Aanwezigheid¶
De app Aanwezigheid van Odoo functioneert als een prikklok. Werknemers kunnen in- en uitklokken met een toegewijd apparaat in kioskmodus, terwijl gebruikers ook rechtstreeks vanuit de database kunnen in- en uitklokken. Managers kunnen zien wie er op elk moment beschikbaar is, rapporten maken om ieders uren te zien en inzicht krijgen in welke werknemers overuren maken of eerder uitklokken dan verwacht.
Toegangsrechten¶
Toegangsrechten begrijpen is essentieel voor het navigeren in de Aanwezigheid-applicatie.
Elke gebruiker in de database kan rechtstreeks vanuit de database in- en uitchecken, zonder toegang nodig te hebben tot de Aanwezigheid-app. Bovendien hebben alle gebruikers toegang tot hun eigen aanwezigheidsgegevens via hun werknemersformulier in de Werknemers-app.
Toegang tot zowel de Aanwezigheid-applicatie als de verschillende functies binnen de applicatie wordt bepaald door toegangsrechten.
To see what access rights a user has, navigate to the , and click on an individual user. The Access Rights tab is visible by default. Scroll down to the HUMAN RESOURCES section to view the settings. For the Attendances field, the options are either to leave the field blank or select Administrator.
If the Administrator option is selected, the user has full access to the entire Attendances application, with no restrictions. They can view all employee attendance records, enter Kiosk Mode from the application, access all reporting metrics, and make modifications to the settings. If left blank, the user does not have access to the Attendances application.
Notitie
If a user does not have Administrator rights for the Attendances app, they are not able to open the app, even though it appears on the main database dashboard. An Access Error pop-up message appears, stating:
You do not have enough rights to access the fields "attendance_manager_id" on Employee
(hr.employee). Please contact your system administrator.
Users who cannot access the Attendances app can still check in and check out of work within the database, using the (red circle) or (green circle) that are always available at the top of the database.
Goedkeurders¶
Een goedkeurder is een gebruiker die is aangewezen om de aanwezigheidsgegevens van een werknemer te beoordelen en beheren. Een goedkeurder is doorgaans een manager, hoewel dat niet vereist is. Goedkeurders zonder beheerdersrechten hebben alleen toegang tot en kunnen aanwezigheidsgegevens wijzigen voor de werknemers die aan hen zijn toegewezen. Dit is de enige uitzondering waarbij gebruikers zonder beheerdersrechten gegevens kunnen bekijken in de Aanwezigheid-app.
To view who the attendance approver for an employee is, navigate to the and click on the specific employee. Click on the Work Information tab, scroll to the APPROVERS section, and check the Attendance field. The person selected is able to view that employee’s attendance records, both on the Attendances application dashboard as well as in the attendance reports, and make modifications to their records.
Configuratie¶
Few configurations are needed in the Attendances app. Determining how employees check in and out, defining how the kiosks function, and determining how extra hours are computed are all set in the Configuration menu. Navigate to the to access the configuration menu.
Notitie
Any configuration item with a (building) icon is a company-specific configuration. Items without an (building) icon apply to all companies within the database.
Modes¶
Aanwezigheid vanuit Backend : Activeer deze functie om gebruikers toe te staan om direct vanuit de Odoo-database in en uit te klokken. Als dit niet is geactiveerd, moeten gebruikers een kiosk gebruiken om in en uit te klokken.
Automatic Check-Out : Activate this feature to automatically check out employees according to their working schedule, after a buffer of time has passed.
Tolerance: This field appears only when the Automatic Check-Out feature is enabled. Enter the amount of time, in hours, that must elapse after an employee’s working hours have ended, before they are automatically checked out.
Example
Met de optie Automatisch Uitklokken ingeschakeld en de Tolerantie ingesteld op 2,00 uur, klokt een werknemer om 9:00 uur in en vergeet om 17:00 uur uit te klokken. Om 19:00 uur wordt hij automatisch uitgeklokt.
Absence Management : Activate this feature to log any absences that are not associated with a time off request, such as vacation time or sick time, on the attendance report.
