Närvaro

Odoos Närvaro-applikation fungerar som en tidsstämpelklocka. Anställda kan checka in och ut från arbetet med en dedikerad enhet i kioskläge, medan användare också kan checka in och ut från arbetet direkt från databasen. Chefer kan se vem som är tillgänglig vid varje given tidpunkt, skapa rapporter för att se allas timmar och få insikter om vilka anställda som arbetar övertid eller checkar ut från arbetet tidigare än förväntat.

Tillträdesrättigheter

Att förstå åtkomstbehörigheter är avgörande för att navigera i appen Närvaro.

Varje användare i databasen kan checka in och ut direkt från databasen utan att behöva åtkomst till appen Närvaro. Dessutom kan alla användare komma åt sina egna närvarohandlingar från sitt anställdformulär i appen Anställda.

Tillgång till både Närvaro-applikationen och de olika funktionerna inom applikationen bestäms av åtkomstbehörigheter.

För att se vilka åtkomstbehörigheter en användare har, navigera till Inställningar ‣ Användare och företag ‣ Användare och klicka på en enskild användare. Fliken Åtkomstbehörighet är synlig som standard. Rulla ner till avsnittet PERSONALRESURSER för att visa inställningarna. För fältet Närvaro är alternativen att antingen lämna fältet tomt eller välja Administratör.

Om alternativet Administratör väljs har användaren fri tillgång till hela applikationen Närvaro utan förbehåll. De kan visa alla anställdas närvaroregister, öppna kioskläge från applikationen, få tillgång till alla rapportmått och göra ändringar i inställningarna. Om det lämnas tomt har användaren inte tillgång till applikationen Närvaro.

Observera

Om en användare inte har Administratör-behörighet för appen Närvaro kan de inte öppna appen, även om den visas på huvuddatabasens dashboard. Ett popup-meddelande om Åtkomstfel visas, som säger:

Du har inte tillräckliga rättigheter för att komma åt fälten "attendance_manager_id" på Anställd (hr.employee). Vänligen kontakta din systemadministratör.

Användare som inte kan komma åt appen Närvaro kan fortfarande checka in och checka ut från arbetet i databasen med hjälp av (röd cirkel) eller (grön cirkel) som alltid finns tillgängliga högst upp i databasen.

Godkännare

En godkännare är en användare som tilldelats att granska och hantera en anställds närvarohandlingar. En godkännare är vanligtvis en chef, även om det inte är ett krav. Godkännare utan administratörsrättigheter kan komma åt och ändra närvarohandlingar endast för de anställda de är tilldelade. Detta är det enda undantaget där icke-adminanvändare kan visa handlingar i appen Närvaro.

För att se vem som är närvarogodkännare för en anställd, navigera till Anställda-applikationen och klicka på den specifika anställde. Klicka på fliken Arbetsinformation, rulla ner till avsnittet GODKÄNNARE och kontrollera fältet Närvaro. Den valda personen kan se den anställdes närvarohandlingar, både på dashboarden för applikationen Närvaro samt i närvarorapporterna, och göra ändringar i deras handlingar.

Konfiguration

Få konfigurationer behövs i appen Närvaro. Att bestämma hur anställda checkar in och ut, definiera hur kioskerna fungerar och bestämma hur extratimmar beräknas ställs alla in i konfigurationsmenyn. Navigera till Närvaro ‣ Konfiguration för att komma åt konfigurationsmenyn.

Observera

Varje konfigurationsobjekt med en (byggnad)-ikon är en företagsspecifik konfiguration. Objekt utan en (byggnad)-ikon gäller för alla företag inom databasen.

Lägen

  • Närvaro från Backend : Aktivera denna funktion för att tillåta användare att checka in och ut direkt från Odoo-databasen. Om detta inte är aktiverat måste användare använda en kiosk för att checka in och ut från arbetet.

  • Automatisk utcheckning : Aktivera denna funktion för att automatiskt checka ut anställda enligt deras arbetsschema, efter att en bufferttid har passerat.

  • Tolerans: Detta fält visas endast när funktionen Automatisk utcheckning är aktiverad. Ange den tid, i timmar, som måste förflyta efter att en anställds arbetstid har avslutats innan denne automatiskt checkas ut.

