Chấm công¶
Ứng dụng Chấm công của Odoo hoạt động như một đồng hồ chấm công. Nhân viên có thể check-in/out nơi làm việc bằng thiết bị chuyên dụng ở chế độ ki-ốt, trong khi người dùng Odoo cũng có thể check-in/out nơi làm việc ngay từ cơ sở dữ liệu. Quản lý có thể nhanh chóng xem ai có mặt tại bất kỳ thời điểm nào, tạo báo cáo để xem giờ làm việc của mọi nhân viên và có được thông tin chi tiết về nhân viên nào đang làm thêm giờ hoặc check-out sớm hơn dự kiến.
Quyền truy cập¶
Understanding access rights is essential to navigating the Attendances application.
Every user in the database is able to check in and out directly from the database, without needing access to the Attendances app. Additionally, all users can access their own attendance records from their employee form in the Employees app.
Access to both the Attendances application, and the various features within the application is determined by access rights.
Để xem quyền truy cập của người dùng, hãy đi đến và nhấp vào một người dùng cụ thể. Tab Quyền truy cập sẽ hiển thị theo mặc định. Cuộn xuống phần NHÂN SỰ để xem cài đặt. Đối với trường Chấm công, các tùy chọn là để trống trường này hoặc chọn Quản trị viên.
Nếu chọn tùy chọn Quản trị viên, người dùng sẽ có quyền truy cập đầy đủ vào toàn bộ ứng dụng Chấm công mà không có hạn chế nào. Họ có thể xem tất cả bản ghi chấm công của nhân viên, truy cập Chế độ ki-ốt từ ứng dụng, xem mọi chỉ số báo cáo và thay đổi cài đặt. Nếu để trống, người dùng sẽ không có quyền truy cập vào ứng dụng Chấm công.
Ghi chú
If a user does not have Administrator rights for the Attendances app, they are not able to open the app, even though it appears on the main database dashboard. An Access Error pop-up message appears, stating:
You do not have enough rights to access the fields "attendance_manager_id" on Employee
(hr.employee). Please contact your system administrator.
Users who cannot access the Attendances app can still check in and check out of work within the database, using the (red circle) or (green circle) that are always available at the top of the database.
Người phê duyệt¶
Người phê duyệt là người dùng được phân công để xem xét và quản lý hồ sơ chấm công của nhân viên. Người phê duyệt thường là quản lý, nhưng điều này không bắt buộc. Người phê duyệt không có quyền quản trị chỉ có thể truy cập và chỉnh sửa hồ sơ chấm công cho những nhân viên được phân công. Đây là trường hợp ngoại lệ duy nhất mà người dùng không phải quản trị viên có thể xem hồ sơ trong ứng dụng Chấm công.
Để xem ai là người phê duyệt chấm công của một nhân viên, hãy đi đến và nhấp vào nhân viên cụ thể. Nhấp vào tab Thông tin công việc, cuộn xuống phần NGƯỜI PHÊ DUYỆT, và kiểm tra trường Chấm công. Người được chọn có thể xem hồ sơ chấm công của nhân viên đó trên bảng trang chủ của ứng dụng Chấm công cũng như trong các báo cáo chấm công, và có thể chỉnh sửa hồ sơ của họ.
Cấu hình¶
Few configurations are needed in the Attendances app. Determining how employees check in and out, defining how the kiosks function, and determining how extra hours are computed are all set in the Configuration menu. Navigate to the to access the configuration menu.
Ghi chú
Any configuration item with an (building) icon is a company-specific configuration. Items without an (building) icon apply to all companies within the database.
Chế độ¶
Attendances from Backend : activate this feature to allow users to check in and out directly from the Odoo database. If this is not activated, users must use a kiosk to check in and out of work.
Automatic Check-Out : activate this feature to automatically check out employees according to their working schedule, after a buffer of time has passed.
Tolerance: this field appears only when the Automatic Check-Out feature is enabled. Enter the amount of time, in hours, that must elapse after an employee's working hours have ended, before they are automatically checked out.
Example
With the Automatic Check-Out option enabled, and the Tolerance set to
2.00 hours, an employee checks in to work at 9:00 AM, and forgets to check-out at 5:00 PM. At
7:00 PM, they are automaticlaly checked out.
Absence Management : activate this feature to log any absences that are not associated with a time off request, such as vacation time or sick time, on the attendances report.
Giờ làm thêm¶
This section specifies how extra time (sometimes referred to as overtime) is calculated, including when extra time is counted and what time is not logged.
Tolerance Time In Favor Of Company: enter the amount of time, in minutes, that is not counted towards an employee's overtime. When an employee checks out, and the extra time logged is below the specified minutes, the extra time is not counted as overtime for the employee.
Tolerance Time In Favor Of Employee: enter the amount of time, in minutes, that an employee is given, that does not adversely affect their attendance if they log less time than their working hours. When an employee checks out, and the total time logged for the day is less than their specified working hours and less than this specified grace period, they are not penalized for their reduced hours.