Extra uren¶
Deze sectie specificeert hoe extra tijd (soms aangeduid als overuren) wordt berekend, inclusief wanneer extra tijd wordt geteld en welke tijd niet wordt geregistreerd.
Tolerantietijd in het Voordeel van het Bedrijf: Voer de hoeveelheid tijd in, in minuten, die niet meetelt voor de overuren van een werknemer. Wanneer een werknemer uitklokt en de extra geregistreerde tijd onder de opgegeven minuten ligt, telt de extra tijd niet als overuren voor de werknemer. Wanneer een werknemer uitklokt en de extra geregistreerde tijd meer is dan de opgegeven minuten, telt de extra tijd wel als overuren voor de werknemer.
Example
Een bedrijf stelt de Tolerantietijd in het Voordeel van het Bedrijf in op
15minuten en de werkuren voor het hele bedrijf zijn ingesteld van 9:00 uur tot 17:00 uur.Een werknemer klokt om 9:00 uur in. Als de werknemer om 17:14 uur uitklokt, tellen de extra 14 minuten niet mee voor zijn overuren. Als de werknemer om 17:17 uur uitklokt, verdient hij 17 minuten aan overuren.
Tolerantietijd in het Voordeel van de Werknemer: Voer de hoeveelheid tijd in, in minuten, die een werknemer krijgt en die geen negatieve invloed heeft op zijn aanwezigheid als hij minder tijd registreert dan zijn werkuren. Wanneer een werknemer uitklokt en de totale tijd die voor de dag is geregistreerd minder is dan zijn opgegeven werkuren en minder dan deze opgegeven coulanceperiode, wordt hij niet bestraft voor zijn verminderde uren. Wanneer een werknemer uitklokt en de totale tijd die voor de dag is geregistreerd minder is dan zijn opgegeven werkuren en meer dan deze opgegeven coulanceperiode, wordt hij wel bestraft voor zijn verminderde uren.
Example
Een bedrijf stelt de velden Tolerantietijd in het Voordeel van de Werknemer in op
15minuten en de werkuren voor het hele bedrijf zijn ingesteld van 9:00 uur tot 17:00 uur.Een werknemer klokt om 9:05 uur in. Als de werknemer om 16:55 uur uitklokt, wordt hij niet bestraft voor dit verschil, ook al heeft hij in totaal 10 minuten minder geregistreerd dan zijn volledige werkuren, en wordt hij geregistreerd als iemand die een volledige werkdag van acht uur heeft gewerkt. Als de werknemer om 16:40 uur uitklokt, wordt hij wel bestraft en wordt hij geregistreerd als iemand die slechts 7 uur en 35 minuten heeft gewerkt.
Validatie van Extra Uren : Klik op het keuzerondje naast Automatisch Goedgekeurd om alle extra tijd automatisch te laten goedkeuren, of Goedgekeurd door Manager als alle extra tijd moet worden beoordeeld en goedgekeurd door een manager.
Extra Uren Weergeven: Activeer dit vakje om de extra uren weer te geven die door een werknemer zijn geregistreerd wanneer hij uitklokt met een kiosk of wanneer een gebruiker uitklokt in de database.
Notitie
Approved extra hours can be deducted from an approved time off request.
Overzicht¶
When entering the Attendances application, the Overview dashboard is presented, containing all the user’s check in and check out information. If the user has the required access rights or is an approver for specific employees, those employees’ check-in and check-out information also appears on the Overview dashboard.
The Attendance dashboard allows switching between (Gantt) and (List) views, and selecting a period to analyze. The current period is automatically highlighted in yellow for real-time attendance records, while the (Focus Today) button instantly returns the dashboard to the present date.
Notitie
Any entries that have errors appear in red, indicating they need to be resolved by a user with the proper access rights and/or are approvers for the employees with the errors.
Filters en groepen¶
Soms moeten aanwezigheidsmedewerkers en managers specifieke gegevens bekijken, zoals alle automatische uitkloksessies, om te bepalen welke werknemers chronisch vergeten uit te klokken, of per afdeling om te bepalen welk team de meeste overuren werkt.
Gebruik voor deze gevallen de zoekbalk om een Filter of Groeperen op te selecteren, of combineer beide om de gewenste informatie weer te geven.