Example

Med alternativet Automatisk utcheckning aktiverat och Tolerans inställd på 2,00 timmar checkar en anställd in på arbetet klockan 9:00 och glömmer att checka ut klockan 17:00. Klockan 19:00 checkas de ut automatiskt.

  • Frånvarohantering : Aktivera denna funktion för att logga eventuella frånvaron som inte är kopplade till en ledighetsbegäran, såsom semestertid eller sjukfrånvaro, i närvarorapporten.

Extra timmar

Detta avsnitt specificerar hur extra tid (ibland kallad övertid) beräknas, inklusive när extra tid räknas och vilken tid som inte loggas.

  • Toleranstid till företagets förmån: Ange den tid i minuter som inte räknas som övertid för en anställd. När en anställd checkar ut och den extra tiden som loggats är mindre än de angivna minuterna, räknas den extra tiden inte som övertid för den anställde. När en anställd checkar ut och den extra tiden som loggats är mer än de angivna minuterna, räknas den extra tiden som övertid för den anställde.

    Example

    Ett företag anger Toleranstid till företagets förmån till 15 minuter och arbetstiderna för hela företaget är inställda från 09:00 till 17:00.

    En anställd checkar in kl. 09:00. Om den anställde checkar ut kl. 17:14 räknas de extra 14 minuterna inte till deras övertid. Om den anställde checkar ut kl. 17:17 tjänar de 17 minuters övertid.

  • Toleranstid till anställds förmån: Ange den tid i minuter som en anställd ges, vilken inte påverkar deras närvaro negativt om de loggar mindre tid än sina arbetstimmar. När en anställd checkar ut och den totala tiden som loggats för dagen är mindre än deras angivna arbetstimmar och mindre än denna angivna frånvaroperiod, straffas de inte för sina reducerade timmar. När en anställd checkar ut och den totala tiden som loggats för dagen är mindre än deras angivna arbetstimmar och mer än denna angivna frånvaroperiod, straffas de för sina reducerade timmar.

    Example

    Ett företag anger Toleranstid till anställds förmån till 15 minuter och arbetstiderna för hela företaget är inställda från 09:00 till 17:00.

    En anställd checkar in kl. 09:05. Om den anställde checkar ut kl. 16:55, även om de loggat totalt 10 minuter mindre än sina fulla arbetstimmar, straffas de inte för denna avvikelse och de loggas som att de arbetat en hel åttatimmarsdag. Om den anställde checkar ut kl. 16:40 straffas de och de loggas som att de endast arbetat 7 timmar och 35 minuter.

  • Validering av extra timmar : Klicka antingen på alternativknappen bredvid Godkänns automatiskt för att automatiskt godkänna all extra tid, eller Godkänns av chef om all extra tid ska granskas och godkännas av en chef.

  • Visa extra timmar: Aktivera denna ruta för att visa de extra timmar som loggats av en anställd när de checkar ut med en kiosk, eller när en användare checkar ut i databasen.

Observera

Godkända extratimmar kan dras av från en godkänd ledighetsansökan.

Översikt

När du öppnar applikationen Närvaro visas dashboarden Översikt, som innehåller all användarens information om incheckning och utcheckning. Om användaren har den nödvändiga åtkomstbehörigheten eller är en godkännare för specifika anställda, visas även dessa anställdas information om incheckning och utcheckning på dashboarden Översikt.

Dashboarden för Närvaro gör det möjligt att växla mellan (Gantt) och (lista)-vyer samt välja en period att analysera. Den aktuella perioden markeras automatiskt i gult för närvaroregister i realtid, medan knappen (Fokusera idag) omedelbart återför dashboarden till dagens datum.

Översiktspanelen visar informationen för veckan, med den aktuella dagen markerad.

Observera

Eventuella poster som har fel visas i rött, vilket indikerar att de behöver lösas av en användare med rätt åtkomstbehörighet och/eller är godkännare för de anställda med felen.

Filter och grupper

Ibland behöver närvaroansvariga och chefer se specifika poster, såsom alla automatiska utcheckningar, för att avgöra vilka anställda som kroniskt glömmer att checka ut, eller efter avdelning, för att avgöra vilket team som arbetar mest övertid.

För dessa fall, använd sökfältet för att välja ett Filter eller Gruppera efter, eller kombinera båda för att presentera önskad information.