Example
A company sets both of the Tolerance fields to
15minutes, and the working hours for the entire company are set from 9:00 AM to 5:00 PM.If an employee checks in at 9:00 AM, and checks out at 5:14 PM, the extra 14 minutes are not counted towards their overtime.
If an employee checks in at 9:05 AM, and checks out at 4:55 PM, even though they logged a total of 10 minutes less than their full working hours, they are not penalized for this discrepancy.
Extra Hours Validation : tick either the radio button next to Automatically Approved to have all extra time automatically approved, or Approved by Manager if all extra time should be reviewed and approved by a manager.
Display Extra Hours: activate this box to display the extra hours logged by an employee when they check out with a kiosk, or when a user checks out in the database.
Ghi chú
Approved extra hours can be deducted from an approved time off request.
Tổng quan¶
When entering the Attendances application, the Overview dashboard is presented, containing all the user's check in and check out information. If the user has the required access rights or is an approver for specific employees, those employeess' check-in and check-out information also appears on the Overview dashboard.
The Attendance dashboard allows switching between (Gantt) and (List) views, and selecting a period to analyze. The current period is automatically highlighted in yellow for real-time attendance records, while the (Focus Today) button instantly returns the dashboard to the present date.
Ghi chú
Any entries that have errors appear in red, indicating they need to be resolved by a user with the proper access rights and/or are approvers for the employees with the errors.
Filters and groups¶
Sometimes, attendance officers and managers need to view specific records, such as all automatic checkouts to determine which employees chronically forget to check-out, or by department, to determine which team is working the most overtime.
For these cases, use the search bar to select a Filters or Group By, or combine these both to present the desired information.
Xem thêm
High-value filters¶
Bộ lọc |
Common use case |
|---|---|
Đang làm việc |
Verify employees still on-site before shutting down the building for the night, or to perform a head count. |
Lỗi |
View all errors to correct them prior to payroll processing. |
Được check-out tự động |
Perform an audit to determine employees who chronically forget to check-out of work. |
Ngày |
Limit results to a specific pay-period or audit window. |
Active/Archived Employees |
Switch between current staff and former employees when auditing historical data. |
Insightful groupings¶
Nhóm theo |
When it helps |
|---|---|
Nhân viên |
Review individual attendance records during a 1:1 meeting. |
Phòng ban |
Compare staffing levels and working hours to determine over-working and under-working teams. |
Quản lý |
Determine where attendance follow-up questions can be directed to for an employee. |
Phương thức |
Spot trends in attendance methods to potentially resolve hardware issues. |
Date (Day/Week/Month) |
Identify absenteeism spikes or seasonal patterns. |
Attendance log details¶
Odoo records both the time and location for every check-in and check-out, with fields varying by the method used. These detailed attendance logs can confirm where an employee was on any given work day. This can be useful for companies with hybrid working schedules, who may need to perform audits to ensure proper compliance.
The detailed attendance log contains the following information:
Main details¶
Employee: the name of the employee.
Check In: the date and time the employee checked in.
Check Out: the date and time the employee checked out. This only appears if the employee has checked out.
Worked Time: the total amount of time the employee logged for the day, across multiple check-ins and outs. In an hour and minute format (HH:MM).
Worked Extra Hours: unpaid overtime hours worked beyond the expected working schedule (shows only when present for the employee).
Extra Hours: approved overtime (the Worked Time minus the approved Worked Extra Hours.
Check in/check out details¶
The following information appears for both the Check In and Check Out sections.
Mode: attendance submission method. Can be Systray, Kiosk, or Manual entry.
IP Address: the device's IP address used to log in or out.
Browser: the web browser the employee used to log in or out.
Localisation: the city and country associated with the computer's IP address.
GPS Coordinates: the specific coordinates when the user logged in or out. To view the specific coordinates on a map, click the View on Maps button beneath the GPS Coordinates. This opens a map in a new browser tab, with the specific location pointed out.
Attendance errors¶
Entries that contain an error appear on the overview dashboard in red. In the (Gantt) view, the entry appears with a red background. If in the (List) view, the entry text appears in red.
An error occurs when an employee has checked in but not checked out within 24 hours, or when a single check-in period exceeds 16 hours.
Để sửa lỗi, mục nhập chấm công phải được sửa đổi hoặc xóa. Nhấp vào mục nhập để hiển thị cửa sổ bật lên chứa thông tin chi tiết cho mục nhập cụ thể đó. Để sửa đổi thông tin Check In và/hoặc Check Out, hãy nhấp vào trường Check In hoặc Check Out và một công cụ chọn ngày sẽ xuất hiện. Nhấp vào ngày mong muốn, sau đó sử dụng công cụ chọn thời gian bên dưới lịch để chọn thời gian cụ thể cho mục nhập. Khi thông tin chính xác, hãy nhấp vào Áp dụng
When all the information on the pop-up is correct, click Save & Close. When the entry no longer has an error, the entry appears in gray instead of red.
To delete an entry, click the red Delete button on the pop-up window instead of making modifications to the entry.