Waardevolle filters¶
Filter |
Veelvoorkomend gebruiksscenario |
|---|---|
Op kantoor |
Controleer welke werknemers zich nog op locatie bevinden voordat het gebouw voor de nacht wordt afgesloten, of om een telling uit te voeren. |
Fouten |
Bekijk alle fouten om ze te corrigeren vóór de verwerking van de loonadministratie. |
Automatisch uitgecheckt |
Voer een audit uit om werknemers te identificeren die chronisch vergeten uit te checken. |
Datum |
Beperk resultaten tot een specifieke betaalperiode of auditvenster. |
Actieve/Gearchiveerde Werknemers |
Schakel tussen huidig personeel en voormalige werknemers bij het auditen van historische gegevens. |
Inzichtelijke groeperingen¶
Groeperen op |
Wanneer het helpt |
|---|---|
Werknemer |
Review individual attendance records during a 1:1 meeting. |
Afdeling |
Vergelijk bezettingsniveaus en werkuren om overbelaste en onderbelaste teams te identificeren. |
Manager |
Bepaal waar opvolgingsvragen over aanwezigheid voor een werknemer naartoe kunnen worden gestuurd. |
Methode |
Ontdek trends in aanwezigheidsmethoden om mogelijk hardwareproblemen op te lossen. |
Datum (Dag/Week/Maand) |
Identificeer pieken in absenteïsme of seizoensgebonden patronen. |
Details van aanwezigheidslogboek¶
Odoo registreert zowel de tijd als de locatie voor elke in- en uitkloksessie, waarbij de velden variëren per gebruikte methode. Deze gedetailleerde aanwezigheidslogboeken kunnen bevestigen waar een werknemer op een bepaalde werkdag was. Dit kan nuttig zijn voor bedrijven met hybride werkschema’s, die mogelijk audits moeten uitvoeren om naleving te waarborgen.
The detailed attendance log contains the following information:
Main details¶
Werknemer: De naam van de werknemer.
Inklokken: De datum en tijd waarop de werknemer is ingeklokt.
Uitklokken: De datum en tijd waarop de werknemer is uitgeklokt. Dit verschijnt alleen als de werknemer is uitgeklokt.
Worked Time: The total amount of time the employee logged for the day, across multiple check-ins and outs, in an hour and minute format (HH:MM).
Worked Extra Hours: Unpaid overtime hours worked beyond the expected working schedule (shows only when present for the employee).
Extra Hours: Approved overtime (the Worked Time minus the approved Worked Extra Hours.
Inchecken/uitchecken details¶
The following information appears for both the Check In and Check Out sections.
Mode: Attendance submission method. Can be Systray, Kiosk, or Manual entry.
IP Address: The device’s IP address used to log in or out.
Browser: The web browser the employee used to log in or out.
Locatie: De stad en het land die zijn gekoppeld aan het IP-adres van de computer.
GPS Coordinates: The coordinates when the user logged in or out. To view the coordinates on a map, click the View on Maps button beneath the GPS coordinates. This opens a map in a new browser tab, with the location pointed out.
Aanwezigheidsfouten¶
Items die een fout bevatten, worden op het overzichtsdashboard in rood weergegeven. In de (Gantt)-weergave verschijnt het item met een rode achtergrond; in de (Lijst)-weergave verschijnt de tekst van het item in rood.
Een fout treedt op wanneer een werknemer heeft ingecheckt maar niet heeft uitgecheckt binnen 24 uur, of wanneer een enkele inchecksessie langer duurt dan 16 uur.
To fix the error, the attendance entry must be modified or deleted. Click on the entry to reveal a pop-up containing the details for that particular entry. To modify the Check In and/or Check Out information, click on the Check In or Check Out field, and a calendar selector appears. Click on the desired date, then use the time selector beneath the calendar to select the specific time for the entry. When the information is correct, click Apply.
Wanneer alle informatie in het pop-upvenster correct is, klik op Opslaan & Sluiten. Wanneer de registratie geen fout meer bevat, verschijnt de registratie in grijs in plaats van rood.
Klik op de rode knop Verwijderen in het pop-upvenster in plaats van wijzigingen aan te brengen in de registratie om een registratie te verwijderen.
Zie ook