Se även

Sök, filtrera och gruppera poster

Värdefulla filter

Filter

Vanligt användningsfall

På jobbet

Verifiera att anställda fortfarande är på plats innan byggnaden stängs för natten, eller för att utföra en räkning.

Fel

Visa alla fel för att korrigera dem innan lönebearbetning.

Automatiskt utcheckad

Genomför en revision för att identifiera anställda som kroniskt glömmer att stämpla ut från arbetet.

Datum

Begränsa resultaten till en specifik löneperiod eller revisionsfönster.

Aktiva/Arkiverade Anställda

Växla mellan nuvarande personal och tidigare anställda vid granskning av historisk data.

Insiktsfulla grupperingar

Gruppera efter

När det hjälper

Anställd

Granska individuella närvarodata under ett 1:1-möte.

Avdelning

Jämför bemanningsnivåer och arbetstimmar för att identifiera överarbetande och underarbetande team.

Chef

Fastställ vart uppföljningsfrågor om närvaro kan riktas för en anställd.

Metod

Upptäck trender i närvarometoder för att potentiellt lösa hårdvaruproblem.

Datum (Dag/Vecka/Månad)

Identifiera toppar i frånvaro eller säsongsmässiga mönster.

Uppgifter om närvarologg

Odoo registrerar både tid och plats för varje incheckning och utcheckning, med fält som varierar beroende på metod som används. Dessa detaljerade närvarologgar kan bekräfta var en anställd befann sig en given arbetsdag. Detta kan vara användbart för företag med hybrida arbetsscheman som kan behöva utföra revisioner för att säkerställa korrekt efterlevnad.

Den detaljerade närvarologgen innehåller följande information:

Viktiga detaljer

  • Anställd: Namnet på den anställde.

  • Incheckning: Datum och tid då den anställde checkade in.

  • Utcheckning: Datum och tid då den anställde checkade ut. Detta visas endast om den anställde har checkat ut.

  • Arbetad tid: Den totala tid som den anställde loggat för dagen, över flera in- och utcheckningar, i ett tim- och minutformat (TT:MM).

  • Arbetade övertidstimmar: Oavlönade övertidstimmar som arbetats utöver det förväntade arbetsschemat (visas endast när det finns för den anställde).

  • Extra timmar: Godkänd övertid (den Arbetade tiden minus de godkända Arbetade övertidstimmarna).

Uppgifter om incheckning/utcheckning

Följande information visas för både Check In och Check Out sektionerna.

  • Läge: Metod för att skicka in närvaro. Kan vara Aktivitetsfält, Kiosk, eller Manuellt inlägg.

  • IP-adress: Enhetens IP-adress som användes för att logga in eller ut.

  • Webbläsare: Den webbläsare som den anställde använde för att logga in eller ut.

  • Lokalisering: Stad och land som är kopplade till datorns IP-adress.

  • GPS-koordinater: Koordinaterna när användaren loggade in eller ut. För att visa koordinaterna på en karta, klicka på knappen Visa på kartor under GPS-koordinaterna. Detta öppnar en karta i en ny webbläsarflik, med platsen markerad.

Den detaljerade informationen för en närvaropost.

Närvarofel

Inlägg som innehåller ett fel visas på översiktsdashboarden i rött. I (Gantt)-vyn visas inlägget med röd bakgrund; i (Lista)-vyn visas inläggstexten i rött.

Ett fel uppstår när en anställd har stämplat in men inte stämplat ut inom 24 timmar, eller när en enskild instämplingsperiod överstiger 16 timmar.

För att åtgärda felet måste närvaroinlägget ändras eller tas bort. Klicka på inlägget för att visa en popup som innehåller detaljerna för just det inlägget. För att ändra informationen för Checka in och/eller Checka ut, klicka på fältet Checka in eller Checka ut, och en kalenderväljare visas. Klicka på önskat datum och använd sedan tidsväljaren under kalendern för att välja den specifika tiden för inlägget. När informationen är korrekt, klicka på Ansök.

När all information i popup-fönstret är korrekt klickar du på Spara & Stäng. När posten inte längre har något fel visas posten i grått istället för rött.

För att radera ett inlägg, klicka på den röda Radera-knappen i popup-fönstret istället för att göra ändringar i inlägget.

Se även