Reglas de aprobación¶
Las reglas de aprobación se usan para automatizar el proceso de aprobación para acciones. Permiten definir criterios para cuando sea necesario antes de que se pueda realizar una acción con un botón.
Configuración¶
Para añadir reglas de aprobación con Studio, siga los siguientes pasos:
Abra Studio y cambie a la vista requerida.
Seleccione el botón de la regla a la que se debe aplicar.
Haga clic en Agregar un paso de aprobación en la pestaña Propiedades.
Especifique qué usuarios son responsables de la aprobación con uno o dos de los siguientes campos:
Aprobadores para especificar a uno o varios usuarios.
Grupo de aprobadores para especificar un grupo de usuarios.
Nota
Se crea una actividad para todos los usuarios que sean Aprobadores cuando se solicite su aprobación.
(opcional) Seleccione los Usuarios a notificar con una nota interna cuando la acción se apruebe o rechace.
(opcional) Agregue una Descripción que se muestre en el botón.
Truco
Puede especificar en qué condiciones se debe aplicar un paso de aprobación, solo debe hacer clic en el icono (filtro) a un lado del campo Aprobadores.
Para añadir otro paso de aprobación, haga clic en Añadir un paso de aprobación. Cuando haya varios pasos, puede:
Activar la Aprobación exclusiva en cualquier paso para que un usuario que apruebe un paso no pueda aprobar el siguiente paso del mismo registro.
Para cambiar el Orden de aprobación de los pasos, seleccione un número, en donde
1es el primer paso,2es el segundo y así sucesivamente. Un usuario responsable de un paso superior puede aprobar o rechazar los pasos previos a no ser que se seleccione Aprobación exclusiva.
Para eliminar un paso de aprobación, haga clic en el icono (papelera) a un lado del campo Aprobadores.
Truco
Puede crear grupos de usuarios específicamente para aprobaciones.
Uso¶
Una vez que la regla de aprobación se haya definido en un botón, aparecerá el avatar de un usuario en el icono junto a la etiqueta del botón para cada paso de aprobación. Al hacer clic en el icono, se mostrará uno o varios pasos.
Nota
Si un usuario no autorizado hace clic en el botón, se mostrará un mensaje de error y se creará una actividad para los usuarios en el campo Aprobadores, si los hay.
Los usuarios autorizados pueden:
Realiza la acción directamente haciendo clic en el botón si es el último/único paso de aprobación.
Aprueba la acción y permite que otro usuario la realice (o la mueva al siguiente paso de aprobación) haciendo clic en el icono de avatar de usuario junto a la etiqueta del botón y luego haciendo clic en (aprobar).
Rechaza la acción haciendo clic en el icono de avatar de usuario junto a la etiqueta del botón y luego en el botón (rechazar).
(solo para usuarios seleccionados en el campo Aprobadores) Delega sus derechos de aprobación a uno o varios usuarios para todos los registros mediante:
Hacer clic en el icono (vista kanban) y luego en Delegar.
Seleccionar uno o varios Aprobadores, Hasta cuándo tendrán derechos de aprobación (para siempre si se deja vacío) y, opcionalmente, el/los usuario(s) que deben ser notificados mediante una nota interna usando el campo Notificar a.
Truco
Un usuario que aprueba/rechaza una acción puede revocar su decisión haciendo clic en el icono de avatar de usuario junto a la etiqueta del botón y luego en el botón (revocar). También puede revocar la decisión de otros usuarios para pasos con un Orden de aprobación inferior a menos que Aprobación exclusiva esté habilitada.
Las aprobaciones se rastrean en el chatter del registro. También se crea una entrada de aprobación cada vez que se realiza una acción relacionada con aprobaciones de Studio. Para acceder a las entradas de aprobación, activa el modo de desarrollador y ve a .