Lieferantenrechnungen¶
Lieferantenrechnungen können entweder manuell oder automatisch in Odoo registriert werden. Der Bericht über überfällige Verbindlichkeiten bietet einen Überblick über alle ausstehenden Rechnungen, um eine rechtzeitige Zahlung der korrekten Beträge sicherzustellen.
Siehe auch
Erstellung der Eingangsrechnung¶
Manuell¶
Um eine Lieferantenrechnung zu erstellen, gehen Sie zu und klicken Sie auf Neu.
Tipp
Alternativ können Sie auch eine Lieferantenrechnung über das Buchhaltungsdashboard erstellen:
either click Create Manually on the Vendor Bills journal;
or click the (vertical ellipsis) icon of the Vendor Bills journal, then Bill under the New section.
Automatisch¶
Vendor bills can be automatically created by sending an email to an email alias associated with the purchase journal, or by uploading a PDF.
Bemerkung
Sobald die Rechnung hochgeladen ist, erscheint das PDF-Dokument auf der rechten Seite des Bildschirms, sodass die Rechnungsdaten einfach eingegeben werden können.
Rechnungen können digitalisiert werden, um automatisch vervollständigt zu werden, und mit Bestellungen abgeglichen werden, um die per OCR erfassten Daten durch die Details der bestehenden Bestellung zu ersetzen.
Services such as digitizing scanned or PDF vendor bills in Odoo require In-App Purchase (IAP) credit or tokens.
Vervollständigung der Eingangsrechnung¶
Unabhängig davon, ob die Rechnung manuell oder automatisch erstellt wird, stellen Sie sicher, dass die folgenden Felder ordnungsgemäß ausgefüllt sind:
Lieferant: Odoo füllt einige Informationen automatisch aus, basierend auf den Angaben im Kontaktdatensatz des Lieferanten sowie früheren Bestellungen und Rechnungen.
Rechnungsreferenz: Fügen Sie die vom Lieferanten angegebene Nummer des Verkaufsauftrags hinzu. Dieses Feld wird verwendet, um die Produkte bei Erhalt anzugleichen.
Automatisch vervollständigen: Wählen Sie eine frühere Rechnung oder Bestellung aus, um das Dokument automatisch auszufüllen. Das Feld Lieferant sollte vor dem Ausfüllen dieses Feldes ausgefüllt werden.
Rechnungsdatum: Wählen Sie das Ausstellungsdatum des Dokuments aus.
Buchhaltungsdatum: Aktualisieren Sie bei Bedarf das Buchungsdatum des Dokuments.
Zahlungsreferenz: Das Feld Vermerk enthält automatisch die Zahlungsreferenz, sobald die Zahlung registriert wurde.
Empfängerbank: Gibt die Kontonummer an, auf die die Zahlung erfolgen soll. Dieses Feld ist erforderlich, wenn die Zahlung über Sammelzahlungsdateien (wie NACHA und SEPA) erfolgt.
Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen muss für die Rechnungszahlung angegeben werden.
Journal: Wählen Sie aus, in welchem Journal die Rechnung erfasst werden soll und in welcher Währung.
Bemerkung
Es können mehrere Rechnungen für dieselbe Bestellung ausgestellt werden, wenn der Lieferant einen Lieferrückstand hat und Rechnungen beim Versand der Produkte versendet oder wenn der Lieferant Teilrechnungen versendet oder eine Anzahlung verlangt. In diesem Fall können mehrere Rechnungen dieselbe Rechnungsreferenz haben.
Bestätigung der Eingangsrechnung¶
Klicken Sie auf Bestätigen, wenn das Dokument fertiggestellt ist. Der Status ändert sich zu Gebucht und es wird eine Journalbuchung auf Basis der Lieferantenrechnungsdaten erstellt. Nach der Bestätigung weist Odoo jeder Lieferantenrechnung eine eindeutige Nummer aus einer definierten Sequenz zu.
Bemerkung
Nach der Bestätigung kann eine Lieferantenrechnung nicht mehr aktualisiert werden. Klicken Sie auf Auf Entwurf zurücksetzen, wenn Änderungen erforderlich sind.
Self-billing¶
Self-billing is a workflow where a customer generates a vendor bill on the supplier’s behalf and sends a copy to the supplier for their records. It removes the need for the supplier to send the customer a vendor bill and is common in industries where the customer has more reliable transaction data. It also reduces payment time as the customer does not have to wait for the supplier to issue a vendor bill.
Odoo supports the generation of self-billing vendor bills and self-billing credit notes, both of which can be sent via Peppol.
Konfiguration¶
To configure self-billing in Odoo, first create a separate purchase journal specifically for self-billing:
Navigate to .
Click the New button.
Enter a Journal Name and set the Type to Purchase.
In the Journal Entries tab, set a Default Expense Account and enter a Short Code.
In the Advanced Settings tab, enable Self Billing.
Create a self-bill¶
Self-bills can be created both manually and automatically. When creating self-bills, be sure to either create them directly from the self-billing purchase journal on the Accounting Dashboard or manually set the Journal of the self-bill to the self-billing purchase journal.
Bemerkung
The sequence of self-bills contains the database ID (also known as the internal ID) of the partner, making the sequence unique per partner.
Send a self-bill¶
To send a self-bill after creating and confirming it, click Send & Print. In the Send & Print popup window, select the sending methods (i.e., Email, By Post, and/or the appropriate Peppol format), and click Send & Print.
Bemerkung
If sending self-bills via Peppol, first configure your Peppol registration, then verify that the vendor is registered with Peppol. To do so, go to , then go through the contact verification process.
The Send & Print button only appears when then the bill’s Vendor is registered on Peppol.
Not every Peppol access point supports self-billing. Check with your suppliers to ensure that theirs does.
Zahlung und Abstimmung¶
To register a payment, click on Register Payment. In the Register Payment window, select the Journal, the Payment Method, the Amount, and the Currency.
Wenn der gezahlte Betrag geringer ist als der Gesamtbetrag, der auf der Lieferantenrechnung noch aussteht, handelt es sich um eine Teilzahlung und im Feld Zahlungsdifferenz wird der ausstehende Saldo angezeigt.
Das Feld Vermerk wird automatisch ausgefüllt, wenn die Zahlungsreferenz auf der Lieferantenrechnung korrekt gesetzt wurde. Wenn das Feld leer ist, wählen Sie die Lieferantenrechnungsnummer als Referenz aus.
Klicken Sie dann auf Zahlung erstellen. Auf der Rechnung erscheint ein Banner mit dem Hinweis In Zahlung/ Teilzahlung, bis die Rechnung abgestimmt wird und der Status wird auf Bezahlt geändert.
Siehe auch
Bericht über überfällige Verbindlichkeiten¶
Um einen Überblick über die offenen Lieferantenrechnungen und die Fälligkeitsdaten zu erhalten, gehen Sie zu .
Klicken Sie auf das Symbol (Pfeil nach rechts) neben einem Lieferanten, um die Details aller ausstehenden Rechnungen anzuzeigen, einschließlich Fälligkeitsterminen und Beträgen.
Bemerkung
Klicken Sie auf PDF oder XLSX, um eine PDF- bzw. XLSX-Datei zu erstellen.