidak dapat menyetujui langkah lain untuk record yang sama.

• Ubah Approval Order dari langkah-langkah dengan memilih nomor, 1 adalah langkah pertama, 2 langkah kedua, dan seterusnya. User yang bertanggung jawab untuk langkah yang lebih tinggi dapat menyetujui/menolak langkah sebelumnya kecuali Exclusive Approval dipilih.

Klik ikon (trash) di samping bidang Approvers untuk menghapus langkah persetujuan.

Tip

Anda dapat membuat user groups khusus untuk persetujuan.

Gunakan

Setelah aturan persetujuan ditetapkan untuk tombol, ikon avatar user ditampilkan di samping label tombol untuk setiap langkah persetujuan. Mengklik ikon tersebut akan menampilkan langkah-langkahnya.

Catatan

Jika user yang tidak berwenang mengklik tombol, pesan kesalahan akan ditampilkan dan aktivitas dibuat untuk user yang ditentukan di bidang Approvers, jika ada.

User yang berwenang dapat:

• Melakukan tindakan secara langsung dengan mengklik tombol jika ini adalah langkah persetujuan terakhir/satu-satunya.

• Menyetujui tindakan dan membiarkan user lain melakukannya - atau memindahkannya ke langkah persetujuan berikutnya - dengan mengklik ikon avatar user di samping label tombol, lalu mengklik (approve).

• Menolak tindakan dengan mengklik ikon avatar user di samping label tombol lalu tombol (reject).

• (hanya untuk user yang dipilih di bawah bidang Approvers) Mendelegasikan hak persetujuan mereka kepada satu atau beberapa user untuk semua record dengan:

  • Mengklik ikon (kanban view) lalu Delegate.

  • Memilih satu atau beberapa Approvers, Until kapan mereka akan memiliki hak persetujuan (selamanya jika dibiarkan kosong), dan, secara opsional, user yang harus diberitahu melalui catatan internal menggunakan bidang Notify to.

    

Tip

• User yang menyetujui/menolak tindakan dapat mencabut keputusan mereka dengan mengklik ikon avatar user di samping label tombol lalu tombol (revoke). Mereka juga dapat mencabut keputusan user lain untuk langkah dengan Approval Order yang lebih rendah kecuali Exclusive Approval diaktifkan.

• Persetujuan dilacak di chatter catatan. Entri persetujuan juga dibuat setiap kali tindakan terkait persetujuan Studio dilakukan. Untuk mengakses entri persetujuan, aktifkan mode pengembang dan buka Pengaturan ‣ Teknis ‣ Entri Persetujuan Studio.